تیمسازی در سازمان
تیمسازی در سازمان فرایند تشکیل گروههای منسجم و یکپارچه از کارکنان سازمان در راستای نیل به هدفی ویژه با رویکردی مبتنی بر همافزایی است. ویژگی بنیادین تیمسازی در سازمان برخورداری از مزایای روحیه کار تیمی است.
برای موفقیت در هر کاری اول داشتن آگاهی، هدف و برنامه مورد نیاز است. اما تمامی این موارد بدون داشتن یک تیم خوب نمیتوانند از حالت نظری به حالت عملی تبدیل شوند. در حقیقت تیم بازوی مدیریت سازمان برای نیل به اهداف کلان است.
تیم در هر سازمانی از منابع انسانی تشکیل میشود که هر کدام تخصص خاص خود را دارند و تخصصهای آنها مکمل یکدیگر بوده و در کنار هم نیازهای سازمان را تامین مینمایند. البته هر یک از این افراد، انگیزه منافع شخصی نیز در قالب کار در سازمان دارند که طبیعتا با موفقیت سازمان، این افراد نیز به سود خود میرسند. بحث اشتراک انگیزه در میان افراد یک سازمان بسیار مهم و حیاتی است. در این نوشتار تیمسازی در بستر رفتار گروهی سازمان تشریح میشود.
مفهوم تیمسازی در سازمان
فرآیند تیمسازی گامهای گوناگونی دارد. نخستین گام «شکل گیری تیم» است. در این مرحله تازه افراد با هم به صورت خیلی رسمی روبرو میشوند. در همین مرحله باید منشور و اهداف نوشته شده و امضا شود. حال تیم در حال شکل گیری قادر خواهد بود تا مرزهای خود را با تعیین اینکه چه مواردی مورد انتظار است تعیین کند. اعضای تیم با انجام وظایف بسیار زیاد و بدون تعارض با یکدیگر آشنا خواهند شد. این امر تعهدی را برای ایجاد اهداف بزرگ تر در بین اعضای تیم ایجاد میکند.
در مرحله دوم بین اعضا بحث و جدال در میگیرد. زیرا هر شخص ایدههای خود را ارائه میدهد و اختلاف نظر به طور طبیعی بوجود میآید. اینجاست که داشتن روحیه انعطاف پذیری میتواند کلید راه حفظ ارتباط اعضای تیم باشد. باید گفتگو به خوبی صورت گیرد تا بتوان به نتیجه رسید.
در مرحله سوم باید روی نکات مشترک در نظرات اعضا بیشتر تمرکز شود و سپس به حل و فصل اختلاف نظرها پرداخته شود. در این صورت مشارکت بالایی بین اعضای تیم به وجود میآید.
اما مرحله آخر، اجرا است و پس از آموزشهای نهایی اعضای تیم آغاز میشود. در این مرحله راههای گوناگون بایستی مورد توجه قرار گیرند، تا به همراه ایجاد شدن مورد چالش نیز واقع شوند. در این مرحله تیم به طور کامل تشکیل شده است و اعضای تیم، نقش و مسئولیت پذیر بودن خود را به خوبی میشناسند. اعضا ترجیح میدهند تا ورودیهای بیشتری را در فرایند خود داشته باشند. اعضای تیم همان طوری که به خود آموزش میدهند، میتوانند در خود ایجاد انگیزه نیز بنمایند. بنابراین، تلاشهای آنها باید شناسایی شده و هر گونه پیشرفتی باید مورد تشویق قرار گیرد. این امر، با ارائه چالشهای جدید به تیم صورت میپذیرد.
تعریف تیم کاری در سازمان
واضح است در هر سازمان یا کسب و کاری چه بزرگ، چه متوسط و چه کوچک باشد، یک فرد نمی تواند عهده دار کلیه وظایف و مسئولیتها باشد. هر فردی باید در سازمان از یاری و مشورت همکاران خود بهره گیرد. درصورتی که افراد سازمان با یکدیگر همانند یک تیم و بسیار هماهنگ کار کنند، اهداف بسیار پیچیده به راحتی قابل حصول هستند.
در تعریف تیم کاری باید عنوان نمود که تیم کاری از گروهی از افراد تشکیل شده است که برای رسیدن و نیل به هدفی مشترک، در کنار یکدیگر کار میکنند و هر یک وظایف محوله را انجام داده و به یکدیگر هم یاری میرسانند.
افرادی که یک تیم را تشکیل داده اند، در حالت ایده آل باید اهداف و مقاصد مشترک و تا حدودی خط سیر فکری یکسانی داشته باشند. واضح است که افرادی که با یکدیگر سازگاری ندارند، هرگز نمیتوانند یک تیم را تشکیل دهند. اعضای تیم باید علایق، فرآیند فکری، طرز رفتار، ادراک و تمایلات مشابه و نه لزوما یکسان، داشته باشند و در کنار این موارد، روحیه انعطاف پذیری داشته باشند تا بتوانند بخود را هر چه بیشتر با سایر اعضای تیم کاری هماهنگ نمایند و به تقابل با آنها برنخیزند.
تفاوت تیم با گروه
گروه: دو یا چند نفر که رابطه و وابستگی متقابل با یکدیگر دارند، گرد هم میآیند تا به هدفهای خاصی دست یابند.
گروه کاری: گروهی است که اصولاً به سبب وجود رابطه متقابل، اعضاء اطلاعات مبادله کرده و به یکدیگر کمک میکنند تا تصمیمی گرفته شود و در حوزه مسئولیت خود، یکدیگر را یاری میدهند. در گروه کاری هم افزایی مثبت مطرح نیست و الزامی ندارد که کار گروه از مجموع تلاش اعضاء بیشتر شود.
تیم کاری: در تیم کاری پدیده هم افزایی مشاهده میشود. تلاش افراد موجب عملکردی میگردد که از مجموع عملکرد اعضاء بیشتر است. اگر مدیریت بخواهد عملکرد سازمان بهبود یابد باید بداند که از طریق تشکیل تیم به چنین هدفی خواهد رسید.
تفاوت تیم با گروه
در سازمانها و کسب و کارهای کوچک کل کار به صورت یک تیم انجام میشود. اما در کسب و کارها و سازمانهای بزرگ در هر قسمت یک تیم از پرسنل وجود دارد. اندازه تیم درون سازمان، به میزان پیچیدگی وظایفی که بر عهده تیم گذاشته شده است بستگی دارد. به طور ایده ال میتوان گفت هر تیمی باید از هفت تا ده نفر تشکیل شده باشد. تعداد اعضای بسیار زیاد، میتواند موجب سردرگمی و کج فهمی در میان اعضای تیم گردد.
نکاتی پیرامون تیمسازی در سازمان
در هر سازمان برای موفقیت تیمها و نهادینه کردن فعالیت آنها در کلیه سطوح سازمانی نیاز به مدلی برای شروع کار وجود دارد. شاید اولین سوالی که در این مدل باید مطرح شود این است که آیا هر سازمانی نیازمند تیمهای کاری است؟ برای پاسخ به سوال فوق میتوان همان اصل مشهور مدیریتی را دوباره در ذهن مجسم کرد که: موضوع کاملا بستگی به شرایط دارد.
لذا بهتر است با دید انتقادی به فرآیند تیمسازی پرداخته شود. ابتدا باید اهداف سازمان تعیین شود. و به این سوالات پاسخ داده شود که فلسفه وجودی سازمان چیست؟ نقش تیمها در دستیابی به اهداف سازمان چقدر است؟ در گام دوم امکان پذیری باید مورد ارزیابی قرار گیرد. نیازهای حیاتی سازمان و شناسایی اولویتها در مرحله سوم مورد توجه هستند. در مرحله چهارم موانع تیمسازی در سازمان باید کشف شود. حال باید یک تیم در مقیاس کوچک شکل گرفته و در طول زمان گسترش یابد.
ویژگی تیمسازی و تیم خوب
یک تیم خوب و کارآمد ویژگیهایی دارد که در این بخش به اختصار شرح داده میشوند. اولین مورد تعهد یکپارچه اعضا است. درصورتی که تعهد کاملی از جانب اعضای تیم وجود نداشته باشد، هیچ اتفاقی در یک تیم رخ نخواهد داد. تعهد، دستیابی به اهداف سازمانی را بسیار آسان تر میگرداند.
وجود تعهد از جانب اعضای تیم و یک رهبری خوب، منجر به ایجاد یک تیم تعاملی به همراه محیطی کاری با بهره وری بالا میگردد. استفاده از خلاقیت اعضا از دیگر نشانههای تیم کارآمد است. از آنجایی که استفاده از شیوههای مبتکرانه و غیرمعمول در اقتصاد امروز بسیار ضروری است، در نتیجه اعضای تیم بایستی به شیوههای خلاقانه برای حل و فصل مشکلات فکر نمایند.
حضور مشاوران در تیم، امری ضروری است. اگر تا به حال از مشاوران خبره برای استارت آپ خود استفاده نکرده اید، قطعا در تیم خود به وجود آنها نیاز دارید. وجود افرادی که دلسوزانه و هوشمندانه برای موفقیت استارت آپ شما زحمت میکشند، تا حد زیادی میتواند پول و سرمایه شرکت شما را حفظ نماید و شما را به سوی موفقیت سوق دهند.
روی مربیان و مشاورانی که قرار است به تیمتان اضافه شوند سرمایهگذاری کنید، زیرا اینها همان کسانی هستند که با تجارب خود، چشم انداز کسب و کار شما را بهبود میدهند.
اهمیت و مزایای مربیگری تیم
یکی از اصلی ترین مزایای تیمسازی در سازمان ترویج خلاقیت در میان اعضا میباشد. وقتی اعضای سازمان خود را به صورت تیمی در معرض فعالیتهای گروهی قرار میدهید از آنان میخواهید فرای تفکری فکر کنند که قبلا به آن عادت داشته اند و از تصورات خود برای یافتن راه حلهای نوینی استفاده کنند که در تحقق اهداف تیم موثر هستند.
همچنین این موضوع انگیزه و اعتماد به نفس این افراد را نیز بالاتر میبرد. به طوری که وقتی افراد در فعالیتهای تیمی درگیر میشوند اعتماد بیشتری به مهارتهای خود پیدا میکنند و به این ترتیب به فعالیتهای چالش برانگیزی گرایش پیدا میکنند که برای انجام آن پشتکار فراوان دارند. علاوه بر این ایجاد اعتماد به تک تک اعضای تیم و فعالیت آنان از جمله نتایج کار گروهی است. وجود فعالیت تیمی و گروهی در سازمان به خودی خود نیروی انگیزشی قوی برای انجام وظایف کاری است، زیرا نشان دهنده بخشی از تعهدات سازمان است.
در نهایت باید ذکر کرد که راندمان و بهره وری در سازمان با فعالیتهای تیمی بشدت بالا میرود. اعضا با فراگیری مهارتهای کار تیمی به جای رقابت با هم به همکاری در رسیدن به اهداف سازمان متمایل شده و با انگیزه پیش میروند. در نهایت هم مدیریت باید با درک مناسب از زحمات آنان با تشیوقهای به موقع در هنگام پیشرفت سازمان و حرکت به سوی اهداف سازمانی، آنها را با انگیزه تر نماید.
در نهایت باز هم تکرار میکنیم در برخی سازمانها نیاز به وجود یک تیم به صورت کلی و در برخی دیگر برای هر قسمت و موضوع تخصصی نیاز به وجود یک تیم وجود دارد.
سخن پایانی
هر سازمان برای ایجاد اعتماد و افزایش ارتباطات و کاهش تعارضات کاری هر بخش لازم است اقدام به تیمسازی کند. در این روش همکاریها افزایش پیدا میکند و کارکنان نسبت به انجام وظایف از مسئولیت پذیری بالایی برخوردار خواهند بود. همچنین میتوانید کمپینهای ماجراجویانه هم تعریف کنید تا تیم بدون اختلال در سایر بخشها انجام دهد.
در تیمسازی افراد از اهداف نهایی کار خود آگاه هستند و برای توسعه و انجام آن تلاش بیشتری خواهند کرد. در تمام تیمها نتیجه با افزایش وظیفه رسیدن به هدف سازمان است به خصوص اگر با برنامههای تشویقی همراه باشد باعث ایجاد انگیزه بالا و عزت نفس خواهد بود.
با به اشتراکگذاری نظرات و پیشنهادات تیم با یکدیگر برای حل مسئلههای کاری نتیجه بالایی در راندمان کاری ایجاد خواهد شد. برای شروع یک کار تیمی لازم است نخست برنامهریزی (KPI) انجام شده و با قرار دادن استعداد و نیروهای توانمند برنامهریزی را به مرحله اجرا در بیاورند. در این روش هر عضو با شناخت نقاط ضعف خود نسبت به افزایش توانمندی خود عمل نمایند.
منبع: قاسمی، بهروز. مدیریت رفتار سازمانی. تهران: هیات.
