نیازسنجی آموزشی کارکنان

مقاله نیازسنجی آموزشی

نیازسنجی آموزشی فرآیندی است که از طریق آن اطلاعات لازم پیرامون الزامات و نیازهای کارکنان برای انجام شغل، گردآوری و تحلیل می‌شود. نیازسنجی در حقیقت سنگ زیرین نظام آموزش کارکنان است. هر قدر این سنگ زیرین بنیانی تر و مستحکم تر باشد ، بنای روی آن محکم تر و آسیب ناپذیر خواهد بود‌. در قلمرو آموزش ، نیازسنجی به عنوان یکی از مولفه های اساسی و ضروری فرایند برنامه ریزی سازمان در نظر گرفته می شود. هر کجا که مسئله تدوین طرحها و اتخاذ مجموعه‌ای از تدابیر آموزشی مطرح باشد‌، از نیازسنجی به طور مکرر یاد می شود. مبنای منطقی هر برنامه وجود نیاز یا مجموعه ای از نیازهاست. برنامه ریزان آموزشی در سراسر جهان و در تمامی سازمان‌هایی که با آموزش سروکار دارند، ناگزیرند برای تدوین برنامه ها و طرحهای آموزشی خویش، دلایل قانع کننده ای داشته باشند.

نیازسنجی در واقع فرایند جمع آوری و تحلیل اطلاعات است که براساس آن نیازهای افراد، گروه‌ها، سازمانها و جوامع مورد شناسایی قرار می گیرد. معمولاً هر برنامه آموزشی و درسی برای ایجاد تحول و تغییر در وضعیت موجود ، طراحی و اجرا گذاشته می‌شود. از این رو گام آغازین در فرایند برنامه‌ریزی، شناسایی هدفها یا نقاط مطلوب است. هدف‌ها عموماً ریشه در نیازها دارند. از این رو برای طراحی و اجرای برنامه های واقع بینانه و اثربخش ، ضرورت دارد تا نیازها دقیقاً سنجیده و براساس نیازها ، اهداف ویژه برنامه تدوین شوند و سپس مجموعه اقدامات و وسایلی که به بهترین وجه نیازها را پژوهشگر می سازند، پیش بینی شوند. شناخت و تحلیل اثربخش نیازهای آموزشی، پیش نیاز یک سیستم آموزشی موفق است. در این مقاله جایگاه و اهمیت نیازسنجی آموزشی در مدیریت منابع انسانی سازمان تشریح شده است.

تعریف نیازسنجی آموزشی

نیازسنجی آموزشی در یک سازمان فرآیندی است نیازهای کارکنان برای انجام شغل، شناسایی و تحلیل می‌شود. آموزش کارکنان، مجموعه تلاش‌های برنامه‌ریزی شده یک سازمان برای سهولت یادگیری کارکنان، در مورد شایستگی‌های شغلی آنها است. این شایستگی‌ها، دانش، مهارت و رفتارهایی را که برای عملکرد شغلی موفق، حیاتی‌‌اند، در بر می‌گیرد. در مدت نیم قرن گذشته، اوضاع اجتماعی ، فرهنگی ، سیاسی و اقتصادی جهان ، آنچنان دستخوش تغییر و دگرگونی بوده است که به زحمت می توان اندک شباهتی میان ساختار روابط افراد و سازمانها در زمان حال و گذشته یافت. تغییر پرشتاب در همه ابعاد زندگی اجتماعی و سازمانی، نه تنها امکان هرگونه خام‌اندیشی را از افراد ، سازمانها و جوامع سلب کرده ، بلکه حیات و بقای آنان را نیزتحت الشعاع خود قرارداده است.

مقصد نیازسنجی آموزشی دستیابی به اطلاعاتی درباره وظایف اصلی و عملی لازم برای ایفای نقش شغلی ، دانش ،مهارت ونگرشهای ضروری برای انجام آن وظایف است . از این رو می توان گفت: شرح شغل و شرایط احراز شغل عملا یک ابزار گردآوری اطلاعات است که اگر به درستی اعمال شود، سازمانها را از یک موضع انفعالی و ابهام آمیز در فعالیت‌های آموزشی خارج ساخته، در یک مــوضع شفاف و فراکنشی قرار می دهد و اطلاعاتی پیرامـون نیازهای صریح و ضمنی سازمانی را که با اجرای آموزش برآورده می شود، جمع آوری می‌کند.

تعیین نیازهای آموزشی اولین گام برنامه ریزی آموزش کارکنان و در واقع نخستین عامل ایجاد و تضمین اثربخش کارکرد آموزش و بهسازی است که اگر به درستی انجام شود، مبنای عینی تری برای برنامه ریزی به عنوان نقشه اثربخشی فراهم خواهد شد و احتمال تطابق آن با نیازهای سازمان ، حوزه های شغلی و کارکنان و در نهایت اثربخشی آن افزایش خواهد یافت . آموزش گران است و فقط باید موقعی ارائه شود که اولاً پاسخی به یک نیاز شناخته شده باشد و ثانیاً بهترین راه حل برای مشکلاتی باشد که از آن طریق قابل حل‌اند‌. فعالیتهای آموزشی که بدون توجه به این شرایط طراحی و اجرا شوند در واقع نوعی اتلاف منابع ارزشمند خواهد بود.

اهداف نیازسنجی آموزشی

فراهم سازی اطلاعات برای برنامه ریزی
از طریق فرایند نیازسنجی آموزشی اهداف و مقاصد برنامه مورد شناسایی قرار می گیرند،اقدامات ضروری برای اجرای برنامه ها مشخص می شوند و نوع و میزان تلاشها و منابعی که برای دستیابی به هدفها باید مصرف شوند ، تعیین می شوند . از سوی دیگر اطلاعات حاصل از نیازسنجی‌ ماهیت و نوع برنامه ها را نیز مشخص می سازد‌‌. به عبارت دیگر براساس سنجش حاصله‌، برنامه های کوتاه مدت (ضربتی) و یا برنامه‌های بلند مدت و آینده نگر تدوین می شوند.

ارزیابی و سنجش
نیازسنجی فرایند ارزیابی اولیه برای اجرای برنامه های آتی است. برای اجرای طرح خاص یا برنامه مشخصی ، ابتدا زمینه ویژه ای که برنامه و یا طرح باید در آن اجرا شود، مورد سنجش واقع می شود، پس از بررسی ، وضعیت نتایج در برنامه ها منعکس می شود و پس از اجرای برنامه و ارزشیابی از آن ، نتایج حاصله با وضعیت اولیه مورد مقایسه قرار می گیرد.

پاسخگو و مسئول کردن موسسات و نظامهای آموزشی
یکی از اهداف فرایند نیازسنجی آن است که نظامها و سازمانهای آموزشی را نسبت به نتایج تلاشها و اقداماتشان مسئول و پاسخگو نگهدارد . بسیاری از سازمانهایی که بر اقدامات و عملیات نظامهای آموزشی نظارت دارند از الگوهای مختلف نیازسنجی در سطح گسترده ای استفاده می کنند تا دریابند که آیا اقدامات و فعالیتهای آموزشی موثر بوده است یا خیر و نیز موارد و حوزه هایی که پیشرفتهای آموزشی کمتر از حد مطلوب بوده است کدام هستند و چه اقداماتی برای بهبود آنها باید به مرحله اجرا گذاشت.

تشخیص یا شناسایی ضعفها و مسائل و مشکلات اساسی سازمان یا نظام
در برخی موارد با وجود تلاشهای گسترده ، بسیاری از اقدامات عقیم می ماند و نظام یاسازمان در تحقق رسالت حقیقی خود با شکست مواجه می شود. براساس نتایج حاصل از نیازسنجی ، مدیران و برنامه ریزان می توانند حوزه ها و قلمروهای بحرانی را شناسایی و تصمیمات مقتضی را درخصوص نحوه رفع یا برخورد با آنها اخذ کنند.

رشد و توسعه سازمان و کارکنان
امروزه توسعه سازمانی و رشد و پرورش مستمر کارکنان یکی از مسائل اساسی فرایند مدیریت آموزشی است‌. دستیابی به این مهم همواره بستگی به شناسایی ایده آل های نوین ، موانع موجود در دستیابی به ایده آل ها و یافتن بهترین طرق توسعه سازمان و کارکنان است . تحقق چنین امری تنها از طریق طراحی و به کارگیری نظام مستمر نیازسنجی در ابعاد آموزشی امکانپذیر است.

استفاده بهینه از منابع و امکانات
در تمامی نظامهای آموزشی ، در مقابل خواسته ها و نیازهای متعدد و متنوع ، امکانات و منابع انسانی ، مالی و مادی محدودی وجود دارد و گذشته از این ، زمان لازم برای تحقق تمامی نیازها وجود ندارد . یکی از اهداف اساسی اکثر فعالیتهای نیازسنجی، مشخص کردن اهداف و نیازها و درجه اهمیت آنها برای تهیه برنامه های عملی است. به این اعتبار ، نیازسنجی به مدیران و برنامه ریزان کمک می کند تا در بین تمامی خواسته ها و نیازها ، آن دسته ای را مورد توجه قرار دهند که از اولویت ویژه ای برخوردار بوده ، منابع و امکانات نیز پاسخگوی آنها باشد . بنابراین می‌توان گفت نیازسنجی حداکثر استفاده از منابع موجود در جهت تحقق هدفهای مهم و با ارزش را امکانپذیر می سازد.

روش های نیازسنجی کارکنان

در یک دسته بندی کلی ، روشها و فنون نیازسنجی را می توان به چهار طبقه زیر تقسیم کرد :
۱ الگوهای هدف محور
در این دسته از الگوهای نیازسنجی‌، شناسایی وضع موجود ، تعیین آرمانها و مقایسه این دو ، اساس کار سنجش نیازها را تشکیل می دهند . از مهمترین الگوهایی که در این طبقه بندی جای می گیرند عبارتند از : الگوی کلاسیک کافمن ، الگوی استقرایی کافمن ، الگوی قیاسی کافمن ، الگوی پیشنهادی کلاین. نقطه مشترک تمام این الگوها آن است که اولاً از مجموعه ای از تکنیک ها بهره می گیرند و ثانیاً با وجود تفاوتهای موجود میان آنها ، همواره به نحوی با تعیین اهداف سازمان یا برنامه سروکار دارند.

۲ تکنیک های ایجاد توافق ( توافق محور )
این تکنیک ها ابزار کار نیازسنجی را تشکیل می دهند و در صورتی که در قالب یک طرح تدوین شوند ، اطلاعات مفیدی را به دست می دهند . هسته مشترک تمام این تکنیک ها آن است که در صدد جمع آوری و ایجاد توافق بین نظرات و عقاید افراد مختلف در ارتباط با مسئله یا نیاز خاصی هستند. مهمترین تکنیک هایی که در این طبقه جای می گیرند عبارتند از : تکنیک دلفای ، تکنیک فیش بول ، تکنیک تِل استار و مدل سه بُعدی.

۳ تکنیک های مسئله – محور
این تکنیک ها همانگونه که از اسم آنها پیداست ، در صدد مشخص کردن نقاط ضعف و مسائل و مشکلات سازمان و یا کاستیهای موجود در عملکرد افراد هستند تا براساس شناسایی این مسائل و معضلات و پیشنهاد اقدامات اصلاحی ، راندمان و بازده کلی سازمان و افراد را افزایش دهند‌. مهمترین تکنیک هایی که در این طبقه جای می گیرند عبارتند از : تکنیک هرم یا درخت خطا ، تکنیک رویداد مهم یا بحرانی ، تکنیک آزمون وظایف کلیدی و تکنیک تجزیه و تحلیل شغل.

۴ روشهای ترکیبی
در این دسته از روشهای نیازسنجی ، ترکیبی از تکنیک ها و ابزارها به کار گرفته می شود . به عبارت رساتر این روشها ، طرحی نسبتاً جامع برای نیازسنجی را ارائه می کنند و در آنها تعیین قالبها و چارچوبها از اهمیت خاصی برخوردار است . مهمترین روشهایی که در این طبقه جای می گیرند عبارتند از نیازسنجی در سطح موسسه آموزشی ، مدل منابع انسانی و غیره.

روش‌های سنجش نیازهای آموزشی

تکنیک دلفی
تکنیک دلفی با استفاده از یک پرسشنامه که توسط یک تیم طراحی شده، آغاز می‌گردد. این پرسشنامه برای طیف وسیعی از صاحب نظران ارسال و پاسخ دهندگان نسبت به تکمیل پرسشنامه اقدام نموده و آن را عودت می‌دهند. گروه مربوطه پس از تجزیه و تحلیل پاسخ‌ها ، آن‌ها را با هم ترکیب نموده و یک فهرست کامل را تدوین و دوباره برای اولویت بندی در اختیار افراد پاسخ دهندگان و یا نمونه‌ای از آنها قرار می‌دهند. این روند آنقدر ادامه می‌یابد تا توافق نسبی درباره نیازها حاصل شود.

تکنیک فیش باول
این تکنیک زمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد که تعداد افراد انتخاب شده برای جمع آوری اطلاعات نیاز‌سنجی محدود باشند و امکان تجمع آنها در یک کارگاه آموزشی نیز وجود داشته باشد‌. در این تکنیک افرادی را که برای کسب اطلاعات و سنجش نیاز جمع شده اند‌، مشابه آنچه در کارگاه‌های آموزشی معمول است به گروه های کوچک تقسیم می‌کنند و هر گروه با تبادل نظر‌، فهرستی از نیازها را تهیه می‌کند تا در جلسه عمومی با حضور همه شرکت‌کنندگان‌، گزارش کار گروه‌ها عرضه شود و پس از بحث و تبادل نظر‌، فهرست نیازهای مورد توافق اولویت‌بندی آنها انجام می‌گیرد. بدیهی است برای استفاده از این تکنیک‌، مجریان نیاز‌سنجی باید نسبت به نحوه برگزاری کارگاه و شیوه انجام کار گروهی واقف و مسلط بوده و شرکت‌کنندگان را نیز در مورد نحوه انجام کار گروهی توجیه کنند.

تکنیک رویداد مهم
در این تکنیک، فرض بر این است که رویدادهای درون سازمان به عملکرد مثبت و یا منفی کارکنان مربوط می‌شود. از این رو با شناسایی عملکرد کارکنان برجسته و ضعیف، کوشش می‌شود عملکرد‌های برجسته از طریق آموزش به دیگر کارکنان تعمیم یابد و عملکرد‌های ضعیف زدوده شود‌. در این تکنیک در واقع فاصله عملکرد کارکنان برجسته و ضعیف نیازی می‌باشد که باید برای افزایش کارآیی سازمان برطرف گردد. نتایج ارزیابی عملکرد نیز در این تکنیک بسیار کمک کننده است.

تکنیک تجزیه و تحلیل شغل
در این تکنیک از طریق مشاهده، مصاحبه با کارکنان و سرپرستان و بررسی اطلاعات مربوط به شرح شغل، وظایف شغلی کارکنان به روشنی تجزیه و تحلیل و شناسایی می‌گردد. فاصله شایستگی موجود کارکنان با شایستگی‌های لازم برای انجام شرح وظایف شغلی به عنوان نیاز آموزشی در نظر گرفته می‌شود تکنیک تجزیه و تحلیل شغل، سابقه طولانی دارد و به لحاظ ساده بودن سال‌هاست که برای استخدام و آموزش کارکنان از آن استفاده می‌شود.

نظر‌خواهی از مدیر/ فرد
دو عامل زمان و سرعت در این روش مهم بوده و در تعیین نیازهای آموزشی تعیین کننده است و استفاده از این روش بر اظهار نظر و عقاید سطوح مختلف افراد سازمان متمرکز است.

کانون ارزیابی
کانون ارزیابی یک روش مبتنی بر ارزیابی رفتار است که طی آن از طریق تمرینات و آزمون‌های متعدد وضعیت شایستگی‌های افراد شرکت‌کننده ارزیابی شده و با در نظر گرفتن وضعیت مطلوب، شکاف شایستگی‌ها شناسایی می‌شود، این گپ مبنای تعریف برنامه آموزش و توسعه قرار می‌گیرد. استفاده از این روش گران است و بیشتر برای مشاغل خاص و کلیدی و یا ارتقا مدیران مورد استفاده قرار می‌گیرد.

انواع تحلیل های نیازسنجی آموزشی کارکنان

تحلیل در اصطلاح به معنی مطالعه موضوع از راه بازبینی و وارسی دقیق و موشکافانه اجزای آن و بیان نتایج (‌شناخت‌ها‌، تاویل‌ها و تفسیرهای‌) حاصل از فرایند یاد شده است. برای شناسایی نیازهای آموزشی سه نوع تحلیل اصلی وجود دارند، که عبارت‌اند از: تحلیل سازمان‌، تحلیل فرد و تحلیل شغل دارد‌. در ادامه به بررسی و واکاوی هریک از تحلیل های یادشده می پردازیم .

تحلیل سازمان : تحلیل سازمان شامل بررسی هدفها و منابع سازمانی‌، تغییر جو سازمانی برای آموزش‌، بررسی فشارها و محدودیت های داخلی و خارجی موجود در محیط است. به عبارت دیگر، تحلیل سازمان، شامل: تحلیل منابع انسانی‌، تحلیل شاخص‌های کارایی شامل: هزینه نیروی کار، کمیت برون دادها ( بهره وری‌)‌، کیفیت برون دادها، اتلاف، استفاده از تجهیزات، تعمیرات و یک ارزیابی از جو سازمانی است. البته به کارگیری این تحلیل مستلزم رعایت پیش‌نیازهایی است که در (شکل شماره ۲‌) بدان اشاره شده است.

تحلیل شغل : تحلیل شغل، به عنوان مبنای اصلی آموزشهای شغلی ، اساسی ترین گام در طراحی دوره ها و پودمان های آموزشی‌، نیازسنجی آموزشی، تدریس و ارزشیابی آموزشی است. تا زمانی که تحلیل شغل انجام نشده باشد دست درکاران آموزش، از آنچه که می خواهند درباره آن برنامه‌ریزی و فعالیت کنند آگاهی کافی نخواهد داشت . تحلیل شغل، فرایند تشریح و ثبت اطلاعات درباره کارها و فعالیتهای مربوط به یک شغل است.

نتیجه گیری بحث نیازسنجی آموزشی کارکنان

شناخت نیاز های آموزشی کارکنان ضرورت اساسی در طراحی دوره های آموزشی مختلف است . نیازهای آموزشی کارکنان تحت تاثیر سه عنصر اساسی است که عبارتند از: سازمان ، فرد و شغل . انجام این تحلیل ها مبتنی بر یک رویکرد کل به جز است که در آن فرایند تحلیل با تحلیل سازمان آغاز می شود. در گام بعد، تحلیل فرد صورت می گیرد. هر فرد دارای ساختار شخصیتی منحصر به فرد خود است که از او، موجودی متمایز از دیگران را ساخته ، شناخت نیاز های هر فرد زمینه را برای ایجاد تطابق بیشتر فرد با شغل فراهم می سازد.

در نهایت در تحلیل شغل، فهرستی از نیاز های آموزش هر شغل تهیه می شود . انجام این سه تحلیل، به کارشناسان آموزش در سازمانها کمک می‌کند تا شناخت درست و دقیقی از نیاز‌های آموزشی کارکنان داشته باشند البته در اجرای این تحلیل باید به دو نکته اساسی توجه کامل شود. نخستین نکته بهره گیری از ابزار های دقیق است که از روایی و پایایی مناسب برخوردار باشند، تا شناسایی به صورت درست و دقیق صورت گیرد . نکته دوم به تداوم این فرایند بر می گردد. در صورتی که تغییر را به عنوان اصل اساسی در محیط سازمان و به تبع آن در سازمان، پذیرفته باشیم که شتاب آن در عصر کنونی به شدت افزایش یافته، به ضرورت نکته دوم بیش از پیش واقف خواهیم شد. در شرایط متغیر کنونی، این تحلیل ها زمانی سودمند خواهند بود که به صورت مداوم در سازمان، جریان داشته باشند.