گزینش نیروی انسانی
گزینش نیروی انسانی (Employment) به فرایند کلی شناسایی، جذب، غربال و مصاحبه شغلی برای انتخاب گزینه مناسب برای شغل گفته میشود. این فرایند عاملی کلیدی در مدیریت منابع انسانی است و با مباحث شرح شغل و شرایط احراز شغل ارتباط مستقیمی دارد. گزینش کارکنان هم در یک سازمان دولتی بزرگ و هم در یک شرکت کوچک و متوسط از اهمیت بالایی برخوردار است. اغلب مدیران با گزینش افراد نامناسب برای تصدی موقعیتهای شغلی، روبرو بودهاند.
انتخاب نادرست کارکنان باعث میگردد تا اولاً زمان و انرژی سازمان در طول فرآیند استخدام و آموزش هدر رود. ثانیاً سرمایهگذاریهای مستقیم و غیر مستقیم بعدی بر روی مستخدم جدید همگی بر باد داده شوند. بطور کلی پایه و اساس سازمان، وظایفی است که به وسیله اعضای آن انجام میگیرد. این وظایف باید متناسب با یکدیگر و دارای هماهنگی در جهت رسیدن به اهداف سازمان باشد. تجزیه و تحلیل شغل در سازمان، بخش مهمی از وظایف مدیریت منابع انسانی محسوب میشود. تجزیه و تحلیل شغل، فرآیندی است که از راه آن، ماهیت و ویژگیهای هر یک از مشاغل، در سازمان بررسی میگردد و اطلاعات کافی در باره آنها جمعآوری و گزارش میشود.
این مقاله با هدف شناخت یک روش راهبردی جهت کارمندیابی و جذب نیروی انسانی کارآمد جهت احراز شغلی معین در سازمان صورت گرفته است. موضوعی که بیشتر در مباحث شرح شغل و شرایط احراز شغل مطرح بوده است. همچنین این مقاله روش مصاحبه استخدامی را شرح میدهد. هدف از مصاحبه استخدامی، اقدامات قبل از مصاحبه، اقدامات در طول مدت مصاحبه، نحوه مصاحبه، مصاحبه از پیش طراحی شده، مصاحبه باز، مصاحبه ترکیبی، مصاحبه بصورت میزگرد یا گروهی، مصاحبه تنش، ارزیابی داوطلب و ارزیابی مصاحبه از جمله مباحث این مقاله هستند.
شرح شغل و شرایط احراز شغل
با تجزیه و تحلیل شغل معلوم میشود که هر شغل چه وظایفی را شامل میشود و برای احراز و انجام شایسته آن، چه مهارتها، دانشها و تواناییهایی لازم است.در حال حاضر، روش بهخصوصی که به طور یکسان برای تجزیه و تحلیل همه مشاغل در هر شرایطی مناسب بوده و از پایایی و روانی لازم نیز برخوردار باشد، وجود ندارد. برخی از صاحبنظران معتقدند که ترکیبی از روشهای گوناگون، مؤثرتر از به کارگیری هر یک از آنها به تنهایی است. هیچیک از روشها به طور جداگانه بر دیگر روشها برتری ندارد.
در شرح شغل، وظایف، مسؤولیتها و شرایط کلی کار به طور خلاصه بیان میشود. شرایط احراز شغل نیز شرح حداقل شرایطی است که متصدی شغل باید داشته باشد تا بتواند با موفقیت از عهده کار برآید. به بیان دیگر، دانش، مهارتها و تواناییهایی که برای انجام موفق و مؤثر شغل ضروری است، در فرم شرایط احراز منعکس میشود و انتظار میرود کسی که دارای آن شرایط است، کار را بهتر از کسی که فاقد آنها است، انجام دهد.
تنظیم شرایط احراز شغل، نقش مهمی در فرآیند انتخاب افراد ایفا میکند. با استفاده از آن میتوان فردی را انتخاب و استخدام کرد که بیشترین شایستگی را برای تصدی شغل مورد نظر داشته باشد. در واقع، منظور از انتخاب درست در مدیریت منابع انسانی، این است که شاغل (با توجه به مشخصاتی که در شرایط احراز شغل درج گردیده) و شغل (آن طور که در شرح شغل آمده است) با هم تناسب داشته باشند.
مصاحبه گزینش نیروی انسانی
هدف از انجام مصاحبه استخدامی، سنجش داوطلب برای گزینش نیروی انسانی موردنظر و تناسب مصاحبهشونده با شرایط تعریف شده برای تصدی آن شغل و جایگاه سازمانی است. بطور خلاصه مصاحبهکننده اطلاعاتی را از مصاحبهشونده کسب و اطلاعاتی در رابطه با سازمان، شغل و جایگاه سازمانی به داوطلب استخدام ارائه میدهد.
قبل از انجام مصاحبه، مصاحبهکننده باید از تعداد مصاحبهشوندگان، شرح شغل موردنیاز، نیازهای جایگاه سازمانی مورد بحث، زمان کل مصاحبه، اسامی (احتمالاً) سایر مصاحبهکنندگان، مدارکی که احتمالاً مصاحبهشوندگان باید همراه داشته باشند، زمان شروع هریک از مصاحبهها و چک لیست سئوالات عمومی و اختصاصی که از مصاحبهشونده پرسیده خواهد شد را تهیه کرده و همراه داشته باشد. همچنین پرسشنامه استخدامی متقاضی (فرم متداول و معمولی که جهت کسب اطلاعات اولیه متقاضیان در اغلب سازمانها وجود دارد) را کاملا مطالعه و حتی الامکان مواردی را بخاطر سپرده باشد.
مکان مصاحبه هم باید از نظر فیزیکی مناسب و مصاحبهشونده و مصاحبهکننده رو در رو و در شرایط مساوی (از نظر ارتفاع) قرار داشته باشند. زمان انجام مصاحبه باید از پیش و با توافق طرفین تعیین شده باشد تا هیچکس از نظر زمانی در فشار نباشد.
موفقیت مصاحبهکننده در کسب اطلاعات مفید از مصاحبهشونده، به میزان توانایی وی در طرح پرسشهای مناسب بستگی دارد. مهمترین مشخصه اصلی، نحوه استفاده از پرسشهای بسته (با پاسخهای بلی و خیر) و پرسشهای باز (با پاسخهای گسترده) است. لذا مصاحبهکننده باید در انتخاب روشها، از شیوه معینی استفاده کند. باید توجه داشت که در انجام مصاحبه با متقاضیان استخدام، از روش یکسانی استفاده نمود تا امکان مقایسه و سنجش بین تمامی متقاضیان وجود داشته باشد. به طور کلی پنج نوع مصاحبه استخدامی توصیه میشود که در اینجا به صورت مختصر شرح داده میشوند.
آزمون استخدامی
آزمون کتبی استخدمای یکی از روشهای رایج در گزینش نیروی انسانی است. در این روش چون دخالت انسانی حداقل است و در نتیجه اثرات سوگیری ارزیاب و آنچه اثر روزنتال نامیده میشود وجود ندارد لذا بسیار مورد تاکید است. با این وجود آزمونهای کتبی نیز همیشه دارای معایبی است. آزمون کتبی میتواند به صورت سوال باز یا بسته (تستی) و یا ترکیبی صورت گیرد. آزمون سوال بسته حداقل آزادی را به داوطلب میدهد. نتیجه این نوع آزمون غالباً یکسان و دقیق خواهد بود هر چند ممکن است اطلاعات ضروری برای تصمیمگیری به کارفرما ارائه ندهد. ولی به لحاظ علمی، اعتبار بیشتری نسبت به آزمون باز دارد. از آزمونه بسته در موارد زیر استفاده میشود:
- پاسخهای بلی یا خیر برای کسب اطلاعات کفایت نماید.
- پاسخها موارد مشخصی باشند و نیازی به توضیح بیشتر نباشد.
- قصد داشته باشید پس از شنیدن پاسخ به سئوال بسته، یک سئوال باز مطرح نمائید.
در خصوص مقایسه بین این دو نوع آزمونه باید بسیار توجه داشت چرا که پس از جمعبندی نهایی ممکن است بین اطلاعات مکتوب از آزمونهشوندگان هیچ رابطه و سنخیتی وجود نداشته و از هر یک، اطلاعات متفاوتی در دست باشد. از پرسشهای باز در موارد زیر استفاده میگردد:
- طرح زمینههای جدید برای بحث فیمابین دو طرف
- کشف اطلاعات بیشتر از متقاضی استخدام
- ارتباط دادن یک پاسخ با یک پاسخ دیگر
- آزمون خودآگاهی مصاحبهشونده
- اطلاع از میزان تحلیلگر بودن مصاحبهشونده
آزمون نیمهبسته (مخلوط) یک روش ترکیبی است، بدینصورت که سئوالات مشخصی از همه داوطلبان پرسیده میشود ولی بهر حال به داوطلبان اجازه داده میشود به زمینههای دیگر و مخصوصاً زمینههای مورد علاقه خود نیز بپردازند. باید توجه داشت که میزان موفقیت در این نوع آزمون نیز بستگی به مهارت و تخصص مصاحبهکننده دارد.
مدل ترکیبی گزینش نیروی انسانی
روشهای معمول جذب نیروی انسانی عبارتند از: آزمون کتبی، مصاحبه استخدمای و بررسی پیشینه کاری و تحصیلی داوطلبان. هر یک از این روشها دارای مزایای زیادی است که نمی توان از آنها صرف نظر کرد و از سوی دیگر ایراداتی به هر روش وارد است که استفاده از آنها را به عنوان یک راه کار تمام و کامل برای جذب نیروی انسانی مناسب و کارآمد زیر سوال میبرد. بنابراین با استفاده از مدل زیر یک مدل سه عاملی برای جذب نیروی انسانی ارائه شده است:
مدل سه عاملی گزینش نیروی انسانی
براساس این مدل پیشنهاد میشود ابتدا براساس سوابق تحصیلی و کاری یک غربال اولیه صورت گیرد. در اینصورت افرادی برای مرحله دوم یعنی آزمون کتبی انتخاب میشوند که براساس رزومه خود دارای حداقل شرایط برای جذب باشند. در مرحله دوم آزمون کتبی صورت میگیرد و در این مرحله غربالی حداقل ۱/۵ درصد ظرفیت نهائی برای مرحله سوم انتخاب میشوند. مرحله سوم مرحله نهائی آزمون است که به صورت یک مصاحبه تخصصی است و آنچه این مدل را از یک حلقه بسته به یک جریان پویا تبدیل میکند تاکید مدل بر استفاده از مستندات علمی-عملی داوطلب است که یک بار در ابتدای مدل نیز استفاده شده است. علت این امر آن است که مصاحبه کننده دچار جهتگیری ذهنی براساس توان برخی افراد در مصاحبه نشود و تصمیمی منطقی و همه جانبه اتخاذ نماید.
ارزیابی داوطلب
پس از انجام مصاحبه، میتوان به اقلامی مانند توانایی انجام کار به نحو مطلوب، سنجش انگیزه داوطلب برای انجام کار مورد نظر، چگونگی هماهنگی وی با سایر اعضاء گروه و سازمان پی برد. همچنین باید مشخص گردد که آیا داوطلب معیارهای مطلوب سازمان را داراست؟ در غیر اینصورت آیا سازمان از حد مطلوب خود پایین میآید یا مصاحبهشونده را مردود اعلام میکنیم که این مورد هم به ظرفیتهای موجود بستگی دارد. ارزیابی داوطلب در گزینش نیروی انسانی اهمیت بسیار زیادی دارد.
ارزیابی مصاحبه
برای ارزیابی موفقیت مصاحبه، میتوان پس از پایان هر سری مصاحبه و انتخاب فرد یا افراد مورد نظر و با در نظر داشتن اینکه آیا به انتخاب خود اطمینان داریم؟ آیا توانستیم اطلاعات لازم را کسب کنیم؟ کمترین رضایت را از کدام بخش مصاحبه داریم؟ آیا ممکن بود پاسخها و نتیجهگیری رضایتبخشتری داشته باشیم؟ آیا میدانیم چگونه در سری بعد مصاحبه بهتری انجام دهیم؟ مصاحبه را ارزیابی نمائید. در اغلب موارد سنجش کارآیی مصاحبهشونده (پس از استخدام) میتواند بهترین عامل ارزیابی مصاحبه باشد. البته متأسفانه هیچ وقت نخواهیم توانست بفهمیم که آیا افراد رد شده نیز میتوانستند پس از استخدام موفق شوند یا خیر.
در پایان لازم به یادآوری است که هنگام مصاحبه باید بیتعصب بود و چنانچه احساس مثبت یا منفی در مصاحبهکننده نسبت به متقاضی استخدام وجود دارد، بدنبال اطلاعاتی باشیم که این احساس را بلا اثر نماید چرا که در اینصورت با کسب اطلاعات منطقی و مؤثر میتوان نتیجهگیری بهتری کرد و چه بسا نتیجهگیری نهایی موجب تأیید نطریه اولیه مصاحبه کننده گردد. بهترین راه برای پرهیز از این اشتباه انتخاب افراد مناسب و بالطبع انجام یک مصاحبه هدفدار و از قبل طراحی شده است. جهت دستیابی به این منظور، باید فهرستی از نیازهای شغلی و ویژگیهای جایگاه سازمانی را به ترتیب اولویت طبقهبندی کرد و با در نظر داشتن روشهای مصاحبه، افراد مناسبی را انتخاب کرد.
خلاصه و نتیجهبندی
آنچه مسلم است این است که ساختار سیستم گزینش نیروی انسانی و استخدام سازمانی باید در هر سازمانی مورد توجه قرار بگیرد. گزینش باید به شیوهای کاملا علمی طراحی جدیدی برای گزینش نیروها برای ورود به سازمان صورت گیرد. جایگزینی افراد در سمتهای مختلف بهویژه در سمتهای مدیریتی نیز در همین حوزه است. این مساله با دیدی کلان به انتخاب مقامات عالی رتبه کشوری چون وزرا، نمایندگان مجلس و روسای سازمانها نیز قابل تعمیم است.
برای دست یافتن به این مهم در ابتدا باید پژوهشهای گستردهای درباره مشاغل موجود صورت گیرد. باید نیازها و استعدادها و توانمندیها و ظرفیتهایی که برای تصدیگری این مشاغل لازم است کشف شود. در بسیاری از مشاغل این اطلاعات هم اکنون نیز در دسترس است. این اطلاعات پراکنده و طبقه بندی نشده است، اما میتوان به کمک افراد متخصص و مجرب در آن زمینه و روان شناسان ماهر این دادهها را طبقه بندی و برای اجرا در گزینش و سنجش به کار گرفت.
بیشتر مدیران با گزینش افراد نامناسب برای تصدی موقعیتهای شغلی، روبرو بودهاند. این انتخاب نادرست باعث میگردد تا اولاً زمان و انرژی سازمان در طول فرآیند استخدام و آموزش هدر رود، ثانیاً سرمایهگذاریهای مستقیم و غیر مستقیم بعدی بر روی مستخدم جدید همگی بر باد داده شوند. بهترین راه برای پرهیز از این اشتباه انتخاب افراد مناسب و بالطبع انجام یک مصاحبه هدفدار و از قبل طراحی شده است. جهت دستیابی به این منظور، باید فهرستی از نیازهای شغلی و ویژگیهای جایگاه سازمانی را به ترتیب اولویت طبقهبندی کرد و با در نظر داشتن روشهای مصاحبه، افراد مناسبی را انتخاب کرد.
منبع: کتاب مدیریت منابع انسانی نوشته اسفندیار سعادت فصل ششم.
