حسابداری دیجیتال
حسابداری دیجیتال مجموعهای از تراکنشها، محاسبات و مدیریت مالی است که به جای ایجاد شدن بر روی اسناد فیزیکی و کاغذ، در فضای صفر و یک کامپیوتر تولید میشود. این مفهوم ترکیبی از تحول دیجیتال و شیوههای سنتی حسابداری است.
البته هر وقت که صحبت از دیجیتال شدن حسابداری میشود، باید به یک نگرانی بزرگ هم اشاره کرد. ممکن است برخی متخصصین حسابداری از یک نرمافزار ترس داشته باشند. اما جای ترسی وجود ندارد. نرمافزارها و تکنولوژی حسابداری دیجیتال روشی برای جایگزین متخصصین حسابداری نیست. بلکه راهی برای کاهش وظایفی است که بهتر است اتوماتیک انجام شوند.
از ابتدای هزاره سوم شیوههای حسابداری مبت. حسابرسی دیجیتال به شرکتها کمک میکند تا وظایف حسابدار را کاهش دهند و امورات تکرارپذیر به صورت خودکار انجام شود. نظر به اهمیت موضوع در این نوشتار حسابداری دیجیتال مفهومسازی و تعریف خواهد شد.
تعریف حسابداری دیجیتال
حسابداری دیجیتال به ایجاد، ارائه و انتقال اطلاعات مالی در قالب الکترونیکی اشاره دارد. به جای استفاده از اوراق، تمام معاملات حسابداری در یک محیط الکترونیکی انجام میشود. این مفهوم در واقع از نیاز به ایجاد یک سیستم مالیاتی کارآمدتر سرچشمه گرفتهاست.
حسابداری دیجیتال در سال ۲۰۰۳ به عنوان پروژهای از دولت فدرال برای نوسازی اداره مالیات و گمرکات (PMATA) ظاهر شد. سپس فاکتور الکترونیکی (NF-e) و سیستم حسابداری دیجیتال (Sped) در سال ۲۰۰۹ آمد. در سال ۲۰۱۵، این سیستم برای امور مالیاتی، تامین اجتماعی و تعهدات کارگری معرفیشد.
درحقیقت این رویکرد نقش یک حسابدار را حذف نمیکند یا اهمیت روال حسابداری را نادیده نمی گیرد. بلکه باعث با ارزشتر شدن و کارآمدی بهتر حرفه حسابداری میشود.
اهمیت و ضرورت حسابداری دیجیتال
مهمترین ویژگی نرم افزارها و ماشینها این است که مستعد اشتباه نیستند. ارائه نتایج دقیق و عاری از خطا، نرم افزارها و خدمات خودکار بسیار قابل اعتمادتر از شیوه های سنتی حسابداری هستند.
در مقابل، هنگام گردآوری دادهها، خطای انسانی اجتنابناپذیر است. دقت بسیار مهم است. زیرا کسبوکارها برای تصمیمگیری حیاتی به دادهها متکیهستند. تصورکنید که یک تصمیم تجاری ضعیف را بر اساس داده های حسابداری نادرست بگیرید که باعث شکست کسبوکار میشود. راهکارهای حسابداری دیجیتال به جلوگیری از آن کمک میکند.
جدای از دقت، یک سیستم حسابداری دیجیتال به دلیل مقیاس پذیری در بین کارآفرینان نیز محبوبیت پیدا کرده است. برای یک استارتآپ، مدیریت حسابها به صورت دستی باید در ابتدا مشکلی نداشته باشد، اما با رشد کسبوکار، سیستم حسابداری برای پشتیبانی از افزایش مقیاس عملیات، به ارتقای گسترده نیاز دارد.
استخدام بیش از حد متخصصان برای رسیدگی به نیازهای حسابداری افزایش یافته می تواند هزینه بر باشد. یک سیستم حسابداری دیجیتال روشی ارزان برای مقیاسبندی شیوههای حسابداری شما در مرحله رشد است. زمانی که نرم افزار حسابداری قابل اعتمادی دارید، تنها چیزی که نیاز دارید یک ارتقاء نرم افزار ساده برای رفع نیازهای رو به رشد کسب و کارتان است.
مزایای حسابداری دیجیتال
دقت: یکی از اصلیترین مزایای حسابداری دیجیتال مصون بودن محصولات دیجیتال از خطا است. مهم نیست که چه میزان داده وارد سیستم دیجیتال میشود، در هر صورت نتیجه بدون خطا خواهد بود.
دسترسی فراگیر: با پیشرفت حسابداری دیجیتال و ابری امکان دسترسی از همه جای دنیا به نرمافزارها ایجاد شدهاست.
بهرهوری و سرعت بالا: سادگی، سرعت و انجام کارهای تکراری بهصورت خودکار از مزایای این شیوه است.
نظارت زنده: اگر از سیستمی ابری استفاده کنید، امکان بررسی و نظارت زنده وجود دارد. این بدین معنا است که هر کسی با اطلاع و اجازه شما میتواند به دادههای موجود در نرمافزار دسترسی پیدا کند.
هماهنگی با دیگر نرمافزارها: ین حجم از هماهنگی باعث شده که یک دریا از پتانسیل و موقعیت برای افزایش بهرهوری ایجاد شود.
امنیت و چابکی: میزان امنیت دادهها و محافظت از آنها بسیار بالا است و از چابکی خوبی برخوردار میباشد.
صدور فاکتور و پیگیری آسان پرداختها: منجر به ردیابی مالی خوب میشود و کنار گذاشتن وجوه برای پرداخت مالیات را دشوار میکند.
تسهیل در امور مالیاتی: آماده نشدن برای تشکیل پرونده مالیاتی با نزدیک شدن به مهلت مقرر میتواند شما را با مشکل جدی مواجه کند.
توابع تخصصی: شیوههای حسابداری دستی جمع آوری اسناد مربوط به مالیات و آماده سازی برای ثبت اظهارنامه های مالیاتی آتی را بسیار دشوار میکند.
استراتژی حسابداری دیجیتال
به نظر میرسد فناوری در حال پیشرفت است و راهکارهای متنوعی برای عملکردهای مختلف تجاری، آن هم به صورت اختصاصی به وجود آمدهاند. صدها برنامه کاربردی برای صنایع مختلف، از کشاورزی گرفته تا خرده فروشی و معماری، توسعه یافتهاند. بسته به پیچیدگیهای موجود در تجارت شما، ممکن است بتوانید یک راه حل حسابداری دیجیتالی بیابید که برای کسب و کار شما بهتر از دیگران کار کند.
در مواجه با حسـابداری دیجیتال و این تغییری که در حال رخ دادن است، چه استراتژی اتخاذ کنیم؟ اگر در حال حاضر از محصولات دیجیتال استفاده میکنید، تنها نکته این است که باید خود را به روز نگهدارید. تلاش کنید که درهای بیشتری را باز کنید و دانش بیشتری را کسب کنید. دانش بیشتر به شما امکانات بیشتری را ارائه خواهد داد.
اما اگر در مورد حسـابداری دیجـیتال مردد هستید و در مقابل آن مقاومت میکنید، باید چندین مسئله را در نظر بگیرید. دنیا در حال حرکت است. پس بهتر است شما هم ثابت نمانید و به نسبت حرکت دیگر شرکتها و صنعت حرکت کنید. همچنین که استفاده از سیستم سنتی تنها شما را محدود خواهد کرد. با استفاده از حسابداری دیجیتال، شما توانایی گسترش کسب و کار خود را خواهید داشت. میتوانید دورکاری کنید. کمتر هزینه کنید. داده بهتری جمعآوری کنید و در آخر درآمد بیشتری داشته باشید.
سخن پایانی
فناوری دیجیتال، صنعت حسابداری را متحول کرده است. در گذشته، صاحبان مشاغل مجبور بودند حسابدارانی را استخدام کنند که دادههای مالی را به صورت دستی ثبت و پردازش کنند و برای آنها زمان، پول و تلاش بیشتر و همچنین خطاهای انسانی هزینهمیکردند.
امروزه اتوماسیون در حسابداری دیجیتال به صاحبان کسب و کار و حسابداران آنها این امکان را میدهد تا وظایف عملکردی را با سرعت و دقت بیشتری انجام دهند. همچنین داده ها را با کارایی بیشتری تفسیر و گزارشکنند. به این ترتیب، صاحبان مشاغل میتوانند بر نقش های استراتژیک خود تمرکزکنند و مسائل پیچیده ای مانند اطمینان از مدیریت بهتر پول نقد را مدیریتکنند.
در نتیجه باید به صورت ساده گفت که اگر به دنبال رشد بیشتر و درآمد خالص بیشتر هستید، باید به فکر تعویض سیستم سنتی و مهاجرت به حسابداری دیجیتال باشید. بعد از اینکه مهاجرت به این سیستم را انتخاب کردید، باید به دنبال سیستمی مناسب برای خودتان باشید. صنف خود را مشخص کنید و نسبت به آن صنف نرمافزار یا نرمافزارهای مناسب را انتخاب کنید. در تمامی اصناف از کارگاهها گرفته تا سوپرمارکتها، محصولات جذاب و کارآمدی وجود دارد.
منبع: تقیپور، خدیجه. تحول دیجیتال در مدیریت مالی. تهران: پارسمدیر.
