حسابداری خزانه
حسابداری خزانه (Treasury accounting) رویکردی برای مدیریت پول و ریسک‌های مالی در سطح کسب‌وکارها یا دولت و بخش عمومی است. این مفهوم در ادبیات مدیریت مالی و دانش حسابداری جایگاه و اهمیت بسیار زیادی دارد.
سازوکار و مفهوم خزانه در دنیا با ایران تفاوت دارد بنابراین باید مفهوم حسابداری خزانه در ایران براساس مبانی اقتصادی کشور تبیین شود. از آنجا که در اقتصاد اسلامی امکان تامین کسری بودجه از منابع مالی عرف دنیا، به دلیل اشکالات شرعی میسر نبود، اسناد خزانه اسلامی مطرح شد. استفاده پس از انقلاب و استقرار جمهوری اسلامی تاکنون ابزاری برای پاسخ به کسری بودجه است.
تعریف حسابداری خزانه
حسابداری خزانه در سطح کلان به معنای حفظ استانداردهای حسابداری برای تأمین و حفظ منافع اقتصادی بنگاههای دولتی و خصوصی است. حسابداری خزانه به معنای ارائه گزارش‌های بودجه‌ای برای تأمین مالی شرکت یا واحدهای اقتصادی و در سطح کلان برای دولت‌ها است.
خزانه (Treasury) واژه‌ای است که ریشه در گذشته‌های دور دارد. خزانه به مکانی گفته می‌شد که دارایی‌های یک بنگاه اقتصادی مانند وجوه نقد و اموال و غیره در آن نگهداری می‌شود. در واقع خزانه، حکم صندوقی را دارد که هماهنگ کننده منابع مالی است. هر سازمان بسته به نوع فعالیت خود ممکن است یک یا چند خزانه داشته باشد.
در قدیم «خزانه» محلی بود در سرای امیران و پادشاهان و ثروتمندان، که جواهرات و مال‌های منقول قیمتی را در آنجا قرار می‌دادند. هر خرج و بذل و بخششی از آنجا می‌شد و هرهدیه‌ای هم که دریافت می‌شد به آنجا می‌رفت.
سالها بعد در سنه ۱۲۸۶ شمسی و بعد از تشکیل مجلس در کشورمان ایران، قانونی با عنوان «تشکیلات وزارت مالیه» تصویب و در ماده ۱۳ قانون تشکیل وزارت مالیه، اصول و وظایف خزانهداری کل مشخص شد. طی سالهای متمادی تغییرات متعددی در این قوانین ایجاد و نهایتاً در سال ۱۳۶۶ قانون محاسبات عمومی کشور به تصویب مجلس رسید، که در آن وظایف و اختیارات مشخصی برای خزانهداری تعیین شده بود.
خزانه‌دار کیست؟
خزانه‌دار کسی است که تمام عملیات مالی کسب و کارها و سرمایه‌های نقدی به او سپرده می‌شود. خزانهداری زیر مجموعه حسابداری و از مهمترین بخش‌های عملیاتی این واحد است. به خاطر اهمیت بالای تامین مالی وجوه نقد و اوراق بهادار خزانهداری یکی از حساس‌ترین مشاغل حسابداری شمرده شده و عموماً به افراد مطمئن و دلسوز و کار کشته سپرده می‌شود. جالب است بدانید افراد متفرقه صلاحیت انجام خزانهداری را ندارند.
اصطلاح خزانه در معانی متفاوت:
الف) در معنای اول به ارگانی دولتی گفته می‌شود که درآمدها و هزینه‌های دولت را تحت نظر دارد. در ایران به این ارگان، وزارت امور اقتصادی و دارایی گفته می‌شود که زیر مجموعه‌ای از ارگان بزرگ تری به نام خزانهداری کل کشور است.
ب) در معنای دوم به مکانی اطلاق می‌گردد که دارایی‌های مالی و یا فلزات گران بهایی هم چون طلا، الماس و غیره را در آن نگهداری می‌کنند.
ج) در معنای سوم به فعالیتی گفته می‌شود که در آن سرمایه‌های نقدی یک سازمان نگهداری و سازماندهی می‌گردند که این دسته از فعالیت‌ها در حوزه حسابداری قرار دارد.
حسابداری خزانهداری
حسابداری خزانهداری یکی از بخش‌های مهم و عملیاتی حسابداری است که ضمن مدیریت دریافت و پرداخت‌های مالی شرکت، وظیفه ثبت اسناد را نیز بر عهده دارد. نقش حسابداری خزانه در واحدهای اقتصادی بزرگ و کوچک به این شرح است :
در شرکت‌های کلان و بزرگ حسابد اری خزانهداری برای تدوین، توسعه و مدیریت اسناد و جداول حسابداری کاربرد دارد.
در شرکت‌های خرد نیز حسابداری خزانه وظیفه مدیریت و سازماندهی تمامی رویدادهای مالی بنگاه اقتصادی را بر عهده دارد.
عملیات خزانهداری
عملیات خزانهداری برای مدیریت وجوه نقد و جریان نقدینگی در شرکت‌ها سازمانها است. این عملیات شامل فعالیت هایی مانند واریز، برداشت و انتقال حسابدارها و سازمان دهی کلیه حسابهای نقدی شرکت می‌شود.
خزانهداری شامل فعالیت هایی نظیر ثبت حسابداری خزانهداری کنترل و سازمان دهی اسناد خزانه مانند چک سفته و برات و سایر دارایی‌های نقدی و عملیات دریافت و پرداخت انجام می‌شود.
برای دسته بندی وظایف حسابداری خزانه باید آن را از چند منظر مورد بررسی قرارداد :
- انجام وظایف حسابداری به صورت تخصصی
- نگهداری و ثبت اسناد و مدارک حسابداری
- ارائه گزارش‌ها حسابداری
وظایف تخصصی حسابدار خزانهداری
نگهداری و ثبت اسناد و مدارک حسابدار خزانه:
حسابدار خزانه موظف است برای نگهداری و طبقه بندی اسناد و مدارک مالی شرکت یا موسسه این اقدامات را انجام دهد :
- طبقه بندی و نگهداری اسناد ضمانتنامه و چکهای دریافتی از مشتریان
- نگهداری اسناد مربوط به خزانه و چکهای گشتی تا زمان استرداد
- استفاده از نرم افزارهای حسابداری و صندوق برای انجام عملیات ثبت و نگهداری اسناد ارائه گزارش‌ها توسط حسابدار خزانه:
حسابدار خزانه باید گزارشات زیر را به صورت دوره‌ای به مسئولین مربوطه تحویل دهد :
- گزارش مبسوط صندوق
- گزاش چکهای دریافتی، معوقه، برگشتی و غیره مطابق آیین نامه
- گزارش‌ها مربوط به حساب بانکها مطابق آیین نامه شرکت
- تهیه و ارائه گزارش صورت مغایرت بانکی
- ارائه گزارش مربوط به ضمانت شرکت
- ارائه گزارش‌ها مربوطه مطابق دستورالعمل‌های ابلاغ شده
انواع خزانه و خزانهداری
می توان گفت در دوران ما، خزانه به مکانی گفته می‌شود که درآن دارایی‌های یک بنگاه اقتصادی شامل اسناد، وجوه نقد و… نگهداری شوند می.
عملیات خزانهداری هم فعالیت هایی از قبیل نگهداری و کنترل ورود و خروج اسناد و وجوه نقد و ثبت‌های حسابداری خزانه ، دارایی‌های نقدی و عملیات دریافت و پرداخت است. بر این اساس ۳ نوع خزانه‌داریم.
الف) خزانه در معنای عام: که در آن دارایی‌های مالی یا کالاهای گران قیمت مثل الماس و طلا نگهداری می‌شوند.
ب) خزانهداری دولتی: دراین خزانه درآمدها و هزینه‌های دولت زیر نظر گرفته می‌شود. مثل وزارت اقتصاد و دارایی که فعالیتش را تحت نظر خزانهداری کل کشور انجام می‌دهد.
ج) خزانهداری حسابداری: در آن سرمایه‌های نقدی و غیر نقدی یک سازمان نگهداری، مدیریت و سازماندهی خواهند شد. این همان بخشی است که موضوع نوشتن مقاله پیش روی شما را تشکیل می‌دهد. گفتیم خزانهداری در حسابداری شامل دو بخش است : نقدی و غیر نقدی
اصطلاحات حسابداری خزانه
عملیات خزانهداری در حسابداری، اصطلاحاتی را شامل می‌شود که هر حسابدار و خزانه‌دار باید با آن‌ها آشنا باشد.
واگذار به غیر: هنگامی که اسناد قابل دریافت مانند چک را به شخص دیگری واگذار می‌کنید، این اصطلاح استفاده می‌شود.
واگذار به بانک: این اصطلاح مربوط به زمانی است که یک برگ چک را به بانک تحویل می‌دهید تا پس از وصول آن، مبلغ مورد نظر به حساب شما واریز شود.
واخواست: به برگشت اسناد از بانک یا اشخاص ثالث به دلیل عدم وصول آن‌ها ( اعم از کسر موجودی ، نقص امضا و… ) واخواست میگویند.
استرداد: اصطلاحاً عودت و بازگرداندن یک سند به صادرکننده یا پرداخت کننده، استرداد نامیده می‌شود.
یکی از مهمترین بخش‌ها در حسابداری خزانهداری مدیریت اسناد می‌باشد. این بخش عملیاتی مانند نگهداری و طبقه بندی اسناد مالی، چک ها، ضمانت نامه ها، ارائه اسناد و چکهای برگشتی به حسابداری برای انجام پیگیری‌های لازم و همچنین گرفتن پشتیبانی از کلیه اسناد و اطلاعات خزانه را شامل می‌شود.
وظایف حسابداری خزانه
شرح وظایف حسابدار خزانه بسته به نوع و نیاز شرکت‌ها و همینطور دیدگاه مدیران مالی متفاوت است. اما به طور کلی حدود وظایف حسابدار خزانه و مسئولیت‌های او موارد زیر را شامل می‌شود:
- کنترل و نگهداری حسابهای بانکی شرکت
- نگهداری و بایگانی اسناد مالی و به روش‌های مختلف دستی و نرم افزاری
- صدور و دریافت اسناد دریافتنی و پرداختنی
- تهیه مغایرت‌های بانکی به صورت ماهانه
- پرداخت کلیه هزینه‌های شرکت
- ارائه گزارش‌های مالی مربوطه مثل نقدینگی صندوق ها
چکهای دریافتی و پرداختی، چکهای معوقه و برگشتی، ضمانت نامه‌ها و… براساس آئین نامه به مدیران شرکت. • یادآوری موعد تعهدات به مدیران، برای ساماندهی تاریخ تعهدات و تامین منابع مالی سازمان
وظایف اخلاقی حسابداری خزانه
وظایف حسابداری خزانه از منظر اخلاقی عبارت است از:
- رازداری و عدم افشای اطلاعات به دیگر افراد غیر مرتبط با خزانه
- اطمینان از درستی ضمانت‌های دریافتی
- جلوگیری از هرگونه جا به جایی در نوبت پرداختها
- جلوگیری از ورود افراد غیر مرتبط به خزانهداری
- اطلاع رسانی فوری به مدیریت در صورت مشاهده حرکات مشکوک پرسنل خزانه وظایف حسابدار خزانه از دید همکاری
- همکاری با حسابرس داخلی
- انجام تمام وظایفی که رئیس حسابداری مشخص می‌کند.
- همکاری با واحدهای تابعه
- و هر گونه همکاری که بر اساس بخشنامه و آیین نامه‌های حسابداری به عهده حسابدار خزانه می‌باشد
مغایرت بانکی در واقع یک نوع گزارش مالی است. در پایان هر ماه یک صورت حساب از بانک گرفته می‌شود و کلیه عملیات واریز و برداشت وجوه در هر حساب بانکی به صورت جداگانه، با سندهایی که در دفاتر حسابداری ثبت شده اند مغایرت گیری می‌شوند. اگردر این بین اختلافی وجود داشته باشد ، اختلاف را برطرف می‌کنند تا در انتهای ماه مغایرتی بین مانده حسابها در بانک و و دفاتر حسابداری وجود نداشته باشد.
مزایای استفاده از خزانهداری در حسابداری
امروزه برای بنگاههای اقتصادی به دلیل پیچیدگی عملیات‌های نقدی و غیر نقدی، سازماندهی و مدیریت آن‌ها و ضرورت پاسخگویی به سهامداران و شرکای تجاری در سازمان، وجود یک سیستم خزانهداری اهمیت بسیاری پیدا کرده است. در این بخش به چند مورد از مزایای خزانهداری در حسابداری اشاره خواهیم کرد :
۱. انجام تمام عملیات‌های مالی از قبیل صدور سند، ایجاد، اصلاح و غیره به صورت خودکار.
۲. امکان به روز نگه داشتنِ اطلاعات بانکها و صندوق‌ها
۳. مدیریت اسناد قابل دریافت و قابل پرداخت
۴. ارائه گزارش‌های مختلف مالی از جمله گزارش موجودی صندوق، گزارش ریز دریافت‌ها و پرداختها، همچنین گزارش موازنه منابع و مصارف و…
۵. امکان تغییر وضعیت اسناد قابل دریافت در حالت‌های مختلف وصول شده، وصول نشده، در جریان وصول، برگشتی، واگذار و یا نقد شده
۶. تغییر وضعیت اسناد قابل پرداخت در حالت‌های مختلف پاس شده، پاس نشده و یا عودت یافته
این روزها مدیریت و کنترل وجوه نقد، اسناد مالی، اسناد خزانه، صورت‌های مالی و همینطور مدیریت جریان نقدینگی یکی از مسائل با اهمیت و مهم برای مدیران شرکت هاست.
پایان سخن
در این گفتار مرور کوچکی بر تاریخچه خزانه داشتیم . انواع خزانهداری را گفتیم و بعد از آن به خزانه‌دار در حسابداری پرداختیم. اصطلاحات مهم و رایج در حسابداری خزانه را بیان کردیم. وظایف حسابدار خزانه را شرح دادیم و سپس اشاره‌ای داشتیم به مزایای حسابداری خزانه در شرکت‌ها. همچنین در انتها گفتیم که این روزها با پیشرفت علم و وجود نرم افزارهای حسابداری، ثبت اطلاعات گسترده حسابداری خزانهداری هم آسان‌تر شده‌است.
منبع: تقی‌پور، خدیجه. (۱۴۰۳). حسابداری خزانه: مفاهیم، تعاریف و تاریخچه آن.
تهیه و تنظیم: پشتیبانی پارسمدیر
مدیریت مالی | ۰۵ مهر ۰۳
