کنترل پروژه

کنترل پروژه (Project control) رویکردی نظام‌مند و برنامه‌ریزی شده برای انجام فعالیت‌ها و یکی از ابزارهای مدیریت برای دستیابی به اهداف پروژه‌ها می‌باشد. کنترل پروژه مفهومی تفکیک ناپذیر با دو مقوله برنامه‌ریزی پروژه و مدیریت پروژه در سازمان است.

در زبان‌های گوناگون و حتی در سازمان‌های مختلف هر کشور در مورد واژه‌های برنامه، طرح یا پروژه، اختلافات لغوی، معنایی و قانونی وجود دارد. از این رو چارچوب آنان روشن و آشکار نیست و گاه به جای یکدیگر نیز استفاده می‌شوند. پروژه‌ها برنامه‌های عملیاتی کوتاه‌مدت هستند که در نهایت منجر به موفقیت یک برنامه بلندمدت و آرمانی می‌شوند. بنابراین کنترل پروژه برای موفقیت برنامه‌های اجرایی و استراتژیک اهمیت بسیاری دارد.

آرمان‌ها و اهداف تعیین‌شده حکومت در سطح برنامه‌ریزی بلندمدت یا استراتژیک، برنامه (Plan) نامیده می‌شود که این برنامه‌ها دارای اهداف کیفی می‌باشند. دستیابی به این اهداف و آرمان‌ها در یک فاصله زمانی بلندمدت که معمولا بین ده تا بیست‌ و پنج سال است، امکانپذیر می‌باشد. نخست باید برنامه‌ها به صورت بلندمدت مشخص گردند. سپس هر برنامه در سطح برنامه‌ریزی میان‌مدت یا تاکتیکی توسط مدیریت ارشد در قالب طرح‌ها اجرایی می‌شود. طرح‌ها (Program) یا برنامه‌های اجرایی شامل مجموعه‌ای از تصمیم‌های مقطعی یا اجرایی پنج تا ده ساله هستند. برنامه‌های اجرایی نیز توسط واحدهای ستادی یا سطوح مدیریت میانی به مجموعه کارها و عملیاتی که آن را پروژه (Project) می‌نامند، تبدیل و تقسیم می‌شود. در مقاله حاضر به تشریح کنترل پروژه پرداخته شده است.

تعریف کنترل پروژه

یک پروژه مجموعه‌ای از فعالیت‌ها است که برای دستیابی به منظور یا هدف خاصی انجام می‌گیرد. پروژه‌ها شامل فعالیت‌هایی هستند که باید در تاریخ‌های معین، با هزینه‌هایی معین و کیفیت تعیین‌شده‌ای به انجام رسند. لازمه موفقیت هر پروژه، دستیابی توام به هر سه عامل زمان، هزینه و کیفیت معین است و خارج شدن هر یک از سه عامل مذکور از حدود تعیین شده، می‌تواند به انجام پروژه‌ای ناموفق و غیراقتصادی منجر شود.

مدیریت پروژه، برنامه‌ریزی و هدایت پروژه در چارچوب زمان، هزینه و کیفیت مشخص به‌ سوی ایجاد نتایج مشخص‌ آن است. مدیریت‌پروژه فعالیت‌های برنامه‌ریزی، سازماندهی، نظارت بر اجرا و هدایت اجرا را در بر می‌گیرد. این رویکرد سعی ‌دارد تا با استفاده‌ درست از منابع، نتایج مشخص و موردانتظار را با هزینه‌ توافق‌شده‌ قبلی در موعد درست خود تحویل ‌دهد. به بیان دیگر مدیریت پروژه بکارگیری دانش، مهارت ها، ابزار و تکنیکهای لازم در اداره جریان اجرای فعالیت ها، به منظور رفع نیازها و انتظارات متولیان از اجرای پروژه است. مدیریت پروژه در اجرای این مهم از دو بازوی قدرتمند برنامه‌ریزی و کنترل پروژه بهره می‌گیرد.

فرآیند برنامه‌ریزی، تعیین توالی و توازن فعالیت‌های لازم برای اجرای یک پروژه با در نظر گرفتن زمان مورد نیاز برای اجرای هر فعالیت و کیفیت تعیین شده برای آن فعالیت است. کنترل پروژه فرایندی است در جهت حفظ مسیر پروژه برای دستیابی به یک تعادل اقتصادی موجه بین سه عامل هزینه، زمان و کیفیت در حین اجرای پروژه، که از ابزار و تکنیک‌های خاص خود در انجام این مهم کمک می‌گیرد. در واقع کنترل، اجرای دقیق و کامل برنامه تدوین‌شده برای پروژه است بگونه‌ای که هنگام خروج از برنامه بتوان با تشخیص علل و طرح اقتصادی‌ترین فعالیت ها، پروژه را به نزدیک‌ترین حالت ممکن در مسیر اولیه و اصلی خود بازگرداند.

ارکان کنترل پروژه

کنترل پروژه جهت دستیابی به اهداف از سه رکن تشکیل شده است:

• تعیین وضعیت واقعی پروژه
• مقایسه وضعیت واقعی با برنامه
• در نظر گرفت اقدام اصلاحی

همان‌گونه که در گام‌های پیشین بیان‌ کردیم،‌ مدیریت‌ پروژه مجموعه ابزارهایی برای برنامه‌ریزی و هدایت پروژه به سوی اهداف موردنظر است. این اهداف بر پایه‌ رضایت‌مندی مشتری و توجه به سه ‌عامل زمان، کیفیت و هزینه استوارند. در نگاه اول ممکن ‌است ابزارها و روش‌های مورد استفاده در مدیریت پروژه زاید،‌ زمان‌بر و هزینه‌زا باشند. اما باید توجه ‌داشت که مدیریت‌ پروژه تنها راهی است که می‌تواند شما را از انجام به‌موقع پروژه مطمئن‌ سازد.

مدیریت ‌پروژه راهیست برای استفاده‌ مناسب از انسان، ماشین و پول در راستای اجرای درست و به ‌هنگام یک کار نو،‌ کاری که باید در همان اولین اجرا درست انجام‌ شود. مدیریت ‌پروژه یا مدیریت بر مبنای پروژه، روش کارایی در مدیریت، برای برخورد با کارهای نو و ایجاد توازن در توجه به محدوده‌ پروژه، هزینه و کیفیت در قالب زمان و در محیطی مملو از ریسک است. هدف از آموزش مدیران پروژه توانمندسازی آنان در برابر مشکلات پروژه و آماده‌سازی آنها برای ورود به فضای جدید و ناشناخته پروژه است.

سخن پایانی

کنترل پروژه فرآیندی‌ است که برای تشخیص به موقع مشکلات احتمالی در روند اجرای پروژه طراحی می‌شود. این فرآیند به مدیر پروژه اجازه می‌دهد که مشکلات پیش رو را قبل از بزرگ شدن و زمانی که یک راه حل آسان دارند، شناسایی و برطرف کند. مدیریت امروز نیازمند ابزارهای دقیق برای دستیابی به اهداف پروژه‌ها می‌باشد. کنترل پروژه یکی از مهمترین ابزارهای مدیریت به شمار می‌رود. با توجه به پیچیدگی مباحث مدیریت کنترل پروژه، طراحی و برنامه‌ریزی پروژه‌ها به روش قدیمی و بدون استفاده از سیستم‌های مکانیزه مخصوصاً در پروژه‌های بزرگ بسیار دشوار و مستلزم صرف هزینه و وقت زیاد می‌باشد.

امروزه برای سهولت برنامه‌ریزی کنترل پروژه نرم‌افزارهای گوناگونی توسط شرکت‌های بزرگ نرم‌افزاری عرضه شده است. در این راستا شرکت مایکروسافت اقدام به عرضه نرم‌افزار کنترل پروژه تحت سیستم عامل ویندوز نموده و این نرم‌افزار در سالیان متمادی به صورت نرم‌افزار جامع و کاربردی درآمده است. نرم‌افزار کنترل پروژه مایکروسافت یکی از پرکاربردترین نرم‌افزار‌های کنترل پروژه در جهان است. سهولت استفاده، محیط کار مورد پسند کاربران، سازگاری با برنامه‌های MS Office و صدها ویژگی دیگر باعث شده تا این نرم‌افزار در میان کاربران از محبوبیت بالایی برخوردار باشد.