مدیریت پروژه
مدیریت پروژه (Project management) رهبری فعالیت‌های کار یک تیم برای موفقیت در دستیابی به اهداف در یک بازه زمانی مشخص است. چالش اصلی این حوزه دستیابی به اهداف پروژه با در نظر گرفتن همه محدودیت‌های آن است.
در نگاه اول ممکن است ابزارها و روش‌های مورد استفاده در مدیریت پروژه زاید، زمان‌بر و هزینه‌زا باشند، اما باید توجه داشت که مدیریت پروژه تنها راهی است که می‌تواند از انجام به‌موقع پروژه مطمئن سازد. مدیریت پروژه راهی برای استفاده مناسب از انسان، ماشین و پول در راستای اجرای درست و به هنگام یک کار نو است. کاری که باید در همان اولین اجرا درست انجام شود. در این راستا باید عوامل حیاتی موفقیت مدیریت پروژه مشخص شود.
مدیریت پروژه دانشی است که با استفاده از علم مدیریت، ابزارها، تکنیک‌ها و تخصص‌های گوناگون، سعی در رسیدن به اهداف و انتظارات کارفرما دارد. هدف نهایی آن بهبود نتایج و بهینه کردن تمامی عوامل محدودیت‌ها و متغیرهای تاثیر گذار در پروژه می‌باشد. این رویکرد به مدیریت سازمان اجازه می‌دهد تا عملکرد سازمانی را بهبود بخشد. در حقیقت پروژه مجموعه‌ای از فعالیت‌ها که برای دستیابی به منظور یا هدفی خاص انجام می‌گیرند. پروژه‌ها شامل فعالیت هایی هستند که باید در تاریخهای معین، با هزینه‌های معین و کیفیتی تعیین شده، اجرا شوند. این حوزه از دانش در مباحث مهندسی صنایع و مدیریت تولید از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است. در این مقاله به تشریح و مفهوم‌سازی مدیریت پروژه در سازمان پرداخته می‌شود.
تعریف مدیریت بروژه
پروژه : یک پروژه مجموعه‌ای از فعالیت‌هاست که برای دستیابی به منظور یا هدف خاصی انجام می‌گیرد. پروژه‌ها شامل فعالیت‌هایی هستند که باید در تاریخهای معین، با هزینه‌هایی معین و کیفیت تعیین‌شده‌ای به انجام رسند. لازمه موفقیت هر پروژه، دستیابی توام به هر سه عامل زمان، هزینه و کیفیت معین است و خارج شدن هر یک از سه عامل مذکور از حدود تعیین شده، می‌تواند به انجام پروژه‌ای ناموفق و غیراقتصادی منجر شود.
مدیریت‌پروژه : برنامه‌ریزی و هدایت پروژه در چارچوب زمان، هزینه و کیفیت مشخص به سوی ایجاد نتایج مشخص آن است. مدیریت‌پروژه فعالیت‌های برنامه‌ریزی، سازماندهی، نظارت بر اجرا و هدایت اجرا را در بر می‌گیرد و سعی دارد تا با استفاده درست از منابع، نتایج مشخص و موردانتظار را با هزینه توافق‌شده قبلی در موعد درست خود تحویل دهد. به بیان دیگر مدیریت پروژه بکارگیری دانش، مهارت ها، ابزار و تکنیک‌های لازم در اداره جریان اجرای فعالیت ها، به منظور رفع نیازها و انتظارات متولیان از اجرای پروژه است. مدیریت پروژه جهت دستیابی به اهداف از دو بازوی قدرتمند برنامه‌ریزی و کنترل پروژه بهره می‌گیرد.
برنامه‌ریزی پروژه : فرآیند برنامه‌ریزی، تعیین توالی و توازن فعالیت‌های لازم برای اجرای یک پروژه با در نظر گرفتن زمان مورد نیاز برای اجرای هر فعالیت و کیفیت تعیین شده برای آن فعالیت است.
تاریخچه مدیریت پروژه باستان
تاریخچه مدیریت پروژه در جهان را معمولا به مدیریت پروژه‌های عظیمی همچون ساخت اهرام مصر، دیوار چین و یا بنا نهادن تخت جمشید به دستور داریوش مربوط میدانند. هر یک از این پروژه‌ها از جمله پروژه‌های بزرگ و پیچیده تاریخ بشریتند که با کیفیت استاندارد بالا و بکارگیری نیروی عظیم انسانی ساخته شدهاند. یک مدیر پروژه وقتی به شهر اسرارآمیز هخامنشیان سری میزند و در هر گوشهای از آن به نقوش هنرمندانه برجسته باستانی برخورد می‌کند.
اما تاریخچه مدیریت پروژه در دنیای جدید به سالهای ابتدایی دهه ۱۹۰۰ میلادی باز میگردد. جایی که هنری گانت با توسعه نمودار میلهای ابداعی خود آغازگر حرکت پرشتاب بعدی گردید. طی سالهای دهه ۱۹۵۰ و ۱۹۶۰ میلادی در پروژه‌های نظامی و هوا فضای آمریکا و سپس انگلستان تحولات زیادی رخ داد. هرچند نام پرآوازه هنری گانت به عنوان پدر تکنیک‌های برنامه‌ریزی و کنترل پروژه در تاریخ ثبت گردیده است لیکن سالهای دهه ۱۹۵۰ و ۱۹۶۰ به عنوان سالهای آغازین رشد و توسعه مدیریت پروژه در دنیای معاصر شناخته می‌شود. این سال‌ها سرآغاز تکوین و توسعه بسیاری از روش‌ها و دانش‌های مربوط با مدیریت‌های نه‌گانه پروژه است که سال‌ها بعد توسط نرم‌افزارهای مختلف عملیاتی و در پروژه‌ها بکار گرفته شدند.
دانلود مقاله تاریخچه مدیریت پروژه
فرایندهای مدیریت پروژه
قبل از بررسی محورهای مدیریت پروژه ،مروری کلی بر فرایند مدیریت پروژه می‌کنیم به طور کلی فرایند مدیریت پروژه را با در نظر گرفتن دیدگاه ساختار یافته، می‌توان در قالب مراحل زیر تعریف کرد: در واقع فرایند کلی مدیریت پروژه را می‌توان به ۳ مرحله قیل از شروع ،شروع پروژه و اتمام پروژه تقسیم بندی کرد:
فرایندهای قبل ازشروع پروژه
- مراحل آغازین
- مراحل طرحریزی پروژه (planning)
- مرحله برنامه‌ریزی پروژه (scheduling)
فرایندهای بعد از شروع پروژه
- فرایندهای اجرایی (Executing)
- فرایندهای کنترلی (controlling)
فرایندهای اختتامی(closing)
- ارزیابی و تحلیل و بازخورد(feed back)
- گزارش نهایی Final report
- مستند سازی (Documentation)
در طی فرایند پروژه می‌توان موضوعات و مباحث مدیریت پروژه را به صورت بسته‌های جداگانه‌ای تعریف کرد که نهایتاً همه آنها ساختار جامع مدیریت پروژه را شکل می‌دهند. این مباحث مبتنی بر محدودیت‌ها و نیازهای یک پروژه شکل گرفته اند .جهت جامعیت بخشیدن به امر مدیریت پروژه لازم است که آن را به زیر مجموعه‌های کوچکتر تقسیم کرده و از دریچه دیدگاه سیستمی به مدیریت پروژه نگاه کنیم. از آنجا که سیستم را یکپارچه میبینیم، می‌بایست زیر سیستم‌های آن را نیز یکپارچه دیده و ارتباطات بین آنها را نادیده نگیریم.
روش‌های برنامه‌ریزی شبکه
با توجه به احتمال اجرای فعالیت‌ها در یک پروژه ،آنها را به دوگروه تقسیم می‌کنند:
- فعالیت‌های معین که در زمان برنامه‌ریزی مشخص است که به طور قطعی و مسلم این فعالیت‌ها انجام خواهند شد.
- فعالیت‌های احتمالی که در مقابل فعالیت‌های معین ،در یک شبکه ممکن است اموری وجود داشته باشند که با وجود اینکه احتمال انجام آنها وجود دارد ولی این احتمال ،صد در صد نیست.
همچنین از نطر زمان اجرا نیز فعالیت‌ها قاب تقسیم به دو گروه می‌باشند:
- فعالیت‌ها دارای زمان معین
- فعالیت‌ها دارای زمان احتمالی
با توجه به تعاریفی که در بخش‌های قبل به عمل آمد:
- برای پروژه‌های فاقد فعالیت‌ها و زمانهای احتمالی ،کاربرد روش CPM تناسب بیشتری دارد.
- برای پروژه‌های فاقد فعالیت‌های احتمالی ،ولی دارای زمانهای احتمالی روش PERT مناسبتر است.
- برای پروژه‌های دارای فعالیت‌های احتمالی ،کاربرد GERT مناسبت بیشتری دارد.
این تناسب‌ها در شکل زیر نشان داده شده اند.
روش‌های برنامه‌ریزی شبکه
به طور کلی ،کاربرد روش‌های برنامه‌ریزی شبکه مزایای زیر را برای مدیران پروژه در بر خواهد داشت:
- کمینه‌سازی احتمال عدم توجه به مراحل و فعالیت‌های لازم در انجام پروژه
- کمینه‌سازی مواجهه با مشکلات پیش‌بینی نشده در مراحل اجرای کار
- کاربرد روش‌های تخصیص منابع، میزان منابع لازم در مقاطع مختلف زمانی اجرای پروژه
- ارائه برنامه‌ای زمان‌مند و نظام‌مند به مسوولین و دست اندرکاران پروژه
- امکانات پرداخت پاداش و مزد تشویقی به کارکنان پروژه
- سهولت تعیین میزان کارایی و سرعت پیشرفت کار
ساختار شکست کار WBS (Work Breakdown structure)
ساختار شکست کار (WBS ) یک توصیف سلسله‌مراتبی از کار است که باید برای تکمیل پروژه‌ای که در بیانیه محدوده پروژه توصیف شده انجام شود.فرایندهای زیادی می‌توانند در تدوین این سلسله‌مراتب استفاده شوند ،که ما به اختصار به آن می‌پردازیم :برای شروع توصیف ما از WBS ،شما نیاز دارید که با عباراتی آشنا شوید .اولین عبارت فعالیت(Activity ) است. یک Activity یک قسمت بزرگ از پروژه است.دومین عبارت وظیفه (Task ) می‌باشد.وظیفه قسمت کوچکی از پروژه است زمانی که تعاریف کمی غیر رسمی شوند ،تفاوت بین فعالیت و وظیفه به وضوح کم می‌شود.
اگر یکی از‌ای دو قاعده به طور کامل رعایت نشده باشد ساختار شکست کار نادرست خواهد بود:
قاعده صد در صد
ساختار شکست کار باید جامع و مانع باشد یعنی تمام کارهای پروژه را در خود جای دهد (کاری از قلم نیفتاده باشد) و کار اضافه‌ای نیز نداشته باشد.این قاعده باید علاوه بر کل ساختار شکست کار ،در تمام سطوح و زیر مجموعه‌های آن نیز برقرار باشد.
۲-قاعده مبتنی بودن ساختار بر تحویل شدنی ها:
عناصر ساختار شکست کار تحویل شدنی‌های پروژه را نشان می‌دهند و در پایین ترین سطح به فعالیت‌ها ختم خواهد شد.ساختار درباره کارهای پروژه است ولی عناصر آن از جنس کار نیستند بلکه از جنس تحویل شدنی ها(محصول ها) هستند.
جهت ایجاد WBS دو رویکرد ی تواند برای مشخص سازی فعالیت‌های پروژه استفاده شود.اولین رویکرد رویکرد از بالا به پایین است و دومین، رویکرد از پائین به بالا.
رویکردهای مدیریت پروژه
رویکرد بالا به پائین در سطح هدف شروع می‌شود و پی در پی کار را به سطوح پائین تر تقسیم می‌کند تا زمانی که بخش‌ها قانع شوند که کار کاملاً تعریف شده است. زمانی که فعایت‌های پروژه با استفاده از رویکرد بالا به پایین تعریف شدند، آنها در یک سطح مناسب از جزئیات تعریف خواهند شد تا به شما در تخمین زمان، هزینه و نیازهای منابع ،ابتدا در سطح فعالیت و سپس در پیوستن به سطح پروژه کمک کنند.
رویکرد پایین به بالا برای مشخص سازی فعالیت‌ها در پروژه استفاده می‌شود این رویکرد بیشتر شبیه به یک جلسه طوفان مغزی است تا یک رویکرد برنامه‌ریزی برای ساخت WBS .رویکرد پادین به بالا به صورت در گام‌های ابتدائی همانند رویکرد بالا به پادین است یعنب تمام تیم برنامه‌ریزی روی سطح اول پروژه توافق می‌کنند.سپس تیم برنامه‌ریزی به گروه هائی تقسیم می‌شوند.
مثال: یک نمونه WBS پروژه لوله کشی گاز را که در شکل زیر نشان داده شده است
ساختار شبکه
در شروع برنامه‌ریزی ،لازم است کارها یا فعالیت هایی که باید در یک پروژه ،عملی شوند تعریف شده و وابستگی‌های بین آنها معلوم گردد.لذا نمایش شبکه‌ای یک پروژه از اولین اقدامات در امور برنامه‌ریزی می‌باشد نمودار شبکه‌ای به صورت‌های مختلف قابل ارائه می‌باشد ولی متداولترین آنها از نوع شبکه‌های برداری و گره‌ها می‌باشند.
تعاریف مرتبط با شبکه
- شبکه هایی که در آنها فعالیت‌ها بر روی کمانها نشان داده می‌شوند را شبکه برداری AOA نامند .
- شبکه هایی که در آنها فعالیت‌ها بر روی گره‌ها نشان داده می‌شوند را شبکه گره‌ای یا AON نامند.
- فعالیت:جزئی از پروژه است که انجام آن به صرف زمان ،منابع ،انرژی ،نیروی انسانی و …دارد و دارای نقاط آغاز و پایان قابل تعریف هستند.
- رویداد یا گره: نقاط آغاز یا پایان یک فعالیت ،یا دسته‌ای از فعالیت‌ها را رویداد گویند.رویدادها عبارت از مقطع زمانی می‌باشند و لذا در برگیرنده زمان نبوده بلکه نشان دهنده تاریخ‌ها می‌باشند.
- فعالیت پیش نیاز:فعالیت A را در صورتی پیش نیاز فعالیت B می‌گویند که بلافاصله بعد از تکمیل A فعالیت B قابل شروع شدن باشد.
- فعالیت وایسته / پی آمد: فعالیت B را در صورتی وابسته به فعالیت A می‌گویند که فعالیت B بلافاصله بعد از تکمیل A قابل شروع شدن باشد.
- شبکه: مجموعه ایست که نشان دهنده فعالیت‌های لازم از آغاز تا پایان یک پروژه و وابستگی‌های بین آنهاست.مثلاً شبکه زیر:
خلاصه و جمع‌بندی
مدیریت پروژه به‌کارگیری دانش، مهارت‌ها، ابزارها و تکنیک‌ها برای فعالیت‌های پروژه به منظور تحقق الزامات پروژه است. مدیریت پروژه با استفاده از فرایندهایی همچون فرایندهای آغازین، برنامه‌ریزی، اجرایی، پایشی و اختتامی انجام می‌پذیرد. چرخه حیات پروژه شامل طی مراحلی نظام‌مند است. برای آشنایی بیشتر پرسشنامه مدیریت پروژه را مطالعه کنید.
این گامها باید بصورت پیاپی طی شود تا موفقیت اجرای پروژه تضمین شود. مدیریت پروژه یا مدیریت بر مبنای پروژه، روش کارایی در مدیریت، برای برخورد با کارهای نو و ایجاد توازن در توجه به محدوده پروژه، هزینه و کیفیت در قالب زمان و در محیطی مملو از ریسک است. هدف از آموزش مدیران پروژه توانمندسازی آنان در برابر مشکلات پروژه و آماده‌سازی آنها برای ورود به فضای جدید و ناشناخته پروژه است.
استفاده مناسب از زمان و صرف هزینه‌های معقول در اجرا و پیاده سازی پروژه‌ها بر کارشناسان و متخصصین حوزه مدیریت پروژه، پوشیده نیست. مدیریت پروژه امروزه با توجه به پیچیده تر شدن پروژه ها، امری ضروری و اجتناب ناپذیر می‌باشد. روش‌های سنتی مدیریت پروژه دیگر جوابگو نبوده و نمی تواند موفقیت پروژه را در سه حوزه اساسی زمان، هزینه و کیفیت تأمین کند. مهندسین صنایع و عمران و سایر مهندسین و کارشناسان در حوزه پیاده سازی پروژه‌های مختلف، می‌توانند با فراگیری مفاهیم بنیادین مدیریت پروژه باعث ایجاد تحول در پروژه‌های مختلف شوند.
