دایره کیفیت
دایره کیفیت (Quality circle) گروهی از کارمندان هستند که به‌صورت منظم گرد هم می‌آیند تا با تحلیل مشکلات کاری، راهکارهای مناسبی ارائه دهند. این بخش بزرگی از برنامه مدیریت کیفیت فراگیر در سازمان‌ها است که در راستای بهبود مستمر صورت می‌گیرد.
به منظور دستیابی به الگوهای بهینه حل مساله و ایجاد بهبود در سازمان‌ها، گروه‌های حل مساله یکی از راهکارهای مورد استفاده در سازمان‌های مختلف است. در این راستا، سازمان‌ها نسبت به ایجاد تشکل‌های کاری و ایجاد فرهنگ کار گروهی، اقدام نموده‌اند و در این راه دستاوردهای مهمی نیز توسط آنها کسب شده‌است. البته تشکیل، کارایی و اثربخشی این گروه‌ها، در گرو مسائل مختلفی است که نقش فرهنگ جامعه در این رابطه نقش به سزایی را به عهده دارد.
دوایر کیفیت نتیجه تعامل بین روش کنترل کیفیت آماری آمریکایی و تجربیات سازمانی ژاپنی است. ژاپنی‌ها مفهوم کنترل کیفی را از آمریکایی‌ها گرفتند و آن را به طور عملی و در قالب دوایر کنترل کیفی گسترش دادند. در این نوشتار کوشش بر آن است تا دایره‌های کنترل کیفیت، تعریف و مفهوم‌سازی شود.
تاریخچه پیدایش دایره کیفیت
ژاپن پیش از جنگ جهانی دوم، بهواسطه عدم بهکارگیری روشهای کنترل کیفیت، به تولیدکننده کالاهای ارزان و نامرغوب شهرت داشت. این کشور برای ورود به بازارهای جهانی تلاش زیادی را مصروف داشت.
از سال ۱۹۷۰ صحنه رقابت‌ها تغییر کرد و از آن به‌بعد ژاپن توانست اطمینان بازارهای جهانی را به‌خاطر کیفیت مطلوب کالاهایش جلب کند و بازارهای جهانی را بهدست گیرد. این انتقال تسلط بر بازارهای کشورهای پیشرفته غربی، تاثیر زیادی گذاشت. تا آنجا که غربی‌ها، دلایل متعددی را برای موفقیت ژاپنی‌ها تراشیدند.
یکی از دلایل معروف که غربی‌ها برآن تکیه میکنند این است که، این سیستم‌ها، فقط با فرهنگ ژاپنی‌ها قابل اجراست و ژاپنی‌ها جز کار کردن، به‌چیزی نمیاندیشیدند. ولی اگر از نزدیک مسائل را مورد بررسی قرار دهیم، متوجه میشویم که دلایل رشد ژاپن، به راز و رمز شرق یا خاور دور مربوط نمی‌شود. بلکه این تغییر و تحول بهدنبال پارهای از تصمیمات اساسی، که از جانب دولت و شرکت‌های بزرگ ژاپنی، در چگونگی اداره و هدایت کارکنان خود اتخاذ شد، بهدست آمد.
این تصمیمات اساسی در این جمله خلاصه می‌شوند:
از آنجایی‌که، اکثریت کارکنان ما مستعد و توانمند هستند، لازم است فرصتی در اختیار آنها قرار گیرد تا از فکرشان همانند جسم خود استفاده کنند.
ظهور جنبش دایره کیفیت نتیجه چنین فلسفه‌ای بود. بسیاری از افراد معتقد بودند که QC و ابزارهای مرتبط با آن در پیشرفت ژاپن نقش‌آفرین بودند. شرکت‌های ژاپنی با بهکارگیری این گروه‌ها در زمینه کنترل کیفیت محصولات و بهره‌وری بهدست آوردند. این سبب شد سایر کشورها از جمله کشورهای آمریکایی، اروپایی و آسیایی درمورد بهکارگیری این گروه‌ها در شرکت خود ترغیب شدند.
تعریف حلقه‌های کیفیت
دایره کیفیت گروهی از کارمندان است که کار مشابهی را در محل کار انجام می دهند و به طور منظم در محل کار گرد هم می آیند تا مشکلات محل کار را شناسایی و تجزیه و تحلیل کنند و راه حل هایی برای آن ابداع کنند.
برای درک مفهوم حلقه کنترل کیفیت لازم است با مفهوم سه کلمه تشکیل دهنده آن آشنا شویم :
دایره (Circle=A ring) :
به گروهی از افراد اطلاق میشود که به سبب علایق مشترک گرد هم می‌آیند . بعضی این لغت را دایره و برخی چرخه نیز ترجمه کرده اند .
کنترل (Control =A check):
به معنی وارسی ،نظارت ، رسیدگی، ممیزی به منظور اطمینان از صحت و سقم کار است .
<p>کیفیت(Quality):
به معنای ارتقا و بهبود دائمی کیفیت کالا یا خدمات به منظور جلب اعتماد مشتری می‌باشد .
بنابراین دایره شامل تعدادی افراد هستند که به صورت داوطلبانه در قسمت‌های مختلف واحدهای تولیدی یا خدماتی با حضور فعال سرپرست یا مدیر آن قسمت برای حل مسائل از طریق خلق ایده هایی نو گردهمایی تشکیل می‌دهند و فعالیتهای مربوط به کیفیت را از طریق شناسایی و تعریف مسئله بررسی کرده و در ارتباط با مشکلات با استفاده از روشهای تحلیلی راه حلهای مناسب را ارائه میکنند.
فرآیند کاری دایره کیفیت
شناسایی و انتخاب موضوع
شناسایی موضوعات از طریق کلیه کارکنان (شامل مدیران، سرپرستان، کارشناسان و کارگران) صورت میپذیرد. بعد از شناسایی و طرح موضوع توسط کارکنان، پس از تجزیه و تحلیل اولیه، از بین موضوعات پیشنهادی، موضوعات مهمتر به تشخیص مدیر یا معاون مربوطه انتخاب میگردد. فرد پیشنهاد دهنده (یا فرد انتخاب شده از سوی مدیر مربوطه)، مسئول تشکیل تیم یا مسئول اجرایی می‌باشد.
تشکیل، سازماندهی تیم و تهیه طرح اجرایی
در این راستا توسط مسئول اجرایی موضوع، از افراد و یا واحدهای مختلف به صورت غیررسمی جهت همکاری در تشکیل دایره کنترل کیفی دعوت به عمل میآید. سپس افراد مدعو، اقدام به تهیه طرح پیشنهادی که شامل موضوع، اهداف، برنامه زمانبندی، صرفه جوئی‌های قابل پیش بینی و نام اعضا، نام راهبر و دبیر جلسات می‌باشد، مینمایند.
اخذ تایید کمیته راهبری
پس از تهیه طرح پیشنهادی، دبیر دایره، طرح پیشنهادی را جهت تأئید برای کمیته راهبری ارسال مینماید. کمیته راهبری پس از بررسی و تأیید، طرح پیشنهادی را جهت تخصیص کد و مرکز هزینه، برای امور مالی ارسال مینماید. واحد مالی نیز پس از اختصاص مرکز هزینه و کد، مراتب را به اطلاع راهبر دایره و واحدهای مرتبط از جمله کمیته راهبری می‌رساند.
تشکیل جلسات و اطلاع رسانی
پس از دریافت نامه، راهبر دایره اقدام به تشکیل جلسات دایره کنترل کیفی نموده و براساس ابزارهای هفتگانه کنترل کیفی اقدام به تشخیص علل ایجاد مشکل و حل آنها مینماید. کلیه صورتجلسات این دوایر، برای واحدهای مرتبط ارسال میگردد.
اجرای راه حلهای شناسایی شده
پس از تعیین راه حل (یا راه حلها)، دایره با هماهنگی دبیر، اقدام به اجرای راه حلهای ارایه شده مینمایند. پس از اجرا، اعضا اقدام به بررسی نتایج بهدست آمده از اجرای این راه حلها مینماید. (بررسی نتایج و بازخورد در اجرا در نظر گرفته نشده است).
جمع بندی و ارائه گزارش
پس از انجام مراحل تعیین شده، راهبر اقدام به ارسال نامهای مبنی بر اتمام فعالیت گروه نموده و برای انجام محاسبات مالی، به کمیته راهبری ارسال مینماید. پس از تأئید کمیته راهبری، دایره اقدام به ارایه فعالیتهای انجام شده طی یک سمینار به مدیریت عامل، مدیران ارشد و افراد ذینفع مینماید. سپس، پاداش اعضای دایره کنترل کیفی طبق دستورالعمل تدوین شده جهت پرداخت پاداش، پرداخت میشود.
وظایف دایره کیفیت
فلسفه اصلی تشکیل حلقه‌های کیفیت مشارکت کارکنان در بهبود و توسعه ساختار اقتصادی سازمان است. تشکیل حلقه‌های کنترل کیفیت و فعالیت آنها باد د زمینه‌های مختلف که بعضی از آنها به شرح زیر است:
- ایمنی محیط کار
- کاهش ضایعات
- کاهش زمان تحویل یا خدمات به مصرف کنندگان
- بهبود فرآیندهای کاری
- بهبود استانداردهای کاری
- انتخاب مشکل و گردآوری اطلاعات دقیق در مورد آن
- تجزیه و تحلیل مشکل
- حل مشکل و جمع آوری نظرات اعضا در یک کار گروهی
- تهیه و اجرای راهکارهای مناسب برای رفع مشکل
- ارائه راه حلها به مدیریت
عوامل مهمی که در اجرای خوب حلقه‌های کیفیت نقش دارند:
- فرهنگ و جو سازمان
- ارزش‌های مدیریتی
- اجرای اهداف کارکنان
- برانگیختن انگیزهای باطنی
درک کارکنان از توسعه قابلیت هایشان به وسیله حلقه‌های کیفیت و رشد در یک جنبه از توانایی هایشان. شناسایی مشکل که در محدوده کاری آنها اتفاق می‌افتد .این مشکل می‌تواند در مورد هر یک از زمینه‌های مختلفی که به آنها اشاره شد صورت پذیرد.
سخن پایانی
دوایر کنترل کیفیت یک گروه مطالعاتی بهبود کیفیت یا خود بهبودی است که ازتعداد کمی از کارمندان (۱۰ نفر یا کمتر) و سرپرست آنها تشکیل شده‌است. دوایر کیفیت از ژاپن سرچشمه گرفته‌است، جایی‌که به آن QC گفته میشود.
حلقه‌های کیفیت مسئولیت حل مسائل مربوط به کیفیت را بر عهده می‌گیرند و نتایج کار را مورد ارزیابی قرار می‌دهند. ولی در مورد اجرای راه حلهای نهایی که توصیه شده است، مسئولیت آنها برعهده مدیریت است. البته تشکیل، کارایی و اثربخشی این گروه‌ها، در گرو مسائل مختلفی است که نقش فرهنگ جامعه در این رابطه مهم و قابل توجه می‌باش
تجزیه و تحلیل مسائلی که در طی کار به وجود میآید و یا توسط مدیران پیشنهاد میشود تا با تحقق آنها در یک کار گروهی موفق، سازمان ضمن اطمینان از کیفیت کالایی که ارائه می‌دهد، نظرات مصرف کننده را نیز در طراحی محصول منظور نموده و رضایت آنها را جلب نماید. از این رو حلقه‌های کیفیت باید ضمن توسعه توانایی‌های فردی و آشنایی با ابزار کنترل کیفیت، خود را برای اجرای وظایف کیفی آماده کنند.
