مدیریت زمان در سازمان
مدیریت زمان فرایند برنامه‌ریزی و تمرین کنترل آگاهانه زمان جهت انجام فعالیت‌های سازمانی است که کارایی، اثربخشی و بهره‌وری را بهبود می‌بخشد. این مفهوم بسیار کلی است و برای همه امور زندگی قابل استفاده است اما در تئوری‌های مدیریت و سازمان نیز کاربرد دارد.
وجود مشغله‌‌های فراوان اداری، کنترل خط تولید، تیم فروش و تبلیغات از جمله دلایل بی‌نظمی و آشفتگی در سازمان است. مدیران موفق تلاش می‌کنند با استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت زمان در سازمان، از فشارکاری وارد بر مجموعه بکاهند. چنین سیستم‌هایی کمک می‌کند تا عوامل بی‌نظمی و اتلاف وقت در سازمان شناسایی و با رفع آن بهره‌وری سازمانی افزایش یابد. بنابراین وجود چنین سیستمی در یک سازمان اهمیت بسیاری دارد.
مدیریت زمان شامل مجموعه‌ای از مهارت‌ها برای کنترل کردن و استفاده بهتر از زمان است. سازمان‌هایی که زمان خود را به نحو بهتری مدیریت می‌کنند به سطح‌های بالاتری از بهره‌وری دست می‌یابند. در اتخاذ و اجرای تصمیمات خود، دارای سرعت عمل بوده و از تکرار کارها جلوگیری می‌کنند و در نهایت می‌تواند منجر به کاهش تمام هزینه‌های مالی و غیر مالی گردد. در این نوشتار ضمن تبیین مفهوم و اهمیت مدیریت زمان در سازمان‌ها به تشریح مفاهیم و اصول مدیریت زمان پرداخته و فنون و ابزاری را برای مدیریت زمان در محیط زندگی و کار ارائه می‌کنیم.
مدیریت زمان در سازمان‌ها
مدیریت زمان Time management را می‌توان اداره کردن کارهای روزانه با هدف استفاده مفیدتر از زمان جهت انجام امور مختلف دانست. به کارگیری روش‌های مؤثر مدیریت زمان تأثیر به‌سزایی در برقراری تعادل میان زندگی شخصی و حرفه‌ای دارد. نقش مدیریت زمان نه تنها در امور فردی بلکه در سازمان‌ها نیز بسیار کاربردی و ضروری است و عدم توجه به آن موجب فوت وقت و هدررفتن انرژی می‌گردد. بنابراین مدیریت زمان در سازمان‌ها به معنی اختصاص دادن بازه‌های زمانی مشخص برای انجام هر کار بر اساس اولویت‌ها و ارزش‌های سازمان تعریف می‌شود.
باید توجه داشت که در تحقق این امر علاوه بر مدیران، کارکنان نیز بسیار تأثیرگذار هستند.با توجه به این که همه‌ی سازمان‌های بزرگ از افراد زیادی تشکیل شده‌اند اجرای یک برنامه‌ی مشخص و باثبات در سازمان بسیار ضروری است و این برنامه‌ریزی تنها با مدیریت زمان محقق می‌گردد. برای سنجش این مقوله در سازمان از پرسشنامه مدیریت زمان استفاده کنید.
موفقیت چنین سازمان‌هایی در گرو موفقیت افراد سازمان است. در واقع اگر کارکنان این سازمان‌ها بتوانند از یک برنامه‌ریزی منسجم و معتبر استفاده کنند و وظایف خود را در زمان تعیین شده انجام دهند به سمت موفقیت پیش‌روی می‌کنند. در غیر این صورت میزان بازدهی سازمان‌ها کاهش پیدا کرده و گاهی حتی با شکست و ضررهای جبران ناپذیری روبه‌رو خواهند شد. به همین دلیل تعیین یک چارچوب زمانی از مهم‌ترین اصولی است که هر سازمان برای بقای خود به آن نیاز دارد.
نقش مدیریت زمان در موفقیت سازمان ها
افزایش‌بازدهی سازمان
مدیریت زمان و اولویت‌بندی وظایف باعث می‌شود که کارکنان سازمان با تمرکز بیشتری نسبت به انجام وظایف خود اقدام کنند. در واقع تعیین زمان‌بندی پروژه‌ها، افراد را ملزم می‌کند تا در وقت معین به امور مربوطه بپردازند. این امر سبب افزایش بازدهی سازمان شده و اعتبار آن را بیشتر می‌کند.
ایجاد انگیزه در کارکنان
یکی دیگر از علل اهمیت مدیریت زمان در سازمان‌ها، ایجاد شادمانی در محیط کار و نشاط کارکنان می‌باشد. برای این منظور بهتر است مدیران، کارکنان خود را پس از اتمام هدفی مشخص طبق برنامه مشخص و در زمان تعیین شده، تشویق کنند. این امر سبب افزایش انگیزه در کارکنان شده و آن‌ها را به وقت‌شناسی و تلاش بیشتر ترغیب می‌کند.
تقویت عملکرد کارکنان
به کمک مدیریت زمان می‌توان عملکرد کارکنان یک سازمان را تقویت کرد. هرچه مدیریت زمان در سازمان از اهمیت بیشتری برخوردار باشد کارکنان می‌توانند برنامه‌ریزی دقیق و کامل‌تری برای انجام وظایف خود داشته باشند. این امر باعث می‌شود که مدیران سازمان نیز با خاطری آسوده اهداف بلندمدت را برای سازمان تعیین کنند و نسبت به آن برنامه‌ریزی دقیق‌تری داشته باشند.
نظارت بر عملکرد کارکنان
مدیریت زمان این امکان را در اختیار کارفرما قرار می‌دهد تا بتواند به آسانی و در هر لحظه از عملکرد کارکنان خود مطلع شود. اختصاص زمان‌های مشخص برای استراحت، کار و… مانع سوءاستفاده افراد از زمان تحت اختیارشان خواهد شد.
نظم‌بخشی به فعالیت‌ها
مدیریت زمان یک تکنیک مؤثر برای انجام به موقع کارها محسوب می‌شود و به افراد کمک می‌کند تا وظایف خود را در زمان مقرر انجام دهند. انجام فعالیت‌ها در زمان تعیین شده علاوه بر رضایت‌مندی درونی کارکنان سبب افزایش بهره‌وری سازمان نیز می‌گردد و رضایت‌مندی مدیران را نیز در بر دارد.
خلاصه و نتیجه‌گیری
با توجه به افزایش رقابت‌های موجود در جامعه امروز، توجه به نقش مدیریت زمان در موفقیت سازمان‌ها، معیاری مهم و اساسی است. همان‌طور که افراد برای انجام فعالیت‌های روزانه خود نیاز به برنامه‌ریزی دارند، سازمان‌ها نیز برای تحقق اهداف خود نیازمند یک برنامه‌ی جامع و کاربردی هستند تا بازدهی بالایی داشته باشند. هرچه توجه و تمرکز یک سازمان نسبت به این برنامه‌ریزی‌ها بیشتر باشد، محقق شدن آرمان‌های آن سازمان سریع‌تر خواهد بود. بنابراین اصل مدیریت زمان جزو آن دسته از فاکتورهایی است که بسیار کمک‌کننده و ضروری است و نیاز به تمرکز زیادی دارد.
در نهایت باید گفت که یکی از ارزشمندترین داشته‌های هر انسانی وقت است که همه‌ی افراد به صورت اجتناب‌ناپذیر از آن برای پیشرفت کار و زندگی استفاده می‌کنند. پس بهتر است نقش مدیریت زمان در موفقیت سازمان‌ها را جدی بگیرید و برای جلوگیری از تلف شدن بیهوده آن، برنامه و هدف مشخصی را درنظر گرفت. مدیریت زمان این فرصت را در اختیار شما قرار می‌دهد تا علاوه بر افزایش پیشرفت شخصی در جهت تحقق بهره‌وری سازمانی نیز مؤثر باشید و در انجام امور مربوط به خود سریع‌تر عمل کنید.
تهیه و تنظیم: محبوبه برابسته
تئوری سازمان و مدیریت | ۱۸ بهمن ۰۰
