کارایی سازمانی (Organizational Efficiency) به توانایی سازمان در استفاده بهینه از منابع برای دستیابی به اهداف و نتایج مورد انتظار اشاره دارد. این مفهوم بر کاهش اتلاف منابع، بهبود فرایندها، افزایش بهرهوری و تحقق اهداف با کمترین هزینه و زمان ممکن تاکید دارد و یکی از شاخصهای مهم ارزیابی عملکرد سازمان محسوب میشود. نظر به اهمیت موضوع در این مقاله، کارایی سازمانی مفهومسازی و عوامل موثر بر ارتقای آن بررسی خواهد شد.
مبانی نظری کارایی سازمانی
این مفهوم یکی از اولین مفاهیم تئوریهای مدیریت میباشد و کانون توجه مدیریت علمی میباشد. کارسنجی و زمان سنجی نیز با هدف افزایش کارایی سازمانی مطرح شدند. شاید بتوان گفت دستیابی به کارایی بیشتر بستر اصلی شکلگیری اصول مدیریت میباشد. از جمله مفاهیم جدید در این زمینه نیز میتوان به تحلیل پوششی دادهها اشاره کرد.
کارایی بیشتر در سه حوزه مهندسی، مدیریت و اقتصاد مطرح است. این اصطلاح ابتدا در حوزه علم فیزیک و ترمودینامیک مطرح شد و بعدها وارد سایر زمینهها شد. کارایی در حوزه علم فیزیک، در سیستمهای مکانیکی و بسته محاسبه میشود. در حوزه علم مدیریت از تقسیم نهادهها شامل سرمایه فیزیکی و سرمایه انسانی بر ستادهها محاسبه میشود.
از آنجا که کارایی افراد با توجه به تشویقها و تنبیهها، ممکن است از توان افراد بیشتر یا کمتر شود، مقدار محاسبه شده برای آن محدود به مرز واحد نمی شود. به عبارت دیگر میتوان گفت که کارایی، بهینگی استفاده از منابع در راستای تامین اهداف کارکردی است.
تعریف کارایی سازمانی
کارایی (Efficiency) در مفهوم عام آن به معنای درجه و کیفیت رسیدن به مجموعه اهداف مطلوب است. اما در مفهوم علمی، کارایی یک واحد عبارت از مقایسۀ ورودیها و خروجیهای آن با یکدیگر است. در سادهترین حالت که یک ورودی را مصرف کرده و یک خروجی را میدهد، کارایی به صورت خارج قسمت خروجی بر ورودی تعریف میشود.
اغلب، به خاطر پیچیدگی واحدهای تصمیمگیری و اینکه واحدهای یک سازمان اهداف متعددی را دنبال میکنند، در نظر گرفتن چندین ورودی و خروجی اجتنابناپذیر است. در چنین وضعیتی، کارایی را میتوان به صورت حاصل تقسیم ترکیبی وزنی از خروجیها بر ترکیب وزنی از ورودیها تعریف کرد.
کارایی سازمانی توانایی انجام فعالیتها و اهداف سازمانی با کمترین میزان زمان، هزینه و منابع تعریف میشود. چنانچه کارایی با اثربخشی سازمانی همراه شود بهرهوری سازمانی محقق میشود.
کارایی بیانگر نسبت کارایی مشاهده شده یک واحد به کارایی در مقیاس بهینه میباشد. کارایی مقیاسی به دنبال تولید در مقیاس بهینه میباشد. به عبارت دیگر، کارایی مقیاسی عبارت است از، کارکردن در اندازه مقیاسی که برای آن ترکیب از نهادهها و ستادهها به شرط حصول کارایی فنی، متوسط بهرهوری یعنی نسبت کل ستادهها به کل نهادهها ماکزیمم میشود.
انواع کارایی سازمانی
شرکتهای تولیدی و خدماتی هر دو از اصول مرتبط با افزایش کارایی سازمانی استفاده میکنند. این اصول نقشی مهم در عملکرد مالی شرکت ایفا میکنند و تأثیرات عمیقی بر رفتار بخشهای مختلف شرکت دارد. برای برآورد کارایی در کنار محاسبه فیزیکی دادهها و ستادهها، ارزش ریالی آن نیز منظور میشود. بر این اساس در حوزه علم اقتصاد سه نوع کارایی قابل محاسبه است:
- کارایی فنی
- کارایی تخصیصی
- کارایی اقتصادی
انواع کارایی سازمانی
کارایی فنی: اکثر مطالعاتی که قبل از دهه ۵۰ میلادی انجام شده است بر مبنای این نوع کارایی شکل گرفته است. عبارت است از حداکثر میزان تولید ممکن که میتوان از مقدار مشخصی از عوامل تولید به دست آورد و کارایی فنی تنها به استفاده از تمامی ظرفیت منابع تأکید دارد و شرط کارا بودن یک بنگاه را در عدم اتلاف منابع و استفاده از تمامی منابع میداند.
کارایی تخصیصی: کارایی تخصیصی از دیدگاه فارل، نمایانگر میزان توانایی واحد تولیدی در تخصیص بهینه منابع بین محصولات مختلف بر اساس ارزش تولید نهایی منابع و قیمت محصولات است. کارایی تخصیصی نتیجه به کار گرفتن نهادهها به نسبت مناسب است که موجب میشود هزینه تولید به حداقل میزان ممکن برسد. به کارایی تخصیص، کارایی قیمت نیز گفته میشود.
کارایی اقتصادی: این نوع کارایی از ترکیب کارایی فنی و کارایی تخصیصی به دست میآید. از آن به کارایی کل نیز تعبیر میشود و برابر است با: کارایی تخصیصی×کارایی فنی. همان طور که بیان شد، برای سطح معینی از تولید، کارایی فنی، بنگاه را به طرف حداقل نهاده ممکن و کارایی تخصیصی به طرف حداقل هزینه ممکن سوق میدهد. کارایی اقتصادی ترکیب حداقل نهاده و حداقل هزینه را با هم لحاظ میکند.
کارایی مطلق و کارایی نسبی
در کارایی مطلق، کارایی یک واحد با توجه به استانداردهای موجود سنجیده میشود. بطوریکه از نسبت خروجی واحد به خروجی استاندارد به عنوان نسبت کارایی استاندارد استفاده میشود. بنابراین هرچه خروجی واحد مورد نظر به خروجی استاندارد نزدیکتر باشد، کارایی آن واحد بالاتر خواهد بود. اما ارزیابی کارایی با توجه به استانداردها دارای معایبی همچون عدم تطابق استاندارد با محیط سازمانی، قابل دستیابی نبودن استاندارد و دیگر مشکلات است.
در کارایی نسبی، کارایی یک واحد با توجه به کارایی واحدهای مشابه و همگن با آن سنجیده میشود. بطوریکه در بین واحدهای مشابه یک یا چند واحد به عنوان واحدهای کارا معرفی میشود. کارایی بقیه واحدها به عنوان ضریبی از کارایی آن واحد کارا معرفی میشود. در این روش از هیچ استاندارد خارجی استفاده نشده است. معیارهای کارایی یا همان استانداردها از بین واحدهای موجود برگزیده میشود.
دانلود پاوپوینت کارایی سازمانی در ۲۵ اسلاید قابل ویرایش فارسی
مقایسه کارایی، اثربخشی و بهرهوری
این سه مفهوم از مهمترین شاخصهای عملکرد سازمانی هستند، اما هر یک بر جنبه متفاوتی از عملکرد سازمان تمرکز دارند.
کارایی به استفاده صحیح و اقتصادی از منابع اشاره دارد. سازمان کارا فعالیتها را با کمترین هزینه، زمان، انرژی و نیروی انسانی انجام میدهد. در اینجا تمرکز بر «درست انجام دادن کارها» است.
اثربخشی نشان میدهد سازمان تا چه اندازه به اهداف تعیینشده دست یافته است. در این مفهوم، تحقق نتایج اهمیت دارد؛ حتی اگر منابع زیادی مصرف شده باشد. اثربخشی به «انجام دادن کارهای درست» مربوط میشود.بهرهوری مفهومی جامعتر است و رابطه میان ستاندهها و نهادهها را نشان میدهد. سازمان بهرهور نهتنها به اهداف خود دست مییابد، بلکه این کار را با استفاده بهینه از منابع انجام میدهد. بنابراین بهرهوری حاصل تلفیق کارایی و اثربخشی است.
مثال ساده) فرض کنید سه مدیر مسئول تولید ۱۰۰۰ واحد محصول هستند:
مدیر اول ۱۰۰۰ واحد محصول تولید میکند اما با هزینه و زمان بسیار زیاد؛ اثربخش است ولی کارا نیست.
مدیر دوم با کمترین هزینه ۵۰۰ واحد محصول تولید میکند؛ کاراست ولی اثربخش نیست.
در نهایت مدیر سوم ۱۰۰۰ واحد محصول را با حداقل هزینه و زمان تولید میکند؛ هم کاراست، هم اثربخش و در نتیجه بهرهور است.
به همین دلیل در ادبیات مدیریت گفته میشود: کارایی یعنی درست انجام دادن کارها، اثربخشی یعنی انجام دادن کارهای درست و بهرهوری یعنی انجام درستِ کارهای درست.
سخن پایانی
کارایی، یک مفهوم اساسی در استفاده کارا و مؤثر از منابع سازمانی است. همچنین به عنوان یک فاکتور مهم در ایجاد مزیت رقابتی نیز مورد توجه است. ارزیابی کارایی شرکت علاوه بر آگاهی دادن به ذی نفعان، باعث افزایش رقابت، پویایی صنعت و توسعه پایدار و متوازن جامعه میشود. از سوی دیگر ارزیابی و سنجش کارآیی یکی از دغدغههای شرکتهای مختلف بوده است. از این رو روشها و روشهای متعددی در طول سالیان متمادی برای انجام این مهم مطرح و مورد استفاده قرار گرفته است. کارایی شرکتها نقش ممتازی در موفقیت بنگاهها دارد. برای موفقیت در صنت باید شاخصهای مربوط به ایجاد کارایی در شرکتهای مورد مطالعه قرار گیرند. اکنون با تغییرات بنیادین در اقتصاد دنیا، شرکتهای مختلف نیز دچار تغییرات اساسی شدهاند.
نگارنده: پشتیبانی پارسمدیر | 
