اثربخشی سازمانی (Organizational effectiveness) به میزان دستیابی سازمان به اهداف از پیش تعیینشده با استفاده بهینه از منابع و هماهنگی میان ساختار، فرایندها و نیروی انسانی اشاره دارد. سازمانهای اثربخش توانایی بالاتری در بقا، رقابتپذیری، پاسخگویی به تغییرات محیطی و ارتقای عملکرد فردی و جمعی کارکنان دارند. در این مقاله، ضمن تبیین مفهوم و ابعاد اثربخشی سازمانی، عوامل مؤثر بر آن مورد بررسی قرار خواهد گرفت.
تعریف اثربخشی سازمانی
اثربخشی سازمانی را به عنوان میزان یا حدی که یک سازمان اهداف بلندمدت و کوتاهمدت خود را تحقق بخشیده و همچنین حدی که توانسته است ذینفعان استراتژیک خود را شناخته و خواستههایشان را برآورده کند تعریف میکنند. توانایی مدیر برای داشتن موقعیت ممتاز در مذاکرات با محیط خود برای کسب منابع کمیاب و با ارزش. در این تعریف برای اثربخش بودن به رقابت در کسب منابع با ارزش و مذاکره با محیط اشاره دارد [کتاب تئوری سازمان رابینز].
اثربخشی سازمانی عبارت است از درجه یا میزانی که سازمان به هدفهای موردنظر خود نایل میآید. اثربخشی مفهومی کلی دارد و به صورت ضمنی دربر گیرنده تعدادی از متغیرهاست. هنگام تعیین اثربخشی سازمان، حدود یا میزانی که هدفهای چندگانه تأمین شدهاند، سنجیده و مورد قضاوت قرار میگیرد ریچارد دفت
این مفهوم در قالب مدلهای روابط انسانی، سیستم باز، هدف عقلایی و فرایند داخلی، نیز تعریف شده است. از دید مدل روابط انسانی با ابعاد انعطاف و کانون توجه داخلی، سازمان با ابزار انسجام و روحیه در پی هدف رشد منابع انسانی است.
در نظریه سیستمی با ابعاد انعطاف و کانون توجه خارجی، سازمان با ابزار انعطاف و آمادگی به دنبال اهداف رشد و کسب منابع است. مدل عقلایی با ابعاد کنترل و کانون توجه خارجی، سازمان با ابزار برنامهریزی و هدفگذاری به دنبال اهداف بهرهوری و کارایی است. در مدل فرایند داخلی با ابعاد کنترل و کانون توجه داخلی، سازمان با ابزار مدیریت اطلاعات و ارتباطات در پی اهداف ثبات و کنترل میباشد.
مقایسه کارایی و اثربخشی
کارایی و اثربخشی دو مفهوم اساسی در مدیریت و بهرهوری سازمانی هستند که هر یک به جنبه متفاوتی از عملکرد سازمان اشاره دارند:
کارایی به معنای انجام کارها با حداقل مصرف منابع مانند زمان، هزینه و نیروی انسانی است، در حالی که اثربخشی به میزان دستیابی سازمان به اهداف تعیینشده مربوط میشود. به بیان ساده، کارایی بر «انجام درست کارها» و اثربخشی بر «انجام کارهای درست» تأکید دارد و ترکیب این دو منجر به افزایش بهرهوری میشود.
مقایسه کارایی و اثربخشی
در نظریههای اولیه مدیریت کلاسیک، بهویژه در دیدگاه مدیریت علمی و فردریک تیلور، تمرکز اصلی بر افزایش کارایی از طریق زمانسنجی، مطالعه حرکات کاری و استانداردسازی فعالیتها بود. هدف این رویکرد کاهش اتلاف منابع و افزایش سرعت و دقت در انجام وظایف بود. با گذشت زمان و پیچیدهتر شدن سازمانها، مشخص شد که صرفاً افزایش کارایی نمیتواند موفقیت سازمان را تضمین کند. به همین دلیل، توجه پژوهشگران و مدیران به سمت اثربخشی و تحقق اهداف سازمانی معطوف شد.
در این مرحله، علاوه بر بهینهسازی فرایندها، عواملی مانند رضایت کارکنان، کیفیت تصمیمگیری و هماهنگی بین واحدهای سازمانی نیز مورد توجه قرار گرفت. در نتیجه، رویکردهای نوین مدیریت تلاش کردند میان کارایی و اثربخشی تعادل ایجاد کنند. این تعادل زمینهساز ارتقای بهرهوری سازمانی شد، زیرا سازمان زمانی بهرهور محسوب میشود که هم منابع را به شکل بهینه مصرف کند و هم به اهداف مورد نظر دست یابد.
سطوح اثربخشی سازمانی
اثربخشی فردی
اساسیترین سطح اثربخشی فردی است. اثربخشی فردی بر عملکرد وظیفهای کارمند یا اعضای خاص یک سازمان تاًکید میکند مدیران بهطور روزانه اثربخشی فردی را از طریق فرایندهای ارزیابی عملکرد که مبنایی برای افزایش حقوق، ترفیعات و سایر پاداشهای قابل دسترسی در سازمان هستند، ارزیابی میکنند. کارمندان اغلب در گروهها کار میکنند و این دیدگاه دیگری در زمینه اثربخشی ایجاد میکند. بهرهوری نیروی انسانی در این سطح تحلیل میشود.
اثربخشی گروهی
دیدگاه دیگر اثربخشی گروهی است. اثربخشی گروهی مشارکت تمام اعضای سازمان است. گروه اثربخش، گروهی است که سطوح عالی عملکرد کاری و حفظ و نگهداری نیروی انسانی را طی زمان کسب کند. یک گروه اثربخش، از جنبه عملکرد کاری به هدفهای عملکردی خود در کوتاهترین زمان ممکن دست مییابد و نتایج کاری عالی ارائه میدهد. در بعد حفظ و نگهداری منابع انسانی، گروه اثربخش آن است که اعضای آن به اندازه کافی از کارهای خود و روابط میان فردی رضایت داشته باشند و در نتیجه به طور مستمر با یکدیگر خوب کار کنند.
اثربخشی سازمان
سومین دیدگاه اثربخشی سازمان است. در واقع اثـربـخشی سازمانی، سومین سطح از سطوح اثـربخشی سازمان را شامل میشود که دو سطح اثربخشی فردی و گروهی را نیز در بر میگیرد و وظیفه مدیریت سازمان این است که علتهای اثربخشی فردی و گروهی را مشخص کند تا نهایتا اثربخشی سازمانی مشخص شود [کتاب مبانی سازمان رضائیان].
ابعاد اثربخشی سازمانی
ابعاد اثربخشی سازمانی (AGIL) بر اساس مدل پارسونز عبارتند از:
- سازگاری (Adaptation)
- نیل به هدف (Goal Attainment)
- انسجام (Integration)
- سلامت سازمانی (Latency)
سازگاری (Adaptation): این بعد به توانایی سازمان در جذب منابع از محیط و انعطافپذیری در برابر تغییرات بیرونی اشاره دارد؛ سازمان باید بتواند خود را با شرایط متغیر وفق داده و ابزارهای لازم برای بقا را فراهم کند.
نیل به هدف (Goal Attainment): این شاخص بر تعیین اولویتها، هدفگذاری و بسیج تمامی منابع برای دستیابی به نتایج مطلوب تمرکز دارد؛ در واقع میزان موفقیت سازمان در عملیاتی کردن مأموریتهای اصلیاش را میسنجد.
انسجام (Integration): انسجام به معنای هماهنگی، همبستگی و ایجاد وحدت میان اجزا و واحدهای مختلف سازمان است؛ این بعد تلاش میکند با تقویت وفاداری و همکاری، تضادهای درونی را به حداقل رسانده و کل سیستم را یکپارچه نگاه دارد.
سلامت سازمانی یا حفظ الگو (Latency): این بعد بر نگهداری ارزشهای بنیادی، فرهنگ سازمانی و مدیریت تنشها تأکید دارد؛ سلامت سازمانی تضمین میکند که الگوهای رفتاری مثبت و انگیزههای کارکنان در بلندمدت حفظ شده و ثبات درونی سازمان پایدار بماند.
سخن پایانی
اثربخشی یک مفهوم کلی دارد که به صورت ضمنی دربرگیرنده تعداد زیادی متغیر است. این مفهوم از دیرباز در تئوریهای مدیریت مطرح بوده است. هنگام تعیین اثربخشی سازمانی، باید میزان اثربخشی بازاریابی نیز در نظر گرفته شود. اثربخشی براساس درجه کسب هدف تعریف شده است. یک سازمان زمانی اثربخش بوده که نتایج قابل مشاهده فعالیتهای آن با اهداف سازمانی برابر بوده یا از آن بیشتر باشد. اثربخشی سازمانی عبارت از میزانی است که یک سازمان با استفاده از منابع خاص و بدون هدر دادن منابع خود و بدون فرسوده کردن غیرضروری اعضا و جامعه خود، اهدافش را برآورده میکند. در واقع این مفهوم، درجه نزدیکی یک سازمان به هدف هایش را نشان میدهد. اثـربخشی سازمان تا حدود زیادی به عملکرد مدیران بستگی دارد.
نگارنده: پشتیبانی پارسمدیر | 
