هماهنگی سازمانی (Coordination) فرایندی است که طی آن همه بخشهای تشکیل دهنده یک کل برای کسب هدف مشترک ترکیب میشوند. این مفهوم یکی از چهار اصل سنتی تئوریهای مدیریت در کنار برنامهریزی، سازماندهی و کنترل میباشد. در ادبیات مدیریت کلاسیک بعد از سازماندهی و طراحی ساختار باید هماهنگی واحدها پرداخته شود. در این مقاله کوشش بر آن است تا هماهنگی سازمانی مفهومسازی و تعریف شود.
مبانی نظری هماهنگی سازمانی
هماهنگی سازمانی یکی از مفاهیم بنیادین و کلاسیک در تئوری سازمان و مدیریت است که به همسوسازی فعالیتها، منابع و واحدهای مختلف سازمان برای دستیابی به اهداف مشترک اشاره دارد. بسیاری از نظریهپردازان مدیریت، هماهنگی را فراتر از سایر وظایف مدیریتی دانستهاند؛ زیرا اثربخشی فعالیتهایی مانند برنامهریزی، سازماندهی، کارگزینی و هدایت به وجود هماهنگی وابسته است.
«مونی» و «رایلی» هماهنگی را مهمترین اصل سازماندهی معرفی کرده و سایر اصول را در راستای تحقق آن دانستهاند. پس از تقسیم کار و تخصصی شدن فعالیتها، سازمانها برای حفظ انسجام و جلوگیری از پراکندگی عملکردها به سازوکارهای هماهنگی نیاز دارند.
افزایش رسمیت، استانداردسازی فعالیتها، تعیین رویههای کاری، طراحی مناسب واحدهای سازمانی و تعریف روشن اختیارات از مهمترین ابزارهای ایجاد هماهنگی به شمار میروند. همچنین راهبرد سازمان، شرایط محیطی و ویژگیهای ساختاری بر شیوه هماهنگی میان واحدها و کارکنان تاثیر میگذارند. از دیدگاه اقتضایی، هیچ الگوی واحدی برای هماهنگی وجود ندارد و نوع سازوکارهای هماهنگی باید متناسب با شرایط سازمان انتخاب شود.
تعریف هماهنگی سازمانی
هماهنگی سازمانی با مجموعهای از سازوکارهای ساختاری و رفتاری تحقق مییابد که برای مرتب ساختن اجزای سازمان با یکدیگر به کار میروندو نیز اهداف سازمانی را تهسیل میکنند. هماهنگی عبارت است از فرایند همسو نمودن همه قسمتهای سازمان به گونهای که تصمیمات، وظایف، فعالیتها و تخصص همه کارکنان و گروهها برای نایل آمدن به اهداف از قبل تعیین شده در حداکثر مطلوبیت ممکن ترکیب و همسو گردد.
هنری فایول مسئله هماهنگی را به عنوان عمل همسو نمودن همه فعالیتهای یک موسسه برای نایل شدن به موفقیت و اهداف مورد نظر سازمان تلقی مینماید. وی معتقد است سازما نی که دارای ویژگیهای زیر باشد،عملیات هماهنگی را به نحو مطلوبی دنبال میکند:
- هر واحد و زیر شاخههای مربوط به آن با سایر بخشهای سازمان هماهنگ باشد.
- هر واحد و زیرشاخههای مربوط به آن به طور مشخص میداند که چه وظیفهای برایش در نظر گرفته شده است.
- هـر واحد برای رسیدن به کیفیت مورد نظر، برنامه و کارهایی را که باید انجام دهد خود به خود تنظیم و تعدیل مینماید.
هیمن و اسکات هماهنگی را چنین تعریف کرده اند:
فرایند آگاهانه همسونمودن و تطبیق دادن فعالیتهای مختلف سازمان به طوری که تخصصهای گوناگون ضمن هماهنگی سازمان را در کمال بخشیدن و نیل به هدفهای مورد نظرش یاری میدهند. هماهنگی از مهمترین وظایف مدیریت است به طوری که گفته اند مدیریت یعنی هماهنگی.
اصول ایجاد هماهنگی
برای ایجاد هماهنگی سازمانی سه اصل مد نظر قرار میگیرد که عبارتند از : اصل وحدت فرماندهی، اصل ایجاد هماهنگی و اصل حیطه نظارت
اصل وحدت فرماندهی
بر اساس این اصل هر کارمند فقط باید در برابر یک مدیر پاسخگو باشد. افراد باید بدانند که به چه کسی گزارش میدهند و مدیران نیز باید بدانند که در برابر چه کسی مسئول و پاسخگو هستند ضمن اینکه باید کاملا روشن باشد که چه کسانی تصمیم میگیرند و چه کسانی باید اجرا کنند.
اصل خط فرمان
خط فرماندهی یا مسیر صدور دستور از مقامات عالی سازمان شروع میشود و تا کارکنان سطح عملیاتی امتداد مییابد. وحدت مدیریت فقط هنگامی امکانپذیر است که همه ارتباطات رسمی از طریق خط فرمان برقرار گردند. البته گاهی خط فرمان بیش از حد طولانی میشود و موجب کندی ارتباطات و تصمیمگیریها میشود. در چنین مواردی برای افزایش سرعت به جای خط فرمان از شورای هماهنگی استفاده میشود.
اصل حیطه نظارت
تعداد کارکنانی که به طور مستقیم به یک مدیر گزارش میدهند نباید زیاد باشد. بر اساس مطالعات انجام شده، افراد تحت نظارت مدیران عالی نباید بیش از هفت نفر باشند تا مدیران مذکور بتوانند کارهای آنان را هماهنگ سازند. هر چه حیطه نظارت مدیر محدودتر باشد ارتفاع سلسلهمراتب سازمانی افزایش مییابد و در نتیجه سطح هزینههای نظارت مستقیم مدیریت بالا میرود زیرا به دلیل افزایش تعداد مدیران، به هزینههای پرداخت فوق العاده مدیریت و فوق العاده مسئوولیت سرپرستی افزوده میشود.
انواع هماهنگی سازمانی
هماهنگی سازمانی ممکن است به طریق عمودی یا افقی و یا مورب تمیز داده شود. هر نوع هماهنگی مکانیزم و مشکلات ویژه خود را دارد.
- هماهنگی عمودی
- هماهنگی افقی
- هماهنگی مورب
هماهنگی عمودی: به هماهنگی میان فعالیتهای یک مدیر و زیر دستانش اشاره دارد که بر اسا س خطمشیها، قوانین، رویهها و روشها تلاش در جهت کسب اهداف دارند.
هماهنگی افقی: به هماهنگی میان هم ردیفان عملیاتی که در یک سطح و یا میان واحدهای متنوع سازمان مشغول به انجام کار باشند، برمی گردد. همچنین به قسمت بالای سازمان ارتباط دارد که این خود یک مشکل هماهنگی افقی است. این نوع هماهنگی میان واحدهای مختلف مثل تولید، بازاریابی و کنترل کیفیت وجه دیگری از هماهنگی افقی تلقی میشود.
هماهنگی مورب: در سازمانهایی ظاهر میشود که دارای واحدهای خدماتی تمرکز یافتهای مانند “سیستم اطلاعاتی متمرکز ” هستند و کارکنان در سطوح مختلف سازمان مجوز مستقیم برای ارائه خدمات مشابه در میان فرامین متغیر به دست میآورند. قوانینی نظیر (اولین وارده، اولین خدمت و سرویس را دریافت نماید)، میتواند به عنوان هماهنگی مورب مطرح باشد.
رویکرد اقتضایی به هماهنگی و سازماندهی
مدیران معمولا تمایل دارند که سازمان خود را به بهترین نحو ممکن سازماندهی کنند و هماهنگ سازند. برای نیل به این مقصود تلاش میشود تا سبکها و شیوههای مطلوب سازماندهی و هماهنگی ابداع گردند و به کار گرفته شوند. در یک تقسیم بندی سه سبک ذیل به عنوان سبکهای کلی سازماندهی و ایجاد هماهنگی مطرح شده اند :
- سبک بوروکراتیک محافظه کار
- سبک مشارکتی لیبرال مآب
- سبک میانه رو
در سبک بوروکراتیک محافظه کار که مورد حمایت نظریه پردازان کلاسیک و مدافعان بوروکراسی بود بر مستند سازی، تخصص گرایی و استاندارد سازی رویهها تاکید میشد. از ساختاری با سلسلهمراتب زیاد و هرم مرتفع، حیطه نظارت محدود، تمرکز زیاد و هماهنگ کنندههای رسمی استفاده میگردید.
در سبک مشارکتی لیبرال ماب ضمن ادعای کشف انگیزانندههای انسان و انتقاد از سبک بوروکراتیک محافظه کار بر کاهش تخصص گرایی، رسمیت کم و طراحی سازمان بر مبنای هدف و حذف مقررات و رویههای استاندارد تاکید میشد و از سلسلهمراتب تخت، حیطه نظارت گسترده، تصمیمگیری غیر متمرکزو هماهنگ کنندههای غیر رسمی و گروهی استفاده میگردید.
در سبک میانه رو که بیش از دو سبک قبلی مورد استفاده قرار میگردد گاهی از ویژگیهای سبک لیبرال مآب و گاهی از ویژگیهای سبک محافظه کار استفاده میشود و معمولا مدیران بخشی از خصوصیات این دو سبک را انتخاب میکنند و به کار میگیرند. هر چند این سبک مناسبتر از سبکهای قبلی به نظر میرسد ولی معین نمی کند که چه موقع باید از سبک لیبرال مآب و چه موقع از سبک محافظه کار استفاده کرد.
سخن پایانی
در پایان باید گفت هماهنگی سازمانی شرط ضروری موفقیت هر سازمان در دستیابی به اهداف خود است. با گسترش اندازه و پیچیدگی سازمانها، نیاز به ایجاد ارتباط منطقی میان واحدها، کارکنان و فرایندهای کاری افزایش مییابد. نبود هماهنگی میتواند به تداخل وظایف، اتلاف منابع، تاخیر در انجام فعالیتها و کاهش اثربخشی سازمان منجر شود. از اینرو، مدیران باید با بهرهگیری از سازوکارهای مناسب ساختاری، ارتباطی و مدیریتی، زمینه وحدت عمل و همافزایی میان اجزای سازمان را فراهم سازند.
نگارنده: پشتیبانی پارسمدیر | 
