برنامهریزی سازمان (Organizational Planning) فرایند پیوسته تدوین برنامههای منظم و مبتنی بر دانش برای آینده است. برنامهریزی نخستین وظیفه مدیران براساس تئوریهای مدیریت کلاسیک است. در مقاله حاضر شما با این فرآیند و اصول و مبانی برنامهریزی آشنا خواهید شد.
تعریف برنامهریزی سازمان
برنامهریزی سازمانی فرایندی مدیریتی است که طی آن اهداف سازمان تعیین شده و مسیرها، اقدامات و منابع لازم برای دستیابی به این اهداف مشخص میشود. برنامهریزی سازماندر واقع برنامهریزی فرآیند آگاهانه تصمیمگیری در مورد اهداف و فعالیتهای آینده یک فرد، گروه، واحد کاری یا سازمان است.
در متون مدیریتی گاهی دو واژه Planning و Programming را به جای یکدیگر به کار میبرند؛ در حالی که Programming به نوعی برنامهریزی جزئی تر دلالت دارد. برای برنامهریزی تعاریف متعددی ارائه شده است ؛ بطوریکه هر یک از نظریه پردازان سعی کرده اند با توجه به زمینه تخصصی خود آنرا تعریف کنند.
برنامهریزی عبارت است از تصمیمگیری در مورد اینکه چه کارهایی باید انجام گیرد به عبارت دیگر تعیین هدف و یافتن یا پیشبینی کردن راه تحقق آن. برنامهریزی عبارتست تصور و طراحی وضعیت مطلوب در آینده و یافتن و پیشبینی کردن راهها و وسایلی که رسیدن به آن را فراهم کند.
براساس تعریف فراگیر لیسا کراس: برنامهریزی یعنی ارائه طریق بر عملیات آینده که متضمن نتایج معین با هزینه مشخص و دوره زمانی معلوم است.
جایگاه برنامهریزی در وظایف مدیران
در مدیریت کلاسیک و بحث وظایف مدیران معمولاً از چهار وظیفه اصلی یاد میشود که شامل برنامهریزی، سازماندهی، رهبری و کنترل است. در این چارچوب، برنامهریزی به معنای تعیین اهداف سازمان و پیشبینی اقدامات و راهکارهای لازم برای دستیابی به این اهداف است. سایر وظایف مدیریت نیز در واقع در جهت اجرای برنامهها و تحقق اهداف تعیینشده انجام میگیرند.
در برخی از نظریههای مدیریت، این وظایف با جزئیات بیشتری بیان شدهاند. برای مثال، لوتر گولیک مجموعهای از وظایف مدیریتی را با عنوان POSDCORB مطرح میکند که شامل برنامهریزی، سازماندهی، بهکارگماردن نیروی انسانی، هدایت، هماهنگی، گزارش دادن و بودجهبندی است.
برخی دیگر از اندیشمندان مدیریت نیز وظایف مدیریت را به شکل سادهتری بیان کردهاند. برای نمونه، برچ در کتاب معروف خود «اصول و تجربه مدیریت» مدیریت را در چهار عنصر اصلی خلاصه میکند که عبارتاند از برنامهریزی، کنترل، هماهنگی و ایجاد انگیزه.
از سوی دیگر، هنری فایول در مکتب اصول مدیریت خود وظایف مدیریت را در قالب چند فعالیت اساسی معرفی میکند که شامل برنامهریزی، سازماندهی، هدایت، هماهنگی و کنترل است. در این نظریه نیز برنامهریزی به عنوان نخستین گام مدیریت شناخته میشود و نقش تعیینکنندهای در جهتدهی فعالیتهای سازمانی و تحقق اهداف سازمان دارد. بنابراین، در اغلب نظریههای مدیریت، برنامهریزی به عنوان مهمترین و بنیادیترین وظیفه مدیریت مطرح شده است.
اهمیت و ضرورت برنامهریزی سازمان
همانگونه که عنوان شد در میان همه وظایف مدیریت برنامهریزی از اساسیترین آنهاست که مانند پلی زمان حال را به آینده مرتبط میسازد. به عبارت دیگر برنامهریزی میان جایی که هستیم با جایی که میخواهیم به آن برویم پلی میسازد و موجب میشود تا آنچه را که در غیر آن حالت شکل نمیگیرد، پدید آید.
از آنجایی که همه سازمانها به دنبال آنند که منابع محدود خود را برای رفع نیازهای متنوع و رو به افزایش خود صرف کنند. پوپایی محیط و وجود تلاطم در آن، و عدم اطمینان ناشی از تغییرات محیطی بر ضرورت انکار ناپذیر برنامهریزی میافزاید.
پیتر دراکر معتقد است که میان موثر بودن (انجام کارهای درست) و کارآیی (درست انجام دادن کارها) تفاوت است. این دو در مراحل انتخاب هدفها و آنگاه در چگونگی کسب آنها توأم میباشد.
با توجه به اینکه هماهنگی بیش از آنکه یک وظیفه باشد، هدف مدیریت محسوب میگردد. میتوان وظایف اصلی مدیریت را در پنج عامل برنامهریزی، سازماندهی، تأمین نیروی انسانی، هدایت و کنترل خلاصه کرد. آنچه مسلم است، برنامهریزی بر سایر وظایف مدیریت اولویت داشته و مقدم بر آن است. البته همه وظایف مدیریت باهم مرتبط هستند ولی در میان آنها برنامهریزی از اهمیت و اولویت خاصی برخوردار است. در واقع برنامهریزی وظیفه اساسی و شالوده مدیریت است.
هدف از برنامهریزی
مدیر یا مدیران برنامهریزی، برنامهریزی را با یک تحلیل موقعیتی آغاز مینمایند و در چارچوب محدودیت زمانی و منابع، اطلاعات مرتبط با مسئله مورد برنامهریزی را گردآوری و تفسیر مینمایند؛ سپس با تأکید برخلاقیت، مدیران و کارکنان را تشویق کرده تا بر پایه نگرشی وسیع به امورشان بیندیشند. سازماندهی به فعالیتها لازمه موفقیت در دستیابی به اهداف برنامهها است و نظارت بر نتایج از طریق بازخورد ضامن بهبود اثربخش برنامهها میباشد.
- افزایش احتمال رسیدن به هدف، از طریق تنظیم فعالیتها
- افزایش منفعت اقتصادی از طریق مقرون به صرفه ساختن عملیات
- متمرکز شدن بر طریق دستیابی به مقاصد و اهداف و احتراز از انحراف از مسیر
- مهیا ساختن ابزاری بر کنترل
مدیران با توجه به مزایا، مضرات و تأثیرات بالقوه هرگزینه، مناسبترین و امکان پذیرترین اهداف و طرحها را برگزیده و مدیران و کارکنان را توجیه نموده و منابع مورد نیاز را در اختیار آنان گذاشته و به انجام آن تشویق مینمایند. از آنجائیکه برنامهریزی، فرآیندی پیش رونده و تکرار شونده است، مدیران باید بطور مستمر عملکرد واحدهای تحت تکفلشان را از جهت تطابق با اهداف و برنامهها تحت نظر داشته باشند. براساس اصول کلاسیک مدیریت میتوان گفت برنامهریزی اولین وظیفه مدیران سازمان است.
انواع برنامهریزی سازمان
برنامهها برای مقاصد متنوعی تنظیم میشوند وبه فراخور هر وضعیت به گونهای متناسب با آن شکل میگیرند لذا دسته بندی ذیل را برای انواع برنامهریزی عنوان مینماییم :
برنامهریزی تخصصی
گاهی با توجه به ماهیت تخصصی برخی از وظایف مدیریت برای انجام آنها برنامهریزی میشود. این برنامهریزیها را برنامهریزی تخصصی مینامند که بر اساس وظایف مدیریت در سازمان عنوان میگردد.
الف) برنامهریزی و کنترل تولید (مدیریت تولید): عبارتست از تعیین نیازها و تأمین ابزار و تسهیلات و تربیت نیروی انسانی لازم برای تولید محصولات و کالاها با توجه به تقاضای موجود در بازار و نیازهای پیشبینی نشده جامعه.
ب) برنامهریزی نیروی انسانی : در این نوع از برنامهریزی با تعیین افراد مورد نیاز سازمان در سالهای آینده امکانات و تسهیلات مورد نیاز (انتخاب، آموزش، ترفیع، بازنشستگی و …) تخمین زده میشود. برنامهریزی نیروی انسانی با تهیه نمودار (ساختار) سازمانی آغاز میشود و مواردی نظیر تهیه نمودار جانشین و ترفیع، تدوین آیین نامه استخدامی و تنظیم برنامههای آموزشی ضمن خدمت را در بر میگیرد.
ج) برنامهریزی مالی و تنظیم بودجه : عبارتست از تعیین میزان و چگونگی منابع و همچنین تعیین میزان و چگونگی مصارف مالی به منظور تأمین هدفهای موسسه و صاحبان و کنترل کنندگان آن میباشد.
برنامهریزی عملیاتی (اجرایی)
برنامههای اجرایی برای به اجرا درآوردن تصمیمات راهبردی طرح میشوند به عبارت دیگر برنامههای اجرایی عبارتند از تصمیمات کوتاهمدت که برای بهترین استفاده از منابع موجود با توجه به تحولات محیط اتخاذ میگردند.
مراحل برنامهریزی عملیاتی عبارتند از:
- تدوین برنامههای کوتاهمدت (مانند تنظیم بودجه و زمانبندی)
- تعیین معیارهای کمی و کیفی سنجش عملکرد و ارزیابی هزینههای اجرای عملیات
- ارزیابی برنامهها و تعیین موارد انحراف عملکرد از آنها
- تجدید نظر در برنامهها و تهیه برنامههای جدید.
برنامهریزی راهبردی (استراتژیک)
برنامهریزی راهبردی در بر دارنده تصمیمگیریهایی است که راجع به اهداف راهبردی بلندمدت سازمان میباشند. دراین نوع از برنامهریزی مقاصد (مأموریتها) و هدفهای سازمان مشخص و اهداف بلندمدت به هدفهای کمی و کوتاه که آن را هدفگذاری مینامند، تجزیه میگردد. همچنین سیاستهای کلی (تدوین و تنظیم خطمشی ها) و برنامههای عملیاتی طرحریزی میگردد.
برنامهریزی راهبردی، آینده را پیشگویی نمیکند ولی یک مدیر را میتواند در موارد ذیل یاری دهد:
- فائق آمدن بر مسائل ناشی از مقتضیات آتی
- ایجاد فرصت کافی برای تصحیح خطاهای اجتناب ناپذیر
- اتخاذ تصمیمهای صحیح در زمان مناسب
- تمرکز بر انجام فعالیتهای ضروری برای رسیدن به آینده مطلوب
دیدگاههای متداول در برنامهریزی
۱- برنامهریزی از داخل به خارج و برنامهریزی از خارج به داخل
در برنامهریزی از داخل به خارج برکارهایی تمرکز میشود که سازمان در حالحاضر انجام میدهد و تلاش میشود تا آنها به بهترین صورت انجام پذیرد. برنامهریزی به این شیوه تغییرات عمدهای را در سازمان ایجاد نمیکند، ولی میتواند برای استفاده بهینه از منابع مفید و موثر باشد.برنامهریزی از داخل به خارج برای بهتر انجام شدن کارهای جاری صورت میپذیرد و هدف آن یافتن بهترین شیوه انجان کار است.
در برنامهریزی از خارج به داخل ابتدا محیط خارجی بررسی و تحلیل میشود و برای استفاده از فرصتها و به حداقل رساندن مسائل ناشی از آن برنامهریزی میگردد.برنامهریزی ازخارج به داخل هنگامی مفید است که سازمان بخواهد کاری منحصر به فرد انجام دهد و هدف این برنامهریزی یافتن فرصتهای محیطی و استفاده بهینه ازآنهاست.
۲- برنامهریزی از بالا به پایین و برنامهریزی از پایین به بالا
در برنامهریزی از بالا به پایین ابتدا مدیر مالی هدفهای کلان را تعیین میکند و این امکان را برای مدیران سطوح دیگر فراهم میآورد تا در چارچوب هدفهای کلان برنامه خود را تدوین کنند.
در برنامهریزی از پایین به بالا با تدوین برنامههایی شروع میشود که در سطوح عملیاتی شکل میگیرند؛ بدون آنکه به محدودیتهای کلی سازمان توجه شود آنگاه این برنامهها از طریق سلسلهمراتب به بالاترین سطح مدیریت ارائه میگردد.
برنامهریزی بر مبنای هدف
در این نوع از برنامهریزی مهمترین مسائل سازمان تعریف میشود و سپس با مشارکت کارکنان برای هر واحد و قسمت از یک واحد و نهایتاً برای هر فرد شاغل هدفگذاری منظمی انجام میگیرد.برنامهریزی بر مبنای هدف برای ترکیب اهداف فردی و سازمانی بکار میرود و بر این عقیده استوار است که مشارکت توأم رئیس و مرئوس در تبدیل اهداف کلی به اهداف فردی، تأثیر مثبتی بر عملکرد کارکنان دارد و تدوین پذیرش دوطرفه اهداف، تعهد قویتری را در کارکنان ایجاد میکند ؛ تا اینکه سرپرست یک جانبه هدفگذاری کرده، آنها را به زیر دستان تحمیل کند.
مراحل برنامهریزی بر اساس هدف و نتیجه عبارتند از:
- تعیین رسالت و ماموریت
- تعیین نتایج مورد انتظار
- تعریف شاخصهای ارزیابی
- تعریف هدفهای عملیاتی
- تنظیم برنامههای عملیاتی
- طراحی سیستم کنترل عملیات
برنامهریزی بر مبنای استثناء
عبارتست از تعیین هدف، تخصیص منابع و تعیین شاخصهای عملیاتی و واگذاری امور به ابتکار عمل مسئولان واحدها. مدیریت عالی سازمان، تنها هنگامی که انحرافات عملکرد واحدی از برنامه پیشبینی شده، از حد معینی تجاوز کند در امور آن واحد دخالت خواهد کرد. ابزارهای اساسی و متداول در این روش عبارتند از: بودجه هزینههای استاندارد و حسابداری مدیریت یا حسابداری مراکز مسئولیت (مراکز هزینه، درآمد، سرمایهگذاری)
برنامهریزی اضطراری عبارتست از پیشبینی و معین ساختن عکسالعملها و پاسخ مناسب به حوادث یا شرایط جدیدی که در اوضاع و احوال سارمان ممکن است اتفاق بیفتد.
در برنامهریزی اقتضایی «گزینههای گوناگون قابل اجرا» شناسایی میشوند و در صورتی که اعتبار برنامه اصلی به دلیل تغییرات محیطی، بیش از حد کاهش یابد، یکی از آن گزینهها قابل اجرا خواهند بود.
برنامهریزی مبتنی بر اندیشیدن پیش از عمل است. ولی هر چه محیط برنامهریزی نامطمئنتر باشد، احتمال نامناسب بودن مفروضات آغازین با پیشبینیها و حتی مقاصد اولیه، افزایش مییابد. در چنین محیطهایی بطور مستمر مسائل و رخداداهای غیر منتظره رخ میدهند و در نتیجه، تغییر در برنامهریزی را ضروری میسازند؛ بنابراین بهتر است که همواره در موقع برنامهریزیها، پیشبینی شود که اگر کارها آنگونه که انتظار داریم پیش نرفت، چه تغییراتی در برنامهها ایجاد شود یا کدام برنامههای جایگزین آماده شوند تا مدیر با مشکل مواجه نشود.
به عبارت دیگر هنگامی که بحرانی در نقاط پیشبینی شده بروز کند که حاکی از بی اعتباری برنامه باشد، با استفاده از برنامهریزی اقتضایی امکان اقدام سریع فراهم میآید.
گامهای برنامهریزی سازمان
با توجه به تعاریف ارائه شده از برنامهریزی باید گامهایی برداشت که پاسخگوی سوالات زیر باشد :
۱- کی ۲- چه وقت ۳- چرا ۴- کجا ۵- چه ۶- کدام ۷- چطور
بنابراین گامهای اجرایی برنامهریزی عبارتند از:
- آگاهی از فرصتها (مسائل و نیازها)
- تعیین اهداف کوتاهمدت
- تعیین مفروضات
- تعیین گزینههای مختلف
- ارزیابی گزینههای مختلف
- انتخاب یک راه
- فرمولهکردن برنامههای فرعی
- کمّی کردن برنامهها به وسیله بودجهبندی
توجه به موارد ذیل موجب اثربخشی برنامهریزی میگردد :
- برنامهریزی منطقی باید دارای مدت زمانی کافی باشد.
- همه افراد درگیر، درک صحیحی از برنامه و چگونگی اجرای آن داشته باشند.
- وجود همفکری و همکاری در امور برنامهریزی
- ایجاد شرایط مناسب برای برنامهریزی از سطوح بالای سازمان
- شروع برنامهریزی از سطوح بالای سازمان و سازمان یافته باشد.
بهطوریکه ملاحظه میشود برنامهریزی یک جریان مداوم در جهت پیشرفت فعالیّتها برای حصول هدفها و مقاصد از پیش تعیین شده است. از نتایج برنامههای اجرا شده نقاط ضعف و انحرافات و همچنین نقاط قوت و جنبههای مثبت باید به منظور رفع نقایص و بهبود عملیات در آینده استفاده نمود .
مزایا و معایب برنامهریزی سازمان
برنامهریزی در هر سازمان محاسن زیادی دارد که مهمترین آنها به شرح ذیل است:
- تحقیق اهداف سازمان
- ایجاد فرصت برای اجرای تصمیمها
- اجرای منظم طرحها و تحقق اهداف سازمان
- تطبیق رشد سریع فنآوری محیط با سازمان
- تسریع رشد اقتصادی در سطح کلان
- ابزاری برای کنترل فعالیتها
- تقویت روحیه کار گروهی
- افزایش کارآیی سازمان
با وجود محاسن زیادی که برنامهریزی دارد، محدودیتهایی را نیز به همرا دارد که عبارتند از:
- صرف هزینه و وقت
- ناسازگاری با ماهیت سازمانهای کوچک
- ایجاد محدودیتهایی در کوتاهمدت
- عدم قطعیت و ناهماهنگی با تغییرات آینده
پس باید قبل از برنامهریزی به دنبال شناخت وضعیت موجود سازمان باشیم.
دامهای مهم برنامهریزی موفق
در برنامهریزی موفق، بر سر راه مدیر عالی سازمان، دامهایی هست که اگر دقت نکند در آن گرفتار خواهد شد و منجر به شکست برنامههایش میشود عمده ترین این دامها عبارتند از :
- تفویض کردن وظیفه برنامهریزی توسط مدیر عالی به دیگران
- درگیر شدن مدیریت عالی در مسائل جاری (روزمرگی) و عدم وقت کافی برای برنامهریزی
- کوتاهی درامرتدوین و تعریف اهداف(به صورت واضح)
- کوتاهی در امر درگیر ساختن مدیران اجرایی مهم در فراگرد برنامهریزی
- عدم استفاده از برنامهها به مثابه معیار واقعی ارزیابی عملکرد مدیران
- کوتاهی در امر ایجاد و تقویت جوّ موافق و حامی برنامهریزی
- مجزا پنداشتن فراگرد برنامهریزی از سایر جنبههای فراگرد مدیریت
- استفاده از طرحها و برنامههای پیچیده و انعطاف ناپذیر مانع نوآوری سازمان
- عدم ارزیابی و بازنگری برنامههای بلندمدت رؤسای بخشها و مدیران توسط مدیریت عالی
- تمایل مدیریت عالی به اخذ تصمیمها برمبنای احساسات و بینش خود
سخن پایانی
فرایند ساماندهی اهداف و مسیر دستیابی به آنها، نخستین و بنیادیترین وظیفه مدیران است که از آغاز شکلگیری نظریههای کلاسیک مدیریت تا امروز مورد توجه بوده است. این فرایند با تکیه بر دادهها، تحلیل محیط و برآورد منابع، به مدیران امکان میدهد تا از اشتباهات جلوگیری کرده، فرصتها را شناسایی کنند و مسیر آینده سازمان را بر اساس واقعیتهای موجود ترسیم نمایند. سازمانهای دولتی معمولاً از بودجههای برنامهای برای تعیین اهداف، اقدامات و هزینهها بهره میگیرند و نوع نگرش بلندمدت یا کوتاهمدت در آنها نقش تعیینکننده دارد. این رویکرد، علاوه بر هدایت سازمان، زمینه تفکر آیندهنگر، تصمیمگیری عقلانی و استفاده بهینه از منابع محدود در محیطهای پویا و متغیر را فراهم میآورد.
نگارنده: پشتیبانی پارسمدیر | 
