کنترل سازمانی (Organizational Control) فرایندی است که بوسیله آن افراد و واحدهای سازمانی به شیوه مورد انتظار سازمان رفتار میکنند. به این ترتیب دستیابی به اهداف سازمان میسر میشود و مدیران نقش خود را به عنوان یک رهبر بهتر ایفا میکنند. در این مقاله کوشش بر آن است تا «کنترل سازمانی» بهعنوان یکی از وظایف مدیران سازمان تعریف و مفهومسازی شود.
مبانی نظری کنترل سازمانی
کنترل سازمانی یکی از مفاهیم بنیادین مدیریت کلاسیک است که از نخستین نظریههای مدیریت علمی و اداری مورد توجه قرار گرفت. هنری فایول کنترل را یکی از وظایف اصلی مدیریت در کنار برنامهریزی، سازماندهی، رهبری و هماهنگی معرفی کرد. از دیدگاه فایول، کنترل فرایندی است که از طریق آن عملکرد واقعی با اهداف، برنامهها و استانداردهای تعیینشده مقایسه میشود تا انحرافات شناسایی و اصلاح گردد.
در ادامه، ماکس وبر در نظریه بوروکراسی بر نقش قوانین، سلسلهمراتب، مقررات رسمی و نظارت اداری در کنترل سازمان تاکید کرد. براساس این رویکرد، کنترل بهعنوان سازوکاری برای ایجاد هماهنگی، کاهش بینظمی و تضمین تبعیت کارکنان از مقررات شناخته میشد.
در نظریههای کلاسیک، کنترل ابزاری برای حفظ نظم، افزایش کارایی و اطمینان از اجرای صحیح فعالیتهای سازمانی محسوب میشد. بعدها با گسترش نظریههای رفتاری و انسانی، مفهوم کنترل از شکل صرفاً رسمی و مکانیکی فاصله گرفت و ابعاد روانشناختی، فرهنگی و اجتماعی آن نیز مورد توجه قرار گرفت.
در نظریههای نوین سازمان، کنترل سازمانی تنها به نظارت مستقیم محدود نمیشود، بلکه شامل کنترل فرهنگی، کنترل مبتنی بر اطلاعات، خودکنترلی و کنترل فناورانه نیز هست. امروزه با توسعه فناوریهای دیجیتال، کلانداده و هوش مصنوعی، شیوههای کنترل سازمانی به سمت نظامهای هوشمند، دادهمحور و لحظهای حرکت کردهاند. با این حال، همچنان هدف اصلی کنترل سازمانی حفظ هماهنگی، تحقق اهداف و افزایش اثربخشی سازمان باقی مانده است.
تعریف کنترل سازمانی
کنترل، تلاش منظمی است در جهت رسیدن به اهداف استاندارد، طراحی سیستم بازخورد اطلاعات، مقایسه اجزاء واقعی با استانداردهای از پیش تعیینشده و سرانجام تعیین انحرافات احتمالی و سنجش ارزشها برای دستیابی به حداکثر کارآیی میباشد.
کنترل، فرآیندی است که مدیران از طریق آن، تطابق عملیات انجام شده را با فعالیتهای برنامهریزی شده میسنجد. از این رو فرآیند نظارت در برنامهریزی فعالیتهای یک شرکت به جهت نیل به اهداف اساسی به کار میرود. میزان پیشرفت سازمان را در جهت اهداف نشان میدهد. توان مدیریت برای تشخیص طرح و اصلاح برنامه را قبل از آنکه دیر شود نشان میدهد..
مهدی الوانی
کنترل سازمانی، مقایسه بین بایدها و هستها میباشد. یعنی در برنامهریزی آن چه پیشبینی کردهایم بایدها و مطلوبهای ما است و آن چه انجام شده، هستها و موجودها میباشد. از مقایسه این دو مورد پی میبریم آیا پیشبینیها درست بوده و انتظارات حاصل شده است یا خیر؟
مقایسه بین بایدها و هستها در واقع تاکیدی بر دائمی و مستمر بودن کنترل است که همزمان با اجرای برنامه از آغاز تا انتهای برنامه و گاهی تا بعد از خاتمه برنامه نیز ادامه مییابد. از طریق فرایندهای کنترلی میتوان به اهداف سازمان در زمینه شفافیت سازمانی، افزایش کارایی و اثربخشی و بهتبع آن بهبود بهرهوری سازمانی دست یافت.
طبقهبندی نظامهای کنترلی
مدیران ارشد و میانی سازمانها میتوانند از سه نوع استراتژی کنترلی استفاده نمایند است که عبارتند از:
- کنترل دیوانسالار
- کنترل بازار
- کنترل گروهی
کنترل دیوانسالار : کنترل دیوانسالار به معنای استفاده از قوانین، سیاستها، سلسلهمراتب مسؤولیتها، رویههای مستندات نوشته شده، استانداردسازی و دیگر نظامهای دیوانسالار برای استاندارد نمودن رفتار و ارزیابی عملکرد میباشند.
کنترل بازاری : کنترل بازاری زمانی انجام میپذیرد که رقابت مبتنی بر قیمت، برای ارزیابی خروجی و بهرهوری سازمان مورد استفاده قرار میگیرد. ایده کنترل بازاری از اقتصاد سرچشمه میگیرد. قیمت شکل کارایی برای کنترل است. چرا که مدیران میتوانند قیمت و سود را برای ارزیابی شرکت خویش مورد استفاده قرار بدهند. این نوع از کنترل معمولا مورد استفاده هیئت مدیره سازمان است. مدیران ارشد هنگامی که میخواهند عملکرد واحدهای زیر مجموعه را کنترل کنند مورد استفاده قرار میگیرند. بویژه وقتی بحث سود مطرح باشد از کنترل بازاری استفاده میشود.
کنترل گروهی : کنترل گروهی استفاده از خصوصیات اجتماعی مانند فرهنگ سازمانی، ارزشهای مشترک، تعهد، سنتها و عقاید است. این ویژگیها برای کنترل رفتار مورد استفاده قرار میگیرند. سازمانهایی که از کنترل گروهی استفاده میکنند نیازمند ارزشهای مشترک و حس اعتماد بین کارکنان هستند. کنترل گروهی زمانی مهم است که ابهام و عدم اطمینان در داخل و خارج سازمان وجود داشته باشد. کنترل گروهی اغلب اوقات در سازمانهای کوچک و غیر رسمی مورد استفاده قرار میگیرد.
مراحل اصلی کنترل سازمانی
وقتی میخواهیم در یک سازمان کنترل مناسب را داشته باشیم، چه این کنترل توسط مدیر انجام شود یا به صورت مجزا توسط یک واحد صورت پذیرد، پروسه کنترل ۴ مرحله را پشت سر میگذارد:
۱ – تعیین معیارها و ضوابط کنترل
در هر سازمان باید به صورت مجزا درباره فرد – واحد و کل سازمان معیارها و ضوابط مشخص شود. باید خود فرد و مدیر یا واحد کنترل همگی بدانند که ضوابط چیست و معیارهای رفتاری و عملکردی چیست و استاندارد لازم برای عملکرد و کارآیی و اثربخشی چیست که بتوانند درباره این معیارها قضاوت نمایند.
۲– مقایسه عملکرد با استانداردها
گرچه در بسیاری موارد استاندارد یابی مشکل است و یا تبدیل استانداردها به آمار کمی دشوار است، اما هنر مدیریت اینجاست که بتواند با شاخص سازی، عملکرد بخشها و واحدهای مختف را در قیاس با استاندارد اندازهگیری کند و آمار صحیح را ارائه نماید.
۳ – تشخیص انحراف و علت بروز آن
وقتی استانداردها و معیارها مشخص گردید و از سوی دیگر عملکردها با استانداردها مقایسه شد، در این وضعیت، انحراف از معیارها قابل تشخیص است. مدیر یا واحد کنترل باید بتواند به بهترین شکل میزان انحراف و نوع آن را مشخص نماید واگر این میزان انحراف، منفی بود و چشمگیر، به بررسی علت بروز و ظهور انحراف از معیارهای سازمان بپردازد.
۴ – تدوین و اجرای اقدامات اصلاحی
بعد از بررسی انحرافات و شناخت علل انحراف، لازم است با تخصص مدیریت و یا با بهرهگیری ازر حضور مشاورین اقدامات اصلاحی شناسایی شود، تدوین شود و اجرایی گردد تا سازمان بتواند به معیارها و ضوابط و استانداردهای خود بازگردد. نتیجه ارزیابیها ممکن است به اجرای برنامههای آموزشی – تغییر سیستم حقوق و دستمزد و پاداش – تغییر برنامهریزی – ایجاد انگیزش در سازمان – تغییر فرهنگ سازمانی – تغییر مدیران – تغییر ساختار سازمان و… منجر شود.
انواع کنترل در سازمان
کنترل گذشته نگر
امری که در بسیاری از سازمانها و واحدها دنبال میگردد، کنترل گذشته نگر است یعنی وقتی کار انجام شد و پروسه عملکردی یک اقدام به انتها رسید، کنترل طبق مراحلی که در قبل اشاره کردیم صورت میپذیرد تا اگر انحرافی بوده، شناساسی شود و اصلاح گردد. این نوع کنترل بیشتر یک درمان برای بیماریها و آسیبهای سازمان میباشد که بسیار هم لازم و ضروری است.
کنترل آینده نگر
این نوع کنترل که نوعی پیشگیری به شمار میرود در مواردی کابرد دارد که کنترل گذشته نگر، کارآیی ندارد. مثلا در آموزش خلبانی هرگز کنترل گذشته نگر کاربرد نخواهد داشت.
کنترل حال نگر
این نوع کنترل نیز در لحظه و در زمان حال و همزمان با وقوع یک عملکرد در سازمان (مثلا خط تولید مواد غذایی) مراحل کنترل را انجام میدهد.
سخن پایانی
بهطور کلی، لزوم توجه همه جانبه به کنترل در سازمان بزرگ و شرکتهای کوچک و متوسط مشخص میشود. از مولفههای مهم و وظایف اثرگذار مدیر در سازمان موضوع کنترل سازمان است. این وظیفه در کنار برنامهریزی، سازماندهی، به کارگیری نیروی انسانی، رهبری، بودجه بندی قرار میگیرد. مدیر موفق کسی است که بتواند به بهترین نحو سازمان را پایش نماید. مسیر سازمان و برنامهها را به طور دقیق بشناسد و بشناساندو در اجرا و انجام این برنامهها نیز کنترل و هماهنگی لازم را داشته باشد. مدیر با مولفه پایش، نظارت و جهت دهی رفتار در سازمان را پیگیری میکند. انحرافات از مسیر برنامه را شناسایی و اصلاح مینماید. لذا در یک سازمان ابتدا باید برنامه مشخص شود. سپس بر اساس آن کنترل و ارزیابی شود. این نشان میدهد یک مدیر یا یک سازمان یا یک واحد سازمانی و یا یک فرد در سازمان چقدر موفق بوده است.
نگارنده: پشتیبانی پارسمدیر | 
