مدیریت زمان (Time management) فرایند برنامهریزی و تمرین کنترل آگاهانه زمان جهت انجام فعالیتهای سازمانی است که کارایی، اثربخشی و بهرهوری را بهبود میبخشد. این مفهوم بسیار کلی است و برای همه امور زندگی قابل استفاده است اما در تئوریهای مدیریت و سازمان نیز کاربرد دارد. در این نوشتار ضمن تبیین مفهوم و اهمیت مدیریت زمان در سازمانها به تشریح مفاهیم و اصول مدیریت زمان پرداخته و فنون و ابزاری را برای مدیریت زمان در محیط زندگی و کار ارائه میکنیم.
تعریف مدیریت زمان
مدیریت زمان به فرایند برنامهریزی، سازماندهی و کنترل نحوه استفاده از زمان برای انجام مؤثر و کارآمد فعالیتها و رسیدن به اهداف گفته میشود. وجود مشغلههای فراوان اداری، کنترل خط تولید، تیم فروش و تبلیغات از جمله دلایل بینظمی و آشفتگی در سازمان است.
مدیران موفق تلاش میکنند با استفاده از نرمافزارهای مدیریت زمان در سازمان، از فشارکاری وارد بر مجموعه بکاهند. چنین سیستمهایی کمک میکند تا عوامل بینظمی و اتلاف وقت در سازمان شناسایی و با رفع آن بهرهوری سازمانی افزایش یابد. بنابراین وجود چنین سیستمی در یک سازمان اهمیت بسیاری دارد.
مدیریت زمان شامل مجموعهای از مهارتها برای کنترل کردن و استفاده بهتر از زمان است. سازمانهایی که زمان خود را به نحو بهتری مدیریت میکنند به سطحهای بالاتری از بهرهوری دست مییابند. در اتخاذ و اجرای تصمیمات خود، دارای سرعت عمل بوده و از تکرار کارها جلوگیری میکنند و در نهایت میتواند منجر به کاهش تمام هزینههای مالی و غیر مالی گردد.
مدیریت زمان در سازمانها
مدیریت زمان را میتوان اداره کردن کارهای روزانه با هدف استفاده مفیدتر از زمان جهت انجام امور مختلف دانست. به کارگیری روشهای مؤثر مدیریت زمان تأثیر بهسزایی در برقراری تعادل میان زندگی شخصی و حرفهای دارد. نقش مدیریت زمان نه تنها در امور فردی بلکه در سازمانها نیز بسیار کاربردی و ضروری است و عدم توجه به آن موجب فوت وقت و هدررفتن انرژی میگردد. بنابراین مدیریت زمان در سازمانها به معنی اختصاص دادن بازههای زمانی مشخص برای انجام هر کار بر اساس اولویتها و ارزشهای سازمان تعریف میشود.
باید توجه داشت که در تحقق این امر علاوه بر مدیران، کارکنان نیز بسیار تأثیرگذار هستند.با توجه به این که همهی سازمانهای بزرگ از افراد زیادی تشکیل شدهاند اجرای یک برنامهی مشخص و باثبات در سازمان بسیار ضروری است و این برنامهریزی تنها با مدیریت زمان محقق میگردد. برای سنجش این مقوله در سازمان از پرسشنامه مدیریت زمان استفاده کنید.
موفقیت چنین سازمانهایی در گرو موفقیت افراد سازمان است. در واقع اگر کارکنان این سازمانها بتوانند از یک برنامهریزی منسجم و معتبر استفاده کنند و وظایف خود را در زمان معین انجام دهند به سمت موفقیت پیشروی میکنند. در غیر این صورت میزان بازدهی سازمانها کاهش پیدا کرده و گاهی حتی با شکست و ضررهای جبران ناپذیری روبهرو خواهند شد. به همین دلیل تعیین یک چارچوب زمانی از مهمترین اصولی است که هر سازمان برای بقای خود به آن نیاز دارد.
نقش مدیریت زمان در موفقیت سازمان ها
افزایشبازدهی سازمان
مدیریت زمان و اولویتبندی وظایف باعث میشود که کارکنان سازمان با تمرکز بیشتری نسبت به انجام وظایف خود اقدام کنند. در واقع تعیین زمانبندی پروژهها، افراد را ملزم میکند تا در وقت معین به امور مربوطه بپردازند. این امر سبب افزایش بازدهی سازمان شده و اعتبار آن را بیشتر میکند.
ایجاد انگیزه در کارکنان
یکی دیگر از علل اهمیت مدیریت زمان در سازمانها، ایجاد شادمانی در محیط کار و نشاط کارکنان میباشد. برای این منظور بهتر است مدیران، کارکنان خود را پس از اتمام هدفی مشخص طبق برنامه مشخص و در زمان تعیین شده، تشویق کنند. این امر سبب افزایش انگیزه در کارکنان شده و آنها را به وقتشناسی و تلاش بیشتر ترغیب میکند.
تقویت عملکرد کارکنان
به کمک مدیریت زمان میتوان عملکرد کارکنان یک سازمان را تقویت کرد. هرچه مدیریت زمان در سازمان از اهمیت بیشتری برخوردار باشد کارکنان میتوانند برنامهریزی دقیق و کاملتری برای انجام وظایف خود داشته باشند. این امر باعث میشود که مدیران سازمان نیز با خاطری آسوده اهداف بلندمدت را برای سازمان تعیین کنند و نسبت به آن برنامهریزی دقیقتری داشته باشند.
نظارت بر عملکرد کارکنان
مدیریت زمان این امکان را در اختیار کارفرما قرار میدهد تا بتواند به آسانی و در هر لحظه از عملکرد کارکنان خود مطلع شود. اختصاص زمانهای مشخص برای استراحت، کار و… مانع سوءاستفاده افراد از زمان تحت اختیارشان خواهد شد.
نظمبخشی به فعالیتها
مدیریت زمان یک تکنیک مؤثر برای انجام به موقع کارها محسوب میشود و به افراد کمک میکند تا وظایف خود را در زمان مقرر انجام دهند. انجام فعالیتها در زمان معین افزون بر رضایتمندی درونی کارکنان سبب افزایش بهرهوری سازمان نیز میگردد و رضایتمندی مدیران را نیز در بر دارد.
سخن پایانی
با افزایش رقابت در جامعه امروز، مدیریت زمان نقش مهمی در موفقیت سازمانها دارد. همانطور که افراد برای کارهای روزانه خود برنامهریزی میکنند، سازمانها نیز برای رسیدن به اهدافشان به برنامهای دقیق و کاربردی نیاز دارند. هرچه توجه سازمان به برنامهریزی و استفاده درست از زمان بیشتر باشد، دستیابی به اهداف آن سریعتر خواهد بود. زمان یکی از ارزشمندترین داراییهای انسان است و استفاده درست از آن باعث پیشرفت فردی و افزایش بهرهوری سازمانی میشود. بنابراین داشتن برنامه و هدف مشخص برای جلوگیری از هدر رفت زمان ضروری است.
نگارنده: پشتیبانی پارسمدیر | 
