بهینهکاوی (Benchmarking) فرایندی نظاممند برای مقایسه عملکرد، مدیریت فرایند و رویههای سازمان با معیارهای مرجع و بهترین نمونههای موجود با هدف شناسایی شکافهای عملکردی است. اهمیت این رویکرد از نقش آن در یادگیری سازمانی، شناسایی بهترین رویهها و هدایت برنامههای بهبود ناشی میشود. نظر به اهمیت موضوع در این مقاله، «بهینهکاوی» مفهومسازی و تعریف خواهد شد.
تعریف بهینهکاوی (بنچ مارکینگ)
بهینهکاوی (بنچمارکینگ) روشی مدیریتی برای ارزیابی عملکرد سازمان از طریق مقایسه با رقبا، سازمانهای پیشرو یا استانداردهای برتر است. در این فرایند، سازمان ضمن شناسایی شکاف عملکرد، عوامل ایجادکننده عملکرد برتر را بررسی کرده و رویههای مناسب را متناسب با شرایط خود اقتباس میکند. بنابراین، بهینهکاوی صرفاً تقلید از رقبا نیست، بلکه فرایندی برای یادگیری، مقایسه و بهبود مستمر است.
بهینهکاوی به عنوان سازوکار مقایسه محصولات، خدمات و فرایندها نسبت به سازمانهایی که به عنوان رهبر بازار شناسایی میشوند، تعریف شده است.
فیلیپ کاتلر
بنچمارکینگ میتواند سیستمها و فرایندهای کاری سازمان را بخبود بخشد. این بهبود میتواند تدریجی و مستمر باشد یا اینکه تغییری انقلابی مانند مهندسی مجدد باشد. باید بین بهینهکاوی فنی و رقابتی تمایز قایل شد. در تخمین فنی قابلیتهای سازمان در تولید محصول و ارائه خدمات با سازمانهای مشابه مقایسه میشود.
در تخمین رقابتی کوشش میشود تا عملکرد سازمان با بهترین رقبای بازار مقایسه گردد. این شیوه از بهینهکاوی در مدیریت بازاریابی از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است. این روش یکی از ابزارهای اصلی ارزیابی عملکرد سازمان و مدیریت کیفیت فراگیر است.
تحلیل بهینهکاوی
بهینهکاوی با مقایسه عملکرد سازمان با بهترین عملکرد یا معیار مرجع، امکان تحلیل شکاف را فراهم میکند. روند بهبود مستمر نشاندهنده سطح عملکردی است که سازمان بدون استفاده از بهینهکاوی طی زمان به آن دست مییابد؛ درحالیکه شناخت و الگوبرداری از بهترین رویهها میتواند بخشی از این شکاف را کاهش دهد.
نمودار بهینهکاوی (بنچ مارک)
بهینهکاوی به سازمان کمک میکند مشخص کند رقبا یا سازمانهای برتر چه فعالیتهایی را بهتر انجام میدهند و دلایل این برتری چیست. سپس میتوان رویههای مناسب را متناسب با شرایط و قابلیتهای سازمان اقتباس و اجرا کرد. در نتیجه، فاصله عملکرد موجود با سطح مطلوب سریعتر کاهش مییابد و مسیر بهبود مستمر هدفمندتر میشود.
البته هدف بهینهکاوی تقلید مستقیم از سازمانهای موفق نیست، بلکه یادگیری از بهترین رویهها و سازگارکردن آنها با شرایط سازمان است. ازاینرو، شکاف شناساییشده در نمودار را میتوان مبنایی برای تعیین اهداف بهبود، اصلاح فرایندها و ارتقای عملکرد سازمان قرار داد.
انواع روشهای بنچمارک
بهینهکاوی را میتوان بر مبنای زمینه فعالیت و پارامترهای مورد بررسی، به انواع مختلفی دستهبندی کرد:
بهینهکاوی فرآیند (Process Benchmarking): تمرکز اولیه بر روی مشاهده و بررسی فرآیند با هدف تعیین و مشاهده بهترین تجارب در یک یا چند زمینه میباشد. در این نوع بنچ مارک، آنالیز و تحلیل فعالیتها زمانی انجام میگیرد که موضوع بنچ مارک، هزینه و اثربخشی باشد. به خصوص زمانی که فعالیتهای ستادی سازمان، برون سپاری شده باشند بیشتر اهمیت پیدا میکند.
بهینهکاوی مالی (Financial Benchmarking): انجام تحلیل مالی و مقایسه نتایج آن در تلاش صورت گرفته برای ارزیابی کلی رقابت پذیری سازمان خودی میباشد.
بهینهکاوی عملکرد (Performance Benchmarking): مقایسهای از اندازه گیریهای عملکردی (اغلب مالی و عملیاتی) است. هدف منظور مشخص کردن اینکه شرکت خودی در مقایسه با سایر شرکتها تا چه حد خوب عمل کند، میباشد.
بهینهکاوی محصول (Product Benchmarking): در فرآیند طراحی محصول جدید یا ارتقاء محصول فعلی به کار میرود. این فرآیند میتواند در برخی اوقات شامل مهندسی معکوس بر روی محصولات رقیب برای پی بردن به نقاط قوت و ضعف آنها باشد.
بهینهکاوی استراتژیک (Strategic Benchmarking): مقایسه انتخابها و تمایلات شرکتهای دیگر به منظور جمع آوری اطلاعات جهت بهبود برنامهریزی و موقعیت یابی استراتژیک شرکت خودی است.
بهینهکاوی وظیفهای (Functional Benchmarking): سازمان بنچ مارک خود را بر روی وظیفهای واحد جهت بهبود عملیات آن وظیفه بخصوص متمرکز میکند. وظایف ترکیبی از قبیل: منابع انسانی، حسابداری، تکنولوژی ارتباطات و اطلاعات، شرایط متفاوتی را در مقایسه مستقیم هزینه و اثربخشی دارند و ممکن است به تفکیک فرآیندها برای رسیدن به یک مقایسه قابل اطمینان نیاز باشد.
سخن پایانی
بهینهکاوی ابزاری برای شناخت جایگاه واقعی سازمان و شناسایی فرصتهای بهبود است. مقایسه نظاممند با معیارهای مرجع و سازمانهای برتر، امکان تشخیص شکافهای عملکردی و یادگیری از بهترین رویهها را فراهم میکند. بااینحال، هدف این فرایند تقلید مستقیم نیست؛ بلکه سازمان باید دانش حاصل از مقایسه را با منابع، قابلیتها و شرایط محیطی خود سازگار کند. از این منظر، بهینهکاوی میتواند زمینه تصمیمگیری آگاهانهتر، بهبود مستمر فرایندها و ارتقای عملکرد سازمان را فراهم سازد.
منبع: کاتلر، فیلیپ؛ آرمسترانگ، گری. اصول بازاریابی. پیرسون.
نگارنده: پشتیبانی پارسمدیر | 
