بازمهندسی فرایند کسبوکار (BPR) بازطراحی بنیادین فرایندهای سازمان برای دستیابی به بهبود چشمگیر در عملکرد، هزینه، کیفیت و زمان است. اهمیت این رویکرد از نقش آن در حذف فعالیتهای زائد، اصلاح ساختار فرایندها و ایجاد تحول اساسی در عملکرد سازمان ناشی میشود. نظر به اهمیت موضوع در این مقاله، «مهندسی مجدد» مفهومسازی و تعریف خواهد شد.
تعریف بازمهندسی فرایند
بازمهندسی فرایندهای کسبوکار (Business Process Reengineering)، رویکردی مدیریتی برای بازاندیشی و بازطراحی اساسی فرایندهای سازمان است. در این رویکرد، فرایندهای موجود صرفاً اصلاح یا بهینه نمیشوند، بلکه منطق شکلگیری و نحوه اجرای آنها مورد بازنگری قرار میگیرد. از این مفهوم در مدیریت تولید و تئوری سازمان گاهی با عنوان مهندسی مجدد فرایند نیز یاد میشود.
در نگاه فرایندی، فعالیتهای سازمان بهجای بررسی مستقل در واحدهای وظیفهای، براساس جریان ایجاد ارزش تحلیل میشوند. برای مثال، یک فرایند ممکن است از واحد فروش آغاز شود و بخشهای مالی، تولید، تدارکات، انبار و توزیع را دربر گیرد. مهندسی مجدد تلاش میکند فعالیتهای غیرضروری، دوبارهکاریها، تأخیرها، نقاط کنترل زائد و انتقالهای غیرضروری میان واحدها را شناسایی و حذف کند.
در بستر سازمانی، مهندسی مجدد ابزاری برای ایجاد تحول در ساختار کار، مسئولیتها، گردش اطلاعات و شیوه تصمیمگیری است. فناوری اطلاعات نیز میتواند نقش مهمی در بازطراحی فرایندها داشته باشد. بااینحال، دیجیتالیکردن یک فرایند ناکارآمد بهتنهایی مهندسی مجدد محسوب نمیشود. ابتدا باید منطق فرایند بازنگری شود و سپس فناوری متناسب با فرایند جدید مورد استفاده قرار گیرد.
اهمیت بازمهندسی فرایند
سازمانها ممکن است در طول زمان با فرایندهای پیچیده، فعالیتهای زائد و ساختارهای ناکارآمد مواجه شوند. اصلاحات جزئی همیشه برای رفع این مسائل کافی نیست. مهندسی مجدد امکان بازنگری بنیادی در نحوه انجام کارها را فراهم میکند و سازمان را به سمت فرایندهای سادهتر و اثربخشتر سوق میدهد.
- کاهش فعالیتهای فاقد ارزش افزوده
- حذف دوبارهکاری و اتلاف منابع
- کاهش زمان انجام فرایندها
- کاهش هزینههای عملیاتی
- بهبود کیفیت محصولات و خدمات
- کاهش پیچیدگی فرایندها
- افزایش سرعت پاسخگویی و انعطافپذیری
مهندسی مجدد سازمانی، یک راهکار مدیریت فرآیند کسبوکار در سازمان است. بازبینی فرایندها بهمدد فناوری اطلاعات و فناوریهای دیجیتال در سایه خلاقیت و نوآوری اساس بهبود مدیریت کیفیت فراگیر است. مدیریت فناوری اطلاعات و سیستم اطلاعات مدیریت برای تغییر سازمانی در فرآیند کسبوکار استفاده میشود.
اهمیت این رویکرد در شرایطی بیشتر است که فرایندهای موجود با نیازهای جدید سازمان سازگار نباشند. در چنین شرایطی، بازطراحی اساسی میتواند عملکرد را فراتر از اصلاحات محدود ارتقا دهد. البته تغییرات بنیادین با مقاومت کارکنان و ریسک اجرایی همراه است و به حمایت مدیریت ارشد و مدیریت تغییر نیاز دارد.
مراحل مهندسی مجدد فرایندها
اجرای مهندسی مجدد نیازمند شناخت دقیق وضعیت موجود و طراحی آگاهانه وضعیت مطلوب است. هرچند شیوه اجرا با توجه به شرایط سازمان متفاوت است، فرایند کلی بازطراحی را میتوان در چند مرحله اصلی خلاصه کرد.
- شناسایی فرایندهای کلیدی: تعیین فرایندهایی که بیشترین اثر را بر عملکرد دارند
- تحلیل وضع موجود: بررسی جریان کار، مشکلات، تأخیرها و فعالیتهای زائد
- تعیین اهداف بازطراحی: مشخصکردن نتایج مورد انتظار از تحول
- طراحی فرایند مطلوب: بازتعریف فعالیتها، نقشها و جریان اطلاعات
- استفاده از فناوری: انتخاب ابزارهای مناسب برای پشتیبانی از فرایند جدید
- اجرای فرایند جدید: استقرار تغییرات در ساختار و عملیات سازمان
- ارزیابی عملکرد: سنجش نتایج با استفاده از شاخصهای مشخص
- تثبیت تغییرات: نهادینهسازی شیوههای جدید و جلوگیری از بازگشت به وضعیت پیشین
نکته اساسی در این مراحل، پرهیز از انتقال مشکلات فرایند قدیمی به ساختار جدید است. هدف اصلی باید بازاندیشی در شیوه ایجاد ارزش باشد. بنابراین، سازمان ابتدا باید ضرورت هر فعالیت را بررسی کند و سپس درباره اصلاح، حذف، ادغام یا خودکارسازی آن تصمیم بگیرد.
الگوی ۵ مرحلهای بازمهندسی فرایند کسبوکار
روششناسی ۵ مرحلهای شورت و دانپورت برای نسخه اولیه مهندسی مجدد فرایندهای کسبوکار BPR به شکل زیر است:
الگوی بازمهندسی فرایند کسبوکار
گام اول: تعیین دیدگاه کسبوکار و اهداف فرآیندی است. این متدولوژی با وضع چشمانداز و اهداف فرایند آغاز میشود. به عبارت دیگر، به جای تمرکز بر فعالیتها و وظایف، به منظور حذف گلوگاههای فرایند، باید باز طراحی بر روی کل فرایند انجام شود. به این ترتیب چشمانداز و اهداف فرایند قابل دستیابی خواهد بود.
گام دوم: شناسایی فرایندهایی است که لازمست باز طراحی گردند. این مرحله شبیه به مرحله تحلیل پارتو(Pareto) در متدولوژی TQM است. به جای بازطراحی تمام فرآیندها، تنها فرآیندهای کلیدی و موثر، طراحی مجدد میشوند.
گام سوم: درک و سنجش فرآیندهای موجود
مرحله سوم، شامل درک و سنجش فرآیندهای موجود، به منظور مشخص نمودن عارضههای آنها میباشد. این تشخیص، با هدف ” تعیین مقیاسی برای سنجش بهبودهای آتی” صورت میپذیرد.
گام چهارم: تشخیص نقش IT
این مرحله تلاش برای تشخیص نقش IT در طراحی مجدد فرآیندهاست، بنیانگذاران BPR اعتقاد داشتند با اهرم IT، میتوان انتخابهایی برای ساخت فرآیندهای طراحی مجدد داشت.
گام پنجم: پیاده سازی نسخه آزمایشی
در این مرحله، یک نسخه آزمایشی از فرآیند پیاده سازی میشود. این نسخه آزمایشی بیش از برنامههای کاربردی IT، در سازمانهای کسبوکار توسعه پیدا میکند و بعنوان پایه جهت بهبود تکرارشونده، پیش از پیاده سازی کامل مورد استفاده قرار میگیرد.
سخن پایانی
بازمهندسی فرایند رویکردی برای تحول بنیادی فرایندهای سازمان است. این رویکرد بر بازطراحی کار، حذف فعالیتهای زائد و ایجاد ارزش بیشتر تمرکز دارد. اجرای موفق آن میتواند هزینه و زمان فرایندها را کاهش دهد و کیفیت و بهرهوری را افزایش دهد. بااینحال، تحقق نتایج مطلوب به حمایت مدیریت، مدیریت تغییر و هماهنگی میان فرایند، ساختار، کارکنان و فناوری وابسته است.نکته کلیدی موفقیت آن است که به جای آنکه سیستم باعث تغییر باشد، افراد منجر به تغییرات شوند. بازمهندسی فرایندها تغییرات بنیادین در سازمان را به صورت تدریجی میسر میکنند.
منبع: هایزر، جی؛ رندر، بری؛ و مانسون، چاک. کتاب مدیریت تولید و عملیات. پیرسون.
نگارنده: پشتیبانی پارسمدیر | 
