مدیریت هزینه (Cost Management) به کارگیری مطلوب و توام با کارآیی منابع سازمان در جهت ارزش آفرینی با مشتریان میباشد. این روش مبتنی بر بهکارگیری ابزارهای جدید مدیریتی جهت کنترل و سازماندهی کل فرایندهای سازمان در راستای اهداف از پیش تعیین شده است. این تعریف بر این نکته محوری تاکید دارد که کارایی سازمانی و سودآوری بنگاه از طریق همآفرینی ارزش با مشتریان تحقق مییابد. در این مقاله کوشش بر این است تا «مدیریت هزینه» در سازمانها، مفهومسازی و تعریف شود.
تعریف مدیریت هزینه
مدیریت هزینه فرایندی نظاممند برای برنامهریزی، برآورد، کنترل و بهینهسازی هزینههای سازمان بهمنظور استفاده کارآمد از منابع و دستیابی به اهداف مالی است. این رویکرد با شناسایی عوامل ایجاد هزینه و کنترل آنها، به افزایش بهرهوری، بهبود سودآوری و تقویت مزیت رقابتی سازمان کمک میکند.
«مدیریت هزینه» به میزان زیادی بهبود عملکرد مالی و عملکرد غیرمالی را برآورده میسازد. این روش مبتنی بر فلسفه بهبود مستمر است زیرا میکوشد راههای مناسب برای تصمیمگیری هایی که متضمن ارزش آفرینی برای مشتریان، همراه با کاهش هزینه هاست را بیابد.
نگرش زیربنایی آن است که هزینهها به خودی خود ایجاد نمی شوند بلکه تمام هزینههای تولید و یا انجام خدمات محصول و نتیجه تصمیمگیریهای مدیریت است که عمدتاً معطوف به چگونگی استفاده از منابع محدود سازمان است. مدیریت هزینه فرآیند برنامهریزی و کنترل بودجه یک کسبوکار است. این روش نوعی حسابداری مدیریت است که به یک کسبوکار اجازه میدهد تا برای کمک به کاهش احتمال اتلاف بودجه، هزینههای قریبالوقوع را پیشبینی کند.
فرایندهای مدیریت هزینه
طبق استاندارد PMBOK، مدیریت هزینه پروژه شامل فرآیندهای زیر میشود:
- برنامهریزی مدیریت هزینه
- تخمین هزینهها
- تعیین بودجه
- کنترل هزینهها
بسیاری از کسبوکارها برای پروژههای خاص و همچنین برای کل کسبوکار از استراتژی رهبری هزینه استفاده میکنند. هنگامی که از این شیوه برای یک پروژه استفاده میکنیم، در زمانی که پروژه هنوز در دوره طرح است هزینههای مورد انتظار محاسبه و از قبل تایید میشوند. در طول پروژه تمام هزینهها ثبت و پایش میشوند. به این ترتیب هم راستا بودن آنها با طرح مدیریتی منابع مالی، اطمینان حاصل شود. پس از پایان پروژه، میتوان هزینههای پیشبینی شده و هزینههای واقعی را مقایسه و آنالیز کرد. این به پیشبینی و مدیریت منابع مالی و بودجهبندی آتی کمک میکند.
پیادهسازی یک ساختار مدیریت هزینه برای پروژهها میتواند به کسبوکار کمک کند تا کلیت بودجه خود را تحت کنترل داشته باشد. بسیاری از برنامههای هوش تجاری، یک نرمافزار مدیریت منابع مالی برای کمک به پایش هزینهها و افزایش سودآوری ارایه میکنند. با این که نرمافزار میتواند کمک کند، استفاده از آن برای اجرای برنامههای کنترل هزینه اجباری نیست.
راهکار مدیریت هزینه
سازمانها به دنبال راهکاری هستند که چرخه هزینه از لحظه ثبت تا وضعیت پرداخت را مدیریت مینماید. در این راهکار بر دو بخش اصلی تمرکز میشود.
نخست تنظیمات چرخه مدیریت هزینه سازمان است. این مرحله بر پایه تعاریف مختلف از انواع هزینههای سازمان بر حسب فواصل زمانی و موقعیت جغرافیایی قابل تعریف و ویرایش میباشد. این ویژگی به سازمان کمک میکند تا بر حسب نوسانات شرایط اقتصادی کشور یا ملاحظات خاص مدیریتی، بتوان به صورت پویا و داینامیک استانداردهای هزینه سازمان خود را ثبت، ویرایش و مدیریت نمایید.
در بخش دوم راهکار تمرکز اصلی بر روی فعالیتهای مربوط به چرخه ثبت هزینهها در طبقهبندیهای مختلف با وضعیتهای پرداختی مختلف و خودکارسازی روالها و فرآیندهای تأیید این هزینهها در سازمان است. خروجی راهکار کنترل منابع مالی مصرفی سامانههای مدیریت برای مدیران سازمان، دادههای دقیق و شفاف از میزان، نوع و زمان هزینههای مختلف سازمان خود شامل هزینههای داخلی سازمان به تفکیک نوع و هزینههای مربوط به تک تک مشتریان بر حسب نوع و دستهبندیهای مختلف خواهد بود تا مدیران سازمان با کمک این دادهها بتوانند با برنامهریزی صحبح، اعمال کنترل مدیریت هزینهها و تصمیمگیری عقلائی در جهت تحقق اهداف سازمان خود گام بردارند.
سخن پایانی
مدیریت هزینه با برنامهریزی، پایش و کنترل منابع مالی، زمینه استفاده بهینه از منابع و ایجاد ارزش برای ذینفعان را فراهم میکند. بهرهگیری از ابزارها و سامانههای نوین بهجای روشهای سنتی، دقت ثبت و تحلیل اطلاعات را افزایش داده و امکان تصمیمگیری آگاهانه، کنترل بهتر مخارج و گزارشگیری مؤثر را فراهم میسازد. در نهایت، اجرای صحیح این رویکرد به کاهش هزینههای غیرضروری، افزایش سودآوری و بهبود عملکرد مالی سازمان منجر میشود.
منبع: بریلی، ریچارد و همکاران. اصول مدیریت مالی. مکگرا هیل.
نگارنده: پشتیبانی پارسمدیر | 
