سیستم اطلاعات اجرایی (EIS) سامانهای مدیریتی برای ارائه اطلاعات خلاصه، راهبردی و قابل فهم به مدیریت ارشد سازمان است. این سیستم با نمایش شاخصهای کلیدی عملکرد، روندها و وضعیت عملکرد، تصمیمگیری سریع و نظارت مؤثر بر اهداف کلان را تسهیل میکند. نظر به اهمیت موضوع در این مقاله، سیستم اطلاعات اجرایی مفهومسازی و تعریف خواهد شد.
تعریف سیستم اطلاعات اجرایی
سیستم اطلاعات اجرایی (Executive Information System) نوعی سامانه مدیریت فناوری اطلاعات است که اطلاعات مهم و فشرده را متناسب با نیاز مدیران ارشد گردآوری، تحلیل و ارائه میکند. این سامانه معمولاً دادههای داخلی و خارجی سازمان را در قالب داشبورد مدیریت، نمودارها، شاخصهای کلیدی عملکرد و گزارشهای خلاصه نمایش میدهد. هدف اصلی آن، فراهمکردن تصویری جامع از وضعیت سازمان و پشتیبانی از تصمیمگیریهای راهبردی است.
تاریخچه سیستمهای اطلاعات اجرایی به دهههای ۱۹۷۰ و ۱۹۸۰ میلادی بازمیگردد؛ زمانی که مدیران ارشد برای دسترسی مستقیم و سریع به اطلاعات سازمانی به ابزارهای ساده و قابل فهم نیاز پیدا کردند. نخستین نمونههای این سامانهها با عنوان سیستمهای پشتیبان اجرایی توسعه یافتند و بیشتر بر گزارشهای مالی و عملیاتی تمرکز داشتند. با پیشرفت فناوری اطلاعات، پایگاههای داده، هوش تجاری و ابزارهای تحلیلی، EIS به سامانهای تعاملی و پویا برای پایش عملکرد و تحلیل محیط تبدیل شد.
در بستر سازمان، سیستم اطلاعات اجرایی حلقه ارتباطی میان دادههای عملیاتی و تصمیمهای کلان مدیریتی است. این سامانه اطلاعات واحدهایی مانند فروش، مالی، منابع انسانی، تولید و بازاریابی را تجمیع میکند و به مدیران امکان میدهد انحرافها، فرصتها و تهدیدهای مهم را سریعتر شناسایی کنند. در نتیجه، کنترل راهبردی، تخصیص منابع و ارزیابی عملکرد با دقت بیشتری انجام میشود.
ویژگیهای سیستم اطلاعات اجرایی
سیستم اطلاعات اجرایی بهگونهای طراحی میشود که مدیران ارشد بدون درگیری با جزئیات فنی، به مهمترین اطلاعات سازمان دسترسی داشته باشند. سادگی، سرعت و تمرکز بر مسائل راهبردی از ویژگیهای اصلی این سامانه است.
- ارائه اطلاعات خلاصه و راهبردی
- نمایش شاخصهای کلیدی عملکرد
- استفاده از داشبوردها و نمودارهای مدیریتی
- دسترسی سریع و آسان به اطلاعات
- ترکیب دادههای داخلی و خارجی
- قابلیت بررسی روندها و انحرافها
- امکان حرکت از اطلاعات کلی به جزئی
- هشداردهی درباره وضعیتهای بحرانی
- پشتیبانی از تصمیمهای مدیران ارشد
- قابلیت شخصیسازی گزارشها
- ارائه اطلاعات بهروز و قابل اعتماد
- رابط کاربری ساده و قابل فهم
این ویژگیها موجب میشوند مدیران بتوانند وضعیت کلی سازمان را در مدت کوتاهی ارزیابی کنند. اثربخشی EIS به کیفیت دادهها، انتخاب شاخصهای مناسب، طراحی دقیق داشبوردها و هماهنگی سامانه با اهداف راهبردی وابسته است. اطلاعات بیش از حد یا نامرتبط میتواند تمرکز مدیران را کاهش دهد و ارزش تصمیمگیری سامانه را محدود سازد.
مثال سیستم اطلاعات اجرایی
در اینجا برای درک بهتر مسئله مثالی مطرح میکنیم. تصور کنید مدیران یک سازمان تصمیم به افزایش قیمت کالا و یا خدماتشان گرفته اند بنابراین میبایست قبل از اجرای تصمیم، روند فروش و ارائه خدمات در شرکت مورد بررسی قرار گیرد و به صورت نمودار رسم شود و بعد از اجرای تصمیم افزایش قیمتها، نیز نمودار مورد نظر مدیران مجدداً ترسیم گردد و با مقایسه این دونمودار متوجه اثرات این تصمیم در روند اجرائی شرکت میشوند.
پس میتوان گفت سیستم اطلاعات مدیران ارشد EIS امکان تهیه گزارشات نموداری از روندهای مختلف جهت بررسی تاثیرات تصمیمگیری از قبیل روندهای سودآوری، فروش، هزینهها، ضایعات، رضایت مشتری و کارکنان و غیره را ایجاد میکند. به طور سنتی سه سرویس اصلی MIS یعنی EIS , DSS, MRS در سطوح سازمان به صورت زیر استفاده میشوند:
- سیستم EIS : سطح مدیران ارشد
- سیستم MRS و DSS : سطح مدیران میانی
- سیستم TPS: سطح عملیاتی
دردیدگاه جدید تر اینگونه مطرح میشود که EIS , DSS , MRS میتواند توسط تمام لایههای سازمان به منظور آگاهی از پیشرفت عملیات مورد استفاده قرار گیرد. با این وجود سیستم پردازش تراکنش TPS به منظور ورود اطلاعات واقعی سازمان همچنان مخصوص کارکنان و کارشناسان خواهد بود.
ترجمه مقاله لاتین سیستم اطلاعات اجرایی (EIS)
The increased competition, along with the rapid development of new information technologies, has forced more and more businesses to rely on information systems (IS). It is often believed that using information technology properly to support decision making can be a powerful weapon for competitive advantages. As a result, decision support systems (DSS) and executive information systems (EIS) have gained much attention from IS researchers and practitioners. Hundreds of applications have been reported (Eom and Lee, 1990) and many articles have been published in recent years.
افزایش رقابت همراه با رشد سریع فناوریهای اطلاعاتی جدید، بیش از پیش کسبوکارها را وادار نموده است که به سیستمهای اطلاعاتی (IS) تکیه کنند. غالب اوقات تصور میشود که استفاده درست فناوری اطلاعات برای پشتیبانی از تصمیمگیری میتواند سلاح قدرتمندی برای مزیتهای رقابتی باشد. بدین جهت، سیستمهای پشتیبانی تصمیمگیری (DSS) و سیستمهای اطلاعاتی اداری (EIS) از جانب پژوهشگران و دست اندرکاران توجه زیادی جلب نموده اند. در سالهای اخیر صدها برنامه کاربردی گزارش شده است و مقالات زیادی منتشر گردیده اند.
دانلود اصل مقاله سیستم اطلاعات اجرایی
مقایسه با سایر سامانههای اطلاعاتی
سیستم اطلاعات اجرایی بر ارائه اطلاعات خلاصه و راهبردی به مدیران ارشد تمرکز دارد، در حالی که سیستم پشتیبان تصمیم (DSS) دادهها و مدلهای تحلیلی را برای بررسی مسائل نیمهساختاریافته به کار میگیرد. سیستم اطلاعات مدیریت (MIS) گزارشهای منظم موردنیاز مدیران میانی را تولید میکند و سیستم پردازش تراکنشها (TPS) مسئول ثبت و پردازش فعالیتهای روزمره است.
تبادل الکترونیکی دادهها (EDI) انتقال استاندارد اسناد میان سازمانها را انجام میدهد و سیستم گزارشهای مدیریتی (MRS) بر تهیه گزارشهای دورهای و عملکردی تمرکز دارد. بنابراین، EIS بیشتر برای نظارت کلان و تصمیمهای راهبردی کاربرد دارد و از خروجی سایر سامانهها استفاده میکند.
سخن پایانی
سیستم اطلاعات اجرایی ابزاری مهم برای پشتیبانی از مدیریت راهبردی و نظارت بر عملکرد کلان سازمان است. این سامانه با تبدیل دادههای پراکنده به اطلاعات خلاصه، قابل فهم و بهروز، به مدیران ارشد کمک میکند فرصتها، تهدیدها و انحرافهای مهم را سریعتر شناسایی کنند. موفقیت آن به کیفیت اطلاعات، طراحی مناسب شاخصها، سادگی رابط کاربری و هماهنگی با اهداف سازمان وابسته است. در نهایت، استفاده صحیح از EIS میتواند سرعت تصمیمگیری، شفافیت مدیریتی و توان سازمان برای پاسخگویی به تغییرات محیطی را افزایش دهد.
دانلود مقاله تبادل الکترونیک دادهها (EDI)
فهرست منابع
رضاییان، علی. کتاب سیستم اطلاعات مدیریت. سمت.
توربان، آفریم؛ پولارد، کارل؛ وود، گریگوری. کتاب مدیریت فناوری اطلاعات. جان وایلی و پسران.
نگارنده: پشتیبانی پارسمدیر | 
