سیستم گزارشات مدیریت (MRS) سامانهای اطلاعاتی برای تهیه، سازماندهی و ارائه گزارشهای مدیریتی بهمنظور پشتیبانی از برنامهریزی، کنترل و ارزیابی عملکرد سازمان است. این سیستم با تبدیل دادههای عملیاتی به گزارشهای منظم و قابل فهم، نظارت بر فعالیتهای سازمان را تسهیل میکند. نظر به اهمیت موضوع در این مقاله، سیستم گزارشات مدیریت مفهومسازی و تعریف خواهد شد.
تعریف سیستم گزارشات مدیریت
سیستم گزارشات مدیریت (Management Reporting System) سامانهای است که اطلاعات موردنیاز مدیران را از منابع مختلف جمعآوری، پردازش و در قالب گزارشهای استاندارد، دورهای یا موردی ارائه میکند. این گزارشها وضعیت عملکرد واحدهای سازمان، شاخصهای کلیدی، میزان تحقق اهداف و روند تغییرات را نشان میدهند و به مدیران کمک میکنند تا فعالیتهای سازمان را بهصورت مستمر پایش و کنترل کنند. هدف اصلی این سیستم، ارائه اطلاعات دقیق، بهموقع و قابل اتکا برای بهبود تصمیمگیری مدیریتی است.
تاریخچه سیستم گزارشات مدیریت به توسعه سامانههای اطلاعاتی مدیریت در دهههای ۱۹۶۰ و ۱۹۷۰ میلادی بازمیگردد. با گسترش استفاده از رایانه در سازمانها، نیاز به تهیه گزارشهای ساختاریافته و منظم برای مدیران افزایش یافت. در ابتدا این سیستمها تنها گزارشهای مالی و عملیاتی را تولید میکردند، اما با پیشرفت پایگاههای داده، انبارهای داده و فناوریهای تحلیلی، دامنه گزارشها به حوزههایی مانند عملکرد، کیفیت، منابع انسانی، فروش و شاخصهای راهبردی نیز گسترش یافت. امروزه MRS یکی از اجزای مهم سامانههای اطلاعات مدیریت و هوش تجاری محسوب میشود.
در بستر سازمان، سیستم گزارشات مدیریت اطلاعات واحدهای مختلف را در قالب گزارشهای دورهای، استثنایی و تحلیلی در اختیار مدیران قرار میدهد. این گزارشها امکان مقایسه عملکرد، شناسایی انحراف از برنامهها، ارزیابی شاخصهای کلیدی و پایش مستمر فعالیتها را فراهم میکنند. در نتیجه، مدیران میتوانند تصمیمهای مدیریتی را بر پایه اطلاعات مستند و قابل اعتماد اتخاذ کنند.
ویژگیهای سیستم گزارشات مدیریت
سیستم گزارشات مدیریت دارای ویژگیهایی است که آن را به ابزاری مؤثر برای کنترل و ارزیابی عملکرد سازمان تبدیل میکند. این ویژگیها موجب افزایش شفافیت اطلاعات و بهبود فرایند تصمیمگیری میشوند.
- تولید گزارشهای دورهای و منظم
- ارائه گزارشهای موردی و استثنایی
- خلاصهسازی اطلاعات مدیریتی
- تجمیع دادهها از منابع مختلف
- پشتیبانی از ارزیابی عملکرد
- امکان مقایسه روندها و شاخصها
- ارائه اطلاعات دقیق و بهموقع
- قابلیت شخصیسازی گزارشها
- نمایش اطلاعات در قالب جدول، نمودار و داشبورد
- پشتیبانی از کنترل و نظارت مدیریتی
- قابلیت یکپارچهسازی با سایر سامانههای اطلاعاتی
- سهولت دسترسی به اطلاعات موردنیاز مدیران
وجود این ویژگیها موجب میشود مدیران بتوانند وضعیت سازمان را با سرعت و دقت بیشتری ارزیابی کنند. اثربخشی MRS به کیفیت دادههای ورودی، طراحی مناسب گزارشها، انتخاب شاخصهای مرتبط و پاسخگویی به نیازهای اطلاعاتی مدیران وابسته است.
مقایسه با سایر سامانههای اطلاعاتی
بطور کلی سیستمهای اطلاعاتی دارای انواع دستهبندیها میباشند و در قالبهای متعددی در سازمان مورد استفاده قرار گرفتهاند. بطور کلی سیستم اطلاعات مدیریت از سه بخش اصلی تشکیلشدهاند. این سه بخش عبارتند از:
- سیستم گزارشات مدیریت (MRS)
- سیستم پشتیبانی تصمیمگیری (DSS)
- سیستم اطلاعات اجرایی (EIS)
سیستم گزارشات مدیریت بر تهیه و ارائه گزارشهای مدیریتی برای پایش عملکرد و کنترل فعالیتهای سازمان تمرکز دارد. در حالی که سیستم اطلاعات مدیریت (MIS) علاوه بر گزارشدهی، اطلاعات لازم برای برنامهریزی و تصمیمگیری مدیران میانی را نیز فراهم میکند. از سوی دیگر سیستم اطلاعات اجرایی (EIS) اطلاعات راهبردی و خلاصه را برای مدیران ارشد ارائه میدهد.
سیستم پشتیبان تصمیم (DSS) با استفاده از مدلهای تحلیلی، تصمیمگیری در مسائل پیچیده را تسهیل میکند. سیستم پردازش تراکنشها (TPS) مسئول ثبت عملیات روزمره سازمان است و تبادل الکترونیکی دادهها (EDI) تبادل استاندارد اطلاعات میان سازمانها را انجام میدهد. بنابراین، MRS بیشتر بر تولید گزارشهای مدیریتی منظم و ساختاریافته متمرکز است.
کاربردهای سیستم گزارشات مدیریت
کاربردهای سازمانی MRS در ۵ حوزه وظیفهای قابل بیان است:
سیستم گزارشدهی مدیران سازمان کلیه حوزهها در مونیتور کامپیوتر قابل مشاهده میباشد (مانند صفحات اینترنت). در صورتیکه حوزهای به اهداف تعیین شده دست پیدا کرده باشد با رنگ آبی و در صورتیکه حوزهای به اهداف نرسیده باشد و یا تأخیری در عملکرد داشته باشد با رنگ قرمز و نارنجی به نمایش درمی آید. در اینجا مدیریت ارشد سازمان متوجه میشود وضعیت حوزههای وظیفهای سازمان چگونه میباشد.
باید توجه داشت به علت یکپارچگی و مرتبط بودن سیستمها که از خصوصیات سیستمهای جامع یکپارچه میباشد در صورت وجود اشکال یا تأخیر در یکی از حوزه ها، در حوزه دیگر هم این اشکال مشاهده میشود. در آخر مدیریت سازمان با آگاه شدن از وجود اشکال در حوزهای از سازمان میتواند با انتخاب آن حوزه روی مونیتور وارد آن شده و متوجه شود کدام قسمت از وظایفی که قرار بوده انجام شود تحقق نیافته است و به اهداف خود نرسیده است.
بعنوان مثال اگردر حوزه منابع انسانی در قسمت جذب نیروی انسانی مشکلی وجود داشته است، حوزه منابع انسانی با رنگ قرمز در مونیتور مشخص میگردد و با وارد شدن به کلیه زیر سیستمهای آن مشاهده میگردد که یکی از قسمتهای آن یعنی نیروی انسانی قرمز است. با انتخاب آن مورد براحتی میتوان دلیل بروز این مشکل را ردیابی نمود بعنوان مثلاً نبودن مجوز لازم جهت استخدام و یا نبودن تخصص لازم در بین متقاضیان استخدام میتوانند یکی از مشکلات مربوطه باشد.
سخن پایانی
سیستم گزارشات مدیریت یکی از ابزارهای اساسی برای کنترل، ارزیابی و بهبود عملکرد سازمان است. این سامانه با تبدیل دادههای عملیاتی به گزارشهای دقیق، منظم و قابل فهم، مدیران را در پایش فعالیتها و شناسایی انحرافها یاری میکند. اثربخشی این سیستم به کیفیت دادهها، طراحی مناسب گزارشها و انطباق آنها با نیازهای اطلاعاتی مدیران بستگی دارد. در نهایت، بهرهگیری صحیح از MRS موجب افزایش شفافیت، بهبود نظارت مدیریتی، ارتقای کیفیت تصمیمگیری و دستیابی به اهداف سازمانی خواهد شد.
فهرست منابع
رضاییان، علی. کتاب سیستم اطلاعات مدیریت. ناشر: سمت.
توربان، آفریم؛ پولارد، کارل؛ وود، گریگوری. کتاب مدیریت فناوری اطلاعات. ناشر: ویلی.
نگارنده: پشتیبانی پارسمدیر | 
