شرح شغل

شرح شغل (Job description) سندی رسمی است که وظایف، مسئولیت‌ها، اختیارات، شرایط کاری، روابط سازمانی و اهداف هر شغل را به‌صورت شفاف و نظام‌مند تبیین می‌کند. تدوین دقیق شرح شغل، مبنای بسیاری از کارکردهای مدیریت منابع انسانی از جمله جذب، آموزش، ارزیابی عملکرد و جبران خدمات بوده و موجب افزایش شفافیت، بهره‌وری و هماهنگی سازمانی می‌شود. نظر به اهمیت موضوع در این مقاله، «شرح شغل» مفهوم‌سازی و تعریف خواهد شد.

تعریف شرح شغل

شرح شغل نشان می‌دهد که وظایف، فعالیت‌ها، محدودیت‌ها و مسئولیت‌های هر یک از مشاغل سازمان چیست. شرایط احراز شغل ناظر بر شایستگی‌ها، مهارت‌ها و توانمندی‌های افراد برای تصدی یک شغل است. این مفهوم از الزامات سازمان جهت تامین منابع انسانی برخوردار از توانایی‌های لازم برای انجام امور شغلی است.

شرایط احراز شغل بیانی از ویژگی ها و شایستگی های مورد نیاز کارکنان برای اجرای مطلوب وظایف و کارهای معین شامل یک شغل یا عمل خاص می باشد. شرایط احراز شغل از تجزیه و تحلیل شغل به دست می آید. به عبارت دیگر، شرایط احراز شغل به عنوان حداقل صلاحیتی که فرد باید برای انجام موفقیت آمیز یک شغل معین داشته باشد، تعریف می شود.

در حالی که شرح شغل فعالیت‌هایی را که باید انجام شود، توصیف می‌کند، شرایط احراز شغل، دانش، مهارت‌ها و توانایی‌هایی را که یک فرد برای انجام رضایت‌بخش یک کار نیاز دارد، فهرست می‌کند. شایستگی‌های کارکنان شامل تحصیلات، تجربه، مهارت‌های کاری، توانایی‌های شخصی و نیازهای ذهنی و جسمی است.

اهمیت شرح شغل

یکی از خروجی‌های تجزیه‌وتحلیل شغل، شرح شغل است. منظور از شرح شغل سند مکتوبی است که کلیه اطلاعات مربوط به یک شغل خاص به‌صورت سیستماتیک در آن خلاصه می‌شود. به زبان ساده، شرح شغل ماهیت شغل را نشان می‌دهد. برخی از اطلاعاتی که ممکن است در شرح شغل ذکر شود شامل عنوان شغل، وظایف شغل، مسئولیت‌ها، اختیارات، شرایط و خطرات کاری و ماشین‌ها، ابزارها و تجهیزات کار است.

در صورتیکه نیروی انسانی براساس شرح شغلی انتخاب شود و شرایط احراز شغل را داشته باشد، تناسب فرد و سازمان وجود خواهد داشت. در این صورت بهبود مولفه‌های سنتی مانند رضایت شغلی، تعهد و انگیزش و به‌تبع آن عملکرد شغلی و عملکرد سازمانی میسر خواهد شد. نظر به اهمیت موضوع این مقاله به مفهوم شرح شغل و شرایط احراز شغل می‌پردازند.

شرح شغل معمولاً قبل از شرایط احراز در آگهی‌های شغلی نمایش داده می‌شود و بخشی از اطلاعات موقعیت شغلی را که شرکت برای آن استخدام می‌کند ارائه می‌دهد. نمایش این اطلاعات در ابتدای آگهی شغلی برای متقاضیان مفید است. زیرا به آنها این امکان را می‌دهد که تصمیم بگیرند آیا می‌خواهند و آمادگی دارند تا این کار خاص را انجام دهند یا خیر. همچنین برای مدیران استخدام مفید است. زیرا می‌توان اطمینان حاصل کرد که همه طرف‌های درگیر در فرایند استخدام درک درستی از این موقعیت شغلی پیدا خواهند کرد.

مقایسه شرح شغل و شرایط احراز شغل

این دو مفهوم مترادف هم نیستند و البته باهم متفاوت نیز نمی‌باشند؛ در واقع مکمل هم در فرایند استخدام و بکارگیری کارکنان می‌باشند.

تفاوت ازنظر منشأ
منشأ سند شرح شغل، فرآیند تجزیه و تحلیل شغل است که بر شناسایی و تعیین جزئیات وظایف و الزامات شغلی خاص متمرکز است اما ابزار شرایط احراز از سند شرح شغل نشأت می‌گیرد. قبل از اینکه متخصص منابع انسانی بتواند ویژگی‌ها و شایستگی‌های لازم یک فرد را برای تصدی یک شغل خاص تعیین کند، باید ابتدا تعیین کند که این شغل چه وظایف و مسئولیت‌هایی را در بر می‌گیرد.

تفاوت ازنظر تعریف
شرح شغل سندی است که نمای کلی از وظایف، مسئولیت‌ها و عملکردهای یک شغل خاص در سازمان را بیان می‌کند. شرایط احراز سندی است که صلاحیت‌ها، ویژگی‌های شخصیتی، مهارت‌ها و… که یک فرد برای انجام کار نیاز دارد را مشخص می‌کند.

تفاوت ازنظر اجزا
اجزای اساسی شـرح شغلی عبارت‌اند از: هدف شغل، وظایف شغلی، مسئولیت‌ها، اختیارات، ابزارها و تجهیزات و شرایط کاری. مؤلفه‌های اساسی شرایط احراز عبارت‌اند از: تحصیلات، تجربه، سن، جنسیت، شایستگی‌های رفتاری، شایستگی‌های تخصصی و ویژگی‌های شخصیتی.

تفاوت ازنظر زمان کاربرد
شرح شغل خلاصه‌ای از کارهایی است که یک کارمند پس از انتخاب شدن انجام خواهد داد. در مقابل، شرایط احراز بیانیه‌ای است که نشان می‌دهد یک فرد برای انتخاب شدن چه ویژگی‌هایی باید داشته باشد.

تفاوت ازنظر مزایا
با استفاده از شرح شغل وظایف سازمان به‌طور مشخص میان کارکنان تقسیم شده و سردرگمی در مورد اینکه کدام کارمند باید یک وظیفه خاص را انجام دهد، کاهش می‌یابد. شرایط احراز به مدیریت سازمان در اتخاذ تصمیماتی مانند ارتقا، ترفیع و انتقال کارکنان به مشاغلی که با شخصیت و مهارت‌های نرم و تخصصی آنها مطابقت دارد، کمک می‌کند.

سخن پایانی

شرح شغل یکی از اسناد بنیادین مدیریت منابع انسانی است که با تبیین دقیق وظایف، مسئولیت‌ها، اختیارات، روابط سازمانی و شرایط انجام کار، زمینه شفافیت نقش‌ها و هماهنگی فعالیت‌ها را در سازمان فراهم می‌سازد. این سند نه‌تنها به کارکنان کمک می‌کند تا انتظارات سازمان از جایگاه شغلی خود را بهتر درک کنند، بلکه مدیران را نیز در فرایندهایی مانند جذب، آموزش، ارزیابی عملکرد، طراحی مسیر شغلی و جبران خدمات یاری می‌دهد. هرچه شرح شغل دقیق‌تر، به‌روزتر و متناسب‌تر با اهداف سازمان تدوین شود، احتمال ابهام نقش، تعارض وظایف و کاهش بهره‌وری کمتر خواهد شد. ازاین‌رو، شرح شغل را می‌توان ابزاری راهبردی برای نظم‌بخشی به ساختار سازمانی، بهبود عملکرد کارکنان و تحقق اهداف مدیریت منابع انسانی دانست

منبع: آرمسترانگ، مایکل. مدیریت استراتژیک منابع انسانی (راهنمای عمل). لندن: پیرسون.