تجزیهوتحلیل شغل (Job analysis) فرایند شناخت ماهیت مشاغل براساس فعالیتهای اجرایی لازم و شرایط تصدی آن میباشد. این فرایند مقدمهای بر برنامهریزی منابع انسانی در سازمان است و زمینه کارمندیابی، گزینش نیروی انسانی و اجتماعی کردن کارکنان را فراهم میکند. نظر به اهمیت موضوع در این مقاله به مسئله تجزیه و تحلیل شغل در سازمان پرداخته شده است.
تعریف تجزیهوتحلیل شغل
تجزیهوتحلیل شغل فرایندی است که از طریق آن ماهیت و ویژگیهای شغل در سازمان بررسی میشود. اطلاعات کافی درباره هر یک از آنها جمع آوری و گزارش میشود. این فرایند به شکل چند مرحله و به صورتی نظاممند انجام میشود. از این مقوله به عنوان یکی از ارکان و وظایف اولیه مدیریت منابع انسانی یاد میشود.
تنظیم شرح شغل، شرایط احراز شغل و طراحی مشاغل اجزای اصلی این فرایند را تشکیل میدهند. چنانچه این مرحله به درستی انجام شود پیامدهای رفتاری مثبتی مانند انگیزش شغلی، تعهد شغلی و رضایت شغلی کارکنان قابل حصول خواهد بود.
در مدیریت منابع انسانی همواره بر اهمیت تحلیل صحیح مشاغل تاکید شده است. از طریق این تحلیل میتوان به درستی فعالیتها و وظایف شغلی را شناسایی کرد. اگر کاستی مشاهده شد از طریق توسعه شغلی و غنیسازی شغلی میتوان مسائل را حل کرد. سپس باید شرایط احراز و تصدی شغل مشخص شود تا کارکنانی متناسب با مشاغل جذب شوند. در این صورت فلات شغلی و فرسودگی شغلی کاهش خواهد یافت و ترک خدمت کارکنان نیز کمتر خواهد شد.
گامهای تجزیهوتحلیل شغل
به طور سنتی برای تحلیل مشاغل چهار مرحله در نظر گرفته میشود:
- تجزیه و تحلیل شغل
- تنظیم شرح شغل
- تنظیم شرایط احراز
- طراحی شغل
مراحل تجزیه و تحلیل شغل
فرایند تجزیه و تحلیل شغل خود طی هفت مرحله انجام میشود.
۱) بررسی کلی سازمان و اهداف آن و هماهنگی آن با مشاغل سازمان
۲) تعیین طریقه استفاده اطلاعات بدست آمده از تجزیه و تحلیل شغل
۳) نمونهگیری تصادفی
۴) جمع آوری اطلاعات
۵) تنظیم شرح شغل
۶) تنظیم شرایط احراز شغل
۷) طراحی شغل
۸) انجام اصلاحات
منظور از طراحی شغل تنظیم وظایف و مسئولیتها است به صورتی که حداکثر بازدهی به دست آید. همچنین باعث افزایش رضایت کارکنان و افزایش کیفیت زندگی کاری آنها شود.
روشهای تجزیهوتحلیل شغل
- مشاهده مستقیم: این روش به شکل مکمل در کنار سایر روشها انجام میشود و به دلیل ماهیت تخصصی آن و عدم امکان استفاده برای مشاغل با دور کاری دراز مدت و پیچیده و با کار فکری بالا محدودیت هایی دارد.
- مصاحبه: این روش به دو شکل باز یعنی بدون سوالات آماده از قبل و بسته یعنی به شکا برنامهریزی شده و با سوالات آماده انجام میشود. بهترین شکل اجرای آن تلیقی از شکل باز و بسته است. این روش علی رغم متداول بودن دارای روایی و پایایی پایینی است.
- پرسشنامه: با دو نوع سوال قضاوتی و عینی طراحی میشود. سوالات پرسشنامه ممکن است که کلی و عمومی یا جزئی باشد. توصیه میشود هر دو نوع سوال در پرسشنامه گنجانده شود. این روش به دلیل کم هزینه بودن مورد علاقه و به دلیل امکان عدم پاسخ به تمام سوالات نامطلوب است.
- مصاحبه گروهی: که شکل گروهی همان مصاحبه است که علی رغم جمع آوری اطلاعات کامل و دقیق ممکن است تحت تاثیر هنجارهای گروهی با کاهش اثربخشی روبرو باشد.
- نشست متخصصان: گروهی از خبرگان در زمینه مشاغل مورد بررسی نظرخواهی میشوند ولی ممکن است این روش منجر به نادیده گرفتن بخشی از قسمتهای شود.
- ثبت وقایع: که در آن متصدی وظایف روزانه خود را یادداشت میکند. علی رغم دست اول بودن اطلاعات، دشوار است.
در پایان پرسشنامه تجزیه و تحلیل سمت قرار دارد. در این مقیاس فعالیتهای شغل در شش طبقه اصلی طبقه بندی میشود که شامل منابع اطلاعاتی، فعالیتهای فکری، فعالیتهای جسمی، برقراری ارتباط، زمینه شغل و سایر فعالیت هاست.
شرح شغل و شرایط احراز شغل
مسئولیتها و وظایف و شرایط کلی شرح شغل و شرایط احراز شغل شامل: شناسنامه شغل، خلاصه شغل، ارتباطات اداری، شرح وظایف و مسئولیت ها، اختیارات، معیار عملکرد، محیط و شرایط کار.
شرایط احراز شغلی نیز ویژگیها و مهارت هایی است که فرد شاغل بر اساس شرح شغل باید دارا باشد. در این حالت شاغل به شغل مناسب تخصیص یافته است. برای استخدام کارمند ماهر بر اساس مهارتها مشخصاتی برای شخص شاغل در نظر گرفته میشود. اما برای استخدام فرد مبتدی باید بر اساس تواناییهای بالقوه وی تواناییهای وی در شرایط احراز مشخص شود. این صفات میتواند به روش قضاوتی یا تحلیل آماری مشخص شود.
تجزیه و تحلیل شغل در مواردی مانند کارمندیابی، انتخاب و انتصاب، آموزش، ایمنی، ارزیابی عملکرد، حقوق دستمزد، طراحی شغل، روابط صنعتی، تحقیق و پژوهش و قوانین و مقررات استخدامی کاربرد دارد. در ضمن اداره امور پرسنل، اداره مهندسی صنایع سازمان یا تحلیلگران خارج سازمان میتوانند این مسئولیت را به عهده داشته باشند.
تجزیه و تحلیل شغل هم چنین با مشکلاتی نیز همراه است. مقاومت کارکنان به دلیل توهماتی نظیر افزایش مسئولیت ها، محدود کردن آنان و از دست دادن شغل یا کاستیهای فرایند از جمله این مشکلات هستند.
طراحی شغل
طراحی شغل به روشهای متعددی انجام میشود:
روش مدیریت علمی: تقسیم کار بر اساس تخصص. این روش برای مشاغل ساده و تکراری مناسب است هر چند که باعث افزایش فشارهای عصبی کارکنان میشود.
روش انگیزشی: توجه به طراحی مشاغل باری افزایش رضایتمندی کارکنان. بر اساس نظریه دو عاملی هرزبرگ (غنی سازی کار)، نظریه فعال سازی ( تنوع در کار)، نظریه ویژگیهای شغل (اهمیت شغل و دریافت بازخور)
روش سیستمی: به جای توجه به تک تک مشاغل به سیستم کار و مکمل بودن آنها توجه میشود تا هم ضرورتهای فنی و هم نیازهای اجتماعی انسان برآورده شود.در این روش توصیه میشود شغل باید نیاز به استفاده از توان فکری داشته باشد، مهم باشد، آزادی عمل داشته باشد و باعث رشد و پیشرفت کارمند شود.
روش مبتنی بر ویژگیهای عامل انسانی: در روش اول آن، شغل بر اساس ویژگیهای جسمی و زیستی طراحی میشود. به صورتی که از بروز عوارض فیزیولوژیک و شرایط طاقت فرسای کاری جلوگیری به عمل آید. در رویکرد دیگری که ادراکی-حرکتی نام دارد، پیامدهای روانی تماس کارمند با ماشین الات مورد تاکید است تا از فشار روانی ناشی از عواملی مانند حجم زیاد اطلاعات، گشتن به دنبال وسایل کم شود.
سخن پایانی
تجزیه و تحلیل شغل یکی از بنیادیترین و راهبردیترین فرایندهای مدیریت منابع انسانی است که مبنای بسیاری از فعالیتها از جمله برنامهریزی منابع انسانی، جذب، گزینش، آموزش، ارزیابی عملکرد و جبران خدمات را تشکیل میدهد. این فرایند با شناسایی وظایف، مسئولیتها، شرایط احراز، دانش، مهارتها و شایستگیهای موردنیاز هر شغل، زمینه طراحی اثربخش مشاغل و استقرار نیروی انسانی در جایگاه مناسب را فراهم میسازد. از آنجا که تحقق اهداف سازمان مستلزم تقسیم کار، تعریف دقیق مسئولیتها و هماهنگی میان واحدهای مختلف است، تحلیل شغل نقش مهمی در افزایش بهرهوری، بهبود عملکرد کارکنان و دستیابی به اهداف راهبردی سازمان ایفا میکند. ازاینرو، میتوان تجزیه و تحلیل شغل را یکی از ارکان اساسی مدیریت منابع انسانی دانست که با فراهمسازی اطلاعات دقیق درباره مشاغل، زمینه تصمیمگیری آگاهانه مدیران و ارتقای اثربخشی سازمان را فراهم میآورد.
منبع: کتاب مدیریت منابع انسانی نوشته اسفندیار سعادت فصل سوم.
نگارنده: پشتیبانی پارسمدیر | 
