جامعهپذیری (Employee Socialization) یا اجتماعی کردن کارکنان فرایندی است که در آن کارمندان با سیاستها، فرهنگ و سلسلهمراتب کاری در سازمان آشنا میشوند. ورود موفقیت آمیز و جا افتادن فرد در سازمان، تنها به تطبیق فرد با فرهنگ، اهداف و رویههای سازمان محدود نمی شود. بلکه باید اهداف و نیازها و خواستههای فرد از سازمان نیز در نظر گرفته شود. در این مقاله کوشش شده است تا مفهوم اجتماعی کردن کارکنان سازمان تعریف و مفهومسازی شود.
تعریف اجتماعی کردن کارکنان
اجتماعی کردن کارکنان (Employee Socialization) فرایندی است که طی آن کارکنان جدید با فرهنگ، ارزشها، هنجارها، قوانین رسمی و غیررسمی و الگوهای رفتاری سازمان آشنا میشوند. در واقع کارکنان تازهوارد میآموزند چگونه نقش شغلی خود را بهطور اثربخش ایفا کنند. در این فرایند، کارکنان اطلاعات لازم درباره اهداف، ساختار، انتظارات، مسئولیتها و شیوههای کاری سازمان را کسب کرده و دانش، مهارت و نگرش موردنیاز برای سازگاری با محیط کار را به دست میآورند.
اجتماعی کردن پس از کارمندیابی، گزینش و استخدام آغاز میشود و معمولاً با برنامههای معارفه، آموزشهای اولیه و آشنایی با همکاران و محیط کار همراه است. هدف این فرایند، تسهیل انطباق کارکنان با سازمان، کاهش ابهام و اضطراب ناشی از ورود به محیط جدید و افزایش تعهد، رضایت شغلی و اثربخشی عملکرد است. هرچه کارکنان سریعتر با فرهنگ و انتظارات سازمان هماهنگ شوند، احتمال موفقیت آنان در ایفای نقش شغلی و ماندگاری بلندمدت در سازمان افزایش خواهد یافت.
هر سازمان از آداب و مقررات ویژهای برخوردار است که در فرهنگ سازمانی متجلی است. قوانین نانوشتهای نیز وجود دارد که در شرح شغل و شرایط احراز شغل قید نشده است. این گفتهها و ناگفتههای سازمانی برای موفقیت فرد در شغل جدید الزامی است. بنابراین در این مقاله کوشش شده است تا مفهوم اجتماعی کردن کارکنان سازمان تعریف و مفهومسازی شود.
ورود و سازگاری کارکنان
ورود و سازگاری کارکنان (Onboarding) مجموعهای از برنامهها، فعالیتها و تجربههای برنامهریزیشده است که از زمان پذیرش پیشنهاد شغلی آغاز میشود و تا هفتهها یا ماههای نخست اشتغال ادامه مییابد. هدف این فرایند، آمادهسازی کارکنان جدید برای ایفای موفق نقش شغلی، آشنایی با ساختار، فرایندها، ابزارها، قوانین و فرهنگ سازمان و تسریع دستیابی آنان به بهرهوری است. برخلاف تصور رایج، آنبوردینگ تنها به انجام امور اداری یا معارفه در روز نخست محدود نمیشود، بلکه یک برنامه جامع برای تسهیل ورود، یادگیری و سازگاری کارکنان جدید با محیط کار است.
یک برنامه مؤثر آنبوردینگ معمولاً شامل استقبال از کارکنان جدید، معرفی سازمان و تیم کاری، آموزش وظایف و فرایندها، تعیین انتظارات شغلی، تخصیص مربی یا راهنما، ارائه بازخورد مستمر و ارزیابی میزان پیشرفت کارکنان است. پژوهشها نشان میدهد سازمانهایی که از برنامههای ساختاریافته آنبوردینگ استفاده میکنند، رضایت شغلی، تعهد سازمانی، سرعت یادگیری و نرخ نگهداشت کارکنان بالاتری دارند و هزینههای ناشی از ترک خدمت زودهنگام را کاهش میدهند. ازاینرو، امروزه آنبوردینگ یکی از مهمترین فرایندهای مدیریت منابع انسانی و مدیریت استعداد به شمار میرود.
اهمیت اجتماعی کردن کارکنان
اجتماعی کردن کارکنان مزایای بسیار زیادی برای سازمان دارد. شاید بتوان گفت موفقیت یا شکست ماموریت سازمان در جذب نیروهای جدید در همین فرایند خلاصه میشود. برخی از مهمترین مزایای این مرحله در فرایند جذب نیروی انسانی عبارتند از:
- آشناسازی فرد در عملکرد صحیح فرد در سازمان موثر است.
- اضطراب بیش از اندازه فرد به کیفیت کار او صدمه میزند.
- تازهوارد از افراد سازمان راه و رسم کار در سازمان را میآموزد.
- بهتر است این آموزش آن طور که سازمان میخواهد انجام شود تا موجب بدآموزی نشود.
- باید برنامهای وجود داشته باشد تا مشکلات اولیه ورود به محیطی ناآشنا را رفع کند.
اگر سازمان فردی را استخدام کرده که برای سازمان حفظ هویت شخصی وی اهمیت دارد باید برنامه تثبیت هویت را اجرا کرد. اگر هم که سازمان عدهای از افراد را برای پستهای معمولی سازمان استخدام کرده است برنامه سلب هویت را اجرا میکنند. در آن از تازه وارد میخواهند ارتباط خود را با دوستان خود قطع کند، وظایف پستی را انجام دهد و سخنهای تند و آزار دهنده مقامات ارشد را اجرا کنند.
مراحل اجتماعی کردن
قبل از ورود به سازمان: فرد قبل از ورود به سازمان خود را عضوی از سازمان میبیند و سعی میکند رفتار خود را مطابق با آن تغییر دهد.
رویارویی فرد با سازمان: در ابتدای استخدام فرد تصور میکند شغل مهمی را به عهده گرفته است. اما مدتی پساز استخدام در مییابد که شغل او شغلی معمولی است. این حقیقت باعث سرخوردگی و کاهش جذابیت شغل میگردد و به عنوان یک شوک برای تازه وارد عمل میکند. اگر شوک چندان بزرگ نباشد یا تازه وارد قادر به تحمل این شوک باشد روش هایی برای کاهش اثرات این سرخوردگی وجود دارد. مثل تغییر نگرش فرد، برقراری ارتباط با دیگران، صبر و شکیبایی.
تحول و دگرگونی: اگر نتیجه فرایند اجتماعی کردن کارکنان مثبت باشد تعهد و بهرهوری فرد در سازمان افزایش مییابد و اگر نتیجه منفی باشد باعث ترک سازمان خواهد شد. به علاوه باشد دقت کرد عوامل برون سازمانی تاثیر منفی روی عملکرد فرد نداشته باشند.
اگر افراد خصوصیاتی دارند که سازمان تمایل به حفظ آن دارد در این صورت ترتیب برنامه انفرادی مفید خواهد بود. فرد مسئول میتواند یکی از اعضای قدیمی یا بازنشسته سازمان باشد که به آن “پیوسته” گویند. ممکن است فرد دیگری باشد که به آن “گسسته” میگویند. معمولاً برای کارمندان معمولی از جدول زمانی ثابت و برای سمتهای مدیریتی از جدول زمانی متغیر استفاده میشود.
سخن پایانی
اجتماعی کردن فرایندی است که در آن کارکنان تازهوارد سازمان با اهداف رسمی و غیررسمی سازمان آشنا خواهند شد. آنها باید در برنامهای نظاممند و روشن با قوانین عرفی و مکتوب سازمان آشنا شوند و درک درستی از آن کسب نمایند. در این صورت فرایند جذب و استخدام موفقیتآمیز خواهد بود و کارمندان بهتر با سازمان و همکاران هماهنگ خواهند شد. این موضوع که کارکنان هر سازمان، رفتاری را که از نظر آن سازمان صحیح است یاد بگیرند و به آن عمل کنند بسیار مهم است. ولی این فراگیری خود به خود صورت نمی گیرد و مسئولان سازمان باید با تدابیری که اتخاذ میکنند افراد تازه وارد را با آداب و اصول و قوانین حاکم بر سازمان آشنا سازند و اجتماعی کردن افراد تازه وارد به سازمان، قدم بزرگی در این راستا میباشد.
سوالات متداول
جامعهپذیری سازمانی (Organizational Socialization) به فرایند یادگیری و سازگاری کارکنان با فرهنگ، ارزشها، هنجارها و شیوههای کاری سازمان اشاره دارد و بیشتر یک مفهوم نظری و دانشگاهی است. در مقابل، ورود و انطباق کارکنان (Onboarding) مجموعه برنامهها و اقدامات عملی سازمان برای استقبال، آموزش اولیه و تسهیل سازگاری کارکنان جدید در روزها و ماههای نخست استخدام را شامل میشود. به بیان دیگر، آنبوردینگ بخشی از فرایند جامعهپذیری سازمانی است و به اجرای عملی آن در محیط کار میپردازد.
در مدیریت منابع انسانی، جامعهپذیری سازمانی و اجتماعی کردن کارکنان معمولاً به یک مفهوم اشاره دارند و هر دو ترجمه اصطلاح Organizational Socialization هستند. تفاوت آنها بیشتر در شیوه بیان است تا مفهوم علمی. «جامعهپذیری سازمانی» اصطلاحی رایجتر در متون دانشگاهی و مقالات پژوهشی است، در حالی که «اجتماعی کردن کارکنان» ترجمهای تحتاللفظی و سادهتر برای مخاطبان عمومی محسوب میشود. بنابراین، این دو اصطلاح از نظر مفهومی تفاوتی ندارند و میتوانند بهجای یکدیگر بهکار روند.
نگارنده: پشتیبانی پارسمدیر | 
