گزینش نیروی انسانی (Employee Selection) به فرایند کلی شناسایی، جذب، غربال و مصاحبه شغلی برای انتخاب گزینه مناسب برای شغل گفته میشود. این فرایند عاملی کلیدی در مدیریت منابع انسانی است و با مباحث شرح شغل و شرایط احراز شغل ارتباط مستقیمی دارد. این مقاله با هدف شناخت یک روش راهبردی جهت کارمندیابی و جذب نیروی انسانی کارآمد جهت احراز شغل معین در سازمان صورت گرفته است.
تعریف گزینش نیروی انسانی
گزینش نیروی انسانی فرایندی است که طی آن سازمان با استفاده از معیارهای از پیش تعیینشده، مناسبترین داوطلب را از میان متقاضیان انتخاب میکند. این فرایند با هدف اطمینان از تناسب دانش، مهارت، تجربه، تواناییها و شایستگیهای فرد با الزامات شغل انجام میشود. ابزارهایی مانند بررسی رزومه، آزمونهای استخدامی، مصاحبه، ارزیابی شایستگی و استعلام سوابق از مهمترین روشهای گزینش کارکنان هستند.
گزینش پس از تجزیهوتحلیل شغل و تدوین شرح شغل و شرایط احراز شغل انجام میشود و بر مبنای همین اسناد، داوطلبان ارزیابی میشوند. همچنین طراحی شغل معیارهای لازم برای انتخاب فرد مناسب را مشخص میکند. پس از آن، فرایند جذب نیروی انسانی متقاضیان واجد شرایط را به سازمان هدایت میکند و گزینش، بهترین گزینه را از میان آنان برمیگزیند. در نهایت، فرد منتخب وارد مرحله استخدام شده و رابطه کاری رسمی میان او و سازمان برقرار میشود.
گزینش کارکنان هم در یک سازمان دولتی بزرگ و هم در یک شرکت کوچک و متوسط از اهمیت بالایی برخوردار است. اغلب مدیران با گزینش افراد نامناسب برای تصدی موقعیتهای شغلی، روبرو بودهاند.
روشهای گزینش منابع انسانی
گزینش منابع انسانی با هدف شناسایی و انتخاب شایستهترین داوطلب برای یک شغل انجام میشود. سازمانها با توجه به ماهیت شغل، سطح مسئولیت و شرایط احراز، از روشهای مختلفی برای ارزیابی دانش، مهارت، توانایی و ویژگیهای رفتاری متقاضیان استفاده میکنند. بهکارگیری چند روش بهصورت همزمان، دقت و اعتبار تصمیمگیری را افزایش میدهد.
- بررسی فرم درخواست و رزومه
- آزمونهای تخصصی و مهارتی
- آزمونهای شخصیت و روانشناختی
- مصاحبه گزینش نیروی انسانی
- بررسی سوابق شغلی و تحصیلی
- معاینات پزشکی و سنجش سلامت
هیچ روشی بهتنهایی برای گزینش کارکنان کافی نیست و انتخاب ابزار مناسب به نوع شغل و اهداف سازمان بستگی دارد. سازمانهای پیشرو معمولاً با ترکیب آزمونها، مصاحبههای ساختاریافته و ارزیابی شایستگیها، احتمال انتخاب فرد مناسب را افزایش داده و ریسک استخدام نادرست را کاهش میدهند.
مصاحبه گزینش نیروی انسانی
هدف از انجام مصاحبه استخدامی، سنجش داوطلب برای گزینش نیروی انسانی موردنظر و تناسب مصاحبهشونده با شرایط تعریف شده برای تصدی آن شغل و جایگاه سازمانی است. بطور خلاصه مصاحبهکننده اطلاعاتی را از مصاحبهشونده کسب و اطلاعاتی در رابطه با سازمان، شغل و جایگاه سازمانی به داوطلب استخدام ارائه میدهد.
قبل از انجام مصاحبه، مصاحبهکننده باید از تعداد مصاحبهشوندگان، شرح شغل موردنیاز، نیازهای جایگاه سازمانی مورد بحث، زمان کل مصاحبه، اسامی (احتمالاً) سایر مصاحبهکنندگان، مدارکی که احتمالاً مصاحبهشوندگان باید همراه داشته باشند، زمان شروع هریک از مصاحبهها و چک لیست سئوالات عمومی و اختصاصی که از مصاحبهشونده پرسیده خواهد شد را تهیه کرده و همراه داشته باشد. همچنین پرسشنامه استخدامی متقاضی (فرم متداول و معمولی که جهت کسب اطلاعات اولیه متقاضیان در اغلب سازمانها وجود دارد) را کاملا مطالعه و حتی الامکان مواردی را بخاطر سپرده باشد.
مکان مصاحبه هم باید از نظر فیزیکی مناسب و مصاحبهشونده و مصاحبهکننده رو در رو و در شرایط مساوی (از نظر ارتفاع) قرار داشته باشند. زمان انجام مصاحبه باید از پیش و با توافق طرفین تعیین شده باشد تا هیچکس از نظر زمانی در فشار نباشد.
موفقیت مصاحبهکننده در کسب اطلاعات مفید از مصاحبهشونده، به میزان توانایی وی در طرح پرسشهای مناسب بستگی دارد. مهمترین مشخصه اصلی، نحوه استفاده از پرسشهای بسته (با پاسخهای بلی و خیر) و پرسشهای باز (با پاسخهای گسترده) است. لذا مصاحبهکننده باید در انتخاب روشها، از شیوه معینی استفاده کند. باید توجه داشت که در انجام مصاحبه با متقاضیان استخدام، از روش یکسانی استفاده نمود تا امکان مقایسه و سنجش بین تمامی متقاضیان وجود داشته باشد. به طور کلی پنج نوع مصاحبه استخدامی توصیه میشود که در اینجا به صورت مختصر شرح داده میشوند.
آزمون استخدامی
آزمون کتبی استخدمای یکی از روشهای رایج در گزینش نیروی انسانی است. در این روش چون دخالت انسانی حداقل است و در نتیجه اثرات سوگیری ارزیاب و آنچه اثر روزنتال نامیده میشود وجود ندارد لذا بسیار مورد تاکید است. با این وجود آزمونهای کتبی نیز همیشه دارای معایبی است. آزمون کتبی میتواند به صورت سوال باز یا بسته (تستی) و یا ترکیبی صورت گیرد. آزمون سوال بسته حداقل آزادی را به داوطلب میدهد. نتیجه این نوع آزمون غالباً یکسان و دقیق خواهد بود هر چند ممکن است اطلاعات ضروری برای تصمیمگیری به کارفرما ارائه ندهد. ولی به لحاظ علمی، اعتبار بیشتری نسبت به آزمون باز دارد. از آزمونه بسته در موارد زیر استفاده میشود:
- پاسخهای بلی یا خیر برای کسب اطلاعات کفایت نماید.
- پاسخها موارد مشخصی باشند و نیازی به توضیح بیشتر نباشد.
- قصد داشته باشید پس از شنیدن پاسخ به سئوال بسته، یک سئوال باز مطرح نمائید.
در خصوص مقایسه بین این دو نوع آزمونه باید بسیار توجه داشت چرا که پس از جمعبندی نهایی ممکن است بین اطلاعات مکتوب از آزمونهشوندگان هیچ رابطه و سنخیتی وجود نداشته و از هر یک، اطلاعات متفاوتی در دست باشد. از پرسشهای باز در موارد زیر استفاده میگردد:
- طرح زمینههای جدید برای بحث فیمابین دو طرف
- کشف اطلاعات بیشتر از متقاضی استخدام
- ارتباط دادن یک پاسخ با یک پاسخ دیگر
- آزمون خودآگاهی مصاحبهشونده
- اطلاع از میزان تحلیلگر بودن مصاحبهشونده
آزمون نیمهبسته (مخلوط) یک روش ترکیبی است، بدینصورت که سئوالات مشخصی از همه داوطلبان پرسیده میشود ولی بهر حال به داوطلبان اجازه داده میشود به زمینههای دیگر و مخصوصاً زمینههای مورد علاقه خود نیز بپردازند. باید توجه داشت که میزان موفقیت در این نوع آزمون نیز بستگی به مهارت و تخصص مصاحبهکننده دارد.
مدل ترکیبی گزینش نیروی انسانی
روشهای معمول جذب نیروی انسانی عبارتند از: آزمون کتبی، مصاحبه استخدمای و بررسی پیشینه کاری و تحصیلی داوطلبان. هر یک از این روشها دارای مزایای زیادی است که نمی توان از آنها صرف نظر کرد و از سوی دیگر ایراداتی به هر روش وارد است که استفاده از آنها را به عنوان یک راه کار تمام و کامل برای جذب نیروی انسانی مناسب و کارآمد زیر سوال میبرد. بنابراین با استفاده از مدل زیر یک مدل سه عاملی برای جذب نیروی انسانی ارائه شده است:
مدل سه عاملی گزینش نیروی انسانی
براساس این مدل پیشنهاد میشود ابتدا براساس سوابق تحصیلی و کاری یک غربال اولیه صورت گیرد. در اینصورت افرادی برای مرحله دوم یعنی آزمون کتبی انتخاب میشوند که براساس رزومه خود دارای حداقل شرایط برای جذب باشند. در مرحله دوم آزمون کتبی صورت میگیرد و در این مرحله غربالی حداقل ۱/۵ درصد ظرفیت نهائی برای مرحله سوم انتخاب میشوند. مرحله سوم مرحله نهائی آزمون است که به صورت یک مصاحبه تخصصی است و آنچه این مدل را از یک حلقه بسته به یک جریان پویا تبدیل میکند تاکید مدل بر استفاده از مستندات علمی-عملی داوطلب است که یک بار در ابتدای مدل نیز استفاده شده است. علت این امر آن است که مصاحبه کننده دچار جهتگیری ذهنی براساس توان برخی افراد در مصاحبه نشود و تصمیمی منطقی و همه جانبه اتخاذ نماید.
ارزیابی داوطلب
پس از انجام مصاحبه، میتوان به اقلامی مانند توانایی انجام کار به نحو مطلوب، سنجش انگیزه داوطلب برای انجام کار مورد نظر، چگونگی هماهنگی وی با سایر اعضاء گروه و سازمان پی برد. همچنین باید مشخص گردد که آیا داوطلب معیارهای مطلوب سازمان را داراست؟ در غیر اینصورت آیا سازمان از حد مطلوب خود پایین میآید یا مصاحبهشونده را مردود اعلام میکنیم که این مورد هم به ظرفیتهای موجود بستگی دارد. ارزیابی داوطلب در گزینش نیروی انسانی اهمیت بسیار زیادی دارد.
ارزیابی مصاحبه
برای ارزیابی موفقیت مصاحبه، میتوان پس از پایان هر سری مصاحبه و انتخاب فرد یا افراد مورد نظر و با در نظر داشتن اینکه آیا به انتخاب خود اطمینان داریم؟ آیا توانستیم اطلاعات لازم را کسب کنیم؟ کمترین رضایت را از کدام بخش مصاحبه داریم؟ آیا ممکن بود پاسخها و نتیجهگیری رضایتبخشتری داشته باشیم؟ آیا میدانیم چگونه در سری بعد مصاحبه بهتری انجام دهیم؟ مصاحبه را ارزیابی نمائید. در اغلب موارد سنجش کارآیی مصاحبهشونده (پس از استخدام) میتواند بهترین عامل ارزیابی مصاحبه باشد. البته متأسفانه هیچ وقت نخواهیم توانست بفهمیم که آیا افراد رد شده نیز میتوانستند پس از استخدام موفق شوند یا خیر.
در پایان لازم به یادآوری است که هنگام مصاحبه باید بیتعصب بود و چنانچه احساس مثبت یا منفی در مصاحبهکننده نسبت به متقاضی استخدام وجود دارد، بدنبال اطلاعاتی باشیم که این احساس را بلا اثر نماید چرا که در اینصورت با کسب اطلاعات منطقی و مؤثر میتوان نتیجهگیری بهتری کرد و چه بسا نتیجهگیری نهایی موجب تأیید نطریه اولیه مصاحبه کننده گردد. بهترین راه برای پرهیز از این اشتباه انتخاب افراد مناسب و بالطبع انجام یک مصاحبه هدفدار و از قبل طراحی شده است. جهت دستیابی به این منظور، باید فهرستی از نیازهای شغلی و ویژگیهای جایگاه سازمانی را به ترتیب اولویت طبقهبندی کرد و با در نظر داشتن روشهای مصاحبه، افراد مناسبی را انتخاب کرد.
سخن پایانی
گزینش نیروی انسانی باید بر پایه معیارهای علمی و متناسب با نیازهای واقعی هر شغل طراحی شود تا سازمان بتواند شایستهترین افراد را برای تصدی موقعیتهای شغلی، بهویژه سمتهای مدیریتی، انتخاب کند. تحقق این هدف مستلزم انجام تجزیه و تحلیل شغل، شناسایی دانش، مهارتها، تواناییها و شایستگیهای موردنیاز و تدوین معیارهای معتبر ارزیابی است. انتخاب نادرست کارکنان علاوه بر اتلاف زمان، هزینه و منابع سازمان، اثربخشی آموزش و سرمایهگذاریهای بعدی را نیز کاهش میدهد. ازاینرو، استفاده از روشهای علمی مانند مصاحبههای ساختاریافته، آزمونهای معتبر و ارزیابی شایستگیها، احتمال انتخاب فرد مناسب و موفقیت بلندمدت سازمان را افزایش میدهد.
منبع: کتاب مدیریت منابع انسانی نوشته اسفندیار سعادت فصل ششم.
نگارنده: پشتیبانی پارسمدیر | 
