عوامل حیاتی موفقیت (CSFs) مجموعه محدودی از عوامل کلیدی هستند که عملکرد مطلوب در آنها برای دستیابی سازمان، پروژه یا کسبوکار به اهداف خود ضروری است. شناسایی این عوامل به مدیران کمک میکند منابع و توجه مدیریتی را بر حوزههایی متمرکز کنند که بیشترین نقش را در موفقیت دارند. نظر به اهمیت موضوع در این مقاله، «عوامل حیاتی موفقیت» مفهومسازی و تعریف خواهد شد.
تعریف عوامل حیاتی موفقیت
عوامل حیاتی موفقیت (Critical Success Factors) حوزهها، شرایط یا قابلیتهایی هستند که دستیابی به نتایج مطلوب به عملکرد مناسب در آنها وابسته است. این مفهوم بر این اصل استوار است که همه عوامل سازمانی اهمیت یکسانی ندارند و تعداد محدودی از آنها نقشی تعیینکننده در تحقق اهداف دارند. بنابراین، CSFها به مدیران امکان میدهند توجه، منابع و اقدامات خود را بر مهمترین الزامات موفقیت متمرکز کنند.
عوامل حیاتی موفقیت میتوانند در سطوح مختلف تعریف شوند. برای نمونه، در سطح سازمان ممکن است رهبری، منابع انسانی یا قابلیتهای فناورانه اهمیت داشته باشند؛ در حالی که در یک پروژه، حمایت مدیریت ارشد، شایستگی تیم و مدیریت ریسک عوامل تعیینکننده باشند. ازاینرو، CSFها وابسته به هدف، صنعت، محیط و ماهیت فعالیت مورد بررسی هستند و نمیتوان فهرستی واحد را برای همه سازمانها تجویز کرد.
مقایسه CSF و KPI
باید میان عامل حیاتی موفقیت و شاخصهای کلیدی عملکرد (KPI) تمایز قائل شد. عوامل حیاتی مشخص میکند سازمان برای موفقیت باید در «چه حوزهای» عملکرد مطلوب داشته باشد، در حالی که KPI ابزاری برای اندازهگیری عملکرد در آن حوزه است. به بیان ساده، CSF بر عوامل تعیینکننده موفقیت تمرکز دارد و KPI میزان تحقق عملکرد مورد انتظار را میسنجد.
- عوامل حیاتی موفقیت (Critical success factor)
- شاخصهای کلیدی عملکرد (Key Performance indicator)
تفاوت CSF و KPI
در مدیریت پروژه سازمان CSF مقدم بر KPI است. به این معنا که پیش از اجرای یک برنامه یا پروژه باید عوامل زیربنایی موفقیت آن پروژه شناسایی شود. پس از فراهم کردن شرایط و بسترهای لازم میتوان به اجرای پروژه دست زد. در نهایت برای ارزیابی عملکرد میتوان از شاخصهای کلیدی عملکرد استفاده کرد.
شاخص کلیدی عملکرد (KPI) سنجهای بسیار بااهمیت جهت پایش و ارزیابی عملکرد یک سیستم، کسبوکار یا برند میباشد. به عبارت دیگر بعد از آنکه یک سیستم در سازمان پیاده سازی شد برای ارزیابی وضعیت عملکرد آن سیستم از مجموعه شاخصهای بااهمیتی استفاده میشود که به آنها شاخصهای کلیدی عملکرد گفته میشود.
ارزیابی آمادگی سازمان
در ارزیابی آمادگی سازمان برای پذیرش یک فناوری یا تغییر ویژه یا اجرای یک پروژه جدید تمرکز بر عوامل حیاتی موفقیت است. عوامل کلیدی موفقیت آن دسته از عوامل موفقیتی هستند که ضریب اهمیت بیشتری برای سازمان دارند. این عوامل در رابطه با تحقق استراتژی سازمان پراهمیتترین عوامل محسوب میشوند. هر سازمانی که میخواهد در کنترل پروژه به موفقیت دست پیدا کند، به پنج عامل حیاتی نیاز دارد:
- کارکنان: کسانی که سازمان را تشکیل میدهند.
- هدف: دلیلی برای ایجاد سازمان و همکاری اعضا.
- فرایندها و عملیات: فعالیتهایی که کارکنان برای دستیابی به هدف انجام میدهند.
- منابع مادی: جایی برای کار کردن، وسایل و تجهیزات موردنیاز، پول کافی برای پرداخت صورتحسابها و حقوق کارکنان.
- مشتری: افرادی که خارج از سازمان و شرکت هستند و برای استفاده از خدمات و محصولات سازمان، هزینه میکنند.
در دنیای امروز که بهسرعت در حال تغییر است، برای باقی ماندن در عرصهی رقابت، داشتن هدف بهتنهایی کافی نیست. مدیران برای موفقیت یک سازمان، باید منابعشان را بر بزرگترین فرصتهای ممکن که روزبهروز در حال تغییر هستند، متمرکز کنند. برای اینکه این تغییراتِ لحظهای را بهوضوح درک کنید، کافی است اتفاقات چند سال اخیر دنیا و تحولات شرکت خود را بررسی کنید.
سخن پایانی
عوامل حیاتی موفقیت ابزاری مفهومی برای شناسایی معدود حوزههایی هستند که دستیابی به اهداف به عملکرد مناسب در آنها وابسته است. شناسایی شایستگیهای محوری موجب تمرکز بهتر منابع، اولویتبندی اقدامات و هدایت تصمیمهای مدیریتی میشود. این عوامل باید متناسب با اهداف و شرایط هر سازمان یا پروژه تعیین شوند. در نهایت، تمرکز بر عوامل حیاتی موفقیت میتواند زمینه همسویی اقدامات سازمانی با اهداف و بهبود عملکرد را فراهم سازد. این عوامل از یکسو با اهداف سازمان ارتباط داشته و برای تحقق اهداف سازمان ضروری هستند. از طرف دیگر با استراتژی رقابتی سازمان متناسب هستند.
منبع: دفت، ریچارد. کتاب تئوری و طراحی سازمان. پیرسون.
نگارنده: پشتیبانی پارسمدیر | 
