کنترل موجودی (Inventory control) فرایند نگهداری سطح مطلوبی از قطعات و محصولات در انبار برای جلوگیری از کمبود یا سرریز میباشد. بررسی و مدیریت موجودی در انبارداری، تولید بههنگام (JIT) و مدیریت لجستیک بسیار کلیدی است. نظر به اهمیت موضوع در این نوشتار کوشش خواهد شد تا کنترل موجودی مفهومسازی و تعریف شود.
تعریف کنترل موجودی
کنترل موجودی فرایندی نظاممند برای پایش، ثبت و تنظیم سطح واقعی موجودی مواد اولیه، کالای در جریان ساخت و محصولات نهایی است. هدف اصلی آن اطمینان از دسترسی به مقدار مناسب موجودی در زمان موردنیاز و جلوگیری از کسری، مازاد و مغایرت موجودی است.
این فرایند فعالیتهایی مانند ثبت ورود و خروج کالا، شمارش و تطبیق موجودی، تعیین نقطه سفارش، کنترل ذخیره اطمینان و ردیابی گردش اقلام را دربرمیگیرد. کنترل موجودی بهعنوان بخشی از مدیریت موجودی، اجرای صحیح سیاستها و برنامههای تعیینشده برای موجودی را پشتیبانی میکند.
کنترل موجودی، جریانی است که ضمانت میکند اقلام و موجودی فروشگاه یا موسسه بازرگانی با در نظر گرفتن زمان، مکان، تعداد، کیفیت و هزینه برای مشتریان به موقع تدارک شود.
فروغ عسکری، بنیاد فورته پواترین
در مدیریت تولید و عملیات و سازمانهای تولیدی نقش کنترل موجودی در بیشتر، به دلیل وجود مواد اولیه و قطعات و موجودیهای در جریان، مشهودتر است. در سازمانهای بازرگانی و فروشگاهها نیز کنترل موجودی نقش مهمی دارد. زیرا محصول ارائه شده نیازمند مدیریت است.
کنترل موجودی و انبارداری
کنترل موجودی و انبارداری دو فعالیت مرتبط اما متمایز در مدیریت تولید و عملیات هستند. مفهوم کنترل موجودی بر حفظ سطح مناسب مواد و کالاها با توجه به تقاضا، هزینه و زمان تأمین تمرکز دارد. تعیین مقدار سفارش، زمان سفارش، نقطه سفارش و ذخیره اطمینان از مهمترین تصمیمهای این حوزه است.
کمبود موجودی میتواند موجب توقف تولید، تأخیر در تحویل یا از دست رفتن فروش شود. موجودی مازاد نیز هزینه نگهداری، خواب سرمایه و احتمال فساد یا منسوخشدن کالا را افزایش میدهد.
در مقابل، انبارداری (Warehousing) شامل دریافت، ثبت، جانمایی، نگهداری، جابهجایی و تحویل فیزیکی اقلام است. انبارداری کارآمد با افزایش دقت اطلاعات و کاهش مغایرت و اتلاف، اجرای صحیح کنترل موجودی را تسهیل میکند. بنابراین، کنترل موجودی بر مقدار و زمان تأمین اقلام متمرکز است، در حالی که انبارداری بر نگهداری و جریان فیزیکی آنها تمرکز دار.
شیوه کنترل موجودی
کنترل موجودی جریانی است که ضمانت میکند اقلام موجود سازمان با در نظر گرفتن عوامل زمان، مکان، تعداد، کیفیت و هزینه، برای بخشهای عملیاتی تولید، توزیع، فروش، مهندسی در دسترس باشد.
آنچه در کنترل موجودی از اهمیت ویژه برخوردار است عبارتند از:
- میزان سفارش
- زمان سفارش
عملیات بالانس یا تراز موجودی (Inventory balancing act) عملیاتی است برای به حداقل رساندن میزان سطح سرمایه بکار رفته شده برای موجودی با قابلیت تبدیل به سرمایه به طوری که تضمین نماید موجودی برای کلیه عملیاتهای تولیدی، فنی و فروش در موعد مقرر و به میزان کافی در دسترس باشد. به منظور جلوگیری از انباشت بیش از حد و یا مواجهه با کسری کالا در انبار، میبایست نقاط کنترلی موجودی مرتبط با هر کالا در انبار مشخص شود. این نقاط کنترلی عبارتند از:
- نقطه سفارش (مجدد)
- حداکثر موجودی مجاز
- حداقل موجودی مجاز
- موجودی میانگین
- موجودی خطرناک
- مقدار سفارش
انباشت بالای موجودی، باعث افزایش هزینه سازمان یا کارخانه صنعتی شده و مشکلات را پنهان میکند و نگاه داشت موجودی در سطح بهینه باعث آشکار شدن مشکلات مدیریتی قابل اصلاح در سازمان و تولید میگردد (به عنوان مثال: اگر موجودی کالایی در انبار محصول زیاد باشد، در صورت وجود اتلاف در خط تولید به دلیل موجودی بالای محصول در انبار این اتلاف مشخص نمی شود، لذا راه حلی برای آن در نظر گرفته نمی شود) یکی از اهداف سازمانها در قبال موجودی کاهش آن است.
چالشهای مدیریت موجودی و راهکارها
چالشهای مهمی جهت مدیریت موجودی وجود دارد. تصمیم گیرندگان اغلب بر معیارهای خارجی تمرکز دارند که به هیچ وجه چشماندازهای مورد انتظار را ارائه نمی دهد. همچنین فرضیات عملیاتی را در نظر میگیرند که به مسیر غلط منجر میشود.
مازاد موجودی (Overstocking): منجر به هزینههای اضافی نگهداری → استفاده از سیستمهای هوشمند پیشبینی تقاضا
کمبود موجودی (Stockout): از دست دادن فرصتهای فروش → تعیین سطح مناسب موجودی ایمنی
عدم دقت در دادههای موجودی: باعث تصمیمگیریهای اشتباه → استفاده از سیستمهای RFID و بارکد
یک اشتباه رایج آن است که افزایش دقت پیشبینیهای فروش بهترین راه برای کاهش موجودی کالا در انبار است. اشتباه دیگر آن است که تقویت سرویس دهی به مشتریان، به نگهداری موجودی کالای قابل دسترس بیشتری احتیاج دارد. درعمل هر دو راه به اشباع یا کمبود موجودی کالا در انبار منجر میشود.
برآورد مقدار مناسب موجودی انبار ضروری است.زیرا نه تنها هزینهها را کنترل میکند بلکه معیاری برای تعیین سلامت کل شرکت است. نظر به اهمیت موضوع در این مقاله به تشریح کنترل موجودی پرداخته شده است.
سخن پایانی
کنترل موجودی یکی از فعالیتهای اساسی مدیریت عملیات و انبار است. این فرایند به حفظ سطح مناسب مواد و کالاها کمک میکند. کنترل دقیق موجودی، احتمال کمبود و مازاد اقلام را کاهش میدهد. همچنین هزینههای نگهداری و خواب سرمایه را محدود میکند. تعیین صحیح مقدار و زمان سفارش نیز تداوم تولید و تأمین را بهبود میبخشد. در نهایت، کنترل موجودی اثربخش زمینه استفاده بهتر از منابع و افزایش کارایی زنجیره تأمین را فراهم میکند. با توجه به کثرت کالاهای یک شرکت یا فروشگاه و تعدد دفعات عرضه کالا در طی یک یا چند روز، عملا کنترل تعدادی از کالاها از طریق نگهداری کاردکس و کارت کالا مشکلات متعدد و احتمالا فاحشی را در پی خواهد داشت.
منبع: هایزر، جی؛ رندر، بری؛ و مانسون، چاک. مدیریت تولید و عملیات. پیرسون.
نگارنده: پشتیبانی پارسمدیر | 
