سازمان (Organization) به عنوان یک نظام اجتماعی هدفمند تعریف میشود که با ساختار رسمی، تقسیم کار و هماهنگی فعالیتها برای دستیابی به مقصودهای مشترک شکل میگیرد. فهم دقیق مفهوم و سیر تاریخی سازمان بنیان تحلیل رفتار سازمانی، سازماندهی و تدوین الگوهای نظری را فراهم میکند. در این نوشتار، تعریف، مفهوم و تاریخچه آن براساس تئوریهای مدیریت و از مناظر مختلف مدیریت سازمان مورد کندوکاو قرار خواهد گرفت.
تعریف سازمان
سازمان یک نهاد اجتماعی متشکل از افراد است که برای دستیابی به هدفی مشترک باهم همکاری و تشریک مساعی دارند. در تعریفی دیگر، سازمان مجموعه هدفمندی است که پیرو یک نظام (سیستم) است، و دارای مرزها و حدودی است که آن را از محیط خود جدا میسازد.
تالکوت پارسونز، در کتاب ساختار و فرایند در جوامع مدرن، میگوید: سازمان، واحدی اجتماعیست که عامدانه ساخته و بازسازی شود تا حصول به اهدافی مشخص، ممکن شود. یک سازمان، یک نهاد مستقل است که یک مأموریت خاص دارد و میتواند با نیت انتفاعی یا غیرانتفاعی تأسیس شده باشد. یک سازمان، یک ماهیت اجتماعی است که دارای ساختار، اهداف و مرز مشخصی است.
سازمان یک واحد اجتماعی متشکل از دو نفر یا بیشتر است به صورت نسبتاً پیوسته برای دستیابی به یک یا چند هدف مشترک فعالیت میکند.
استیفن رابینز
بروس کوئن در کتاب در آمدی به جامعه شناسی درباره تعریف سازمان مینویسد : سازمانهای رسمی به گروههایی از افراد اطلاق میشوند ( نه نظامهایی از هنجارها و ارزشها ) که برای رسیدن به یک هدف بسیار مشخص کوشش هایشان را هماهنگ میسازند سازمانهای رسمی معمولاً بزرگ هستند و با قواعد و سلسلهمراتب مشخصی از اقتدار و مسئولیت میباشند اما سازمانهای غیررسمی عموماً کوچک هستند و هدفهای مشخصی ندارند و یا از روی یک رشته قواعد و عملکردهای دقیق و حساب شدهای کار نمیکنن.
سازمان عبارت است از مجموعه ایی از افراد که برای تحقق اهدافی معین با یکدیگر همکاری میکنند. در همه سازمانها از انسانها استفاده میشود و همه آنها هدفمند بوده از (تقسیم کار) بهره میگیرند.
تاریخچه پیدایش سازمان
پیدایش ساختارهای هماهنگ انسانی به تمدنهای کشاورزی چون مصر باستان و بینالنهرین بازمیگردد که با تقسیم کار و دیوانسالاری اولیه همراه بود. در امپراتوری هخامنشی الگوی اداری منسجمتری شکل گرفت که بر قلمرو گسترده حکومت میکرد.
در اندیشه کلاسیکِ افلاطون و ارسطو مبانی تقسیم وظایف مطرح شد و در قرون میانه ساختارهای سلسلهمراتبی تثبیت گردید. سپس نهادهای بازرگانی بزرگ مانند کمپانی هند شرقی بریتانیا الگوی تازهای از همکاری اقتصادی پدید آوردند.
انقلاب صنعتی نقطه عطف اصلی بود و کارخانههای بزرگ را به وجود آورد. نظریهپردازانی چون هنری فایول، فردریک تیلور و ماکس وبر، چارچوب نظری ساختار مدرن را تبیین کردند. ساختار کلاسیک شکل منسجم گرفت و با رویکردهای نئوکلاسیک گسترش یافت.
در سده بیستم نگاه رفتاری و تفکر سیستمی گسترش یافت و با جهانیشدن و فناوری اطلاعات، الگوهای شبکهای و دیجیتال تقویت شد. در آینده نیز هماهنگی دادهمحور، هوش مصنوعی و همکاری انسان و ماشین شکلهای نوینی از ساماندهی فعالیت جمعی را رقم خواهد زد.
ویژگیهای سازمان
سازمان عبارت است از فرایندهای نظامیافته از روابط متقابل افراد برای دست یافتن به هدفهای معین. این تعریف از پنج عنصر تشکیل شده است:
- سازمان همیشه از افراد تشکیل میشود.
- این افراد به طریقی با یکدیگر ارتباط دارند و بین آنها روابط متقابل برقرار است.
- این روابط متقابل را میتوان نظام بخشید.
- کلیۀ افراد دارای هدفهای مشخصی هستند و بعضی از این هدفها در عملکرد آنها اثر میگذارند.
- این روابط متقابل همچنین نیل به هدفهای مشترک سازمان را میسر میکند و
در یک شرکت هر فرد انتظار دارد که از طریق همکاری به هدفهای شخصی خود نیز نایل شود. اعضای سازمانها برای دست یافتن به هدفهای فردی، حصول هدفهای مشترک سازمانی را دنبال میکنند.
بطور خلاصه یک شرکت دارای ویژگیهای زیر است:
- مأموریت یا هدف ویژهای دارد.
- برای بقا به دیگر سازمانها وابسته است.
- هیئت حاکمه مستقلی دارد.
- از بخشهای مختلف تشکیل شدهاست.
- دارای ساختاری فیزیکی و منطقیست.
با توجه به این ویژگیها، شرکت چیزی جز روابط متقابل بین افراد نیست و ساختار سازمانی این روابط متقابل را که شامل تعیین نقشها، روابط بین افراد، فعالیتها، سلسلهمراتب هدفها و سایر ویژگیهای آن است، منعکس مینماید.
انواع سازمان
سازمانها را میتوان بر پایه معیارهای گوناگون دستهبندی کرد، زیرا هر گونهبندی بازتاب یک زاویه تحلیل در دانش مدیریت است. ساماندهی انواع سازمان در پنج محور اصلی، چارچوبی منسجم فراهم میکند که هم برای آموزش مبانی مدیریت سودمند است و هم برای پژوهشهای سازمانی کاربرد دارد. این پنج محور شامل هدف، مالکیت، فعالیت، ساختار و سطح تحول است.
هدف (سازمانهای انتفاعی و غیر انتفاعی)
در این محور، سازمانها بر پایه مقصود نهایی شکلگیری تفکیک میشوند. سازمانهای انتفاعی با هدف کسب سود اقتصادی ایجاد میشوند، در حالی که سازمانهای غیرانتفاعی با مقاصد اجتماعی، فرهنگی، آموزشی یا عامالمنفعه فعالیت میکنند.
شرکتهای انتفاعی شرکتهایی میباشند که از سوی صاحبان خود برای کسب سود ایجاد شده اند. این نوع شرکت ممکن است یک مالک و یا چندین هزار سهامدار باشند. اکثر مؤسسات تجاری جزء این دسته از سازمان محسوب میشوند. سازمانهای غیر انتفاعی معمولاً به جای کسب سود، با اهداف فرهنگی، اجتماعی، سیاسی و مذهبی تشکیل میشوند. مانند اتحادیههای کارگری، انجمنهای مذهبی، مؤسسههای خیریه.
مالکیت (سازمانهای دولتی و خصوصی)
مبنای این تقسیمبندی، نحوه کنترل و تملک سازمان است. سازمانها میتوانند دولتی، خصوصی یا تعاونی باشند و هر یک از نظر نظام تصمیمگیری، پاسخگویی و منابع مالی ویژگیهای متفاوتی دارند.
شرکتهااز نظر مالکیت نیز به دو دسته تقسیم میشوند. برخی از شرکتها مانند ذوب آهن، راه آهن، مخابرات و … در کشور ما جزء سازمانهای دولتی محسوب میشوند به دلیل اینکه دولت آنها را کنترل میکنند. برخی سازمانهای دیگر مانند شرکتهای خصوصی به جای کنترل دولتی توسط افراد یا بخش غیر دولتی کنترل میشوند که به آنها شرکتهاخصوصی میگویند.
فعالیت (سازمانهای تولیدی و خدماتی)
در این محور، نوع ستاده سازمان معیار قرار میگیرد. سازمانهای تولیدی کالاهای محسوس عرضه میکنند، در حالی که سازمانهای خدماتی به ارائه خدمات ناملموس میپردازند و ارزشآفرینی آنها بیشتر مبتنی بر تعامل و تخصص است.
شرکتهای تولیدی از مواد خام یا اولیه برای تولید کالاها استفاده میکنند، مانند کارخانههای تولید کفش، تلویزیون، لاستیک و کاغذ. این کالاها معمولاً محسوس و ملموس هستند و مشتری میتواند آنها را به راحتی ارزیابی کند. اما شرکتهای خدماتی، خدمات را ارائه میکنند. فعالیت هایی از قبیل امور مالی، مشاوره حقوقی، خدمات پزشکی و … این خدمات ملموس نیستند و از نظر فیزیکی نیز قابلیت اندازهگیری ندارند.
ساختار (سازمانهای رسمی و غیررسمی)
این دستهبندی بر الگوی سازماندهی درونی استوار است. سازمانهای رسمی بر پایه ساختار مصوب، شرح وظایف مشخص، سلسلهمراتب و مقررات مدون شکل میگیرند و روابط در آنها بر اساس اختیار قانونی تعریف میشود.
در مقابل، سازمانهای غیررسمی شبکهای از روابط انسانی، تعاملات خودجوش و پیوندهای مبتنی بر اعتماد هستند که در دل ساختار رسمی پدید میآیند و نقش مهمی در انتقال اطلاعات، شکلگیری فرهنگ و تقویت یا تضعیف کارایی دارند.
سطح تحول (ایستا و یادگیرنده)
در این محور، میزان پویایی و ظرفیت یادگیری سازمان ملاک قرار میگیرد. سازمانها ممکن است سنتی و ایستا باشند یا در قالب سازمانهای یادگیرنده، شبکهای و دیجیتال با محیط متغیر سازگار شوند. سازمانهای سنتی معمولاً بر رویههای ثابت و تجربههای گذشته تکیه دارند و تغییر در آنها کند و تدریجی است.
در مقابل، سازمانهای یادگیرنده با تقویت بازخورد، اشتراک دانش و نوآوری مستمر، توان سازگاری خود را افزایش میدهند. سازمانهای شبکهای و دیجیتال نیز با بهرهگیری از فناوریهای نوین و همکاری برونسازمانی، مرزهای سنتی را کاهش داده و انعطاف راهبردی بیشتری کسب میکنند.
کارکردهای سازمان
سازمان در محیطهای گوناگون کاربردهای متفاوتی دارد. بنگاههای اقتصادی یا شرکتهای تجاری، سازمانهای دولتی، سازمانهای غیردولتی و سازمانهای ائتلافی را نیز میتوان به عنوان یک سازمان نام برد.
سازمانها با ترکیب استعداد و تلاش افراد بسیار، میتوانند به هدفها و مأموریتهای مهمی دست پیدا کنند که دور از دسترسِ فرد قرار دارند. همچنین سازمانها میتوانند بهرهوری هر واحد از منابع (سرمایه و منابع انسانی) را افزایش دهند. سازمانها کمک میکنند افراد هر وظیفهای را در مقایسه سریعتر و با اشتباه کمتر در مقایسه با فعالیت انفرادی، انجام دهند.
جوامع امروزی را دنیای سازمانی مینامند، زیرا در این دنیا و جوامع، انسانها هر جایی که زندگی میکنند. هر کاری که انجام میدهند، با سـازمانهای گوناگون در ارتباط اند و سـازمانها بخشی از زندگی روزمره همه مردم را تشکیل میدهند. هر سازمانی برای آنکه بتواند مؤثرتر و کاراتر فعالیت کند، لازم است بر آن نوعی نگرش متفاوت از نگرش عادی حکمفرما باشد. این نگرش ادراک کلی و همهجانبه و سیستماتیک از سازمان را فراهم آورد.
معنای سازمان از جمله موضوعاتی است که نظریهپردازان مدیریت در مورد آن توافق چندانی ندارند. هر نظریهپرداز به گونهای متفاوت این پدیده را تعریف کردهاند.
سازمان و محیط
هیچ سازمانی در خلأ فعالیت نمیکند، بلکه همواره در بستری از عوامل بیرونی و درونی قرار دارد که بر رفتار و عملکرد آن اثر میگذارند. محیط درونی شامل منابع انسانی، فرهنگ، ساختار و فناوری است که در اختیار مدیریت قرار دارد، در حالی که محیط بیرونی مجموعه نیروهایی است که خارج از کنترل مستقیم بوده اما بر تصمیمگیری اثر تعیینکننده دارند.
در یک تقسیمبندی رایج، محیط بیرونی به دو بخش عمومی و اختصاصی تفکیک میشود. محیط عمومی عواملی مانند شرایط اقتصادی، تحولات اجتماعی، قوانین، فناوری و وضعیت سیاسی را در بر میگیرد که بر همه سازمانها اثر میگذارد. محیط اختصاصی نیز شامل مشتریان، رقبا، تأمینکنندگان و نهادهای نظارتی است که به طور مستقیم با یک سازمان مشخص در تعامل هستند.
درک رابطه متقابل سازمان و محیط، مبنای شکلگیری نظریه اقتضایی است که بیان میکند هیچ ساختار یا شیوه مدیریتی واحدی برای همه شرایط مناسب نیست. هر سازمان برای بقا و رشد باید خود را با تغییرات محیطی هماهنگ سازد و راهبردهای خود را بر پایه تحلیل مستمر محیط تدوین کند.
سخن پایانی
سازمان بهعنوان یکی از بنیادیترین دستاوردهای زندگی جمعی بشر، چارچوبی برای هماهنگی، تقسیم کار و دستیابی به هدفهای مشترک فراهم میکند. بررسی تعریف، پیشینه، انواع، ساختار و پیوند آن با محیط نشان میدهد که این پدیده نه ایستا بلکه پویا و تحولپذیر است و همواره متناسب با شرایط تاریخی، اقتصادی و فناورانه دگرگون شده است. درک درست از مبانی نظری و کارکردی سازمان، پیشنیاز تحلیل مسائل مدیریتی و طراحی راهحلهای اثربخش در عمل است. هرچه محیط پیچیدهتر و رقابتیتر میشود، ضرورت نگاه سیستمی، انعطافپذیری ساختاری و توجه به یادگیری و نوآوری نیز افزایش مییابد. از این رو، شناخت سازمان تنها یک بحث نظری نیست، بلکه بنیانی برای تصمیمگیری آگاهانه و راهبری کارآمد در دنیای امروز و آینده به شمار میآید.
فهرست منابع
کتاب تئوری سازمان دکتری مدیریت
اَلوانی، مهدی. مدیریت عمومی. تهران: نی.
دفت، ریچارد. تئوری و طراحی سازمان. ترجمه علی پارساییان و محمد اعرابی. تهران: دفتر پژوهشهای فرهنگی.
رابینز، استیون. تئوری سازمان: ساختار و طرح سازمانی. ترجمه مهدی الوانی و حسن داناییفرد تهران: صفار.
رضائیان، علی. مبانی سازمان و مدیریت. تهران: سمت.
سیدجوادین، رضا؛ جلیلیان، حسین. تئوریهای مدیریت. تهران: نگاه دانش.
هچ، ماریجو. نظریه سازمان مدرن، نمادین- تفسیری و پست مدرن. ترجمه علی داناییفرد. تهران: کتاب مهربان.
سوالات متداول
سازمان یک نظام هدفمند است که با ساختار مشخص، تقسیم کار و هماهنگی رسمی فعالیت میکند. در حالی که یک گروه ساده ممکن است صرفاً بر پایه تعاملات اجتماعی شکل گیرد، در سازمان هدف مشترک، نقشهای تعریفشده و نظام تصمیمگیری وجود دارد. وجود ساختار رسمی و مسئولیتپذیری، وجه تمایز اصلی آن با تجمعهای غیررسمی است.
زیرا بیشتر مفاهیم مدیریت مانند برنامهریزی، رهبری و کنترل در بستر سازمان معنا پیدا میکند. بدون فهم ماهیت و عناصر آن، تحلیل رفتار کارکنان یا طراحی ساختار امکانپذیر نیست. این شناخت بنیان تصمیمسازی علمی در حوزه مدیریت است.
سازمان مفهومی عام است و به هر نظام هدفمند و ساختارمند گفته میشود که برای تحقق مقصودهای مشخص شکل گرفته باشد، خواه اقتصادی، اجتماعی یا فرهنگی. شرکت نوعی سازمان است که ماهیت حقوقی و اقتصادی دارد و معمولاً با هدف انجام فعالیت تجاری و کسب سود تأسیس میشود. بنابراین هر شرکت یک سازمان محسوب میشود، اما هر سازمان الزاماً شرکت نیست؛ برای مثال یک مؤسسه خیریه یا یک نهاد آموزشی سازمان است ولی شرکت به شمار نمیآید. تفاوت اصلی در هدف، چارچوب حقوقی و نوع فعالیت اقتصادی آنهاست.
سازمانهای انتفاعی با هدف کسب سود اقتصادی فعالیت میکنند و شاخص اصلی موفقیت آنها بازده مالی است. در مقابل، سازمانهای غیرانتفاعی به دنبال تحقق اهداف اجتماعی، فرهنگی یا عمومی هستند. معیار ارزیابی در آنها بیشتر اثربخشی اجتماعی و میزان تحقق مأموریت است.
بله، بسیاری از سازمانها ترکیبی عمل میکنند. برای نمونه، یک شرکت تولیدی ممکن است خدمات پس از فروش، آموزش یا پشتیبانی نیز ارائه دهد. در چنین حالتی ارزشآفرینی از طریق ترکیب کالا و خدمت صورت میگیرد. ساختار میتواند متناسب با شرایط تغییر کند. در محیطهای پایدار، ساختارهای رسمی و متمرکز کارآمدترند، اما در محیطهای پویا، ساختارهای انعطافپذیر اثربخشی بیشتری دارند. بنابراین ساختار یک انتخاب اقتضایی است نه یک الگوی همیشگی.
محیط بیرونی شامل عوامل اقتصادی، قانونی، اجتماعی و فناورانه است که میتواند فرصت یا تهدید ایجاد کند. سازمانی که تحلیل محیطی دقیقتری داشته باشد، راهبردهای سازگارتر طراحی میکند. هماهنگی با محیط یکی از عوامل اصلی بقا و رشد بلندمدت است.
نگارنده: پشتیبانی پارسمدیر | 
