حافظه سازمانی (Organizational memory) دانشی است که از تجارب گذشته اندوخته شده و میتواند برای تصمیمگیری برای آینده استفاده شود. این مفهوم نقش مهمی در حفظ دانش سازمانی، جلوگیری از تکرار خطاها و تقویت یادگیری سازمانی دارد. در این مقاله مبانی نظری، ابعاد و اهمیت حافظه سازمانی در مدیریت و توسعه سازمانها بررسی خواهد شد.
مبانی نظری حافظه سازمانی
اصطلاح «حافظه سازمانی» نخستین بار توسط هدبرگ (Hedberg) و در سال ۱۹۸۱ بکار گرفته شد. نقش اصلی حـافظه گروهی، ایجاد یک ذهنیت مشترک است. این ذهنیت که درباره اهداف فعالیتهای سازمانی، مشخصسازی نقشها و صلاحیتها و همچنین مدلی برای فعالیتهای گروههای کاری شکل میگیرد میتواند بعنوان یک رسانه ارتباطی بین اعضا گروه و برنامههای نرمافزاری و کاربردی عمل نماید.
سازمانها همانند انسانها برای بقا و پیشرفت نیازمند حفظ و بازیابی تجربیات گذشته هستند. بسیاری از دانشها و تجربیات ارزشمند در طول زمان و در نتیجه فعالیت کارکنان، اجرای پروژهها و تعامل با محیط شکل میگیرند. اگر این دانشها ثبت و نگهداری نشوند، با جابهجایی یا خروج کارکنان از بین خواهند رفت. از این رو مفهوم حافظه سازمانی به عنوان سازوکاری برای حفظ و انتقال دانش در سازمان مطرح شده است.
این مفهوم ارتباط معنایی نزدیکی با مدیریت دانش و یادگیری سازمانی دارد زیرا انواع دانش یک سرمایه کلیدی برای سازمانها است. حافظه سازمانی این سرمایه را از طریق اکتساب، سازماندهی، انتشار و استفاده مجدد از دانش ایجاد شده توسط کارکنان یک سازمان بسط داده و تقویت مینماید. هدف مکانیزمهای حـافظه شرکت، کسب و نگهداری دانش در داخل یک سازمان و بطور همزمان قابل بازیافت و استفاده مجدد نمودن آن است.
تعریف حافظه سازمانی
حافظه سازمانی به مجموعه اطلاعات، قوانین، دستورالعمل ها و شیوهنامهها، آییننامهها، ساختار سازمانی اطلاق میشود که یک سازمان برای اداره کردن امور به آنها نیازمند است. مموری شرکت در واقع محل رجوع کلیه ذینفعان سازمان اعم از مالکان، مدیران، کارکنان و مشتریان است، بگونهای که شناخت جامعی از سازمان و نحوه کسبوکار و تعاملات را تبیین مینماید.
حافظه سازمانی مجموعهای از دانش، اطلاعات، تجربیات و آموختههای انباشتهشده در سازمان است که برای استفاده در فعالیتها و تصمیمهای آینده نگهداری میشود.
حافظه سازمانی به سازمان کمک میکند تا تجربیات گذشته را به سرمایهای ماندگار تبدیل کند. این حافظه میتواند در قالب اسناد، پایگاههای اطلاعاتی، رویهها، فرهنگ سازمانی و حتی دانش موجود در ذهن کارکنان شکل گیرد. وجود این حافظه قوی موجب افزایش سرعت یادگیری، بهبود تصمیمگیری و ارتقای عملکرد سازمانی میشود.
سیستم حـافظه شرکت، تجمیع دانشهای پراکنده در سطح سازمان را برعهده داشته و توزیع و استفاده مجدد از آنها را امکانپذیر مینماید. بنابراین حـافظه شرکت ابزاری است برای انتقال دانشی که در گذشته کسب شده به فعالیتهای جاری است. به این ترتیب امکان فراگیری سازمانی و بهبود دائمی فرآیندها نیز بوجود میآید. این ساختاری است که بهطور کامل از فراموشی سازمانی جلوگیری به عمل میآورد.
ابعاد حافظه سازمانی
پژوهشگران ابعاد مختلفی برای حافظه سازمانی مطرح کردهاند که مهمترین آنها عبارتاند از:
- حافظه فردی (Individual Memory)
- حافظه فرهنگی (Cultural Memory)
- حافظه تحولی (Transformational Memory)
- حافظه ساختاری (Structural Memory)
- حافظه بومشناختی (Ecological Memory)
- حافظه بیرونی (External Memory)
بخش فردی حافظه شامل دانش، مهارت و تجربیات کارکنان است و بخش فرهنگی در ارزشها، هنجارها و باورهای مشترک سازمان تجلی مییابد. حافظه تحولی به تجربیات حاصل از تغییرات و رویدادهای مهم سازمان اشاره دارد.
از سوی دیگر حافظه ساختاری در قالب قوانین، رویهها، پایگاههای اطلاعاتی و مستندات سازمانی ذخیره میشود. حافظه بومشناختی از محیط فیزیکی و زیرساختهای سازمان تأثیر میپذیرد و حافظه بیرونی نیز دانش موجود در مشتریان، شرکا، تأمینکنندگان و سایر ذینفعان را در بر میگیرد.
تاثیر فناوری اطلاعات بر حافظه سازمانی
حافظه سازمانی ارتباط نزدیکی با فناوری اطلاعات و ارتباطات دارد و بسیاری از سازوکارهای آن بر بستر سامانههای اطلاعاتی شکل میگیرند. این سامانهها امکان گردآوری، ذخیرهسازی، بازیابی و توزیع دانش را در سراسر سازمان فراهم میکنند. هدف اصلی حافظه سازمانی حفظ دانش ارزشمند و در دسترس قرار دادن آن برای کارکنان در زمان مناسب است. در این میان، توجه ویژهای به دانش ضمنی و تجربیات کارکنان وجود دارد؛ زیرا این نوع دانش به آسانی قابل مشاهده و مستندسازی نیست.
فناوری اطلاعات از دو طریق از حافظه سازمانی پشتیبانی میکند:
- بازیابی و دسترسی به دانش ثبتشده در اسناد، پایگاههای اطلاعاتی و مخازن دانشی.
- شناسایی و ارتباط با افراد دارای دانش و تخصص در سازمان.
برای توزیع و اشتراک دانش نیز میتوان از ابزارهایی مانند اینترانت سازمانی، پایگاههای دانش، شبکههای داخلی و سامانههای اطلاعرسانی الکترونیکی استفاده کرد. با این حال، توسعه حافظه سازمانی با چالشهایی نیز همراه است. بخش قابل توجهی از دانش سازمانی ماهیتی ضمنی دارد و به سختی قابل ثبت و انتقال است. همچنین مستندسازی دانش همواره نمیتواند تمامی شرایط، زمینهها و تجربیات واقعی را منعکس کند. افزون بر این، دانش در طول زمان ممکن است اعتبار، ارتباط و ارزش خود را از دست بدهد و نیازمند بازنگری و بهروزرسانی مستمر باشد.
سخن پایانی
حافظه سازمانی یکی از مهمترین زیرساختهای یادگیری و مدیریت دانش در سازمانها است. سازمانهایی که بتوانند دانش و تجربیات خود را بهصورت نظاممند حفظ و بازیابی کنند، از توان بیشتری برای حل مسائل، نوآوری و تصمیمگیری برخوردار خواهند بود. در عصر دانش و فناوری، حافظه سازمانی نه تنها ابزاری برای نگهداری اطلاعات، بلکه سرمایهای راهبردی برای حفظ مزیت رقابتی و تضمین تداوم یادگیری سازمانی محسوب میشود.
References
Hedberg, B. (1981). How organizations learn and unlearn. NY: Sillent Hills.
Nystrom & W. H. Starbuck. (2000), Handbook of organizational design. Oxford University Press.
Walsh, J. P., & Ungson, G. R. (1991). Organizational memory. Academy of Management Review, 16(1), 57–۹۱.
نگارنده: پشتیبانی پارسمدیر | 
