نظام پیشنهادها (Suggestion System) سازوکاری رسمی و سازمانیافته برای دریافت، ارزیابی، انتخاب و اجرای ایدهها و پیشنهادهای کارکنان با هدف بهبود عملکرد سازمان است. در یک سازمان پیشرو، کوشش میشود تا پیشنهادهای کارکنان با هدف جلب مشارکت آنها و بهبود عملکرد سازمان گردآوری شود. نظر به اهمیت موضوع در این مقاله کوشش خواهد شد تا «نظام پیشنهادها» مفهومسازی و تعریف شود.
تاریخچه نظام پیشنهادها
مشارکت یک مفهوم تاریخی است که ریشه در اداره امور عمومی و افکار مذهبی دارد. امری میلر معتقد است که باید با تقویت آوای سازمانی و مشارکت با کارکنان در راستا تحقق اهداف سازمان کوشید. لیسا کراس به طور صریح مدیران را مکلف میکند در اموری که نیاز به تحقیق و تفحص دارند بر مبنای مشورت به تصمیمگیری بپردازند.
نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها به عنوان یک روشمدیریتی در افزایش کارایی و سود سازمان در ایالات متحده مرسوم بودهاست. پس از جنگ جهانی دوم، ژاپنیها با این سیستم در صنایع امریکا آشنا شدند و کم کم آن را در صنایع خود ترویج دادند. این نظام به طور فراگیر از دهه ۱۹۵۰ در شرکتهای تولیدی خدماتی کشور ژاپن به کار گرفتهشد. سپس از سوی شرکتها و سازمانهای دیگر کشورهای جهان پذیرفته و معمول گردید. این نظام از دهه ۱۳۶۰ در شماری از شرکتهای صنعتی کشور ایران نیز به اجرا گذاشتهشد و با توجه به کامیابی هایی که در این گروه از شرکتها بدستآمده، مورد استقبال دیگر شرکتها و سازمانهای صنعتی، تولیدی و خدماتی قرار گرفته است.
در ایران نظام پیشنهادها برای نخستین بار در اوایل سال ۱۳۶۷ در یکی از شرکتهای تحت پوشش سازمان گسترش و نوسازی صنایع ایران به اجرا درآمد. شرکت ایران رادیاتور پیشگام این نظام در مدیریت و سازمانهای ایرانی است. از آن به بعد شرکتهای دیگری نیز به اجرای نظام پیشنهادها پرداختند که امروزه در بسیاری از سازمانها و شرکتهای داخلی، این نظام پیادهسازی شدهاست.
تعریف و مفهوم نظام پیشنهادها
نظام پیشنهادها (Suggestion System) روشی است که میتوان از فکر و اندیشههای کارکنان برای مسئلهیابی، چارهجویی و حل مسائل و مشکلات سازمانی بهره جست. این نظام با فراهم کردن بستر مشارکت کارکنان، دانش و تجربه عملی آنان را در حل مسائل، بهبود فرآیندها، کاهش هزینهها، افزایش کیفیت، ارتقای ایمنی، افزایش بهرهوری و توسعه نوآوری به کار میگیرد.
پیشنهادهای ارائهشده پس از بررسی توسط کمیته یا واحد مسئول، در صورت تأیید به مرحله اجرا میرسند و معمولاً برای پیشنهادهای مؤثر، پاداش یا سایر مشوقها در نظر گرفته میشود. ازاینرو، نظام پیشنهادها یکی از ابزارهای مهم مدیریت مشارکتی و بهبود مستمر محسوب میشود که ضمن تقویت فرهنگ مشارکت، زمینه ارتقای عملکرد سازمان و افزایش انگیزه کارکنان را فراهم میسازد.
نظام پیشنهادها رویکردی نظاممند است که دیدگاههای کارکنان را در دریافت و کارشناسی و در صورت پذیرش به مرحله اجرا در میآورد. در این سیستم هیچ اندیشهای کوچک شمرده نمیشود. این سیستم مدیریتی، یا طرح بسیج اندیشهها، یکی از چشماندازهای ایجاد پویائی، بهبود فرآیندها و کیفیت خدمات میباشد. چشمانداز سازمان در دستیابی به قابلیتهای پویا و بهبود مستمر کیفیت نیازمند مشارکت کارکنان است. این نظام نیز گامی در راستای اهداف مدیریت مشارکتی در سازمان است.
هدفهای نظام پیشنهادها
هدف از اجرای نظام پیشنهادها را به طور کلی ایجاد فضای مناسب برای مشارکت کلیه کارکنان در جهت تحقق اهداف سازمانی بیان میکنند. چنانچه بخواهیم تصویری روشن تر از اهداف و منافع اجرای این نظام ارائه دهیم، موارد زیر قابل ذکر هستند
- استقرار و توسعه محیط خلاق در تمامی سطوح سازمان
- تقویت فرهنگ و حس تعلق سازمانی
- گسترش حوزه تفکر، تعمیق و نهادینه نمودن بهبود مبتنی بر تغییر
- گسترش سطوح یادگیری سازمانی
- بهرهگیری از پیشنهادهای سازنده و مؤثر سازمانی در راستای فعالیتهای بهبود
- شناسایی و تقویت منابع خوشفکر و خلاق
- همراستا سازی اهداف فردی و سازمانی
- استفاده از راهکارهای حل مسئله با کمترین هزینه
- مشارکت کارکنان در تصمیم سازیها و برنامه ریزی ها
- آگاهی مدیریت از میزان تواناییهای بالفعل و بالقوه کارکنان
- ارج نهادن به شخصیت وجودی و شأن و منزلت انسانها
- بهبود کار سازمان، افزایش بهره وری و کیفیت، کاهش هزینهها و ضایعات
- تقویت و بهبود ارتباط میان کارکنان و سازمان و ایجاد حس اعتماد متقابل
- ایجاد شرایط مناسب برای کار و فعالیت و حذف موانع در مشارکت فراگیر کارکنان
افزایش انگیزش در کارکنان، تشویق روحیه کاری و افزایش قابلیت حل مسئله از دیگر مزایای نظام پیشنهادها است. همچنین این نظام موجب اشاعه فرهنگ مشارکتی و همکاری دسته جمعی در حل مشکلات و بهبود روابط کاری و رفتار سازمانی میشود.
سخن پایانی
نظام پیشنهادها زمانی به نتایج مطلوب دست مییابد که فراتر از یک سازوکار اداری، به بخشی از فرهنگ سازمانی تبدیل شود. موفقیت این نظام به حمایت مدیران، مشارکت فعال کارکنان، شفافیت در ارزیابی پیشنهادها، سرعت در بررسی و اجرای ایدههای قابلاجرا و ارائه بازخورد و مشوقهای مناسب وابسته است. سازمانهایی که به دانش و تجربه کارکنان خود بها میدهند، ظرفیت بیشتری برای نوآوری، حل مسئله و بهبود مستمر خواهند داشت. ازاینرو، نظام پیشنهادها ابزاری مؤثر برای بهرهگیری از سرمایه فکری کارکنان و ارتقای بهرهوری، کیفیت خدمات و مزیت رقابتی سازمان به شمار میرود و میتواند زمینهساز یادگیری سازمانی و توسعه پایدار باشد.
منبع: آرمسترانگ، مایکل. مدیریت استراتژیک منابع انسانی (راهنمای عمل). لندن: پیرسون.
نگارنده: پشتیبانی پارسمدیر | 
