نیازسنجی آموزشی کارکنان (Training Needs) فرآیندی است که از طریق آن اطلاعات لازم پیرامون الزامات و نیازهای کارکنان برای انجام شغل، گردآوری و تحلیل میشود. مبنای منطقی هر برنامه وجود نیاز یا مجموعهای از نیازهاست. برنامه ریزان آموزشی در سراسر جهان و در تمامی سازمانهایی که با آموزش سروکار دارند، ناگزیرند برای تدوین برنامهها و طرحهای آموزشی خویش، دلایل قانع کنندهای داشته باشند. نظر به اهمیت موضوع، در این نوشتار جایگاه و اهمیت نیازسنجی آموزشی در مدیریت منابع انسانی سازمان تشریح خواهد شد.
تعریف نیازسنجی آموزشی کارکنان
نیازسنجی آموزشی در یک سازمان فرآیندی است نیازهای کارکنان برای انجام شغل، شناسایی و تحلیل میشود. آموزش کارکنان، مجموعه تلاشهای برنامهریزی شده یک سازمان برای سهولت یادگیری کارکنان، در مورد شایستگیهای شغلی آنها است. این شایستگیها، دانش، مهارت و رفتارهایی را که برای عملکرد شغلی موفق، حیاتیاند، در بر میگیرد.
نیازسنجی در واقع فرایند جمع آوری و تحلیل اطلاعات است که براساس آن نیازهای افراد، گروهها، سازمانها و جوامع مورد شناسایی قرار میگیرد. معمولاً هر برنامه آموزشی و درسی برای ایجاد تحول و تغییر در وضعیت موجود، طراحی و اجرا گذاشته میشود. از این رو گام آغازین در فرایند برنامهریزی، شناسایی هدفها یا نقاط مطلوب است.
پیش از برگزاری دوره آموزش ضمن خدمت بهتر است که نیازهای کارکنان شناسایی شود و در حقیقت سنگ زیرین نظام آموزش کارکنان است. هر قدر این سنگ زیرین بنیانی تر و مستحکم تر باشد، بنای روی آن محکم تر و آسیب ناپذیر خواهد بود.
در قلمرو آموزش، نیازسنجی به عنوان یکی از مولفههای اساسی و ضروری فرایند برنامهریزی منابع انسانی در نظر گرفته میشود. هر کجا که مسئله طراحی شغل و اتخاذ مجموعهای از تدابیر آموزشی مطرح باشد، از نیازسنجی به طور مکرر یاد میشود.
فرایند نیازسنجی آموزشی کارکنان
در مدت نیم قرن گذشته، اوضاع اجتماعی، فرهنگی، سیاسی و اقتصادی جهان، آنچنان دستخوش تغییر و دگرگونی بوده است که به زحمت میتوان اندک شباهتی میان ساختار روابط افراد و سازمانها در زمان حال و گذشته یافت. تغییر پرشتاب در همه ابعاد زندگی اجتماعی و سازمانی، نه تنها امکان هرگونه خاماندیشی را از افراد، سازمانها و جوامع سلب کرده، بلکه حیات و بقای آنان را نیزتحت الشعاع خود قرارداده است.
گامهای نیازسنجی آموزشی کارکنان
مقصد نیازسنجی آموزشی دستیابی به اطلاعاتی درباره وظایف اصلی و عملی لازم برای ایفای نقش شغلی، دانش ،مهارت و نگرشهای ضروری برای انجام آن وظایف است. از این رو میتوان گفت: شرح شغل و شرایط احراز شغل عملا یک ابزار گردآوری اطلاعات است که اگر به درستی اعمال شود، سازمانها را از یک موضع انفعالی و ابهام آمیز در فعالیتهای آموزشی خارج ساخته، در یک مــوضع شفاف و فراکنشی قرار میدهد و اطلاعاتی پیرامـون نیازهای صریح و ضمنی سازمانی را که با اجرای آموزش برآورده میشود، جمع آوری میکند.
تعیین نیازهای آموزشی نخستین گام برنامهریزی آموزش کارکنان است. این در واقع نخستین عامل ایجاد و تضمین اثربخشی آموزشی و بهسازی است که اگر به درستی انجام شود، مبنای عینی تری برای برنامهریزی به عنوان نقشه اثربخشی فراهم خواهد شد و احتمال تطابق آن با نیازهای سازمان، حوزههای شغلی و کارکنان و در نهایت اثربخشی آن افزایش خواهد یافت.
آموزش گران است و فقط باید موقعی ارائه شود که اولاً پاسخی به یک نیاز شناخته شده باشد و ثانیاً بهترین راه حل برای مشکلاتی باشد که از آن طریق قابل حلاند. فعالیتهای آموزشی که بدون توجه به این شرایط طراحی و اجرا شوند در واقع نوعی اتلاف منابع ارزشمند خواهد بود.
اهداف نیازسنجی آموزشی
فراهمسازی اطلاعات برای برنامهریزی: نیازسنجی آموزشی اطلاعات لازم برای طراحی، اجرا و اولویتبندی برنامههای آموزشی را فراهم میکند. همچنین مشخص میسازد که چه منابعی باید بهکار گرفته شوند و آموزشها بهصورت کوتاهمدت یا بلندمدت طراحی شوند.
ارزیابی و سنجش: نیازسنجی، وضعیت موجود را پیش از اجرای برنامههای آموزشی ارزیابی میکند و مبنایی برای مقایسه نتایج پس از اجرای آموزش و سنجش میزان موفقیت آن فراهم میسازد.
پاسخگویی مؤسسات آموزشی: نیازسنجی به سازمانها کمک میکند اثربخشی فعالیتهای آموزشی خود را ارزیابی کرده و میزان تحقق اهداف آموزشی را بررسی کنند. همچنین زمینه بهبود برنامههای آموزشی را فراهم میسازد.
تشخیص ضعفها و مشکلات سازمان: نتایج نیازسنجی، نقاط ضعف، چالشها و حوزههای بحرانی سازمان را آشکار میکند و مدیران را در تصمیمگیری برای رفع مشکلات و بهبود عملکرد یاری میدهد.
رشد و توسعه سازمان و کارکنان: نیازسنجی آموزشی زمینه توسعه مستمر کارکنان و ارتقای توانمندیهای سازمان را فراهم میکند و به شناسایی فاصله میان وضعیت موجود و وضعیت مطلوب کمک میکند.
استفاده بهینه از منابع و امکانات: با توجه به محدودیت منابع مالی، انسانی و زمانی، نیازسنجی به مدیران کمک میکند نیازهای آموزشی را اولویتبندی کرده و منابع را به مهمترین برنامههای آموزشی اختصاص دهند.
روشهای نیازسنجی کارکنان
روشهای نیازسنجی آموزشی با هدف شناسایی شکاف میان شایستگیهای موجود و موردنیاز کارکنان بهکار میروند. این روشها را میتوان در چهار گروه اصلی طبقهبندی کرد که هر یک متناسب با اهداف، شرایط و نوع سازمان کاربرد دارند.
- الگوهای هدفمحور
- تکنیکهای توافقمحور
- تکنیکهای مسئلهمحور
- روشهای ترکیبی
الگوهای هدفمحور: در این روشها، نیازهای آموزشی از طریق مقایسه وضعیت موجود با اهداف و وضعیت مطلوب سازمان تعیین میشوند. از مهمترین الگوهای این گروه میتوان به الگوهای کلاسیک، استقرایی و قیاسی کافمن و الگوی کلاین اشاره کرد.
تکنیکهای توافقمحور: این روشها با گردآوری دیدگاههای خبرگان و ذینفعان، درباره نیازهای آموزشی به اجماع میرسند. تکنیک دلفی، فیشبول، تلاستار و مدل سهبعدی از مهمترین ابزارهای این گروه هستند.
تکنیکهای مسئلهمحور: در این رویکرد، نیازهای آموزشی از طریق شناسایی مشکلات، ضعفها و شکافهای عملکردی کارکنان و سازمان استخراج میشود. تکنیک رویداد بحرانی، آزمون وظایف کلیدی، درخت خطا و تجزیه و تحلیل شغل از روشهای رایج این گروه هستند.
روشهای ترکیبی: در روشهای ترکیبی، چندین الگو و ابزار بهصورت همزمان برای دستیابی به تصویری جامع از نیازهای آموزشی بهکار گرفته میشوند. این رویکرد برای سازمانهای بزرگ و پیچیده مناسبتر است و دقت نیازسنجی را افزایش میدهد.
روشهای سنجش نیازهای آموزشی
تکنیک دلفی: در تکنیک دلفی، دیدگاههای خبرگان از طریق چند مرحله پرسشنامه جمعآوری و تحلیل میشود. این فرایند تا رسیدن به توافق نسبی درباره مهمترین نیازهای آموزشی ادامه مییابد و برای تصمیمگیریهای راهبردی کاربرد دارد.
تکنیک فیشباول: در این روش، گروهی از خبرگان یا کارکنان در قالب کارگاههای گروهی، نیازهای آموزشی را شناسایی و اولویتبندی میکنند. تبادل نظر و دستیابی به اجماع، مهمترین ویژگی این تکنیک است.
تکنیک رویداد مهم: این روش بر شناسایی عملکردهای موفق و ناموفق کارکنان تمرکز دارد. با تحلیل رویدادهای بحرانی و نتایج ارزیابی عملکرد، شکافهای مهارتی مشخص شده و بهعنوان نیاز آموزشی در نظر گرفته میشود.
تکنیک تجزیه و تحلیل شغل: در تکنیک تجزیهوتحلیل شغل، وظایف، مسئولیتها و شایستگیهای هر شغل از طریق مشاهده، مصاحبه و بررسی شرح شغل تحلیل میشود. فاصله میان شایستگیهای موجود کارکنان و الزامات شغل، مبنای تعیین نیازهای آموزشی قرار میگیرد.
نظرخواهی از مدیران و کارکنان: در این روش، نیازهای آموزشی از طریق نظرسنجی یا مصاحبه با مدیران، سرپرستان و کارکنان شناسایی میشود. سادگی، سرعت اجرا و هزینه پایین از مهمترین مزایای این روش است.
کانون ارزیابی: کانون ارزیابی با استفاده از آزمونها، شبیهسازیها و تمرینهای رفتاری، شایستگیهای کارکنان را ارزیابی میکند. شکاف میان شایستگیهای موجود و موردنیاز، مبنای طراحی برنامههای آموزش و توسعه قرار میگیرد و این روش بیشتر برای مشاغل تخصصی و مدیریتی بهکار میرود.
انواع تحلیلهای نیازسنجی آموزشی کارکنان
تحلیل در اصطلاح به معنی مطالعه موضوع از راه بازبینی و وارسی دقیق و موشکافانه اجزای آن و بیان نتایج (شناختها، تاویلها و تفسیرهای) حاصل از فرایند است. برای شناسایی نیازهای آموزشی سه نوع تحلیل اصلی وجود دارند، که عبارتاند از:
- تحلیل سازمان
- تحلیل شغل
تحلیل سازمان: تحلیل سازمان شامل بررسی هدفها و منابع سازمانی، تغییر جو سازمانی برای آموزش، بررسی فشارها و محدودیتهای داخلی و خارجی موجود در محیط است. به عبارت دیگر، تحلیل سازمان، شامل: تحلیل منابع انسانی، تحلیل شاخصهای کارایی شامل: هزینه نیروی کار، کمیت برون دادها ( بهرهوری)، کیفیت برون دادها، اتلاف، استفاده از تجهیزات، تعمیرات و یک ارزیابی از جو سازمانی است.
تحلیل شغل: تحلیل شغل، به عنوان مبنای اصلی آموزشهای شغلی، اساسی ترین گام در طراحی دورهها و پودمانهای آموزشی، نیازسنجی آموزشی، تدریس و ارزشیابی آموزشی است. تا زمانی که تحلیل شغل انجام نشده باشد دست درکاران آموزش، از آنچه که میخواهند درباره آن برنامهریزی و فعالیت کنند آگاهی کافی نخواهد داشت. تحلیل شغل، فرایند تشریح و ثبت اطلاعات درباره کارها و فعالیتهای مربوط به یک شغل است.
سخن پایانی
نیازسنجی آموزشی، پایه و اساس طراحی برنامههای آموزش و توسعه کارکنان است و به سازمان کمک میکند تا شکاف میان شایستگیهای موجود و موردنیاز را شناسایی کند. این فرایند با تحلیل سازمان، شغل و کارکنان، زمینه تدوین برنامههای آموزشی هدفمند و اثربخش را فراهم میسازد. موفقیت نیازسنجی آموزشی به استفاده از ابزارهای معتبر، تحلیل دقیق دادهها و بازنگری مستمر نیازها وابسته است. در محیط پویای کسبوکار، سازمانهایی موفقتر خواهند بود که نیازسنجی آموزشی را بهعنوان یک فرایند مستمر اجرا کرده و برنامههای آموزشی خود را متناسب با تغییرات فناوری، محیط و اهداف سازمان بهروزرسانی کنند.
دانلود پرسشنامه نیازسنجی آموزشی کارکنان
منبع: آرمسترانگ، مایکل. مدیریت استراتژیک منابع انسانی (راهنمای عمل). لندن: پیرسون.
نگارنده: پشتیبانی پارسمدیر | 
