برنامهریزی منابع انسانی (HRP) فرایندی نظاممند برای پیشبینی، تأمین، توسعه و بهکارگیری نیروی انسانی موردنیاز سازمان در راستای تحقق اهداف راهبردی است. در محیط رقابتی و متحول امروز، برنامهریزی صحیح سرمایه انسانی نقش تعیینکنندهای در افزایش بهرهوری، کاهش کمبود یا مازاد نیروی کار و ارتقای مزیت رقابتی سازمانها دارد. نظر به اهمیت موضوع در این مقاله، «برنامهریزی منابع انسانی» مفهومسازی و تعریف خواهد شد.
تعریف برنامهریزی منابع انسانی
برنامهریزی منابع انسانی (Human Resource Planning) فرایندی نظاممند برای تعیین نیازهای کمی و کیفی نیروی انسانی است که مشخص میکند سازمان برای دستیابی به اهداف خود، به چه تعداد کارکنان، با چه دانش، مهارت و شایستگی، در چه زمان و برای تصدی کدام مشاغل نیاز دارد.
این فرایند یکی از مهمترین کارکردهای مدیریت منابع انسانی محسوب میشود و با بهرهگیری از اطلاعات حاصل از تجزیهوتحلیل شغل، زمینه تصمیمگیری اثربخش درباره تأمین نیروی انسانی را فراهم میسازد. همچنین، برنامهریزی منابع انسانی پیشنیاز اجرای موفق فرایندهای کارمندیابی، جذب، گزینش و بهکارگیری کارکنان بوده و نقش اساسی در همسوسازی سرمایه انسانی با اهداف راهبردی سازمان ایفا میکند.
این برنامهریزی مجموعه تلاشها، تحلیلها و تدابیری است که کمک میکند، تا بر اساس اطلاعاتی که از اهداف، برنامهها، چالشها و قوت و ضعفهای سازمان شناسایی شود. فرایند برنامهریزی منابع انسانی وقتی کامل میشود که علاوه بر تعداد نیروی انسانی مورد نیاز سازمان حاوی اطلاعات دقیقی در مورد دانش، مهارتها و شایستگیهای نیروی انسانی هم باشد. یعنی علاوه بر کمیت، کیفیت را نیز لحاظ نماید. و همچنین حاوی اطلاعات دقیقی درباره بازار کار هدف باشد.
برنامهریزی نیروی انسانی مانند هر یک از انواع برنامهریزیها، وسیلهای برای دستیابی به هدف است. هدف عبارت از حصول اطمینان از تأمین نیروی انسانی که قادر باشند تمام فعالیتهای مورد نیاز برای رسیدن به اهداف سازمان را به عهده گیرند، میباشد. نظر به نقش محوری این نوع برنامهریزی در دستیابی به اهداف سازمان در این مقاله برنامهریزی منابع انسانی به صورتی روشن تشریح شده است.
گامهای برنامهریزی منابع انسانی
برنامهریزی منابع انسانی فرآیند پیشبینی نیاز به منابع انسانی در یک سازمان است. هدف این است که تعیین کنیم که منابع انسانی موجود در سازمان آیا مناسب آن شغل هستند یا خیر. دستیابی به این هدف مستلزم برداشتن گامهای زیر است:
- تعیین موجودی نیروی انسانی
- بررسی اهداف آتی سازمان
- برآورد تقاضای داخلی نیروی انسانی
- برآورد عرضه نیروی انسانی
- مقایسه عرضه و تقاضا
تعیین موجودی نیروی انسانی: بررسی جامع درون سازمان است که خود شامل سه فعالیت میشود. تهیه فهرست موجودی مهارتها از طریق فرمهایی که کارکنان پر میکنند.
سیستم اطلاعاتی منابع انسانی که به روشی منظم و منطقی برای کسب اطلاعاتی که به تصمیمگیری منجر میشود، اطلاق میشود. که خود از طریق مطالعه سیستم فعلی، تعیین اولویتهای اطلاعاتی، طراحی سیستم جدید، استفاده از کامپیوتر و حفظ کیفیت سیستم اطلاعاتی حاصل میشود.
طرح جانشینی که در آن سازمان با تهیه فهرستی از مهارتهای مدیریتی و تعیین اینکه چه کسانی آماده جانشینی این افراد هستند این طرح را مشخص میکند.
بررسی اهداف آتی سازمان: اهداف کلی سازمان و درآمدهایی که انتظار میرود دستیابی به این اهداف به وجود آورند دو عامل اساسی در تعیین نیاز سازمان به نیروی انسانی است. سازمان باید تشخیص دهد که برای دسترسی به این اهداف به چه تخصص هایی نیازمند است.
برآورد تقاضای داخلی نیروی انسانی: ابتدا باید تقاضای تولیدات سازمان بررسی شود تا مشخص شود برای این حجم از تولید به چه تعداد شاغل نیاز است. عوامل دیگر تعیین کننده میزان خروجی نیروی انسانی، پیشرفت تکنولوژی، افزایش بودجه و… است. برای برآورد تقاضا از روشهای روندیابی، نسبت یابی، همبستگی، رگرسیون و شبیه سازی استفاده میشود.
برآورد عرضه نیروی انسانی: عرضه منابع انسانی ممکن است از دو روش تامین از منابع داخلی یا منابع خارجی باشد.
عرضه و تقاضا در برنامهریزی کارکنان
همانطور که بیان شد عرضه منابع انسانی ممکن است از منابع داخلی یا منابع خارجی باشد. منابع داخلی خود عبارتند از:
- تهیه فهرست مهارتهای مدیریتی: با استفاده از فرمهایی که در آن اطلاعاتی مثل تحصیلات، تجربیات و علایق درج میشود اجرا میشود.
- تهیه جدول جایگزینی: با استفاده از فهرست مهارتها تعداد افراد لایق برای احراز پستهای بالاتر را مشخص میکند.
- نظر سرپرست: سرپرست بهترین کسی که میتواند درباره تعداد افراد مورد نیاز برای مشاغل تحت سرپرستی خود نظر دهد.
- روش دلفی: افراد یک گروه بدون اینکه یکدیگر را ببینند درباره موضوع از طریق پرسشنامه نظر میدهند.
منابع خارجی نیز از سه روش قابل پیشبینی است:
- وضعیت عمومی اقتصاد از طریق شاخص هایی مثل نرخ بیکاری که دولت منتشر میکند.
- بازار محلی نیروی کار که بررسی وضعیت عرضه نیروی کار در یک شهر و منطقه است.
- بازارهای تخصصی کار که برای مشاغل تخصصی و خاص مطرح است.
در مقایسه عرضه و تقاضا در کل یک حالت برابری و دو حالت نابرابری متصور است. اگر تقاضا بیش از عرضه که در این حالت با استفاده از روشهای کارمندیابی، استخدام، آموزش کارکنان، تربیت مدیر، اضافه کاری و استخدام پیمانی مشکل برطرف میشود. اگر عرضه بیش از تقاضا که در آن سازمان با اضافه نیرو مواجه است. سازمان با رکود مواجه است و در حالی که به جذب افراد خبره برای برون رفت از این مشکل نیازمند است برای استخدام انان رغبتی از خود نشان نمی دهد. تعدیل نیروی انسانی در این مرحله رخ میدهد.
برنامهریزی استراتژیک منابع انسانی
برنامهریزی استراتژیک منابع انسانی نگاهی بلندمدت و فراگیر به فعالیتهای مرتبط با اداره کارکنان و در نهایت بهسازی نیروی انسانی است. این مفهوم فصل مشترک میان «مدیریت استراتژیک»، «مدیریت منابع انسانی» و «مدیریت استراتژیک منابع انسانی» است.
مزایای برنامهریزی استراتژیک منابع انسانی عبارتند از:
- تعریف واضح از اهداف سازمان درجهت سازگاری با ماموریت سازمان باتوجه به ظرفیت سازمان
- ارتباط اهدافد سازمان با اجزاء و عناصر سازمانی
- توسعه حس مشارکت نیروی انسانی در برنامهها
اطمینان از به کارگیری اثربخش تر منابع سازمان - تمرکز بر اولویتها و منابع کلیدی
- فراهم آوردن مبنایی برای پیشرفت کارکنان و سازوکارهایی جهت تغییر توجه بیشتر به کارایی و اثربخشی
- پل ارتباطی بین کارکنان و هیئت مدیره و مدیران
- تیم سازی قوی در هیئت مدیره و کارکنان
- برقراری ارتباط بین اعضای هیئت مدیره
- ایجاد رضایت بیشتر بین برنامه ریزان با یک چشمانداز مشترک
- افزایش بهرهوری ازطریق ارتقا کارایی و اثربخشی
باتوجه به اینکه منابع انسانی، منبع استراتژیک برای سازمانها محسوب میشود، جزء مهم و لاینفک مباحث برنامهریزی استراتژیک است. اکثر برنامهریزیهای سازمانی و منابع انسانی ماهیت راهبردی دارند. از عمده ترین عواملی که موجب نگرش جدید در مدیریت استراتژیک منابع انسانی شده است. روند تغییرات و دگرگونیهای تکنولوژیک، اجتماعی و اقتصادی در محیط داخلی و خارجی سازمانها است که همواره با آن مواجه اند. اگر سازمانها میخواهند همسو با این تغییرات باشند باید نگرش جامع و راهبردی داشته و الزامات گوناگونی را مدنظر قرار دهند.
برنامهریزی تعداد کارکنان
برنامهریزی تعداد کارکنان (Headcount Planning) فرآیندی راهبردی برای تعیین تعداد بهینه کارکنان متناسب با اهداف، بودجه و نیازهای عملیاتی سازمان است. این رویکرد به سازمان کمک میکند تا از وجود نیروی انسانی کافی با مهارتهای موردنیاز اطمینان حاصل کند. همچنین مبنایی برای تصمیمگیری درباره جذب، نگهداشت، جابهجایی یا تعدیل نیروی انسانی فراهم میسازد.
- تعیین تعداد بهینه کارکنان بر اساس اهداف سازمان
- ایجاد تعادل میان نیاز نیروی انسانی و بودجه
- شناسایی کمبود یا مازاد نیروی انسانی
- پشتیبانی از جذب، جانشینپروری و نگهداشت کارکنان
- افزایش بهرهوری و کنترل هزینههای منابع انسانی
- بازنگری مستمر متناسب با تغییرات محیط کسبوکار
برنامهریزی تعداد کارکنان بر تحلیل وضعیت موجود، پیشبینی نیازهای آینده، ارزیابی توانمندی نیروی انسانی و برآورد هزینههای منابع انسانی استوار است. اجرای موفق این فرآیند مستلزم همکاری مدیران ارشد، مدیران منابع انسانی، مدیران مالی و مدیران واحدهای عملیاتی است. با اتخاذ رویکردی دادهمحور و چابک، سازمان میتواند ترکیب و تعداد نیروی انسانی خود را متناسب با تغییرات راهبردی و نیازهای کسبوکار بهینه سازد.
سخن پایانی
برنامهریزی منابع انسانی یکی از بنیادیترین کارکردهای مدیریت منابع انسانی است که نقش مهمی در همسوسازی سرمایه انسانی با اهداف راهبردی سازمان ایفا میکند. این فرایند با پیشبینی نیازهای آینده، تحلیل عرضه و تقاضای نیروی انسانی و تدوین راهکارهای مناسب برای جذب، توسعه و نگهداشت کارکنان، زمینه استفاده بهینه از منابع انسانی را فراهم میآورد. در شرایطی که سازمانها با تغییرات سریع فناوری، تحولات بازار کار و رقابت فزاینده برای جذب استعدادها مواجه هستند، برخورداری از یک نظام برنامهریزی اثربخش به ضرورتی اجتنابناپذیر تبدیل شده است.
پرسشنامه برنامهریزی منابع انسانی
منبع: کتاب مدیریت منابع انسانی نوشته اسفندیار سعادت فصل چهارم.
نگارنده: پشتیبانی پارسمدیر | 
