ذخیره دانشی (Stored Knowledge) فرآیند گردآوری، سامان‌دهی و نگهداری دانش سازمانی برای بهره‌گیری در آینده است. یکی از ارکان کلیدی مدیریت دانش، بهره‌گیری از اندوخته‌های دانشی و نگهداشت دانش است.
سازمان‌ها با گذر زمان، داده‌ها، تجربه‌ها و آموخته‌های ارزشمندی را انباشته می‌کنند که اگر به‌درستی دسته‌بندی و به اشتراک گذاشته شوند، می‌توانند به عنوان یک سرمایه دانشی برای آینده به کار روند. به‌کارگیری این اندوخته‌ها نیازمند سازوکارهایی است که دانش را نه‌تنها به گونه‌ای ایستا بایگانی کند، بلکه آن را زنده، پویا و در دسترس برای کارکنان و مدیران نگه دارد.
سازمان‌هایی که بتوانند میان خلق دانش، انتقال دانش، تسهیم دانش و به‌کارگیری آن پیوندی استوار ایجاد کنند، خواهند توانست در برابر چالش‌های پیشِ رو چابک‌تر واکنش نشان دهند و از دانش نه‌تنها به عنوان ابزاری برای بهبود کارکرد بهره ببرند، بلکه آن را به یک سرمایه راهبردی برای نوآوری و رشد دگرگون سازند. نظر به اهمیت موضوع در این نوشتار، ذخیره دانشی مفهوم‌سازی و تعریف خواهد شد.
تعریف ذخیره دانشی
مفهوم ذخیره دانشی ذخیره دانشی شامل فرآیندهایی است که دانش سازمانی را جمع‌آوری، سازماندهی، مستندسازی و در دسترس کاربران قرار می‌دهد. انواع دانش می‌تواند به دو صورت دانش صریح و ضمنی ذخیره شود:
- دانش صریح (Explicit Knowledge)
- دانش ضمنی (Tacit Knowledge)
دانش صریح شامل مستندات، گزارش‌ها و پایگاه‌های داده است، در حالی که دانش ضمنی در تجربیات و تخصص‌های فردی کارکنان نهفته است. یکی از ارکان کلیدی مدیریت دانش، بهره‌گیری از اندوخته‌های دانشی است. به‌کارگیری این اندوخته‌ها نیازمند سازوکارهایی است که دانش را نه‌تنها به گونه‌ای ایستا بایگانی کند، بلکه آن را زنده، پویا و در دسترس برای کارکنان و مدیران نگه دارد.
در دنیای رقابتی امروز، دانش یکی از مهم‌ترین دارایی‌های سازمانی محسوب می‌شود. ذخیره دانشی به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که اطلاعات و دانش ارزشمند خود را به گونه‌ای سازمان‌یافته نگهداری کرده و از آن در فرآیندهای تصمیم‌گیری و نوآوری استفاده کنند. این مقاله به بررسی روش‌های ذخیره دانش، چالش‌های موجود در این زمینه و راهکارهای پیشنهادی برای ارتقای ذخیره‌سازی دانش می‌پردازد.
ذخیره دانشی و نگهداشت دانش
ذخیره دانشی (Stored Knowledge) و نگهداشت دانش (Knowledge Retention) دو مفهوم نزدیک اما با کارکردهای متفاوت در مدیریت دانش هستند. تفاوت اصلی آن‌ها در هدف، گستره و نحوه کاربرد است:
ذخیره دانشی (Knowledge Storage)
تمرکز بر فرایند ذخیره‌سازی: به گردآوری، سازماندهی و نگهداشت دانش در سامانه‌های دیجیتال یا پایگاه‌های اطلاعاتی اشاره دارد.
هدف: اطمینان از اینکه دانش تولیدشده در سازمان از بین نرود و در زمان نیاز به‌راحتی در دسترس باشد.
ابزارها: پایگاه‌های داده، اسناد، کتابخانه‌های دیجیتال، سیستم‌های مدیریت دانش.
کاربرد: بیشتر در بایگانی داده‌ها، ایجاد ساختارهای دانش و مستندسازی دانش سازمانی استفاده می‌شود.
نگهداشت دانش (Knowledge Retention)
تمرکز بر جلوگیری از زوال دانش: به حفظ و جلوگیری از هدررفت دانش، به‌ویژه دانشی که در ذهن کارکنان نهفته است، اشاره دارد.
هدف: ممانعت از خروج دانش با ترک کارکنان یا بازنشستگی آن‌ها و حفظ دانش حیاتی سازمان.
ابزارها: مستندسازی تجربه‌های کارکنان، برنامه‌های انتقال دانش، ایجاد بانک‌های دانش ضمنی.
کاربرد: بیشتر در شرایطی که سازمان نگران از دست دادن دانش تخصصی کارکنان باشد، مانند زمانی که یک فرد کلیدی بازنشسته می‌شود.
بنابراین، می‌توان گفت که ذخیره دانشی بخشی از نگهداشت دانش است، اما نگهداشت دانش گسترده‌تر بوده و شامل راهبردهایی برای جلوگیری از هدررفت دانش نیز می‌شود.
راهکارهای بهبود ذخیره دانشی
ایجاد فرهنگ دانش‌محور: سازمان‌ها باید کارکنان را به اشتراک‌گذاری دانش تشویق کرده و مشوق‌هایی برای مستندسازی دانش در نظر بگیرند.
استفاده از فناوری‌های نوین: بهره‌گیری از سیستم‌های مدیریت دانش (KMS)، هوش مصنوعی و یادگیری ماشینی می‌تواند به بهینه‌سازی فرآیند ذخیره‌سازی دانش کمک کند.
طبقه‌بندی و استانداردسازی اطلاعات: تدوین یک چارچوب مشخص برای طبقه‌بندی دانش باعث دسترسی سریع‌تر و کارآمدتر به اطلاعات می‌شود.
ایجاد پایگاه‌های دانشی مشارکتی: ایجاد پلتفرم‌های تعاملی مانند ویکی‌های سازمانی و تالارهای گفتگو به اشتراک‌گذاری بهتر دانش کمک می‌کند.
چالش‌های ذخیره دانشی عبارتند از:
عدم ساختار مناسب: بسیاری از سازمان‌ها فاقد ساختار و سازماندهی مناسب برای طبقه‌بندی و سازماندهی دانش هستند.
مقاومت کارکنان: برخی از کارکنان تمایلی به مستندسازی دانش خود ندارند، زیرا آن را بخشی از مزیت رقابتی فردی خود می‌دانند.
مشکلات فناوری: پیاده‌سازی سامانه‌های مدیریت دانش نیازمند فناوری‌های پیشرفته و به‌روز است که ممکن است هزینه‌بر باشد.
امنیت اطلاعات: حفاظت از داده‌ها و جلوگیری از دسترسی‌های غیرمجاز یکی از چالش‌های اساسی در ذخیره دانشی است.
سخن پایانی
ذخیره دانشی یکی از مهم‌ترین بخش‌های مدیریت دانش است که نقش بسزایی در بهره‌وری سازمانی دارد. سازمان‌ها باید با اتخاذ استراتژی‌های مناسب، چالش‌های انودخته دانش را شناسایی کرده و با بهره‌گیری از فناوری‌های نوین و فرهنگ‌سازی مناسب، این فرآیند را بهینه‌سازی کنند. در نهایت، ذخیره مؤثر دانش می‌تواند به بهبود تصمیم‌گیری، نوآوری و حفظ مزیت رقابتی سازمان کمک کند.
سازمان‌ها با گذر زمان، داده‌ها، تجربه‌ها و آموخته‌های ارزشمندی را انباشته می‌کنند که اگر به‌درستی دسته‌بندی و به اشتراک گذاشته شوند، می‌توانند به عنوان یک سرمایه دانشی برای آینده به کار روند.
منبع: مهدوی، مرتضی و ایوبی، ناصر. مدیریت دانش. تهران: پارس‌مدیر.
نگارنده: پشتیبانی پارس‌مدیر | 
