مدیریت بر مبنای هدف (MBO) یک مدل مدیریت استراتژیک است که با تعریف روشن و درست هدفهای سازمان میکوشد عملکرد شغلی و عملکرد سازمانی را بهبود بخشد. در این روش، مدیران و کارکنان به صورت مشترک اهداف کاری را تعیین میکنند و سپس عملکرد افراد بر اساس میزان تحقق این اهداف ارزیابی میشود. نظر به اهمیت موضوع در این مقاله، روش «مدیریت بر مبنای هدف» مفهومسازی و تعریف خواهد شد.
تعریف مدیریت بر مبنای هدف
مدیریت بر مبنای هدف (Management by Objectives – MBO) یکی از رویکردهای مهم در مدیریت است که بر تعیین اهداف مشخص و قابل اندازهگیری برای سازمان و کارکنان تأکید دارد. در این شیوه مدیریتی، ابتدا اهداف کلی سازمان مشخص میشود و سپس این اهداف به سطوح پایینتر سازمان منتقل و به اهداف فردی و واحدی تبدیل میگردد. بنابراین هر کارمند دقیقاً میداند چه هدفی را باید دنبال کند و چگونه عملکرد او ارزیابی خواهد شد.
مفهوم مدیریت بر مبنای هدف نخستین بار توسط پیتر دراکر در سال ۱۹۵۴ در کتاب «عمل مدیریت» مطرح شد و خیلی زود در تئوریهای مدیریت گسترش پیدا کرد. این روش مفهوم زیربنایی این برنامهریزی سازمان است. به این معنی که سازمان و اعضای آن تنها به واکنش به وقایع و رخدادها اکتفا نخواهند کرد بلکه باید پیشگام باشند.
رویکرد MBO مستلزم آن است که کارکنان اهداف فردی قابل اندازه گیری را براساس اهداف سازمانی تدوین نمایند. براساس فعالیتهای این رویکرد همه اهداف فردی در راستای اهداف سازمانی قرار میگیرند. هدفها به صورت سالانه نوشته شده و به منظور بررسی میزان پیشرفت به طور مرتب بررسی میشوند. میزان پاداشها براساس میزان دسترسی به پیشرفت تعیین میشود.
مزایای مدیریت بر مبنای هدف
از مزایای این روش فراهم نمودن نقشهای برای تعیین میزان تحقق اهداف است. اگر ندانید چه هدفی دارید به آنها نخواهید رسید. برنامهریزی موجب میشود که رفتارهای فعالانه در پیش گرفته شوند. همچنین باعث میشوند که آمادگی رویارویی با موانع را داشته باشید. اهداف به صورت قابل سنجش تعریف شدهاند به نحوی که به راحتی میتوان آنها را متعادل نمود. به این ترتیب سازمانها میتوانند به اثربخشی بالاتر، استفاده بهینه از منابع، و بهبود فضای کاری و فرهنگ سازمانی دست یابند.
مدیریت بر مبنای هدف در سازمانها اهمیت زیادی دارد، زیرا:
- افزایش وضوح اهداف: کارکنان به طور دقیق میدانند که چه وظایفی دارند و باید به چه نتایجی برسند.
- افزایش مشارکت کارکنان: کارکنان در تعیین اهداف مشارکت دارند و همین امر باعث افزایش انگیزه و تعهد آنها میشود.
- بهبود ارزیابی عملکرد: عملکرد کارکنان بر اساس اهداف مشخص و قابل اندازهگیری سنجیده میشود.
- هماهنگی بین اهداف فردی و سازمانی: اهداف کارکنان با اهداف کلان سازمان همسو میشود.
- افزایش بهرهوری و کارایی: تمرکز بر نتایج و دستاوردها باعث بهبود عملکرد سازمان میشود.
بهطور کلی، مدیریت بر مبنای هدف روشی است که با تعیین اهداف روشن، مشارکت کارکنان و ارزیابی مبتنی بر نتایج به بهبود عملکرد و اثربخشی سازمان کمک میکند.
محدودیتهای مدیریت بر مبنای هدف
به خاطر داشته باشید که MBO نیاز به اقدامات منسجم دارد. نباید از یک رویکرد غیرمنطقی و خشک استفاده شود. بعضی فعالیتها آنقدر ساده هستند که هدفذاری آنها بیمعنی و تعیین اهداف سالانه برای آنها توجیهپذیر نیست. مثلا اگر کار شما مونتاژ دو قطعه باهم باشد تعیین اهداف فردی در این بخش واقعا ضرورتی ندارد.
چهار مورد از محدودیتهای مدیریت بر مبنای هدف عبارتند از:
- بیشتر از آنکه بروی تنظیم یک برنامه که واقعا قابل اجرا باشد تمرکز شود، بروی هدفگذاری تمرکز میکند.
- سازمان اغلب از عوامل محیطی که مانع تحقق اهداف میشوند غفلت میکند عواملی مانند کمبود منابع یا ضعف حمایت از طرف مدیریت.
- سازمانها در نظارت صحیح بر تغییرات که ممکن است بازنگری در اهداف را ضروری سازند به خوبی عمل نمیکنند.
- در نهایت فراموش میکنند که با عامل انسانی سروکار دارند.
این روشی برای افزایش مشارکت و درگیر ساختن کارکنان است که در آن مدیر به اتفاق کارکنان اهداف را برای یک دوره زمانی مشخص تعیین نموده، ثبت و نظارت مینمایند. هدفها و برنامههای سازمان از بالا به پایین سازمان جریان یافته و در قالب هدفهای فردی برای کارکنان بازتعریف میشوند.
گامهای مدیریت بر مبنای هدف
پس از آشنایی با اهمیت مدیریت بر مبنای هدف چیست، باید شیوه اجرای آن را نیز بدانید. استراتژی مدیریت بر مبنای هدف نیازمند انجام گامهای زیر است:
تعریف هدفهای سازمان
تعیین اهداف سازمان بسیار مهم است و باید حدود ۱ تا ۳ هدف را در نظر داشتهباشید که بتوانید در بلندمدت به آنها برسید؛ به عنوان مثال، اگر در بخش خدمات مشتریان کار میکنید، اهدافتان میتوانند افزایش ۱۳درصدی رضایتمندی مشتری و کاهش زمان تماس مشتریان به ۲ دقیقه را شامل شوند.
تعریف هدفهای کارمندان
در مرحله دوم مدیریت بر مبنای هدف باید اهداف کارمندان را تعریف کنید. هنگامی که اهداف خود را تعریف کردید، باید آنها را توسعه دهید یا مراحل دستیابی به آنها را تعریف کنید؛ به عبارتی، اهداف خود را به اهداف کوچکتر تقسیم کنید تا برای پیروی از آنها در جهت تحقق اهدافتان جدول زمانیای داشتهباشید. اگر عضوی از تیمی هستید، مطمئن شوید که مراحل کار را با سایر اعضا در میان میگذارید تا همه با یکدیگر برای رسیدن به هدفی یکسان تلاش کنید.
نظارت مدام بر عملکرد و کنترل پیشرفت کارها
مدیریت بر مبنای هدف میتواند شیوهی مدیریت مؤثرتری را تعریف کند؛ از سوی دیگر استراتژی مهمی برای مانیتورینگ کارکنان و میزان پیشرفت شغلی آنها نیز به شمار میآید. برای اطمینان از رسیدن به هدفهای خود در جدول زمانی تعیینشده، باید پیشرفت کارهایتان را نیز کنترل کنید؛ بنابراین در مدیریت بر مبنای هدف، برگههایی را برای بررسی میزان پیشرفت کارها و کنترل عملکرد کارکنان تهیه کنید و بکوشید که جلسات منظمی را با تیم خود برگزار کنید تا دربارهی موانع موجود بحث کنید و همچنین موفقیتها را کنار یکدیگر جشن بگیرید.
سازگاری عملکرد و هدفها
برای دستیابی به پیامدهای مدیریت بر مبنای هدف باید عملکرد و هدفها سازگار باشند.
ارزیابی عملکرد
در مدیریت بر مبنای هدف مدیران میتوانند عملکرد کارکنان را کنترل و کارایی آنها را بررسی کنند. اگر لازم است که یکی از اعضای تیم خود را بیشتر راهنمایی کنید، میتوانید بر میزان پیشرفت او نظارت کنید، از عملکرد او گزارشی تهیه کنید و دربارهی نحوهی پیشبُرد کار با او صحبت کنید؛ البته سعی کنید که توصیههایی عملی به کارکنانتان ارائه دهید تا بتوانند در کارشان از آنها بهرهمند شوند.
ارائه بازخورد
یکی از مهمترین قسمتهای استراتژی مدیریت بر مبنای هدف، ارائهی بازخورد مداوم درمورد عملکرد و اهداف موردنظر است. پس از اتمام یکی از اهداف یا مراحل، با تیم خود ملاقات کنید تا درمورد چگونگی رسیدن به آن هدف و چگونگی ادامهی مسیر برای پیشرفت بیشتر صحبت کنید؛ همچنین، برای حفظ انگیزه و بهرهوری کارکنان، بازخوردهای موثری را به تیمتان ارائه دهید یا در صورت لزوم، از عملکرد مناسب آنان قدردانی کنید.
بازبینی عملکرد
آخرین مرحله از فرایند ایجاد استراتژی مدیریت بر مبنای هدف «بازبینی عملکرد» است. پس از اتمام تحقق اهدافتان، باید کارکرد کلی هریک از اعضای تیم را بسنجید و عملکرد آنها را در طول پروژه بازبینی کنید تا مشخص کنید که در کجا برتری داشتهاند و در چه حوزههایی به پیشرفت نیاز دارند. ارائهی نتایج حاصل از این بازبینی به کارکنان میتواند به آنها کمک کند تا به عنوان کارمند رشد کنند و در مسیر شغلی خود ارتقا یابند.
مدیریت برمنای هدف و تحول سازمانی
برای سازگار شدن با برنامه تحول سازمانی، فرایندهای هدفگذاری و بررسی عملکرد، باید از نوعی موضع تیمی برخوردار باشند. همچنین باید هم مشارکتی باشند و هم مبادلهای. معنای مدیریت مشارکتی و مبادلهای آن است که در هدف گذاری، زیردستان و فرادستان به همراه هم و در ارتباط متقابل با یکدیگر به هدفگذاری و ارزشیابی از نتایج حاصل از تحقق اهداف بپردازند.
اگر یک برنامه مدیریت بر مبنای هدف، از این نواقص پرهیز کند؛ حالت تنبیهی نداشته باشد؛ و جهت ایجاد فشار بر دیگران طراحی نشده باشد، باید اجزایی را از قبیل آنچه در زیر برمیشماریم، دارا باشد. این شیوه را مدیریت بر مبنای هدف براساس تشریک مساعی (یا همکاری براساس اعتماد متقابل) یا CMBO مینامند:
- تشخیص مشکلات از طریق همکاری مبتنی بر اعتماد متقابل
- افزایش مهارتها در زمینه ارتباطات متقابل شخصی و فرایندهای گروهی
- مشارکت واقعی زیردستان در ساختاربندیهای گروهی و در هدف گذاری
- رویکرد تیمی در بررسی اهداف فردی و گروهی و تحقق آنها
- بحثهای روزافزون فردی و مشکل گشایی تیمی با مافوقها
- یک رابطه کمکی مداوم درون تیمها، و همچنین در روابط مافوق-زیردست
- توجه به اهداف شخصی و مسیر پیشرفت شغلی به عنوان مکملی برای اهداف سازمانی
منظور از مشارکتی و مبادلهای آن است که در هدفگذاری باید زیردستان و بالادستان به همراه هم و در ارتباط متقابل با یکدیگر به هدفگذاری و ارزیابی نتایج حاصل از تحقق اهداف بپردازند. در واقع ارزش مدیریت بر مبنای هدف در این است که میتوان به وسیله آن هدفهای کوچک سازمانی را به صورت هدفهای ویژه برای واحدهای سازمان و اعضای آن تبدیل کرد.
سخن پایانی
مدیریت بر مبنای هدف (MBO) فرایندی است که طی آن مدیران با مشارکت کارکنان، اهداف سازمانی را مشخص میکنند. این اهداف را به اهداف فردی تبدیل مینمایند؛ همچنین معیارهای عملکرد و مسئولیتها را تعیین میکنند. اگرچه بسیاری از برنامههای MBO توسط مدیران صف یا منابع انسانی بدون شناخت کافی از مشکلات و با مشارکت محدود طراحی میشوند، اما این رویکرد باید با تیممحوری و شناخت وابستگیهای متقابل شغلی همراه باشد تا از رقابت مخرب جلوگیری کند و فرهنگ تیمی را تقویت کند. به طور کلی، MBO یک چارچوب عملی برای هدفگذاری، کنترل و ارتقاء عملکرد سازمان است که موفقیت آن وابسته به حمایت و مشارکت تیمی در فرایندهای سازمانی است.
Drucker, P. F. (1954). The practice of management. Harper & Row.
نگارنده: پشتیبانی پارسمدیر | 
