خطمشی یا سیاست (Policy) مجموعه اصول مدونی است که برای هدایت تصمیم و دستیابی به اهداف منطقی طراحی شده است. خطمشی سازمان راهنمای عملیاتی دستیابی به اهداف استراتژیک سازمان است بنابراین جایگاهی کلیدی در برنامهریزی راهبردی سازمان و مدیریت دارد. در این مقاله به تعریف، مفهوم، اهمیت و نحوه تدوین خطمشی سازمان پرداخته شده است.
تعریف خطمشی سازمان
خطمشی سازمان (سیاست) مجموعهای از اصول، قواعد و رهنمودهای کلی است که چارچوب تصمیمگیری و نحوه انجام فعالیتها در سازمان را مشخص میکند. سیاستها به مدیران و کارکنان کمک میکنند تا در شرایط مختلف تصمیمهای هماهنگ و منطبق با اهداف و استراتژیهای سازمان بگیرند.
هارولد لاسول خطمشی را یک برنامه طراحی شده از اهداف، ارزشها و اقدامات میداند.
ایگور آنسوف خطمشی را به منزله خطوط تعیین شده اقدامات یا بیان خواستهها میداند. بطورکلی، هر آنچه را که سازمانها تصمیم میگیرند که به انجام رسانند یا از اجرای آن ممانعت به عمل آورند، میتوان خطمشی تلقی نمود.
خطمشیها اصولی هستند که با تصمیم ها، اقدامات و فعالیتهای سازمان جهت میدهند و آنها را در مسیر تحقق اهداف تنظیم مینمایند.
خطمشی نشانگر خواستها و انتظارات بخشهای سازمان است که در فرایند تصمیمگیری به صورت آیین نامه ها، قوانین و مقررات اجرایی، تقنینی و قضایی منعکس میشود.
در مجموع آنچه که در همه تعاریف به طور مشترک وجود دارد آن است که خطمشی در مورد فرایند یا الگوی فعالیتها یا تصمیماتی است که برای جبران مشکلات عمومی چه حقیقی و چه مجازی اتخاذ میشود.
ویژگیهای خطمشی سازمان
خطمشی باید از صراحت وضوح، قابلیت اجرا، انعطاف پذیری، جامعیت، هماهنگی، مستدل بودن، متمایز بودن از قانون و کتبی بودن برخوردار است.
-
صراحت و وضوح: خطمشی باید بهصورت روشن و بدون ابهام بیان شود تا همه افراد سازمان آن را بهدرستی درک کنند.
-
قابلیت اجرا: خطمشی باید عملی و قابل پیادهسازی باشد و با منابع، امکانات و شرایط واقعی سازمان سازگار باشد.
-
انعطافپذیری: خطمشی باید به اندازهای انعطاف داشته باشد که در شرایط متغیر بتوان آن را تطبیق داد.
-
جامعیت: خطمشی باید جنبههای مهم موضوع را پوشش دهد و راهنمایی کافی برای تصمیمگیری ارائه کند.
-
هماهنگی: خطمشیها باید با اهداف، استراتژیها و سایر خطمشیهای سازمان سازگار و هماهنگ باشند.
-
مستدل بودن: خطمشی باید بر پایه منطق، اطلاعات و دلایل قابل قبول تدوین شده باشد.
-
متمایز بودن از قانون: خطمشی یک راهنمای کلی برای عمل است و الزام قانونی سختگیرانه مانند قوانین ندارد.
-
کتبی بودن: خطمشیها معمولاً بهصورت مکتوب تدوین میشوند تا قابل استناد و قابل انتقال به اعضای سازمان باشند.
خطمشی در سطح سازمان نوعی برنامه است که برای اجرای برنامههای همیشگی و تکراری کمک میکند. به بیان ساده، خطمشیها راهنمای کلی اقدام و تصمیم در سازمان هستند که مسیر اجرای اهداف و استراتژیها را هدایت میکنند.
خطمشی، روندها و رویهها
در مدیریت استراتژیک پس از آنکه چشمانداز و بیانیه ماموریت شرکت مشخص شد، استراتژیهای شرکت طراحی میشود. پس از آن خطمشیهای سازمانی مشخص میشود و در ادامه از طریق روندها، رویهها و قوانین مختلف اجرایی میشوند.
هدف از تدوین استراتژی سازمان این است که مأموریت شرکت محقق شود. این امر از طریق برنامهریزی استراتژیک سازمان انجام میشود. این برنامهریزی از ساختاری سلسلهمراتبی برخوردار است.
استراتژی روش و ابزار دستیابی به اهداف بلندمدت سازمان است. اهداف بلندمدت نیز از طریق اهداف کوتاهمدت پژوهشگر میشوند. برای انجام اهداف کوتاهمدت از خظمشیها، روندها و رویههایی استفاده میشود که براساس استراتژی سازمانی تنظیم میشوند.
خطمشی (Policy): مجموعه اصول و قواعدی است که تصمیمگیریهای سازمان را جهتدهی میکند و در بستر آن، رویهها و فرآیندها شکل میگیرند. خطمشی قوانین کسبوکار و دستورالعملهای یک سازمان است که با هدف اطمینان از سازگاری و انطباق مسیر سازمان با اهداف استراتژیک آن تدوین میشود. خطمشیهای سازمان در بستر قوانین آن سازمان، واحد سازمانی یا بخش شکل میگیرد.
روند (Procedure): الگو و شمای کلی و گامهای اصلی را نشون میدهد که برای دستیابی به اهداف کوتاهمدت باید طی شود.
رویه (Process): جزئیات بیشتری از مسیر را جهت دستیابی به اهداف بیان میکند
جایگاه خطمشی در مدیریت سازمان
خطمشی یک مفهوم کلیدی در مدیریت استراتژیک میباشد. بیش از آنکه به جایگاه خطمشی در مدیریت استراتژیک پرداخته شود لازم است تا مروری کوتاه در اهمیت و ضرورت برنامهریزی صورت گیرد.
برنامهریزی از وظایف بسیار مهم مدیران و مقدم بر تمامی جنبههای دیگر مدیریت میباشد. تحقق اهداف فردی و سازمانی مستلزم برنامهریزی است، بطوریکه حتی برای نیل به هدفی کوچک نیز باید برنامهریزی صورت گیرد. برنامهریزی دارای سلسلهمراتب ویژهای است که در همه کتب مدیریت استراتژیک به آن تأکید میشود. یک برنامه با بیانیه فلسفه وجودی (رسالت، مأموریت و اهداف بلندمدت) آغاز میشود، سپس اهداف کوتاهمدت بر اساس فلسفه وجودی سازمان تعیین میشود. بعد از اهداف کوتاهمدت استراتژی های، خطمشی ها، رویه ها، مقررات و برنامههای عملیاتی قرار میگیرند. این سلسلهمراتب در نمودار زیر به تصویر درآمده است.
- رسالت
- اهداف کوتاهمدت
- استراتژی
- خطمشی
- رویه و مقررات
- برنامههای عملیاتی
با توجه به نمودار فوق و جایگاه خطمشی در برنامیریزی و مدیریت استراتژیک مشخص میشود که خطمشیها مهمترین ابزار مدیران در جهت تحقق استراتژیهای سازمان میباشند.
رویکردهای خطمشی سازمان
وقتی که از رویکردهای تجزیه و تحلیل خطمشی صحبت میشود، منظور روشهای متعددی است که توسط پژوهشگران علوم اجتماعی در مورد تجزیه و تحلیل خطمشی انجام گرفته است. هر تحلیل گر خطمشی به طور صریح یا غیر صریح رویکردی را به کار میگیرد که با شرایط و ویژگیهای او سازگاری بیشتری دارد. با این وجود هیچ دیدگاه واضح و منحصر به فردی برای تجزیه و تحلیل خطمشی وجود ندارد. رویکرد اقتصادسنجی، رویکرد دیگری است که بیشتر مبتنی بر نظریههای اقتصادی است که در آنها فرض میشود. طبیعت و سرشت انسان ذاتاً عقلانی است و یا منافع شخصی محض به آن انگیزه میدهد.
شاید متداول ترین رویکرد مورد قبول تشخیص مراحل فرایند خطمشی و پس از آن تجزیه و تحلیل عوامل تعیین کننده هر مرحله خاص باشد و به آن رویکرد فرایندی، خطمشی گفته میشود. در رویکرد تخصصی، خطمشی به عنوان یک حوزه کاملاً ویژه و مجزا مورد مطالعه قرار میگیرد. اقبال آنچنانی نسبت به این رویکرد وجود ندارد و معمولاً این حیطه از مطالعات به همراه سایر جنبههای برنامهریزی استراتژیک مطالعه میشود. در رویکرد منطقی- اثبات گرا که رویکرد رفتاری و یا عملی نیز نامیده میشود استفاده از نظریه ها، مدل ها، آزمون فرضیه ها، دادههای پیچیده، روش مقایسهای و تحلیل آماری دقیق استنتاج شده قیاسی را توصیه میکند.
سخن پایانی
مدیریت و برنامهریزی استراتژیک سازمان از ساختاری سلسلهمراتبی برخوردار است. در راس این هرم تدوین چشمانداز و سپس فلسفه وجود سازمان قرار دارد. پس از آنکه تدوین اهداف بلندمدت و استراتژیهای سازمانی قرار دارند. ابزار پیادهسازی استراتژیهای سازمانی نیز خطمشی میباشد. در نهایت، خطمشی و سیاستگذاری سازمانی نقشی اساسی در هدایت رفتارها، تصمیمها و عملکرد سازمان ایفا میکند و بهعنوان پل ارتباطی میان استراتژیهای کلان و اقدامات اجرایی عمل میکند. وجود خطمشیهای روشن، هماهنگ و منعطف موجب کاهش ابهام، افزایش انسجام سازمانی و بهبود کارایی میشود. سازمانهایی که سیاستگذاری را بهصورت آگاهانه و نظاممند انجام میدهند، توانایی بیشتری در مواجهه با تغییرات محیطی و تحقق اهداف بلندمدت خود خواهند داشت.
منبع: دیوید، فرد. کتاب مدیریت استراتژیک. تهران: دفتر پژوهشهای فرهنگی.
نگارنده: پشتیبانی پارسمدیر | 
