مدیریت منابع انسانی الکترونیک

مدیریت منابع انسانی الکترونیک (E-HRM) بکارگیری فناوری‌های الکترونیکی و مبتنی بر وب برای ارائه خدمات مرتبط با کارکنان سازمان است. این رویکردی فناوری‌محور به برنامه‌ریزی، پیاده‌سازی و بکارگیری فناوری اطلاعات برای پشتیبانی و ساماندهی به فعالیت‌های مرتبط با سرمایه انسانی است. با توجه به اهمیت روز افزون این موضوع، در مقاله حاضر به تشریح مدیریت منابع انسانی الکترونیک پرداخته شده است.

تعریف مدیریت منابع انسانی الکترونیک

مدیریت منابع انسانی الکترونیک (Electronic Human Resource Management) به کاربرد فناوری‌های اطلاعات و ارتباطات برای طراحی، اجرا و مدیریت فرآیندهای منابع انسانی از طریق سامانه‌های الکترونیکی گفته می‌شود. این رویکرد با دیجیتالی‌سازی فعالیت‌هایی مانند جذب و استخدام، آموزش، ارزیابی عملکرد، جبران خدمت، مدیریت سوابق کارکنان و خدمات سلف‌سرویس، کارایی و سرعت فرآیندهای سرمایه انسانی را افزایش می‌دهد.

مدیریت منابع انسانی الکترونیک راهی برای اجرای استراتژی‌ها، خط‌مشی‌ها و شیوه‌های منابع انسانی در سازمان‌ها از طریق یک پشتیبان هدایت شده و آگاه با استفاده کامل از کانال‌های مبتنی بر فناوری وب است.

مدیریت منابع انسانی الکترونیک امکان دسترسی سریع به اطلاعات، خودکارسازی فعالیت‌های اداری، کاهش هزینه‌ها، بهبود تصمیم‌گیری و ارتقای کیفیت خدمات منابع انسانی را فراهم می‌سازد. این رویکرد یکی از مؤلفه‌های کلیدی مدیریت دیجیتال منابع انسانی است که زمینه را برای بکارگیری هوش مصنوعی در مدیریت منابع انسانی فراهم می‌کند.

همچنین مدیریت منابع انسانی الکترونیک به‌عنوان مجموعه‌ای از دانش، قواعد و بهترین شیوه‌ها در نظر گرفته می‌شود که منجر به مدیریت منابع انسانی اثر بخش می‌شود. در مجموع می‌توان گفت E-HRM فصل مشترک دو مفهوم مدیریت فناوری اطلاعات و مدیریت منابع انسانی است. این حوزه ضمن پشتیبانی از مدیران و کارکنان در انجام وظایف معمول خود، فرآیند تغیرات و دگرگونی‌های سازمانی را تسهیل می‌کند. همچنین می‌تواند در سیاست‌گذاری‌های کلان مدیریت استراتژیک منابع انسانی نیز موثر واقع شود.

سطوح مدیریت منابع انسانی الکترونیک

سه حوزه در مدیریت منابع انسانی به طور مستقیم به وسیله ابزارهای الکترونیک قابل پوشش هستند:

مدیریت منابع انسانی عملیاتی: این نوع از مدیریت، روی فعالیت‌های پایه‌ای منابع انسانی در قسمت اداری متمرکز است. این حوزه، بر اداره کردن و پرداخت‌های اطلاعات پرسنلی تاکید دارد.

مدیریت منابع انسانی رابطه‌ای: در این نوع از مدیریت تاکید روی فعالیت‌های پیشرفته تر بخش منابع انسانی می‌باشد. تمرکز این حوزه صرفاً روی اداره کردن کارکنان نمی‌باشد. بلکه بر فرایندهایی مثل کارمندیابی و گزینش نیروی انسانی، آموزش کارکنان، ارزیابی عملکرد و سیستم پاداش متمرکز است.

مدیریت منابع انسانی تبدیلی: این نوع از مدیریت روی فعالیت‌های استراتژی مدار تاکید دارد. این حوزه روی بازبینی استراتژیک، فرایندهای مدیریت تغییر سازمانی و مدیریت دانش متمرکز است.

بنابراین، بعضی از سازمان ها، تمرکز مدیریت منابع انسانی خود را روی تنظیم و اداره و ثبت امور می‌گذارند. برخی دیگر بر روی کاربرد عملیاتی ابزارهای مدیریت منابع انسانی تاکید دارند و گروهی دیگر نیز روی نقش استراتژیک منابع انسانی تمرکز می‌کنند. به هر حال در تمامی انواعی که بیان شد، مدیریت حق دارد انتخاب کند که فعالیت‌هایش به صورت مستقیم انجام شوند یا تحت وب و به صورت الکترونیک اجرا گردند.

تاثیر فناوری اطلاعات بر مدیریت کارکنان

تاثیر فناوری اطلاعات بر مدیریت منابع انسانی را می‌توان در سه مرحله از کاربرد آن مورد بررسی قرار داد:

• اتوماسیون یا خودکار شدن
• اطلاع‌رسانی و اطلاعات
• تحول آفرینی

اتوماسیون یا خودکار شدن
در این مرحله از فناوری اطلاعات به منظور مکانیزه کردن سیستم‌های دستی و کاهش نیاز به افراد برای انجام کارهای روزمره استفاده می‌شود که حجم کارهای روتین اداری را کاهش می‌دهد.
افراد فرصت بیشتری برای فکر کردن پیدا کرده و می‌توانند قابلیت‌های شناختی خود را بکار بگیرند و بیشتر به تفسیر اطلاعات بپردازند در این حالت فناوری اطلاعات می‌تواند از طریق به جریان انداختن امور عملیاتی و کاهش بار اداری، بر جنبه‌های عملیاتی منابع انسانی تاثیر بگذارد و ساختار آن را تغیر دهد.

اطلاع‌رسانی و اطلاعات
وقتی فناوری اطلاعات، اطلاعات را ارائه می‌دهد فراتر از مرحله خودکار شدن و اتوماسیون ظاهر می‌شود تا اثر بخشی را افزایش دهد. اطلاع رسانی فناوری اطلاعات سطح شفافیت فعالیت ها، حوادث و اهداف را بالا می‌برد. زیرا افراد اطلاعات بیشتر وعمیق تری درباره فرآیندهای اساسی تولید و اداره سازمان کسب می‌کنند و در مورد آنچه در سازمان یا واحدشان رخ می‌دهد، بیشتر می‌دانند.

تحول آفرینی
فناوری اطلاعات شرکت را به عملیات و اقدامات تجاری جدید مجهز می‌کند و تحول آفرینی، خلاقیت، دانش و اطلاعات،منابع عمده و اصلی سازمان می‌شود. در این بعد، فناوری اطلاعات در ابقاع محصول، خدمت و استراتژیک مشارکت می‌کند، همانگونه که در افزایش انعطاف پذیری و مزیت رقابتی مشارکت دارد. در این حالت فناوری اطلاعات امکان برقراری ارتباط با فراسوی مرزهای جغرافیایی و سهیم شدن در اطلاعات آنها را فراهم می‌کند به عبارتی محدودیت‌های زمان و مکان حذف می‌شود.

کاربردهای مدیریت منابع انسانی الکترونیک

برخی از کاربردهای مدیریت منابع انسانی الکترونیک عبارتند از:

برنامه‌ریزی نیروی انسانی: این کاربرد، مدیریت منابع انسانی الکترونیک را به وسیله عملکرد برنامه‌های خود خدمتی کارمندان و مدیران را بر اساس به روز رسانی اطلاعات کارمندان، تغییرات شغلی و درخواست‌های شغلی، پیشرفتی اساسی می‌دهد.

کارمندیابی و منابع انسانی: کارمندیابی به روش الکترونیک، یکی از وسیع ترین کاربردهای بحث مدیریت منابع انسانی الکترونیک، است. کارمندیابی الکترونیک، اعلام فرصت‌های شغلی بر روی وب سایت سازمان می‌باشد. این موضوع به متقاضیان فرصت می‌دهد تا سوابق تحصیلی و شغلی خود را از طریق ایمیل یا دیگر قالب‌های الکترونیکی برای سازمان ارسال کنند.

توسعه منابع انسانی: یکی از جنبه‌های مهم در بحث مدیریت الکترونیکی کارکنان، استفاده از اینترنت در زمینه آموزش و توسعه است. سازمان‌ها می‌توانند برای تشخیص نیازهای آموزشی، به خصوص فعالیت‌های یادگیری الکترونیک و مدیریت کارا از اینترنت استفاده کنند.

روابط کار: امتیازاتی که استفاده از این سیستم در مورد ارتباطات به سازمان‌ها می‌دهد، از اهمیت زیادی برخوردار است. ساده ترین شکل این موضوع استفاده از ایمیل برای برقراری ارتباط با کارمندان است.

ارزیابی عملکرد: مدیریت منابع انسانی الکترونیک، این امکان را به سازمان‌ها می‌دهد که تمام فرایند ارزیابی عملکردها به صورت آنلاین و به وسیله شبکه‌های داخلی انجام شود. یعنی کارمندان و مدیران می‌توانند اطلاعات عملکرد خود را در قالب الکترونیکی به صورت مستقیم به بخش منابع انسانی ارسال کنند.

سخن پایانی

به‌کارگیری فناوری اطلاعات برای شبکه‌سازی و پشتیبانی فعالیت‌های منابع انسانی کنشگران یک سازمان حداقل در دو بعد فردی و جمعی را مدیریت منابع انسانی الکترونیک گویند. با استفاده از فناوری می‌توان بهتر به اداره نیروی انسانی سازمان پرداخت. فرایندهای مرتبط با کارکنان از مرحله کارمندیابی، استخدام، آموزش، ارزیابی و نظام جبران خدمت به صورت الکترونیک قابل انجام است. سادگی استفاده و سهولت کاربرد منجر به اقبال عمومی از این رویکرد است. امروزه سازمان‌ها برای کاهش هزینه‌های اداری و بالا بردن سرعت ارائه خدمات به راهکارهای هوشمندانه تر، بهتر و سریع تر برای مدیریت منابع انسانی نیاز دارند.

پرسشنامه مدیریت منابع انسانی الکترونیک

منبع: آرمسترانگ، مایکل. مدیریت استراتژیک منابع انسانی (راهنمای عمل). لندن: پیرسون.

سوالات متداول

تفاوت مدیریت منابع انسانی الکترونیک با مدیریت منابع انسانی دیجیتال چیست؟

مدیریت منابع انسانی الکترونیک (e-HRM) بر استفاده از سامانه‌ها و فناوری‌های اطلاعاتی برای خودکارسازی و الکترونیکی کردن فرآیندهای منابع انسانی تمرکز دارد. در مقابل، مدیریت منابع انسانی دیجیتال (Digital HRM) رویکردی جامع‌تر است که علاوه بر فناوری، تحول دیجیتال، تحلیل داده‌ها، تجربه کارکنان، رایانش ابری و فناوری‌های نوین را برای بازطراحی فرآیندهای منابع انسانی به کار می‌گیرد. به بیان دیگر، مدیریت منابع انسانی الکترونیک یکی از اجزای مدیریت منابع انسانی دیجیتال محسوب می‌شود.

تفاوت مدیریت منابع انسانی الکترونیک با مدیریت منابع انسانی هوشمند چیست؟

مدیریت منابع انسانی الکترونیک بر دیجیتالی‌سازی و خودکارسازی فعالیت‌های منابع انسانی از طریق سامانه‌های اطلاعاتی تمرکز دارد. اما مدیریت منابع انسانی هوشمند (Smart HRM) با بهره‌گیری از فناوری‌هایی مانند هوش مصنوعی، یادگیری ماشین، تحلیل کلان‌داده و سیستم‌های تصمیم‌یار، علاوه بر خودکارسازی، قابلیت تحلیل، پیش‌بینی و تصمیم‌گیری هوشمند را نیز فراهم می‌کند. بنابراین، مدیریت منابع انسانی هوشمند مرحله‌ای پیشرفته‌تر از مدیریت منابع انسانی الکترونیک به شمار می‌رود.