وظایف مدیریت (Managerial tasks) به مجموعه فعالیتهایی گفته میشود که مدیر برای هدایت و اداره سازمان و رسیدن به اهداف انجام میدهد. در تئوریهای مدیریت بویژه مدیریت کلاسیک مجموعهای از وظایف برای مدیران شناسایی شد که همچنان به عنوان وظایف اساسی مدیران مطرح میشوند. نظر به اهمیت موضوع، در این مقاله «وظایف مدیران» براساس نظریههای مدیریت تعریف و مفهومسازی خواهد شد.
وظایف مدیران سازمان
وظایف مدیریتی به مجموعه فعالیتها و مسئولیتهایی اشاره دارد که مدیران باید در روند هدایت و اداره سازمان انجام دهند. مدیران باید توانایی مدیریت تغییرات، ایجاد انگیزه در کارکنان و برقراری ارتباط مؤثر را داشته باشند تا بتوانند فضای کاری مثمر ثمری ایجاد کنند. بهطور سنتی وظایف مدیریت سازمان عبارتند از:
سیر تاریخی و تاریخچه تئوریهای مدیریت و سازمان با مطالعات کلاسیک فردریک تیلور، هنری فایول و ماکس وبر آغاز میشود. طبقه بندی کونتز، اسکات و ماری جو هچ در زمینه تئوریهای مدیریت ارائه شد. در تئوری کلاسیک مدیریت بیشتر بر برنامهریزی سازمان، ساختار سازمانی و سازماندهی و کنترل سازمانی تمرکز میشود.
وظایف سنتی مدیران
در بخش تئوریهای مدیریت مشهورترین نظریههای درس تئوریهای سازمان و مدیریت به صورت مفهومی مدلسازی شد. در این بخش کوشش شده است تا وظایف سنتی مدیران مورد بررسی قرار گیرد. کتاب جامع تئوریهای سازمان و مدیریت نیز از بخش دانلود کتاب مدیریت قابل دسترسی است. مقالههای مدیریت عمومی با مروری بر سیر تاریخی و تاریخچه تئوریهای مدیریت و سازمان و شروع میشود و مباحث عمده آن را مورد بررسی قرار میدهد.
برنامهریزی سازمان
نخستین وظیفه کلاسیک از وظایف مدیران «برنامهریزی» است. برنامهریزی، فرآیند آگاهانه تصمیمگیری در مورد اهداف و فعالیتهای آینده یک فرد، گروه،واحد کاری یا سازمان است. مدیر یا مدیران برنامهریزی، برنامهریزی را با یک تحلیل موقعیتی آغاز مینمایند.
در متون مدیریتی گاهی دو واژه Planning و Programming را به جای یکدیگر به کار میبرند. واژه Programming به نوعی برنامهریزی جزئی تر دلالت دارد. در میان همه وظایف مدیریت برنامهریزی از اساسیترین آنهاست که مانند پلی زمان حال را به آینده مرتبط میسازد.
برنامهریزی فرایندی است که در آن مدیران اهداف سازمان را تعیین کرده و راهها و اقدامات لازم برای دستیابی به این اهداف را مشخص میکنند. در این مرحله مدیر تصمیم میگیرد چه کاری، در چه زمانی، توسط چه کسی و با چه منابعی انجام شود تا سازمان بتواند در آینده به نتایج مطلوب برسد.
سازماندهی و ساختار سازمانی
سازماندهی دومین وظیفه کلاسیک از وظایف مدیران است. براساس ادبیات مدیریت کلاسیک، ساختار سازمانی و سازماندهی ابزار دستیابی به برنامههای سازمان است. یعنی بعد از اینکه مدیران برنامههای بلندمدت و کوتاهمدت را تدوین نمودند.
ساختار سازمانی به عنوان سیستمی تعریف میشود که با استفاده از آن، سلسلهمراتب درون سازمان را تعیین میکنیم. این سیستم، هر شغل و سمَت، کارکرد آن و طرفی که باید به آن جواب پس بدهد را مشخص میکند. در نتیجه، ساختاری به وجود میآید که میتواند به تحقق اهداف سازمان کمک کند.
سازماندهی به معنای تنظیم و تقسیم فعالیتها و منابع سازمان برای اجرای برنامهها است. در این وظیفه مدیر کارها را بین افراد و واحدها تقسیم میکند، مسئولیتها و اختیارات را مشخص میسازد و ساختار سازمانی را به گونهای طراحی میکند که فعالیتها به صورت منظم و هماهنگ انجام شوند.
رهبری سازمان
فرماندهی یا رهبری (Commanding/Leading) به هدایت و راهنمایی کارکنان برای انجام وظایف محول شده اشاره دارد. مدیر در این مرحله با ایجاد انگیزه، برقراری ارتباط مؤثر، نظارت بر عملکرد و ارائه دستورها و راهنماییها تلاش میکند کارکنان را در جهت تحقق اهداف سازمان هدایت کند.
رهبری سازمان و هدایت بهعنوان سومین وظیفه کلاسیک مدیران شامل موارد زیر است:
رهبری سازمانی و مدیریت
هدایت و رهبری فرایندی است که مدیریت میکوشد با ایجاد انگیزه و ارتباطی موثر انجام سایر وظایف خود را در تحقق اهداف سازمانی تسهیل و کارکنان را از روی میل و علاقه به انجام وظایفشان ترغیب کند. بنابراین رهبری جزئی از مدیریت است و این وظیفه مانند برنامهریزی، سازماندهی و کنترل نیز از وظایف مدیر است.
کنترل سازمانی
کنترل سازمانی به معنای اطمینان از عملکرد مدیران و واحدهای سازمان در راستای اهداف و استراتژی سازمان بوده و در صورت فقدان هم گرایی، ابزار لازم را برای حرکت و نیل بسوی آن فراهم مینماید. هدف غائی یک نظام کنترل مدیریتی نیز اثرگذاری برروی کارکنان برای انجام اقدامات و تصمیمگیریها بهگونهای است که متناسب با اهداف و استراتژیهای سازمان باشند.
کنترل فرایندی است که در آن مدیران عملکرد واقعی سازمان را با برنامهها و استانداردهای تعیینشده مقایسه میکنند. در صورت مشاهده انحراف از اهداف یا برنامهها، مدیر اقدامات اصلاحی انجام میدهد تا فعالیتها دوباره در مسیر صحیح قرار گرفته و اهداف سازمان تحقق یابد.
هماهنگی سازمانی
هماهنگی (Coordinating) به معنای ایجاد انسجام و هماهنگ کردن فعالیتها و تلاشهای بخشهای مختلف سازمان است. مدیر با هماهنگ کردن برنامهها، فعالیتها و منابع مختلف، اطمینان حاصل میکند که همه واحدها در یک مسیر مشترک حرکت کرده و از تداخل یا تضاد در کارها جلوگیری میشود.
هماهنگی همچنین به فرآیندی اشاره دارد که طی آن مدیران ارتباط و همکاری میان افراد، واحدها و فعالیتهای مختلف سازمان را تقویت میکنند تا تلاشها در جهت یک هدف مشترک متمرکز شود. از طریق ایجاد ارتباط مؤثر، تبادل اطلاعات و تنظیم زمانبندی فعالیتها، مدیران تلاش میکنند تا از همافزایی میان بخشهای مختلف بهره ببرند. این امر باعث میشود فعالیتها مکمل یکدیگر باشند، کارها با نظم بیشتری پیش برود و عملکرد کلی سازمان به شکل کارآمدتری تحقق یابد.
وظایف اصلی مدیران (POSDCORB)
پوسدکورب (POSDCORB) یک سرواژه در نظریه مدیریت است که وظایف اصلی مدیران را بیان میکند. این مفهوم توسط لوتر گولیک (Luther Gulick) و لیندال ارویک (Lyndall Urwick) در نظریههای مدیریت کلاسیک مطرح شد.
حروف POSDCORB هر کدام نماینده یکی از وظایف مدیریت هستند:
- برنامهریزی (P – Planning): تعیین اهداف و پیشبینی اقدامات لازم برای رسیدن به آنها.
- سازماندهی (O – Organizing): تقسیم کارها، تعیین وظایف و ایجاد ساختار مناسب در سازمان.
- تأمین نیروی انسانی (S – Staffing): جذب، انتخاب، آموزش و بهکارگیری کارکنان مناسب.
- هدایت یا رهبری (D – Directing): راهنمایی و هدایت کارکنان برای انجام درست وظایف.
- هماهنگی (CO – Coordinating): ایجاد هماهنگی میان فعالیتها و بخشهای مختلف سازمان.
- گزارشدهی (R – Reporting): اطلاعرسانی و ارائه گزارش از عملکرد و پیشرفت کارها به مدیران بالاتر.
- بودجهبندی (B – Budgeting): برنامهریزی و کنترل منابع مالی و هزینههای سازمان.
به طور خلاصه، POSDCORB مدلی است که نشان میدهد مدیران برای اداره یک سازمان چه وظایف اساسی را باید انجام دهند.
سایر وظایف مدیران
علاوه بر این وظایف، در ادبیات کلاسیک مدیریت به مجموعهای از مسئولیتها و فعالیتهای دیگر نیز اشاره میشود که با پیچیدهتر شدن محیط سازمان اهمیت بیشتری یافتهاند. برای مثال، مدیریت عملکرد یکی از حوزههایی است که مدیران از طریق آن تلاش میکنند عملکرد افراد و واحدهای سازمانی را ارزیابی، هدایت و بهبود دهند تا اهداف سازمان با کارایی بیشتری تحقق یابد. یک پارادایم جدید مدیریت عملکرد استراتژیک است که با مدل اچیو و کارت امتیازی متوازن قابل دستیابی است.
از سوی دیگر، موضوعاتی مانند مدیریت دانش و مدیریت تغییر نیز به عنوان وظایف مهم مدیریتی مطرح شدهاند. مدیران باید شرایطی فراهم کنند که دانش و تجربه در سازمان بهدرستی ایجاد، ثبت و به اشتراک گذاشته شود و در عین حال بتوانند سازمان را در مواجهه با تغییرات محیطی، فناوری و بازار هدایت کنند. توانایی مدیریت تغییر به سازمان کمک میکند تا با شرایط جدید سازگار شود و از فرصتهای پیشرو بهره ببرد.
همچنین در برخی منابع به نقش مدیران در مدیریت تعارض و مدیریت بحران سازمانی اشاره میشود. در محیطهای کاری ممکن است اختلاف نظرها یا شرایط بحرانی به وجود آید و مدیران باید با تصمیمگیری مناسب، برقراری ارتباط مؤثر و ایجاد تعادل میان منافع مختلف، این مسائل را مدیریت کنند تا ثبات و کارایی سازمان حفظ شود.
وظایف مدیران در عصر حاضر
در دنیای امروز، با گسترش فناوریهای نوین و افزایش پیچیدگی محیطهای سازمانی، نقش و وظایف مدیران نیز دچار تحول شده است. مدیران دیگر تنها مسئول برنامهریزی و کنترل فعالیتها نیستند، بلکه باید بتوانند سازمان را در مسیر نوآوری، یادگیری مستمر و سازگاری با تغییرات سریع محیطی هدایت کنند. توانایی تحلیل دادهها، تصمیمگیری در شرایط عدم قطعیت و ایجاد فرهنگ سازمانی پویا از جمله ویژگیهایی است که برای مدیریت در عصر حاضر اهمیت بیشتری یافته است.
یکی از مهمترین حوزههایی که بر وظایف مدیران تأثیر گذاشته، تحول دیجیتال است. سازمانها به طور فزایندهای از فناوریهای دیجیتال برای بهبود فرایندها، ارائه خدمات جدید و افزایش کارایی استفاده میکنند. در این میان، مدیران باید بتوانند استراتژیهای مناسب برای استفاده از فناوریهای دیجیتال طراحی کنند و کارکنان را برای سازگاری با این تغییرات آماده سازند.
علاوه بر این، پیشرفتهای سریع در حوزه هوش مصنوعی چشمانداز جدیدی را برای مدیریت سازمانها ایجاد کرده است. مدیران باید درک مناسبی از قابلیتها و محدودیتهای این فناوریها داشته باشند و بتوانند از آنها برای بهبود تصمیمگیری، تحلیل دادهها و افزایش بهرهوری استفاده کنند. در آینده مدیریت، توانایی ترکیب مهارتهای انسانی مانند خلاقیت، رهبری و تفکر راهبردی با ظرفیتهای فناوریهای پیشرفته، یکی از عوامل کلیدی موفقیت سازمانها خواهد بود.
سخن پایانی
مدیران در سازمانها تنها مسئول اداره امور نیستند؛ آنها نقش راهبر، تسهیلگر و الهامبخش را ایفا کردند. وظایف اصلی آنان در هماهنگسازی منابع، هدایت کارکنان، تصمیمگیری اثربخش و پاسخگویی به تحولات محیطی معنا یافت. هر جا مدیری مسئولانه و آیندهنگر عمل کرد، مسیر رشد و پایداری برای سازمان هموار شد. مدیران سازمانها باید با رعایت وظیفههای خود سازمان را از نظر مالی و غیرمالی در مسیر بهبود پیش ببرند. در نهایت، نقش مدیریت در تضمین عملکرد بهینه و دستیابی به نتایج مطلوب، از اهمیت ویژهای برخوردار است، زیرا مدیران نه تنها بر روند کار نظارت دارند، بلکه باید فرهنگ سازمانی را نیز شکل بخشند و به سمت نوآوری و پیشرفت حرکت کنند.
نگارنده: پشتیبانی پارسمدیر | 
