تحلیل ذینفعان
تحلیل ذینفعان روش نظام‌مندی برای گردآوری و تحلیل کمی و کیفی اطلاعات در راستای تعیین کسانی است که علایق آنها باید در طول پروژه، به حساب آورده شوند. این تحلیل، علائق، انتظارات و اثر ذینفعان سازمانی و نسبت آنها با هدف پروژه را شناسایی می‌کند. همچنین به شناسایی روابط ذینفعان (با پروژه و با دیگر ذینفعان) که می‌توانند به افزایش ائتلاف و شراکت بالقوه در راستای ارتقای شانس موفقیت پروژه بینجامد و نیز روابط ذینفعانی را که نیاز به به تاثیر متفاوت در مراحل مختلف پروژه یا فاز دارند، کمک می‌کند.
تحلیل ذینفعان می‌تواند نقش موثر و تاثیرگذاری در فرایند مدیریت استراتژیک یک سازمان یا پروژه داشته باشد. به همین خاطر از اهمیت استراتژیک برخوردار است. این تحلیل به مدیران و مسئولان در شناخت ذینفعان و عوامل موثر بر رضایت آنها کمک می‌کند.
جهت انجام چنین تحلیلی پرسش اصلی مطرح می‌شود:
ذینفعان کلیدی حوزه یا سازمان موردمطالعه چه گروه‌هایی هستند؟
میزان تاثیرگذاری هریک از گروه‌های ذینفع چگونه است؟
چه مناسبانی از منظر قدرت و منفعت میان گروه‌های ذینفع وجود دارد؟
تعریف ذینفعان
برای ذینفعان تعاریف متعددی ارائه شده است که در مهمترین آنها ذینفعان را افراد یا گروه‌هایی دانسته‌اند که د رسیدن به هدف‌های سازمانی بتوانند تاثیرگذار یا تاثیرپذیر باشند. یا افراد یا سازمانی که حقوق و منافعی نسبت به عملکرد سازمان، منابع یا خروجی‌های آن داشته باشد یا بوسیله خروجی‌ها تحت‌تاثیر قرار گیرند. افراد یا گروه‌های کوچک که توان پاسخگویی، مذاکره، بحث و تغییر آینده استراتژیک سازمان را دارا هستند. افراد، گروه‌ها سازمانی که از یک وضعیت (سیاست، برنامه، موقعیت یا اقدام) تاثیر می‌پذیرد یا بر آن تاثیر می‌گذارد. این تاثیرپذیری و تاثیرگذاری هم مثبت و هم منفی می‌تواند باشد.
شناسایی و تحلیل ذینفعان
فرایند شناسایی افراد، گروه‌ها یا سازمان‌هایی که می‌توانند بر یک تصمیم، فعالیت یا نتیجه پروژه اثر بگذارند یا اثر بپذیرند، تحلیل و مستند سازی اطلاعات مرتبط با علایق آنها، تعامل‌شان، وابستگی‌های متقابل، نفوذ و اثر بالقوه آنها بر موفقیت پروژه است. منغعت کلیدی این فرآیند آن است که باعث تمرکز مناسب مدیر پروژه برای شناسایی هریک از ذینفعان یا گروه‌های ذینفعان شود.
ذینفعان پروژه شامل افرا، سازمان هایی از قبیل مشتریان،حامیان، سازمان اجرایی و عموم مردم هستند. این افراد و گروه‌ها به صورت فعال در پروژه تعامل دارند یا علایق آنها ممکن است به صورت مثبت یا منفی از اجرا یا تکمیل پروژه تحت تاثیر قرار بگیرند. این نکته‌ای کلیدی در تحلیل ذینفعان است.
به زعم برایسون این یک تعریف تقریبا محدود است، زیرا مانع کسانی است که تحت تاثیر قرارمی گیرند، اما هیچ قدرتی برای پاسخ یا مذاکره با سازمان مربوطه را ندارند. ترجیح او بریک تعریف جامع تر که گسترش به همه ذینفعان دارد. این تعریف گسترده‌تر و با مفاهیم دموکراسی و مدیریت ذینفعان عدالت اجتماعی سازگارتر است.
ماتریس قدرت-منفعت
ماتریس قدرت-منفعت (Power/Interest Grid) توسط ادن و اکرمن به سال ۱۹۸۸ پیشنهاد شد. این ماتریس برمبنای دو معیار قدرت ذینفعان در تاثیرگذاری بر آینده فعالیت‌ها و منفعت آنها از فعالیت‌ها و دستاوردها ترسیم می‌گردد. برایسون تغییراتی در این ماتریس ایجاد کرد و با جایگزین نمودن اندازه‌گیری منفعت به جای محور دینامیک، شکل فعای ماتریس قدرت-منفعت را ترسیم کرد. براین اساس ماتریس ذینفعان را می‌توان به چهار دسته تقسیم کرد:
ماتریس قدرت-منفعت
- بازیگران کلیدی (Key Players)
- بازیگران زمینه‌ای (Context Setters)
- نهادها (Subjects)
- جمعیت (Crowd)
بازیگران کلیدی قدرت و منفعت زیادی دارند. این بازیگران و نقش‌آفرینان کلیدی هستند که از تاثیرگذاری و تاثیرپذیری بالایی برخوردار هستند. استراتژی اصلی سازمان مبتنی بر مشارکت این دسته در فعالیت‌ها است.
بازیگران زمینه‌ای منفعت کم ولی قدرت زیادی دارند. برای این گروه باید از استراتژی جلب رضایت استفاده کرد. نباید این گروه از سازمان ناراضی باشند چرا که می‌توانند با قدرتی که دارند دردسر ایجاد کنند. برای نمونه سازمان‌های دولتی و نهادهای قانونی در این دسته قرار می‌گیرند.
سازمان‌ها و نهادها منفعت زیاد ولی قدرت اندکی دارند. استراتژی مناسب تحلیل ذینفعان برای این دسته اطلاع‌رسانی از شرایط و فعالیت‌ها است
منظور از جمعیت یا گروه‌های بی‌تفاوت آن دسته از افرادی هستند که قدرت و منفعت چندانی ندارند. برای این گروه نیازی نیست تا زمان و هزینه چندانی صرف شود.
جمع‌بندی بحث تحلیل ذینفعان
حضور ذینفعان مختلف با علایق گوناگون و انتظارات متفاوت در اجرای پروژه‌ها از جمله مسائلی است که مدیران پروژه را در مدیریت صحیح ذینفعان با چالش جدی روبه رو می‌سازد. از آنجایی که برآورده ساختن کلیه انتظارهای ذینفعان عملاً امکان پذیر نیست، بنابراین لازم است الویت بندی ذینفعان را با توجه به قدرت تأثیر گذاری و سطح علاقه – قدرت از جمله ابزارهایی است که ذینفعان را با توجه به قدرت تأثیرگذاری و سطح علاقه (منفعت شان) نسبت به پروژه دسته بندی می‌نماید.
هر پروژه‌ای ذینفعانی خواهد داشت که از پروژه به شکلی مثبت یا منفی اثر گذاری بر پرژه داشته باشند، تحلیل ذینفعان دیگر ممکن است اثر مهمی بر پروژه و نتایج مورد انتظار آن بگذارند. توانایی مدیر پروژه در شناسایی و مدیریت صحیح این ذینفعان به شکلی مناسب، می‌تواند به معنای تفاوت بین موفقیت و شکست باشد.
حتی ممکن است ذینفعان افرادی باشند که مرتباً با آنها کار نمی کنید مانند مردم عادی جامعه، ساکنان نزدیک پروژه، و یا مشتری‌های کلیدی، رابط ها، مدیران و اعضای تیم هم ذینفع محسوب می‌شوند. بنابراین وقتی پروژه ایی شروع می‌شود، تحلیل ذینفعان کاری مهم و ضروری محسوب می‌شود. تحلیل ذینفعان به مدیران پروژه و مدیران طرح کمک می‌کند تا ذینفعان مهم در هر ناحیه شناسایی شده و همچنین مشخص شود که هریک از ذینفعان به چه اطلاعاتی نیاز دارند و با چه شیوه ایی به آنها اطلاع رسانی شود و چه زمانی باید این اطلاعات به دست آنها برسد.
