مدیریت هزینه

مدیریت هزینه Cost Management به کارگیری مطلوب و توام با کارآیی منابع سازمان در جهت ارزش آفرینی برای مشتریان می‌باشد. این روش مبتنی بر به‌کارگیری ابزارهای جدید مدیریتی جهت کنترل و ساماندهی کل فرایندهای سازمان در راستای اهداف از پیش تعیین شده است. این تعریف بر این نکته محوری تاکید دارد که کارایی سازمانی و سودآوری بنگاه از طریق هم‌آفرینی ارزش با مشتریان تحقق می‌یابد.

«مدیریت هزینه» مفهومی است که به میزان زیادی تحقق هدف فوق را برآورده می سازد. این روش مبتنی بر فلسفه بهبود مستمر است زیرا می کوشد راه های مناسب برای تصمیم گیری هایی که متضمن ارزش آفرینی برای مشتریان، همراه با کاهش هزینه هاست را بیابد. نگرش زیربنایی آن است که هزینه ها به خودی خود ایجاد نمی شوند بلکه تمام هزینه‌های تولید و یا انجام خدمات محصول و نتیجه تصمیم گیری های مدیریت است که عمدتاً معطوف به چگونگی استفاده از منابع محدود سازمان است.

مدیریت هزینه چیست؟

مدیریت هزینه فرآیند برنامه‌ریزی و کنترل بودجه یک کسب و کار است. این روش نوعی حسابداری مدیریت است که به یک کسب و کار اجازه می‌دهد تا برای کمک به کاهش احتمال اتلاف بودجه، هزینه‌های قریب‌الوقوع را پیش‌بینی کند. طبق استاندارد PMBOK، مدیریت هزینه پروژه شامل فرآیندهای زیر می‌شود:

  • برنامه‌ریزی مدیریت هزینه
  • تخمین هزینه‌ها
  • تعیین بودجه
  • کنترل هزینه‌ها

بسیاری از کسب و کارها برای پروژه‌های خاص و همچنین برای کل کسب و کار از نرم‌افزارهای تخصصی استفاده می‌کنند. هنگامی که از این شیوه برای یک پروژه استفاده می‌کنیم، در زمانی که پروژه هنوز در دوره طرح است هزینه‌های مورد انتظار محاسبه و از قبل تایید می‌شوند. در طول پروژه تمام هزینه‌ها ثبت و پایش می‌شوند. به این ترتیب هم راستا بودن آن‌ها با طرح مدیریتی منابع مالی، اطمینان حاصل شود. پس از پایان پروژه، می‌توان هزینه‌های پیش‌بینی شده و هزینه‌های واقعی را مقایسه و آنالیز کرد. این به پیش‌بینی و مدیریت منابع مالی و بودجه‌بندی آتی کمک می‌کند.

پیاده‌سازی یک ساختار مدیریت هزینه برای پروژه‌ها می‌تواند به کسب و کار کمک کند تا کلیت بودجه خود را تحت کنترل داشته باشد. بسیاری از برنامه‌های هوش تجاری، یک نرم‌افزار مدیریت منابع مالی برای کمک به پایش هزینه‌ها و افزایش سودآوری ارایه می‌کنند. با این که نرم افزار می‌تواند کمک کند، استفاده از آن برای اجرای برنامه‌های کنترل هزینه اجباری نیست.

راهکار مدیریت هزینه

سازمان‌ها به دنبال راهکاری هستند که چرخه هزینه از لحظه ثبت تا وضعیت پرداخت را مدیریت می‌نماید. در این راهکار بر دو بخش اصلی تمرکز می‌شود. نخست تنظیمات چرخه مدیریت هزینه سازمان است. این مرحله بر پایه تعاریف مختلف از انواع هزینه‌های سازمان بر حسب فواصل زمانی و موقعیت جغرافیایی قابل تعریف و ویرایش می‌باشد. این ویژگی به سازمان کمک می‌کند تا بر حسب نوسانات شرایط اقتصادی کشور یا ملاحظات خاص مدیریتی، بتوان به صورت پویا و داینامیک استانداردهای هزینه سازمان خود را ثبت، ویرایش و مدیریت نمایید.

در بخش دوم راهکار تمرکز اصلی بر روی فعالیت‌های مربوط به چرخه ثبت هزینه‌ها در طبقه‌بندی‌های مختلف با وضعیت‌های پرداختی مختلف و خودکارسازی روال‌ها و فرآیندهای تأیید این هزینه‌ها در سازمان است. خروجی راهکار کنترل منابع مالی مصرفی سامانه‌های مدیریت برای مدیران سازمان، داده‌های دقیق و شفاف از میزان، نوع و زمان هزینه‌های مختلف سازمان خود شامل هزینه‌های داخلی سازمان به تفکیک نوع و هزینه‌های مربوط به تک تک مشتریان بر حسب نوع و دسته‌بندی‌های مختلف خواهد بود تا مدیران سازمان با کمک این داده‌ها بتوانند با برنامه‌ریزی صحبح، اعمال کنترل مدیریت هزینه‌ها و تصمیم‌گیری عقلائی در جهت تحقق اهداف سازمان خود گام بردارند.

پاورپوینت مدیریت هزینه

خلاصه و جمع‌بندی

نگرش مدیریت هزینه نقش مهمی در جهت دادن تصمیمات مدیران به سوی ایجاد ارزش برای همه ذی نفع‌ها (سهام داران، مشتریان، کارکنان و جامعه) به عهده دارد و می کوشد بین منافع ذی نفع های مختلف تلفیق مناسب و خلاقانه ایجاد کند. فلسفه و نگرش «مدیران به کنترل هزینه‌ها متشکل از مجموعه ای از ابزار و روش هاست که می تواند به تجزیه و تحلیل جامع تصمیمات مدیریت بپردازد و در هر مورد تصمیمات مدیریت را پشتیبانی کند. مجموعه ابزار و روش های کنترل هزینه‌ها که به پیشبرد اهداف و برنامه های یاری می‌رساند سیستم مدیریت منابع مالی مصرفی نامیده می‌شود.

به دلیل نبود راهکارها و سیستم‌های مناسب جهت مدیریت منابع مالی سازمان معمولا این حوزه از فعالیت‌های سازمان به صورت دستی و کاغذی ثبت، نگهداری و نظارت شده که علاوه بر تحمیل زمان و هزینه اضافی به سازمان، با دقت کم انجام پذیرفته و غیر قابل گزارش‌گیری خواهند بود. در صورتی که تخمین و مدیریت صحیحی روی هزینه‌ها و منابع پروژه وجود داشته باشد؛ هدف مدیریت هزینه تا حد زیادی قابل دست‌یابی است. با کنترل هزینه‌های سازمانی می‌توان سودآوری سازمانی را افزایش داد و این منجر به بهبود عملکرد مالی می‌شود.