ارتباطات سازمانی

ارتباطات سازمانی (Organizational communication) به عنوان کانال‌ها و شیوه‌های ارتباطی که بین کارکنان در یک سازمان تعریف می‌شود. این مفهوم یکی از مباحث کلاسیک در تئوری‌های مدیریت است. منظور از ارتباط «Linkage» میزان هماهنگی یا رابطه بین ارکان سازمان است.

از این رهگذر منظور از ارتباط عمودی فرآیند ایجاد ارتباط بین مقامات بالا و پایین سازمان است. این روابط از طریق زنجیره فرماندهی و… پیش می‌شود. ارتباط افقی یعنی تماس و هماهنگی‌هایی که در سطح افقی بین دوایر صورت می‌گیرد. در یک تقسیم بندی دیگر ارتباط افقی و عمودی را به صورت ارتباطات رسمی دسته بندی کرده‌اند. در این رویکرد روابط رسمی را در برابر ارتباطات غیر رسمی قرار می‌دهند. روابط غیررسمی با تصدی پست‌ها توسط عامل انسانی در سازمان شکل می‌گیرد.

در دهه ۱۹۸۰ مطالعه ارتباطات سازمانی از رشدی سریع برخوردار شد. تعداد زیادی از رویکردهای متدولوژیکی و تئوریکی را شامل گردید. برخی از کوشش‌های تحقیقی که از افق‌های جدید در تحقیقات مربوط به ارتباطات سازمانی به‌شمار می‌روند. ارتباطات سازمانی همراه با توسعه روان‌شناسی صنعتی، روان‌شناسی اجتماعی، رفتار سازمانی و علوم اداری صورت گرفت و تئوری‌های رایج و مفاهیمی که صاحب‌نظران ارتباطات سازمانی مطرح کرده‌اند، عموماً توسط متخصصان رشته‌های مذکور شکل گرفته است. پانتام رشته ارتباطات سازمانی را متشکل از سه محور اصلی ارتباطات گفتاری می‌داند که عبارتند از: سخنرانی عمومی، متقاعدسازی و تحقیقات علوم اجتماعی مربوط به ارتباط میان‌فردی، ارتباطات گروه‌های کوچک و ارتباطات جمعی. در این مقاله ارتباطات سازمانی تشریح شده است.

تعریف ارتباطات سازمانی

تعریف ارتباطات سازمانی نیازمند تعریف سازمان و ارتباطات است. سازمان با مجموعه‌ای اجتماعی (از گروه و یا مردم) سر و کار دارد که در آن، فعالیت‌ها به منظور تحقق اهداف اعم از فردی و جمعی هماهنگ می‌شود. ارتباطات به فرآیند تبادل اطلاعات و انتقال معانی به گونه‌ای که گیرنده همان را دریافت کند ارتباطات گفته می‌شود. به تعبیر دیگر ارتباط همان انتقال معانی و مفهم مورد نظر، از فرستنده به گیرنده است. ارتباطات، انتقال و تبادل اطلاعات معانی و مفاهیم و احساس‌ها بین افراد در سازمان با واسطه و یا بلاواسطه.

ارتباط سازمانی، شکلی از ارتباط میان‌فردی است؛ که در آن، ارتباط، ناظر به روابط کاری کارکنان درون یک سازمان می‌باشد.

الگوهای ارتباطی را می‌توان از حیث رسمیت، بازخورد و مسیری که پیام طی می‌کند تقسیم بندی کرد. براین اساس از حیث رسمیت، ارتباطات سازمانی به صورت رسمی و غیر رسمی قابل بخش بندی و از حیث بازخورد ارتباطات به صورت یک طرفه و دو طرفه قابل تمیز است. از سویی دیگر با توجه به مسیری که پیام طی می‌کند، می‌توان ارتباطات را به صورت عمودی، افقی و مورب تقسیم کرد. در ادامه شرح مختصری بر هر یک از این الگوهای ارتباطی خواهد آمد.

ارتباط رسمی و غیررسمی

ارتباط رسمی آن است که به طور عمودی یعنی از بالای هرم سازمانی به پایین جریان پیدا می‌کند. روابط غیررسمی آن است که به صورت افقی در بین واحدها و یا در بین کارکنان هم سطح جاری می‌شود. افراد به محض ورود به سازمان بنا بر علل مختلف از جمله علایق، سلیقه‌های مشترک، همفکری‌ها و … با هم رابطه برقرار می‌کنند. آنها شبکه ارتباطی غیر رسمی را تشکیل می‌دهند. ارتباطات غیر رسمی در سازمان گاهی اوقات آن قدر توسعه می‌یابد که ارتباطات رسمی در آن محو می‌شود. در صورتی که ارتباطات رسمی با اهداف سازمان در تعارض باشند، در راه نیل به این اهداف، اختلال ایجاد می‌کنند. در این صورت در سازمان تنش به وجود می‌آورند. هنر مدیریت در این عرصه به بحث مدیریت تعارض برمی‌گردد.

انواع ارتباطات سازمانی

ارتباطات رسمی: برخی از کانال‌های ارتباطی، مجاری ارتباطی هستند؛ که به‌طور رسمی به‌وسیله مدیران و دیگر افراد ذی‌نفع طراحی و اجرا می‌شوند. چنین کانال‌هایی برای ایجاد جریان‌های اطلاعاتی به‌سمت پائین، افقی و بالا طراحی شده‌اند. وجود این کانال‌ها برای مرتب کردن و هماهنگی فعالیت‌های افراد در پست‌های مختلف آن ساختار ضروری است.

ارتباطات غیررسمی: بسیاری از افراد سازمان، ارتباطات خود را تنها به کانال‌های رسمی تعیین‌شده، محدود نمی‌کنند؛ بلکه بیش‌تر از آنچه که در کانال‌های رسمی مقرر شده، تمایل به برقراری ارتباط با همکارانشان دارند. چنین تمایلاتی که منجر به ظهور کانال‌های ارتباطی مختلفی می‌شود، کانال‌های ارتباطی غیر رسمی نامیده می‌شود.

ارتباطات یک طرفه و دو طرفه

اگر عکس العمل گیرنده نسبت به پیام ابراز نشود آن را ارتباط یک جانبه گویند. ولی چنانچه محیط استقرار به  گونه‌ای باشد که گیرنده عکس العملها و نظرهای خود را دربارۀ محتوای پیام به اطلاع فرستنده برساند، به این نوع ارتباط دو جانبه گویند. در ارتباط یک طرفه سرعت و دقت کمتری وجود دارد و فرستنده می‌تواند پیچده تر عمل کند و اشتباهات خود را مخفی کند و برای مواردی مناسب است که برنامه‌ریزی شده و تکراری است. حال آنکه ارتباط دو طرفه کندتر است ولی دقت بیشری دارد و امکان اصلاح دیدگاه و نظریات، در تعامل متقابل وجود دارد. ارتباط دو طرفه برای امور برنامه‌ریزی نشده و پیچیده و مواردی مناسب است که غیر تکراری است وعموماً در سطوح عالی سازمان، کاربرد بیشتری دارد.

عناصر موجود روابط سازمانی

عناصر موجود در ارتباطات عبارتند از:

• فرستنده: کسی که مقصود یا مفهوم ذهنی پیام خود را برای گیرنده ارسال می‌کند.
• رمز پیام: پیا از شکل یک مفهوم و فکر به علائم قابل ارسال تبدیل می‌شود.
• پیام: حاوی خبر، نکته یا موضوعی است که باید به گیرنده منتقل شود.
• مجاری پیام: وسیله و طریقه انتقال پیام را مجاری پیام گویند.
• دریافت کننده پیام: دریافت کننده پیام شخصی است که پیام فرستنده را درک می‌کند اگر پیام به دریافت کننده نرسد ارتباط واقع نمی شود.
• کشف رمز پیام: فرآیندی است که دریافت کننده بر اساس آن پیام را به اطلاعات مورد نظر فرستنده تفسیر می‌نماید.
• اختلال یا پارازیت: هر گونه مانعی که باعث  عدم ارسال پیام یا عدم درک پیام شود، اختلال گفته می‌شود.
• بازخورد: پاسخ گیرنده به منبع پیام را بازخورد میگویند

ارتباطات عمودی، افقی و مورب

انواع ارتباطات سازمانی از حیث مسیر پیام عبارتند از:

• ارتباط عمودی
• ارتباط افقی
• روابط مورب

ارتباط عمودی: شامل ارتباط رو به پایین و ارتباط رو به بالا است. هدف ارتباطات رو به پایین، هدایت، آموزش، درخواست اطلاعات، ابلاغ دستورات مقام مافوق به زیردستان می‌باشد. هدف اصلی ارتباطات رو به بالا این است که اطلاعاتی درباره سطوح پایین تر سازمان به مقامات بالاتر سازمان برساند که شامل ارائه گزارش، پیشنهاد، ادای توضیحات و یا درخواست‌های مختلف است.

ارتباط افقی: معمولا شبکه ارتباطی افقی دارای الگویی از جریان کارها در یک سازمان است که بین اعضای یک گروه، این گروه و گروه‌های دیگر و بین اعضای دوایر مختلف برقرار می‌شود. هدف ارتباطات افقی ایجاد هماهنگی و حل مسائل از طریق کانال مستقیم در سازمان است.

ارتباط مورب: ارتباط مورب هنگامی صورت می‌گیرد که افراد در سطوح مختلف که رابطه گزارش دهی مستقیم ندارند، با یکدیگر ارتباط برقرار کنند.

ارتباطات افقی، عمودی و مورب

در ارتباط رو به بالا هر گاه زیر دست دریابد که سرپرست نسبت به پاره‌ای اطلاعات واکنش منفی از خود بروز می‌دهد، آن گاه در ارسال آن اطلاعات امساک کرده و یا آنها را تعدیل می‌کند. در ارتباط رو به پایین هرگاه مدیران از دادن اطلاعات واقعی و کافی به کارکنان خودداری کنند، کارکنان اعتماد خود نسبت به آنها را از دست داده و نمی‌توانند پاسخ‌های صحیحی به پیام‌های ارتباطی آنها بدهند و این امر باعث ایجاد تنش هایی در سازمان می‌شود. نتایج تحقیقی که درباره اهمیت ارتباطات عمودی در سازمان انجام شده نشان می‌دهد که دو سوم ارتباطات مدیران با کارکنان ارتباطات عمودی است.

خلاصه و جمع‌بندی

الگوهای ارتباطی را می‌توان از حیث رسمیت، بازخورد و مسیری که پیام طی می‌کند تقسیم بندی کرد. براین اساس از حیث رسمیت، ارتباطات سازمانی به صورت رسمی و غیر رسمی قابل بخش بندی و از حیث بازخورد ارتباطات به صورت یک طرفه و دو طرفه قابل تمیز است. از سویی دیگر با توجه به مسیری که پیام طی می‌کند، می‌توان ارتباطات را به صورت عمودی، افقی و مورب تقسیم کرد. در ادامه شرح مختصری بر هر یک از این الگوهای ارتباطی خواهد آمد.

هر چه به زمان حال نزدیک تر می‌شویم زندگی پیچیده تر شده و به همین دلیل روابط انسان‌های نیز مرتبا از ساده به مشکل سیر کرده است. بعلاوه چون بخش مهمی از زندگی هر کس در سازمان‌های رسمی و غیررسمی سپری می‌شود و هر سازمان متشکل از عده‌ای انسان است، ناچار باید پذیرفت که از جمله نقش‌های مهم زندگی گروهی و روابط متقابل اعضای آن نفهته بوده، به صورت‌های مختلف زندگی هر یک از اعضای گروه را تحت تاثیر قرار می‌دهد. به این ترتیب می‌گویند که ارتباطات از گسترده ترین، مهمترین و پیچیده ترین انواع رفتارهای انسان است یا در واقع توانایی برقراری ارتباط صحیح در سطح بالا جداکننده انسان از سایر جانوران محسوب می‌شود.