نقش‌های مدیران (نظریه مینتزبرگ)

نقش‌های مدیران Managerial roles از دیدگاه مینتزبرگ به سه گروه عمده شامل نقش‌های متقابل شخصی، اطلاعاتی و تصمیم‌گیری تقسیم می‌شوند. هرگونه ارزیابی عملکرد مدیران، تحلیل رفتاری آنان و تشخیص بیماری‌های مدیریت، اصولاً مستلزم شناخت عمیق نقش‌هایی است که مدیران ایفا می‌کنند. گرچه شناخت نقش‌ها از درجه اهمیت بالایی برخوردار است. اما ضرورت بیشتر مطالعه نقش‌ها از آن روست که مبنای اقدامات و مطالعات بعدی در بهبود سیستم‌های مدیریت و اصلاحات کارکردی سازمان‌ها قرار می‌گیرد.

اساس نظریه نقش‌های مدیریتی این است که باید با ملاحظه آنچه مدیر انجام می‌دهد، فعالیت‌ها یا نقش‌های وی را تعیین کرد. یکی از مطالعاتی که در مورد نقش‌های مدیران صورت پذیرفته است. مطالعات مینتزبرگ است. وی با مطالعه سیستماتیک فعالیت‌های مدیران اجرایی در پنج سازمان، ۱۰ نقش را به منظور انجام وظایف برنامه‌ریزی، سازماندهی، هماهنگی و کنترل معرفی کرده است. نقش‌های ذکر شده توسط وی شامل نقش‌های متقابل شخصی، نقش‌های اطلاعاتی و نقش‌های تصمیم‌گیری است.

به بیان ساده‌تر،  مدیران با تغییر وظایف، موقعیت‌ها و انتظارات،‌ دائما در حال تغییر نقش خود هستندد. هنری مینتزبرگ برای دسته‌بندی کارکردهای مختلف یک مدیر، ده نقش یا رفتار اصلی را شناسایی کرده است. از سوی دیگر پژوهش‌های داخلی نیز نشان داده است که این دسته‌بندی برای مدیران در ایران نیز صدق می‌کند. در این مقاله، نظریه مینتزبرگ در مورد نقش‌های مدیران بررسی می‌شود.

نقش‌های مدیران از دیدگاه مینتزبرگ

یک مدیر در سازمان به صورت مداوم در حال تغییر نقش است و در طول روز به مسائل مختلفی برمی‌خورد که باید برای آن راه حلی پیدا کند. بنابراین شاید اساسی ترین نیاز هر مدیر داشتن اطلاعات و اخبار مختلف در زمینه فعالیتش و اساسی‌ترین مهارت هر مدیر پردازش اطلاعات و تصمیم‌گیری باشد. از دیدگاه مینتزبرک نقش های مدیریتی به ۳ دسته تقسیم می‌شوند که هر دسته وظیفه‌ای بر عهده دارد. از دید مینتزبرگ، نقش‌های مدیران به سه گروه عمده تقسیم می‌شوند:

  • نقش‌های متقابل شخصی
  • نقش‌های اطلاعاتی
  • نقش‌های تصمیم‌گیری
انواع نقش‌های مدیریتی سازمان

انواع نقش‌های مدیریتی سازمان

مینتزبرگ به بررسی این نقش‌ها پرداخته است. مدیران با مطالعه نتایج این بررسی و با درکی که از این نقش‌ها بدست می‌آورند، می‌توانند مهارت‌های مدیریتی خود را بهبود بخشند.

نقش‌های متقابل شخصی

نقش‌های متقابل شخصی (Interpersonal Roles) به رفتارهایی از مدیر توجه دارند که به روابط شخص مدیر با دیگر افراد درون یا بیرون سازمان برمی‌گردد. این نقش‌ها، مستقیماً از اختیارات و جایگاه مدیران که با اداره سازمان‌ها مرتبط است، نشأت می‌گیرند. نقش‌های متقابل شخصی، به سه نقش عمده تقسیم می‌شوند که عبارتند از:

نقش تشریفاتی (Figurehead)

مدیران با توجه به موقعیت و اختیارات قانونی خود و با توجه به اینکه در راس سازمان قرار گرفته و نمادی از هر سازمان به حساب می‌آیند، موظفند یک‌سری از امور تشریفاتی سازمان را انجام دهند. حضور در مراسم رسمی سازمان، امضای قراردادها و اسناد قانونی، استقبال از همتایان و دیگر مهمان‌های رسمی سازمان، دیدار و ملاقات نزدیک با تمامی کسانی که باید با آنها ارتباط داشته باشد (مانند مشتریان، کارمندان و…) نمونه‌ای از مصادیق نقش تشریفاتی مدیر به شمار می‌آیند.

رهبری (Leader)

مهم‌ترین و گسترده‌ترین نقش مدیران، نقش رهبری سازمانی است. رهبری، به روابط انسانی میان مدیران و زیردستان وی اشاره دارد. مدیر در قبال کارهای کارکنان خود به مدیران بالاتر و یا ذینفعان پاسخگو است. لذا مدیران می‌بایستی نیروهای خود را در جهتی صحیح، رهبری کنند. جایگاه رسمی مدیران، قدرت بالقوه زیادی را در اداره سازمان به آنها اعطا می‌کند، اما کیفیت رهبری مدیر معین می‌سازد که از این قدرت رسمی تا چه میزان بهره می‌جوید.

رابط (Liaison)

مطالعات تجربی، بر اهمیت ارتباطات جانبی و افقی مدیران در تمامی سطوح، تاکید دارند. برقراری این ارتباطات، با نقش رابط بودن مدیر، بیان شده است. در واقع مدیر در نقش رابط با زنجیره افراد بیرون سازمان ارتباط برقرار کرده و اطلاعات لازم را از آنها برای سازمان کسب می‌کند.

نقش‌های اطلاعاتی مدیران

نقش‌های اطلاعاتی مدیران (Informational Roles) اساساً با فرایند پردازش اطلاعات لازم مدیران، ارتباط دارد. مدیر در تعامل با دیگران، خواه زیردستان وی باشند و خواه افراد بیرون از سازمان، مرکز اطلاعات سازمان خود تلقی می‌شود. در واقع بخش عظیمی از تمامی اطلاعات در اختیار وی قرار می‌گیرد. شاید وی هرچیزی را نداند، ولی بیش از تک‌تک اعضای سازمان و زیردستانش، اطلاعات دارد.

گیرنده اطلاعات (Monitor)

در این نقش،‌ شما بطور منظم به دنبال یافتن اطلاعاتی درباره‌ی سازمان و صنعت و تغییراتی در محیط کسب و کار خود هستید. به علاوه،‌ از نظر بهره وری و سلامت عملکرد ،مدام بر اعضای تیم خود نظارت می‌کنید.

نشردهنده اطلاعات (Disseminator)

مدیران باید حجم وسیعی از اطلاعاتی را که در اختیار دارند، به دیگر اعضای سازمان (در سطوحی که می‌تواند و لازم است در دسترس آنها قرار گیرد) به اشتراک گذاشته و در سازمان توزیع کنند. گاهی ممکن است اطلاعاتی که مدیران از تعاملات با خارج سازمان به‌دست می‌آورند، مورد نیاز زیردستانشان باشد. گاهی نیز خود زیردستان مدیر نمی‌توانند تعامل آسان صریحی برای تبادل اطلاعات با یکدیگر برقرار کنند. لذا مدیران می‌بایستی اطلاعات لازم برای کارکنان را در اختیار آنها قرار داده و یا عهده‌دار تبادل اطلاعات میان افراد و سازمان باشند.

سخنگو (Spokesman)

از دیگر نقش‌هایی که مدیران در تبادل اطلاعات ایفا می‌کنند، نقش سخنگویی است. آنها در این نقش تلاش می‌کنند تا اطلاعات ضروری را به افراد بیرون سازمان (که به نوعی با سازمان در ارتباط هستند) منتقل سازند. مدیر می‌بایستی اطلاعاتی در مورد عملکرد سازمانی، سیاست‌ها و برنامه‌ریزی سازمان را در اختیار اثرگذاران و ذینفعان سازمان قرار دهد.

نقش‌های تصمیم‌گیری

نقش‌های تصمیم‌گیری (Decisional Roles) سومین دسته از نقش‌های مدیران است. اطلاعات به تنهایی، تمام آن چیزی نیست که سازمان‌ها برای تصمیم‌گیری نیاز دارند بلکه ورودی اساسی برای فرایند مهم تصمیم در سازمان تلقی می‌شود. چهار نقش ذیل، کنترل مدیران به‌عنوان تصمیم‌گیرنده در سازمان بر سیستم تدوین استراتژی را توصیف می‌کنند:

کارآفرینی Enterpreneur

مدیران به‌عنوان یک کارآفرین در سازمان، تغییرات کنترل شده‌ای را برای تطبیق سازمان با تغییرات سریع محیطی، آغاز، طراحی و اجرا می‌کنند. مدیران همواره در پی شناسایی فرصت‌ها و یا مسائل و مشکلاتی احتمالی هستند که ممکن است در مسیر تغییر برایشان ایجاد شود.

آشوب‌زدایی Disturbance Handler

نقش کارآفرینی مدیران، اشاره به تغییرات داوطلبانه و اختیاری از سوی آنان در سازمان دارد، اما مدیران در سیر حرکت سازمان خود، با فشارها، تغییرات و نیروهای تحصیلی (از بیرون یا درون سازمان) روبه‌رو می‌شوند که می‌بایستی آنها را مدیریت کنند. در واقع، مدیران می‌بایستی بخشی از وقت خود را صرف مواجهه و اصلاح آشوب‌های ایجاد شده در سازمان (ناشی از فشار زیاد بیرونی یا درونی) کنند.

تخصیص‌دهنده منابع Resource Allocator

سومین نقش تصمیم‌گیری مدیران، نقش تخصیص‌دهنده منابع است. مدیران از طریق تخصیص و کنترل منابع، اقتدار، تسلط و اثرگذاری خود را بر سیستم‌های تدوین استراتژی سازمان، حفظ می‌کنند. مدیر با تصمیم‌گیری در این مورد چه کسانی، چه منابعی را در اختیار داشته باشند و متناسب با آن، چه کاری را باید انجام دهند، مجموعه سازمانی خود را هدایت و رهبری می‌کند.

مذاکره‌کننده Negotiator

آخرین نقش مدیر از دید آقای مینتزبرگ، شرکت وی در مذاکرات سازمانی است. برخی‌ها مذاکره را بخشی از شغل مدیران نمی‌دانند بلکه ویژگی و امتیاز مدیران را افتخاری و اختیاری می‌دانند. مذاکره در واقع بخش مکمل کار مدیران است. مدیران مجرب، جایگاه و شان بالایی برای مذاکرات قائلند، زیرا آن را راهی برای زندگی می‌دانند.

جمع‌بندی بحث نقش‌های مدیران

یکی از مشهورترین و پراستفاده‌ترین مدل‌های ارزیابی نقش‌های مدیران، نظریه مینتزبرگ است. وی در ۱۹۷۰ با مطالعه سیستماتیک فعالیت‌های مدیران اجرایی در ۵ سازمان، ۱۰ نقش به منظور انجام وظایف برنامه ریزی، سازماندهی، هماهنگی و کنترل، معرفی کرد از دید مینتزبرگ، نقش‌های مدیران به سه گروه کلی زیر تقسیم می‌شوند: نقش‌های متقابل شخصی، نقش‌های اطلاعاتی و نقش‌های تصمیم‌گیری.

تحقیقات مینتزبرگ نشان می‌دهد که ۱۲ درصد از وقت تعاملات مدیران با دیگران، صرف تشریفات رسمی شده و ۱۷درصد از نامه‌های رسیده به آنها، نامه‌های تصویب و درخواست است که به علت موقعیت خاص مدیران در سازمان، به آنها ارجاع می‌شود و ماهیت تشریفاتی دارد. مدیران اجرایی به‌طور متوسط ۴۴ درصد از زمان تعاملات خود را با افراد بیرون سازمان می‌گذرانند، و از بقیه نیز ۴۸ درصد به کارکنان و ۸ درصد هم به اعضای هیئت امناء و مشاوران اختصاص داده می‌شود.

همچنین مدیران اجرایی، ۴۰درصد از وقت خود را هنگام تعامل با دیگران، صرف تبادل اطلاعات با آنها می‌کنند. همچنین ۷۰ درصد از نامه‌های دریافتی آنها، نامه‌هایی اطلاعاتی است که اطلاعات بیرون یا درون سازمان را در اختیار آنها قرار می‌دهد. مدیران در تلاشند تا با برقراری تعامل موثر با همتایان خود و دیگر افراد بیرون سازمان، اطلاعات لازم را برای سازمان فراهم آورند. آنها با ایجاد این سیستم اطلاعاتی خارج از سازمان، اطلاعاتی غیررسمی، خصوصی و شفاهی، اما در عین حال اثربخش را از خارج سازمان به‌دست می‌آورند که در عملکرد سازمانی آنها بسیار موثر است.