روش گروه اسمی
روش گروه اسمی (Nominal Group) روشی برای دستیابی به ایدههای خلاقانه از طریق گروهی است که عملاً از وجود یکدیگر بی‌خبر هستند. این روش که به اختصار NGT نیز نامیده می‌شود، فرآیند گروهی سازمان یافته‌ای برای خلق ایدهها است.
از کلمه‌ی «اسمی» بدین علت استفاده شده است که در این تکنیک، افراد مجاز نیستند که لفظی و شفاهی با یکدیگر تماس برقرار نمایند و «گروه» به معنی واقعی کلمه، فقط اسماً و ظاهراً وجود دارد. از این تکنیک می‌توان برای از بین بردن تأثیر و نفوذ یک شخص مقتدر بر نتایج فرآیند خلق ایده گروه (خواه منشأ این تأثیر، یک مقام رسمی باشد و خواه یک شخص) استفاده کرد.
پیچیدگی تصمیمات مدیریت باعث خواهد شد که مدیر برای تصمیم‌گیری بهتر، از افراد متعدد و با موقعیتهای شغلی مختلف و تخصص‌های گوناگون دعوت به عمل آورد. در جایی‌که از نظر پست و مقام؛ تفاوت‌هایی میان اعضای گروه وجود دارد، احتمال اینکه عضو با نفوی اعضای دیگر را تحت تسلط و نفوذ خود قرار دهد، زیاد است. روش گروه اسمی راهکار مناسبی برای خلق ایدههای جدید در چنین شرایطی است. روش گروه اسمی در کنار روش‌هایی مانند طوفان مغزی یا گروه کانونی ابزاری برای تقویت خلاقیت سازمانی و گردآوری ایدههای خلاق است.
کاربردهای روش گروه اسمی
- شناسایی متغیرهای مهم در یک وضعیت مسئله خاص
- شناسایی اجزای اصلی برنامه‌ای که برای اجرای راه حل خاص بعضی از مسائل، طراحی می‌شود
- تعیین اولویت‌ها با توجه به مسائلی که باید مورد رسیدگی قرار گیرد و اهدافی که قرار است به آن دست یافته شود و همچنین وضعیت نهایی مطلوب و ….
در همه‌ی این شرایط، ترکیب و تلفیق قضاوت‌های فردی و تبدیل آنها به تصمیم‌های گروهی، اغلب سودمند به نظر می‌رسد. با این وجود NGT به ویژه برای جلسه‌های گروهی روزمره که در درجه‌ی اول بر هماهنگی فعالیت‌ها یا تبادل اطلاعات تأکید می‌ورزد، بسیار مناسب است؛ اما برای موقعیتهای مذاکره یا چانه‌زنی، تکنیک مناسبی نیست. تکنیک NGT همانند روش توفان فکری از یک گروه ۶ تا ۱۲ نفره استفاده میکند. رهبر گروه، نقش دبیر جلسه را نیز ایفا میکند و پاسخ‌های گروه را در زمان مناسب، بر روی یک صفحه‌ی مناسب که برای همه‌ی شرکت‌کنندگان قابل مشاهده باشد، ثبت میکند.
گام‌های روش گروه اسمی
فرآیند تصمیم‌گیری با استفاده از تکنیک گروه اسمی از چهار مرحله‌ی متمایز تشکیل می‌شود که می‌توان بسته به موقعیتهای مختلف، تغییراتی را در آن به وجود آورد. این مراحل عبارتند از:
گام اول: خلق ایدهها
رهبر یا سرپرست گروه، مسئله یا سؤال انگیزشی را برای شرکت‌کنندگان مطرح میکند و آن را روی وایت برد یا دیگر سطوح نوشتاری می‌نویسد. اعضای گروه، معمولاً ۵ تا ۱۰ دقیقه فرصت خواهند داشت تا راه‌حل‌های پیشنهادی خود را بر روی کارت‌های یادداشت بنویسند.
گام دوم: ثبت ایدهها
در گام دوم، ایدههای خلق شده در نخستین گام به روش نگارش ایدهها، روی تخته نوشته می‌شوند. سرپرست گروه از تک‌تک اشخاص می‌پرسد که اولین ایده در لیست او که هنوز به وسیله‌ی شخص دیگری ارائه نشده، چیست. این فرایند آنقدر ادامه می‌یابد تا همه‌ی شرکت‌کنندگان، لیست خود را تکمیل کنند و همه‌ی ایدهها روی تخته ثبت شده باشد. شخص پس از تکمیل لیست خود و هنگامی که راه‌حل‌هایش را از او می‌خواهند، آنها را ارائه میکند و به این ترتیب، این روش تا آخرین نفر ادامه می‌یابد. این فرایند بر روی برابری ایدهها تأکید می‌ورزد و حس هواخواهی و اشتیاق را در شرکت‌کنندگان برمی‌انگیزد. ایدههای ارائه شده نیز از حالت شخصی خارج می‌شود و این امر به جلوگیری از تبعیض کمک میکند. همچنین اطمینان حاصل می‌شود که هیچ ایده‌ای نادیده گرفته نشده باشد.
گام سوم: تصریح ایدهها
هر ایده‌ای در لیست تهیه شده در دومین گام، به ترتیبی که نوشته شده است مورد بحث قرار می‌گیرد. به عنوان مثال، سرپرست گروه با اشاره به هر یک از ایدههای مورد بحث، از اعضا می‌پرسد آیا همه‌ی آن را کاملاً فهمیده‌اند. اگر سؤالی نباشد سرپرست به ایده‌ی بعدی می‌پردازد. هر گاه عضوی درباره‌ی موضوعی توضیحی بخواهد، ارائه‌کننده‌ی ایده، مدت کوتاهی که معمولاً ۳۰ ثانیه تا ۱ دقیقه است، فرصت خواهد داشت تا پاسخ دهد. در صورت لزوم می‌توان وقت بیشتری به او داد.
سرپرست باید مطمئن شود که این گفتگوها مختصر است و این که پاسخ‌دهندگان قصد ندارند ایدههای خود را به سایر اعضا بقبولانند. این فرایند تا زمانی ادامه می‌یابد که اعضا همه‌ی ایدهها را فهمیده باشند. هدف از این مرحله این نیست که درباره‌ی بهترین راه‌کارها توافق به عمل آید؛ بلکه درک این نکته است که این راه‌کارها به طور واقعی، مستلزم چه هستند.
گام چهارم: رأی‌گیری درباره‌ی ایدهها
یک گروه اسمی اغلب اوقات، فهرستی از ۲۰ تا ۱۰۰ ایده یا حتی بیشتر را تهیه میکند. این لیست باید به نحوی خلاصه شده و بر اساس تصمیم گروه، به انتخاب «بهترین» راهکار بینجامد. چندین روش در این مرحله وجود دارد که همگی بر اساس اصل رأی‌گیری مخفی به اجرا درمی‌آیند. رایج‌ترین شیوه‌ی رأی‌گیری این است که رهبر از یکایک اعضا بخواهد پنج ایده را که به نظر آنها بهترین می‌باشند بر روی کارت بنویسند و سپس برای جدولبندی و اعلام امتیازها به رهبر ارائه کنند.
به طور معمول پنج تا ده راهکار براساس رأی مخفی به عنوان «بهترین» تعیین می‌شوند. بار دیگر رأی‌گیری و از بین آنها یک، دو یا سه راهکار به عنوان «بهترین» برگزیده می‌شود. در هر دو فرابند رأی‌گیری، شرکت‌کنندگان پنج راهکار خود را (تکرار اول) و دو یا سه راهکار خود را (تکرار دوم) رتبه‌بندی می‌کنند. در جدولبندی امتیازها باید مهم‌ترین موضوع، بالاترین امتیاز و کم‌اهمیت‌ترین موضوع، پایین‌‌ترین امتیاز را دریافت کند. می‌توانید از مقیاس ۱ تا ۵، ۱ تا ۳ و یا چیزی مشابه آن استفاده کنید. کل آرا و امتیازها باید برای مقایسه‌‌های بعدی، به صورت مستند درآیند.
جمع‌بندی بحث گروه اسمی
مشاهدات به عمل آمده بر روی این تکنیک ثابت شده است که تکنیک گروه اسمی روش مؤثری برای پیشگیری از نفوذ و تأثیرگذاری افراد نافذ بر روی نتیجه‌ی فرآیندهای تصمیم‌گروهی به شمار می‌رود. این تکنیک در مورد مسائلی که دارای تعریف نسبتاً محدودی هستند، بیشترین کارآیی را دارد. هنگامی که مسأله پیچیده‌تر باشد یا رسیدن به یک راه حل، دشوارتر باشد، تکنیک‌های تعاملی ممکن است سودمندتر واقع شوند.
تکنیک گروه اسمی، ابزار تشخیص سودمندی است. چرا که ابزاری ساختاری، برای دستیابی به اتفاق نظر گروهی درباره ی موضوعی مشخص است. برای مثال، دستور کار می‌تواند چنین باشد. موانع اصلی برای بهبود بهره‌وری در سازمان چه هستند ؟ لیست مرتب به دست آمده از موانع، داده ی سودمندی برای گروه تشخیص خواهد بود.
منبع: روش گروه اسمی تهیه و تنظیم روح‌الله قدیری نشر راسخون
تهیه و تنظیم: پشتیبانی پارس مدیر
تئوری سازمان و مدیریت | ۲۲ آذر ۹۸
