خط مشی سازمان

خط مشی سازمان چیست؟

خط مشی Policy یا سیاست مجموعه اصول مدونی است که برای هدایت تصمیم و دستیابی به اهداف منطقی طراحی شده است. خط مشی سازمان راهنمای عملیاتی دستیابی به اهداف استراتژیک سازمان است. در مدیریت استراتژیک پس از آنکه چشم انداز و فلسفه وجودی (ماموریت) شرکت مشخص شد، استراتژی‌های شرکت طراحی می‌شود. پس از آن خط‌مشی‌های سازمانی مشخص می‌شود و در ادامه از طریق روندها، رویه‌ها و قوانین مختلف اجرایی می‌شوند. هدف از تدوین استراتژی سازمان این است که مأموریت شرکت محقق شود. این امر از طریق برنامه‌ریزی استراتژیک سازمان انجام می‌شود. این برنامه‌ریزی از ساختاری سلسله مراتبی برخوردار است.

استونر سلسله مراتب برنامه ها را به صورت ماموریت یا هدف دوربرد، اهداف کوتاه مدت، استراتژی، برنامه عملیاتی ترسیم کرده است.با بررسی سلسله مراتب سازمانی در می یابیم که برنامه ها تعیین کننده فعالیت های آینده هستند. در سلسله مراتب برنامه ها، هر برنامه، برنامه قبل از خود را تفسیرنموده، بسط می دهد و تعریف عملیاتی از آن ارائه می نماید. خط مشی در سطح سازمان نوعی برنامه است که برای اجرای برنامه های همیشگی و تکراری کمک می کند. راهنمای عمل برای آن گونه برنامه هاست. در این مقاله به تعریف، مفهوم، اهمیت و نحوه تدوین خط‌مشی سازمان پرداخته شده است.

تعریف خط مشی

خط مشی باید از صراحت وضوح، قابلیت اجرا، انعطاف پذیری، جامعیت، هماهنگی، مستدل بودن، متمایز بودن از قانون و کتبی بودن برخوردار است. نویسندگان مختلف از مفهوم خط مشی تعاریف گوناگونی را ارائه داده اند: هارولد لاسول خط مشی را یک برنامه طراحی شده از اهداف، ارزش ها و اقدامات می داند. آستن رنی خط مشی را به منزله خطوط تعیین شده اقدامات یا بیان خواسته ها می داند. بطورکلی، هر آنچه را که سازمان ها تصمیم می گیرند که به انجام رسانند یا از اجرای آن ممانعت به عمل آورند، می توان خط مشی تلقی نمود.

خط مشی ها اصولی هستند که با تصمیم ها، اقدامات و فعالیت های سازمان جهت می دهند و آنها را در مسیر تحقق اهداف تنظیم می نمایند.
خط مشی نشانگر خواست ها و انتظارات بخش های سازمان است که در فرایند تصمیم گیری به صورت آیین نامه ها، قوانین و مقررات اجرایی، تقنینی و قضایی منعکس می شود.

در مجموع آنچه که در همه تعاریف به طور مشترک وجود دارد آن است که خط مشی در مورد فرایند یا الگوی فعالیت ها یا تصمیماتی است که برای جبران مشکلات عمومی چه حقیقی و چه مجازی اتخاذ می شود.

خط‌مشـی، روندها و رویه‌ها

استراتژی روش و ابزار دستیابی به اهداف بلندمدت سازمان است. اهداف بلندمدت نیز از طریق اهداف کوتاه‌مدت پژوهشگر می‌شوند. برای انجام اهداف کوتاه‌مدت از خظ‌مشی‌ها، روندها و رویه‌هایی استفاده می‌شود که براساس استراتژی سازمانی تنظیم می‌شوند.

خط مشی (Policy) : مجموعه اصول و قواعدی است که تصمیم‌گیری‌های سازمان را جهت‌دهی می‌کند و در بستر آن، رویه‌ها و فرآیندها شکل می‌گیرند. خط مشی قوانین کسب و کار و دستورالعمل های یک سازمان است که با هدف اطمینان از سازگاری و انطباق مسیر سازمان با اهداف استراتژیک آن تدوین می شود. خط مشی های سازمان در بستر قوانین آن سازمان، واحد سازمانی یا بخش شکل می گیرد.

روند (Procedure) : الگو و شمای کلی و گام های اصلی را نشون میدهد که برای دستیابی به اهداف کوتاه‌مدت باید طی شود.

رویه (Process) : جزئیات بیشتری از مسیر را جهت دستیابی به اهداف بیان میکند

جایگاه خط مشی در مدیریت سازمان

خط مشی یک مفهوم کلیدی در مدیریت استراتژیک می باشد. بیش از آنکه به جایگاه خط مشی در مدیریت استراتژیک پرداخته شود لازم است تا مروری کوتاه در اهمیت و ضرورت برنامه ریزی صورت گیرد.
برنامه ریزی از وظایف بسیار مهم مدیران و مقدم بر تمامی جنبه های دیگر مدیریت می باشد. تحقق اهداف فردی و سازمانی مستلزم برنامه ریزی است، بطوریکه حتی برای نیل به هدفی کوچک نیز باید برنامه ریزی صورت گیرد. برنامه ریزی دارای سلسله مراتب ویژه ای است که در همه کتب مدیریت استراتژیک به آن تأکید می شود. یک برنامه با بیانیه فلسفه وجودی (رسالت، مأموریت و اهداف بلندمدت) آغاز می شود ، سپس اهداف کوتاه مدت بر اساس فلسفه وجودی سازمان تعیین می شود. بعد از اهداف کوتاه مدت استراتژی های، خط مشی ها، رویه ها، مقررات و برنامه های عملیاتی قرار می گیرند. این سلسله مراتب در نمودار زیر به تصویر درآمده است.

  1. رسالت
  2. اهداف کوتاه مدت
  3. استراتژی
  4. خط مشی
  5. رویه و مقررات
  6. برنامه های عملیاتی

با توجه به نمودار فوق و جایگاه خط مشی در برنامی ریزی و مدیریت استراتژیک مشخص می شود که خط مشی ها مهمترین ابزار مدیران در جهت تحقق استراتژی های سازمان می باشند.

رویکردهای خط مشی

وقتی که از رویکردهای تجزیه و تحلیل خط مشی صحبت می شود، منظور روش های متعددی است که توسط پژوهشگران علوم اجتماعی در مورد تجزیه و تحلیل خط مشی انجام گرفته است. هر تحلیل گر خط مشی به طور صریح یا غیر صریح رویکردی را به کار می گیرد که با شرایط و ویژگی های او سازگاری بیشتری دارد. با این وجود هیچ دیدگاه واضح و منحصر به فردی برای تجزیه و تحلیل خط مشی وجود ندارد. رویکرد اقتصادسنجی، رویکرد دیگری است که بیشتر مبتنی بر نظریه های اقتصادی است که در آنها فرض می شود. طبیعت و سرشت انسان ذاتاً عقلانی است و یا منافع شخصی محض به آن انگیزه می دهد.

شاید متداول ترین رویکرد مورد قبول تشخیص مراحل فرایند خط مشی و پس از آن تجزیه و تحلیل عوامل تعیین کننده هر مرحله خاص باشد و به آن رویکرد فرایندی، خط مشی گفته می شود. در رویکرد تخصصی، خط مشی به عنوان یک حوزه کاملاً ویژه و مجزا مورد مطالعه قرار می گیرد. اقبال آنچنانی نسبت به این رویکرد وجود ندارد و معمولاً این حیطه از مطالعات به همراه سایر جنبه های برنامه ریزی استراتژیک مطالعه می شود. در رویکرد منطقی- اثبات گرا که رویکرد رفتاری و یا عملی نیز نامیده می شود استفاده از نظریه ها، مدل ها، آزمون فرضیه ها، داده های پیچیده، روش مقایسه ای و تحلیل آماری دقیق استنتاج شده قیاسی را توصیه می کند.

جمع‌بندی بحث

مدیریت و برنامه‌ریزی استراتژیک سازمان از ساختاری سلسله‌مراتبی برخوردار است. در راس این هرم تدوین چشم‌انداز و سپس فلسفه وجود سازمان قرار دارد. پس از آنکه تدوین اهداف بلندمدت و استراتژی‌های سازمانی قرار دارند. ابزار پیاده‌سازی استراتژی‌های سازمانی نیز خط‌مشی می‌باشد. در سال های اخیراستفاده از روش های علمی همچون رویکردهای منطقی- اثبات گرا و اقتصادسنجی در بررسی خط مشی کاهش یافته است. افرادی که با بررسی علمی خط مشی مخالفند، رویکردی را ترجیح می دهند که به وسیله آن قضاوت های شخصی مهم تر از نظریه های علمی و اثبات گرایی است. این رویکرد اصطلاحاً پدیدارشناسی یا فرا اثبات گرایی نامیده می شود.

رویکرد مشارکتی، جدیدترین رویکردی است که روابط نزدیک با چالشهای فرا اثبات گرایی دارد و در بر گیرنده بخش عظیمی از منافع و ارزش های سهامداران متعدد در فرایندهای تصمیم گیری خط مشی می باشد. در این رویکرد، منافع جمع کثیری، از طریق یک سری مباحث استدلالی نقش دارد. به هر حال رویکردهای متعددی در زمینه خط مشی وجود دارد. برخی رویکردهای مهم دیگری که در مطالعات انجام گرفته پیشین به آنها اشاره شده است عبارتند از رویکردهای هنجاری، ایدئولوژیکی، تاریخی و غیره. بدیهی است که بررسی و مقایسه تک تک این رویکردها در حیطه این مطالعه نبوده و در این مختصر نمی گنجد.