دنیای پرآشوب (VUCA)
دنیای پرآشوب (VUCA) جهانی سرشار از نوسان، عدم قطعیت، پیچیدگی و ابهام که واقعیت محیط سازمان در هزاره سوم است. مدیران سازمان برای تصمیم‌گیری و برنامه‌ریزی از آینده مطمئن نیستند و شرایط بسیار پیچیده است. پیچیدگی تصمیمات و ابهام در پیش‌بینی نتایج آن راه را برای مدیران دشوار می‌سازد.
ما هرگز نوسانات، عدم قطعیت، پیچیدگی و ابهاماتی را که امروز می‌بینیم ندیده‌ایم. پیتر دیاماندیس، از پیشگامان نوآوری می‌گوید: «شکل‌گیری اولین گام‌های تکنولوژیکی ده‌ها هزار سال طول کشید، اما اکنون، تغییرات پارادایم تنها طی چند سال آینده اتفاق می‌افتد.»
فناوری تنها عرصه‌ای نیست که تغییرات سریع را تجربه می‌کند، تغییرات بی‌سابقه‌ای که در نوع مصرف بشر، نیروی کار، جهانی‌سازی و بسیاری از حوزه‌های دیگر دیده می‌شود، راه سازمانها را تغییر می‌دهند.
در ادامه می‌خواهیم به بررسی اجزای ووکا و نظریه آشوب بپردازیم. اجزایی که شاید در نگاه اول یک کل منسجم و یکپارچه به نظر برسند اما وقتی آن را کالبد شکافی کنیم، می‌بینیم که هر جز با این‌که در ارتباط با بقیه اجزا است اما به صورت جداگانه اثر می‌گذارد. قدم اول نبرد با VUCA شناخت اجزای آن است، به سراغ معرفی هرکدام برویم.
تعریف و مفهوم دنیای پرآشوب (VUCA)
دنیای پرآشوب (VUCA) سرواژه چهار مفهوم است:
- نوسان Volatility
- عدم قطعیت (Uncertainty)
- پیچیدگی (Complexity
- ابهام (Ambiguity)
نام اختصاری VUCA نخستین بار توسط ارتش ایالات متحده برای توصیف وضعیت جهان پس از جنگ سرد ابداع شد. حتی اگر این اصطلاح برای توصیف محیط کسب و کار امروزی ما استفاده شده باشد، به این خاطر است که ما در واکنش به تغییرات بسیار کند بوده‌ایم. شیوه‌های ما منسوخ و قدیمی هستند و دیگر در مواجهه با دنیای VUCA کافی نیستند.
جهان ووکا به چالش‌های موجود در مسیر مدیران و سازمانها اشاره دارد، مشکلاتی که همگی ریشه در یک یا چند وجه از ووکا دارند. چالش‌هایی که اگر به آنها رسیدگی نشود و راهکار برون رفت از آن اتخاذ نشود بدون شک عامل سقوط سازمانها خواهد بود.
ووکا البته وجهه‌ی دیگری نیز دارد، همانطور که جهانی پر آشوب است میتواند ساحل آرامشی هم باشد، در جبهه مقابل این دنیای پرتلاطم با VUCAای دیگر روبرو هستیم، ووکایی که مخفف چهارکلمه Vision به معنای چشم‌انداز، Understanding به معنای درک کردن، Clarity در معنای شفافیت و Agility یا چابکی، این‌ها ساحل آرامش این جهان پر آشوب‌اند.
VUCA فراتر از یک کلمه چهار حرفی‌ست. یک شیوه تفکرست برای اندیشیدن به مشکلات جهان پویای دیجیتالی ما و راه‌حل برون‌رفت از آنها. هدف آن مشخص کردن ویژگی‌های اصلی هریک از چالش‌ها و معرفی رویکرد مناسب برای فائق آمدن بر آن‌هاست.
نوسان (Volatility)
صنعت هیچگاه در تاریخش به اندازه امروز رقابتی نبوده است، تقریبا روزی نیست که از خواب بیدار شویم و شاهد معرفی محصول تازه‌ای نباشیم. این سرعت در رقابت شاید برای مشتری و مصرف کننده مطلوب باشد اما فشاری مظاعف بر صنایع برای تولید بیش‌تر وارد می‌کند. در این گیر و دار وجود نوسانات قیمتی، مواد اولیه، حمل و نقل و غیره را نباید فراموش کرد. بازار رقابتی امروز و نیاز به تولید بیش‌تر باعث شده تا تقریبا همه چیز جهان به هم وابسته باشد.
انبار مواد اولیه‌ای در ساحل عاج در آتش می‌سوزد و کالای مصرفی مردم در برزیل با کمبود مواجه می‌شود. دو سیاست‌مدار در حاشیه اجلاسی بین‌المللی با یکدیگر خوش و بشی می‌کنند و ارزش طلا در بازارهای جهانی افزایش می‌یابد.
نوسانات شدید در بازار مواد اولیه و قیمت‌ها باعث می‌شود تا رهبران سازمانها نتوانند به تغییرات محیطی پاسخ سریع و صحیح بدهند. نتیجه این‌که در بیش‌تر اوقات این نوسانات ضربه‌های جبران ناپذیری بر پیکر سازمان وارد می‌کنند.
اما راه‌حل چیست، قبلا گفتیم که در مقابل جهان پرآشوب VUCA یک ساحل آرامش هم وجود دارد. ساحل آرامش نوسان، VISION یا چشم انداز است. زمانی که سازمان چشم‌انداز وسیع خود را آماده کرده باشد و تغییرات و نوسانات محیطی را در برنامه خود گنجانده باشد در هنگام مواجهه با آنها دچار سردرگمی نمی‌شود. یکی از ابزارهای کارآمد مقابله با نوسانات، استفاده از گزارش‌های تحلیلی، ترکیبی و آماری و به‌کار بستن آنها در برنامه‌ریزی‌های سازمانی میتواند به عنوان ابزاری کارآمد در اختیار سازمانها باشد.
عدم قطعیت (Uncertainty)
برخی عدم قطعیت و نوسان را مترادف باهم می‌دانند اما باید گفت که این تفکر کاملا غلط است. عدم قطعیت از عدم وجود دانش نشئت می‌گیرد. فرض کنید رقیب شما در حال معرفی محصولی جدید به بازار است، محصولی که میتواند قواعد بازی را تغییر دهد و بازار را به سمت رقیب شما بکشاند. در این شرایط شما به دلیل عدم آگاهی از ویژگی‌ها و قابلیت‌های محصول جدید در تصمیم‌گیری دچار مشکل می‌شوید.
نوسان بیش‌تر به تغییرات ناگهانی و شدید در محیط گفته می‌شود و البته یکی از نتایج آن عدم قطعیت است. اما یکی گرفتن این دو مفهوم بیش‌تر باعث سردرگمی می‌شود، چراکه ابزار مقابله با هرکدام از آنها متفاوت است. در جهان VUCA، Understanding یا درک کردن مسائل و محیط پیرامون در برابر عدم قطعیت قرار دارد.
ابزار مقابله با عدم قطعیت مدیریت دانش است. تحقیق و توسعه، تحقیقات بازار، تحلیل رفتار رقبا و ثبت و به‌اشتراک‌گذاری آنها برای این‌که از عدم قطعیت به قطعیتی حتی نسبی برسید برگ برنده شماست. ثبت اطلاعات وارد شده به سازمان، ساختاربندی و اشتراک‌گذاری آن باعث می‌شود با گذشت زمان اطلاعات شما درباره رفتار مصرف‌کننده، بازار و رقبا نسبت به مسائل مختلف، مثلا معرفی محصول جدید توسط یکی از بازیگران بازار، کامل و کامل‌تر شود. در نهایت به نقطه‌ای می‌رسید که تقریبا برای تمام اتفاقات معمولا و حتی غیرمعمول در محیط آمادگی دارید.
پیچیدگی (Complexity)
در خصوص این مفهوم نیز مجدد باید گفت که با وجود ارتباط با سایر جنبه‌های VUCA به هیچ‌وجه با آنها مترادف و حتی موازی نیست. اگر عدم قطعیت از عدم وجود اطلاعات در سازمان می‌آید، پیچیدگی از زیادیِ وجود اطلاعات و عدم توانایی در پردازش دقیق آنها می‌آید. پیچیدگی زمانی غیرقابل کنترل می‌شود که برای حجم بسیار زیاد داده‌ها، ابزار مناسب پردازش و مدیریت فرایندها وجود نداشته باشد.
سازمان کوچک شما به مرور زمان رشد می‌کند و فرایندهای جدید به آن اضافه می‌شود یا جریان‌های جدید به فرایندهای موجود وارد می‌شوند. با گذشت زمان کم‌کم این فرایندها به‌اندازه‌ای بزرگ و پیچیده می‌شوند که ممکن است حتی اعضای قدیمی سازمان و رهبران آن هم ندانند که عملکرد این فرایند و آن جریان کاری دقیقا چگونه است. پیچیدگی در فرایندها در نتیجه عدم شناخت درست آنها و عدم تشخیص چرخه‌های ناقص است.
راهکار برون‌رفت از این جنبه دنیای پرآشوب (VUCA) مدیریت کارآمد فرایندها و جریان‌های کاری است. با مکانیزه کردن فرایندها هم چرخه‌های ناقص شناسایی می‌شوند، هم گلوگاه‌ها خود را نشان می‌دهند، هم جریان‌های کاری با محیط پیرامون خود سازگار می‌شوند. ابزار مقابله با پیچیدگی در به‌کارگیری نرم‌افزارهای قدرتمند یکپارچه با توان پردازشی بالاست که هم‌زمان به اصلاح فرایندها بپردازد و اطلاعات وسیع موجود در سطح سازمان را پردازش، دسته‌بندی و در صورت لزوم حذف کند.
ابهام (Ambiguity)
ابهام آخرین جنبه دنیای پرآشوب (VUCA) است، ابهام بر خلاف عدم قطعیت یا پیچیدگی از وجود یا عدم وجود دانش ناشی نمی‌شود. یک وضعیت مبهم معمولا پیرامون یک محصول کاملا جدید، ورود به بازاری کاملا بکر، ارائه نوآوری که تا پیش از این هیچکس معرفی‌اش نکرده در جریان است. وقتی عدم قطعیت وجود دارد می‌توانید با بررسی روندهای گذشته و تاریخی تا حدودی پاسخ به محرک‌های مختلف را پیش‌بینی کنید یا در شرایط پیچیده می‌توانید با استفاده از پردازش داده‌ها تا حدی جلوی ضرر را بگیرید، اما شرایط مبهم یعنی شرایطی که تا حالا مشابه آن هیچ‌وقت اتفاق نیفتاده است.
در وضعیت مبهم نه اطلاعاتی از قبل وجود داشته است که بررسی کنیم، نه هم‌اکنون داده‌ای وجود دارد که از آن استفاده کنیم. بیراه نگفتیم اگر بگوییم راهکارهایی که برای برون رفت از سایر جنبه‌های VUCA گفته شد برای ابهام کارایی ندارد. زمانی که رابطه علت و معلولی موقعیتی شفاف نباشد و درک درستی از نتیجه فعالیت‌های‌مان نداشته باشیم هیچ ابزاری به جز ارائه آزمایشی و محدود خدمات و محصولات‌مان نداریم. با ارائه محدود به جامعه هدفی محدود کم و بیش میزان علاقه و میل به استفاده از محصول یا خدمات نوین خود را درمی‌یابیم و می‌توانیم برای ادامه مسیر یا اصلاح و توقف آن تصمیم‌گیری کنیم.
جمع‌بندی دنیای پرآشوب VUCA
مدیران، مشاوران و سخن‌رانان در دنیای پرآشوب گرفتار هستند. انگار که هرکس برای دیده شدن و اجبار سایرین به این‌که در این جهان پرآشوب نه می‌توان برنامه‌ریزی داشت نه باید برای انجام آن گامی برداشت به کلمه‌های آن چنگی می‌زند. راهکارهای آنها نیز در حد بیان یک سری کلی گویی‌ها و شعار باقی می‌ماند. آنها از صحبت‌های‌شان برای برون رفت از ووکا یا اصلا در گام نخست وارد نشدن به آن چیزی نمی‌یابید.
مدیران و رهبران سازمانها نمی‌خواهند با چالش‌های دنیای نوین روبرو نشوند و در دام آن بیفتند. برای همین گام‌هایی آهسته، محتاطانه و گاهی رو به عقب برمی‌دارند. با این تصور که ووکا یکپارچه است و نمی‌توان در جنگ با آن پیروز شد. نهایت کاری که می‌کنند نزدیک نشدن به آن و در نتیجه در جا زدن سازمان‌شان است.
سازمانها در دنیای پرآشوب زندگی می‌کنند که عدم قطعیت بر همه جای آن سایه انداخته است. آنها به خاطر پیچیدگی و ابهام در مسیرشان دست به حرکت شجاعانه‌ای نمی‌زنند گیر افتاده‌اند. اما اگر VUCA را جز به جز بررسی کنیم و ببینیم برای هرکدام از بخش‌های آن چه رویکردی باید داشته باشیم. آن‌گاه می‌توانیم به مصاف این جهان پر آشوب برویم و آن را شکست دهیم. به دوشرط، نخست شناخت دقیق اجزای آن و دوم داشتن ابزار مناسب برای این نبرد.
تهیه و تنظیم: پشتیبانی پارس مدیر
تئوری سازمان و مدیریت | ۲۵ اسفند ۰۲
لطفا پرسشنامهای با طیف لیکرت پنج درجه برای دنیای پرآشوب ارائه کنید.