مدیریت (Management) فرایند بهکارگیری کارا و اثربخش منابع مادی و انسانی تحت نظام ارزشی پذیرفته شده جهت دستیابی به اهداف سازمان است. مدیریت سازوکار اصلی جهتدهی، انسجامبخشی و تضمین کارایی فعالیتهای سازمانی است و بدون آن دستیابی نظاممند به اهداف مشترک امکانپذیر نخواهد بود. در این نوشتار، مفهوم مدیریت سازمان، کارکردهای اصلی آن، رویکردهای نظری و چالشهای معاصر در محیطهای پویا بررسی خواهد شد.
تعریف مدیریت
مری پارکر فالت (Mary Parker Follett) مدیریت را هنر انجام دادن کار به وسیله دیگران میداند. در این معنی هر کس بتواند کارها را با استفاده از نیروی دیگران به انجام برساند مدیر است. به عبارت دیگر مدیر هماهنگ کننده و کنترل کننده فعالیتهای دسته جمعی برای رسیدن به هدف مطلوب سازمان با حداکثر کارآیی میباشد.
هنری فایول (Henri Fayol) بنیانگذار مکتب اصول مدیریت میگوید مدیریت عبارت است از علم هنر متشکل و هماهنگ کردن رهبری و کنترل فعالیتهای دسته جمعی به منظور رسیدن به مطلوب یا حداکثر کارآیی است.
فردریک تیلور، پدر مدیریت علمی، این عبارت را چنین تعریف میکند: مدیریت هنر پاسخ دادن به پرسشهای زیر است: چه کاری باید انجام شود، در چه زمانی باید انجام شود و چه باید کرد تا در بهترین و ارزانترین شکل ممکن انجام شود؟
مدیریت فرایند به کارگیری م,ثر و کارآمد منابع مادی و انسانی جهت برنامهریزی، سازماندهی، بسیج منابع وامکانات، هدایت و کنترل است که برای دستیابی به اهداف سازمانی و بر اساس نظام ارزشی مورد قبول صورت میگیرد.
استیفن رابینز
مدیریت یک فعالیت هدفمند است. این اصطلاح را میتوان فرآیند همکاری با سایر افراد برای دستیابی کارآمد به اهداف سازمانی نیز دانست. البته باید توجه داشت شخصی که وظیفه مدیریت را به عهده میگیرد، منابع محدودی در دست دارد. او باید بتواند در دنیای در حال تغییر امروزی، از منابع خود حداکثر استفاده را ببرد تا در پر بازدهترین شکل ممکن، اهداف سازمان را محقق کند.
مدیریت: علم، هنر یا مهارت؟
در ابتدا باید پرسید افراد درباره مدیریت چقدر میدانند؟ دانش مدیریت تا چه حد علمی است و آیا مدیریت علم است یا هنر؟ بخشی از مدیریت را میتوان از طریق مدریت آموزش فرا گرفت و بخشی دیگررا ضمن کار باید آموخت در واقع بخشی را که با آموزش فرا گرفته میشود علم مدیریت است. بخشی را که موجب به کار بستن اندوختهها در شرایط گوناگون میشود هنر مدیریت مینامند. «به عبارتی دیگر علم دانستن است و هنر توانستن .» از منظر صاحب نظران، مدیریت هم هنر است هم علم و هم استعداد و قابلیتهای ذاتی و فطری فرد در آن دخالت دارد.
مدیریت هنر است: زیرا هنر عبارت از مهارت در انجام کاری به وسیله تجربه، تکرار و مشاهده بدست آمده باشد.
مدیریت علم است: زیرا باید آن را آموخت و تجربه کرد. سرانجام مدیریت استعداد ذاتی و فطری است و موهبتی است الهی که بینش ذاتی و جاذبه ی شخصیت فرد در آن دخالت دارد و کسانی که از این موهبت بر خوردارند بهتر میتوانند به اداره امور سازمان بپردازند.
با توجه به این تعاریف و در نظر گرفتن تعاریف دیگر مدیریت آموزشی فرایندی است اجتماعی که با استفاده از دانش مدیریت و تجربه علمی و با آگاهی و بهرهگیری از علوم تربیتی کلیه ی امکانات و منابع عادی و انسانی را در جهت تقویت همیاری و بهبود تعلیم وتربیت همسو و هما هنگ نموده و برای رسیدن به اهداف آموزشی محیط مساعد و مناسب را فراهم میسازد.
تعریف مدیر و ویژگیهای مدیران
مدیر کسی است که اداره افراد یک مؤسسه تولیدی، بازرگانی یا خدماتی را به عهده داشته و با استفاده از منابع انسانی و مادی آن را به نحو مطلوب اداره نماید. وظیفه مدیر نیل به اهداف معینی است که از طرف کارفرما یا هیئت مدیره تعیین شده است. در تعریف فوق بر دو موضوع تأکید شده است:
- وجود اشخاص مناسب برای انجام کارها
- به انجام رساندن کارها به نحو مطلوب
مدیر با داشتن مهارتهای مورد نیاز و آموزشهای لازم باید سعی کند در راستای تحقق اهداف سازمان بین منابع و هزینهها هماهنگی برقرار کند. اغلب مدیران بر این تصورند که بهتر است شبیه مدیران پیشین عمل کنند. دستهای دیگر نیز اعتقاد دارند که از همان ابتدای پذیرش این مسئولیت باید به یک باره دست به اجرای تغییرات بزنند. اما تجربه نشان داده که هر دو مورد نمی تواند برای یک مدیر ثمربخش باشد و تبعاتی را به همراه خواهد داشت. مهمترین وژگیهای مدیر عبارت است از:
- دوراندیشی
- خود انگیزشی
- خوش بینی و مثبت نگری
- پایداری عاطفی
- اعتماد به نفس
- قاطعیت در تصمیمگیری
- اشتیاق
- مسئولیت پذیری
- تمرکز
- یادگیری همیشگی
وظایف مدیریت سازمان
وظایف مدیران سازمان (Managerial tasks) به مجموعه فعالیتهای نظاممند و پیوستهای گفته میشود که مدیران برای تحقق اهداف سازمان انجام میدهند. پیرامون وظایف اصلی مدیران، دیدگاههای گوناگونی وجود دارد اما بیشتر اندیشمندان بر ۵ وظیفه اصلی مدیر توافق نظر دارند.
وطایف مدیریت سازمان
وظایف پنجگانه یا اصول پنجگانه مدیریت عبارتند از:
در بسیاری از کتابهای معاصر، بهویژه در متون آموزشی مدیریت عمومی، «اصول مدیریت» و «وظایف مدیریت» عملاً در هم ادغام شدهاند. اصول زیربنایی مدیریت سازمان شامل برنامهریزی، سازماندهی، بسیج منابع و امکانات، هدایت و کنترل میباشد.
پیتر دراکر، وظیفه مدیران را بازاریابی و نوآوری میداند و لیسا کراس، به استخدام و کارگزینی اشاره دارد اما در مجموع اجماع بر همین پنج اصل است. وظایف مدیریت بیانگر فرایندهای اجرایی مدیریتاند که بهصورت چرخهای و مستمر در اداره سازمان بهکار گرفته میشوند.
نقشهای مدیریت سازمان
نقشهای مدیران (Managerial roles) بوسیله هنری مینتزبرگ در کتابی به نام «Mintzberg on Management» به سال ۱۹۹۰ مطرح شد:
نقشهای مدیریت سازمان
نقشهای ارتباطی (میانفردی)
۱. مقام تشریفاتی: شما به عنوان یک مدیر، دارای مسئولیتهای اجتماعی، تشریفاتی و قانونی هستید. از شما انتظار میرود که منبع الهام باشید.
۲. رهبر: شما در این نقش، رهبری تیم، واحد و یا شاید تمام سازمان را به دست میگیرید و عملکرد و مسئولیتهای همهی افراد گروه را مدیریت میکنید.
۳. رابط: مدیران باید با افرادِ درون و بیرون سازمان در تماس باشند.
نقشهای اطلاعاتی
۴. گیرنده اطلاعات: در این نقش، شما بطور منظم به دنبال یافتن اطلاعاتی دربارهی سازمان و صنعت و تغییراتی در محیط کسبوکار خود هستید.
۵. نشردهنده اطلاعات: در این نقش،اطلاعات بالقوه و مفید را بین همکاران و اعضای تیم خود نشر میدهید.
۶. سخنگو: مدیران نماینده و سخنگوی سازمان خود هستند. باید اطلاعاتی درباره سازمان و اهداف آن را به دنیای بیرون از سازمان انتقال میدهید.
نقشهای تصمیمگیری
۷. کارآفرین: شما به عنوان یک مدیر، مسئول ایجاد و کنترلِ تغییر در سازمان هستید.
۸. آشوبزدا: وقتی تیم یا سازمان با مانعی غیرمنتظره برخورد میکند، مدیر باید کنترل اوضاع را در دست بگیرد.
۹. تخصیص دهندهی منابع: از جمله مواردی که به تصمیم شما بستگی دارد، بهترین محل برای استفاده از منابع سازمان است.
۱۰. مذاکره کننده: شاید لازم باشد تا در مذاکرات مهم درون تیم، واحد یا سازمان حضور پیدا کرده یا آنها را هدایت کنید.
سطوح مدیریت سازمان
مدیریت در سازمانهای بزرگ معمولاً از سه سطح برخوردار است:
- مدیریت عملیاتی (سرپرستی)
- مدیریت میانی
- مدیریت عالی
سطوح مدیریت سازمان
مدیریت عملیاتی
برنامه عملیاتی نوعی برنامه تفصیلی و کوتاهمدت است که موجب مراجعه کمتر زیردستان به مدیران جهت کسب تکلیف و همچنین کم کردن مراجعه مدیران به کارکنان جهت نظارت بر عملکرد آنان میباشد. مدیران رده عملیاتی بیشتر وقتشان را با زیردستان، مقداری از آن را با همکاران و اندک زمانی را با مافوقها یا خارج از سازمان میگذرانند.
مدیریت میانی
مدیران میانی بهطور مستقیم به مدیران رده بالا گزارش میدهند. کارشان مدیریت بر سرپرستان است و نقش حلقه واسط را میان مدیریت عالی و مدیران عملیاتی به عهده دارند. بیشتر وقت مدیران میانی به تحلیل دادهها، آماده کردن اطلاعات برای تصمیمگیری، تبدیل تصمیمهای مدیریت به پروژههای معین برای سرپرستان و جهت دادن به نتایج کار مدیران عملیاتی اختصاص مییابد. مدیران میانی برنامهریزیهای میان مدت نموده و برای اظهارنظر مدیریت عالی، برنامههای جامع و بلندمدت آماده مینمایند.
مدیریت عالی
استراتژیها و خطمشیهای سازمانی توسط رئیس سازمان، مدیر کل و معاونین تدوین میگردند. مدیری که در نقشهای عملیاتی و میانی بوده میتواند به مدیریت عالی راه یابد. بخش اعظم کار مدیران عالی از نظر پویایی و مشغله نظیر کار مدیران عملیاتی میباشد. تصمیمات استراتژیک، جامع و بلندمدت در این سطح انجام میگیرد.
تاریخچه مدیریت
اگرچه مدیریت قدمتی به درازای تاریخ بشریت دارد اما تئوریهای مدیریت با مطالعات تیلور، فایول و وبر آغاز شد. مدیریت به معنای تصمیمگیری برای کاری که قرار است انجام شود میباشد. وظیفه مدیران، ایجاد محیطی مناسب و موثر برای کسانی که برای دستیابی به اهداف سازمان سخت تلاش میکنند.
مدیریت بر بکار گرفتن هماهنگ علم و هنر در راستای رسیدن به هدف دلالت دارد. مدیر خوب کسی است که در هر شرایطی و با هر سختی در کسبوکار خود بتواند مدیریت کارکنان و زیردستهای خود را در دست داشته باشد.
ظهور سازمانهای اجتماعی و گسترش روزافزون آنها یکی از خصیصههای بارز تمدن بشری است. به این ترتیب با توجه به عوامل گوناگون مکانی و زمانی و ویژگیها و نیازهای خاص هر جامعه هر روز بر تکامل و توسعه این سازمانها افزوده میشود. بدیهی است هر سازمان اجتماعی برای نیل به اهدافی طراحی شده و با توجه به ساختارش نیازمند نوعی مدیریت است.
سخن پایانی
مدیریت یعنی فعالیتی که دارای هدف باشد. تصور عمیق ما از آینده خوب و موفق و پیدا کردن راه چاره برای رسیدن به اهداف را مدیریت مینامند. مدیریت سازمان را میتوان کلیدیترین نقش در هر سازمان یا شرکت دانست. مدیریت سازمان نه صرفاً مجموعهای از فنون اجرایی، بلکه چارچوبی نظاممند برای هدایت فعالیتهای جمعی در جهت اهداف مشترک است. اثربخشی آن وابسته به درک صحیح از ساختار، محیط، فرهنگ و منابع انسانی است و با تغییر شرایط محیطی نیازمند بازنگری مستمر در راهبردها و شیوههای رهبری است. در دنیای پیچیده و رقابتی امروز، مدیران موفق کسانی هستند که بتوانند میان ثبات ساختاری و انعطافپذیری راهبردی تعادل برقرار کنند و با بهرهگیری از دانش نوین، زمینه رشد پایدار را فراهم سازند.
فهرست منابع
کتاب تئوری سازمان دکتری مدیریت
اَلوانی، مهدی. مدیریت عمومی. تهران: نی.
دفت، ریچارد. تئوری و طراحی سازمان. ترجمه علی پارساییان و محمد اعرابی. تهران: دفتر پژوهشهای فرهنگی.
رابینز، استیون. تئوری سازمان: ساختار و طرح سازمانی. ترجمه مهدی الوانی و حسن داناییفرد تهران: صفار.
رضائیان، علی. مبانی سازمان و مدیریت. تهران: سمت.
سیدجوادین، رضا؛ جلیلیان، حسین. تئوریهای مدیریت. تهران: نگاه دانش.
هچ، ماریجو. نظریه سازمان مدرن، نمادین- تفسیری و پست مدرن. ترجمه علی داناییفرد. تهران: کتاب مهربان.
سوالات متداول
مدیریت سازمان فرایند هدایت و هماهنگی منابع انسانی، مالی و فنی برای دستیابی به اهداف تعیینشده است. این فرایند شامل برنامهریزی، سازماندهی، رهبری و کنترل میشود. هدف آن ایجاد انسجام و کارایی در فعالیتهای جمعی است. بدون جهتدهی و هماهنگی مدیریتی، منابع بهصورت پراکنده و ناکارآمد بهکار گرفته میشوند. مدیریت با تعیین هدف و نظارت بر اجرا، از اتلاف منابع جلوگیری میکند. همچنین امکان سازگاری با تغییرات محیطی را فراهم میسازد.
وظایف مدیریت به فعالیتهای اصلی مدیران مانند برنامهریزی، سازماندهی، رهبری و کنترل اشاره دارد و بیانگر فرایندهای اجرایی مدیریت است. اصول مدیریت به قواعد و مبانی راهنمایی گفته میشود که نحوه انجام درست این وظایف را جهت میدهد. با این حال، در بسیاری از کتابهای معاصر این دو اصطلاح بهصورت نزدیک یا حتی مترادف بهکار میروند و تمایز نظری آنها چندان برجسته نمیشود. تفاوت اصلی در این است که وظایف ناظر بر «چهکاری انجام دادن» و اصول ناظر بر «چگونه درست انجام دادن» است.
مدیریت بیشتر بر برنامهریزی، ساختار و کنترل تأکید دارد، در حالی که رهبری بر انگیزش و نفوذ در افراد تمرکز میکند. رهبری بخشی از فرایند مدیریت محسوب میشود، اما همه مدیریت به رهبری محدود نمیشود. هر دو برای عملکرد اثربخش ضروریاند.
گرچه برخی ویژگیهای فردی میتواند به اثربخشی مدیریتی کمک کند، اما مدیریت اساساً دانشی اکتسابی است. آموزش، تجربه و یادگیری مستمر نقش تعیینکننده در پرورش توان مدیریتی دارند. بسیاری از مهارتهای مدیریتی قابل آموزش و تقویتاند.
فناوریهای نوین، تصمیمگیری را دادهمحور و سریعتر کردهاند. ساختارها انعطافپذیرتر شده و ارتباطات بهصورت شبکهای گسترش یافته است. مدیران امروز باید علاوه بر مهارتهای کلاسیک، توان تحلیل داده و مدیریت تحول را نیز داشته باشند.
نگارنده: پشتیبانی پارسمدیر | 
