مدیریت سازمان

مبانی مدیریت سازمان

مدیریت Management فرایند به‌کارگیری کارا و اثربخش منابع مادی و انسانی تحت نظام ارزشی پذیرفته شده جهت دستیابی به اهداف سازمان است. اصول زیربنایی مدیریت سازمان شامل برنامه‌ریزی، سازماندهی، بسیج منابع و امکانات، هدایت و کنترل می‌باشد. اگرچه مدیریت قدمتی به درازای تاریخ بشریت دارد اما تئوریهای مدیریت با مطالعات تیلور، فایول و وبر آغاز شد. مدیریت به معنای تصمیم گیری برای کاری که قرار است انجام شود می باشد. وظیفه مدیران، ایجاد محیطی مناسب و موثر برای کسانی که برای دستیابی به اهداف سازمان سخت تلاش می کنند. مدیریت بر بکار گرفتن هماهنگ علم و هنر در راستای رسیدن به هدف دلالت دارد. مدیر خوب کسی است که در هر شرایطی و با هر سختی در کسب و کار خود بتواند مدیریت کارکنان و زیردست های خود را در دست داشته باشد.

ظهور سازمان‌های اجتماعی و گسترش روزافزون آنها یکی از خصیصه های بارز تمدن بشری است. به این ترتیب با توجه به عوامل گوناگون مکانی و زمانی و ویژگی‌ها و نیازهای خاص هر جامعه هر روز بر تکامل و توسعه این سازمان‌ها افزوده می شود. بدیهی است هر سازمان اجتماعی برای نیل به اهدافی طراحی شده و با توجه به ساختارش نیازمند نوعی مدیریت است. مفهوم مدیریت چیست؟ تعریف مدیریت چیست؟ مدیر کیست؟ تعریف مدیر چیست؟ مدیریت با ریاست چه تفاوتی دارد؟ چرا برخی رییس هستند و برخی مدیر؟ مدیریت و رهبری چه تفاوت و چه ارتباطی با هم دارند؟ اینها سوالاتی هستند که در این مقاله به آن پاسخ داده خواهد شد.

تعریف مدیریت

ماری پارکر فالت (Mary Parker Follett) مدیریت را هنر انجام دادن کار به وسیله ی دیگران می داند. در این معنی هر کس بتواند کارها را با استفاده از نیروی دیگران به انجام برساند مدیر است. به عبارت دیگر مدیر هماهنگ کننده و کنترل کننده فعالیت های دسته جمعی برای رسیدن به هدف مطلوب سازمان با حداکثر کارآیی می باشد.

هنری فایول (Henri Fayol) بنیانگذار مکتب اصول مدیریت می گوید مدیریت عبارت است از علم هنر متشکل و هماهنگ کردن رهبری و کنترل فعالیت های دسته جمعی به منظور رسیدن به مطلوب یا حداکثر کارآیی است.

فردریک تیلور، پدر مدیریت علمی، این عبارت را چنین تعریف می‌کند: مدیریت هنر پاسخ دادن به پرسش‌های زیر است: چه کاری باید انجام شود، در چه زمانی باید انجام شود و چه باید کرد تا در بهترین و ارزان‌ترین شکل ممکن انجام شود؟

مدیریت فرایند به کارگیری م,ثر و کارآمد منابع مادی و انسانی جهت برنامه‌ریزی، سازماندهی، بسیج منابع وامکانات، هدایت و کنترل است که برای دستیابی به اهداف سازمانی و بر اساس نظام ارزشی مورد قبول صورت می گیرد.
استیفن رابینز

مدیریت یک فعالیت هدفمند است. این اصطلاح را می‌توان فرآیند همکاری با سایر افراد برای دستیابی کارآمد به اهداف سازمانی نیز دانست. البته باید توجه داشت شخصی که وظیفه مدیریت را به عهده می‌گیرد، منابع محدودی در دست دارد. او باید بتواند در دنیای در حال تغییر امروزی، از منابع خود حداکثر استفاده را ببرد تا در پر بازده‌ترین شکل ممکن، اهداف سازمان را محقق کند.

مدیریت: علم، هنر یا مهارت؟

در ابتدا باید پرسید  افراد درباره مدیریت چقدر می‌دانند؟ دانش مدیریت تا چه حد علمی است و آیا مدیریت علم است یا هنر؟ بخشی از مدیریت را میتوان از طریق مدریت آموزش فرا گرفت و بخشی دیگررا ضمن کار باید آموخت در واقع بخشی را که با آموزش فرا گرفته می شود علم مدیریت است. بخشی را که موجب به کار بستن اندوخته‌ها در شرایط گوناگون می‌شود هنر مدیریت می نامند. «به عبارتی دیگر علم دانستن است و هنر توانستن .» از منظر صاحب نظران، مدیریت هم هنر است هم علم و هم استعداد و قابلیت های ذاتی و فطری فرد در آن دخالت دارد.

مدیریت هنر است: زیرا هنر عبارت از مهارت در انجام کاری به وسیله تجربه، تکرار و مشاهده بدست آمده باشد.

مدیریت علم است: زیرا باید آن را آموخت و تجربه کرد. سرانجام مدیریت استعداد ذاتی و فطری است و موهبتی است الهی که بینش ذاتی و جاذبه ی شخصیت فرد در آن دخالت دارد و کسانی که از این موهبت بر خوردارند بهتر می توانند به اداره امور سازمان بپردازند.

با توجه به این تعاریف و در نظر گرفتن تعاریف دیگر مدیریت آموزشی فرایندی است اجتماعی که با استفاده از دانش مدیریت و تجربه علمی و با آگاهی و بهره گیری از علوم تربیتی کلیه ی امکانات و منابع عادی و انسانی را در جهت تقویت همیاری و بهبود تعلیم وتربیت همسو و هما هنگ نموده و برای رسیدن به اهداف آموزشی محیط مساعد و مناسب را فراهم می سازد.

تعریف مدیر و ویژگی‌های مدیران

مدیر کسی است که اداره افراد یک مؤسسه تولیدی، بازرگانی یا خدماتی را به عهده داشته و با استفاده از منابع انسانی و مادی آن را به نحو مطلوب اداره نماید. وظیفه مدیر نیل به اهداف معینی است که از طرف کارفرما یا هیات مدیره تعیین شده است. در تعریف فوق بر دو موضوع تأکید شده است:

  • وجود اشخاص مناسب برای انجام کارها
  • به انجام رساندن کارها به نحو مطلوب

مدیر با داشتن مهارت‌های مورد نیاز و آموزش های لازم باید سعی کند در راستای تحقق اهداف سازمان بین منابع و هزینه ها هماهنگی برقرار کند. اغلب مدیران بر این تصورند که بهتر است شبیه مدیران پیشین عمل کنند. دسته ای دیگر نیز اعتقاد دارند که از همان ابتدای پذیرش این مسئولیت باید به یک باره دست به اجرای تغییرات بزنند. اما تجربه نشان داده که هر دو مورد نمی تواند برای یک مدیر ثمربخش باشد و تبعاتی را به همراه خواهد داشت. مهم‌ترین وژگی‌های مدیر عبارت است از:

  • دوراندیشی
  • خود انگیزشی
  • خوش بینی و مثبت نگری
  • پایداری عاطفی
  • اعتماد به نفس
  • قاطعیت در تصمیم گیری
  • اشتیاق
  • مسئولیت پذیری
  • تمرکز
  • یادگیری همیشگی

وطایف مدیریت سازمان

صاحب نظران علم مدیریت همواره توجه خاصی به وظایف مدیران داشته اند. چرا که این حیطه در بردارنده بسیاری از کارکردهای اصلی مدیریت است و برای مدیران و علاقمندان به حوزه ی مدیریت جهت دهنده و روشن کننده مسیر است. در مورد وظایف اصلی مدیر ، نظرات مختلفی از سوی صاحب نظران علم مدیریت بیان شده است. اما آنچه مسلم است این است که اغلب آنان بر روی ۵ وظیفه اصلی مدیر توافق نظر دارند.

وطایف مدیران سازمان

وطایف مدیریت سازمان

این پنج وظیفه مدیر که اصول پنجگانه مدیریت یا وظایف پنجگانه مدیریت هم نامیده می شود در زیر آورده شده اند:

  • برنامه ریزی
  • سازماندهی
  • رهبری
  • هماهنگی
  • کنترل

پیتر دراکر، وظیفه مدیران را بازاریابی و نوآوری می‌داند. در عین حال، متون جدیدتر عمده وظایف مدیران را برنامه‌ریزی، سازماندهی، رهبری، استخدام و کنترل می‌دانند. برخی از منابع، استخدام را از فهرست فوق حذف کرده‌اند برخی نیز هماهنگی را جایگزین آن نموده‌اند. مدیریت از دید کارکردی شامل وظایفی همچون برنامه‌ریزی، تصمیم‌گیری، سازماندهی، نوآوری، هماهنگی، ارتباطات، رهبری، انگیزش و کنترل می‌گردد. باید گفت نظرات تکمیلی تری بر این ۵ وظیفه مدیر نوشته شده است که به جهت تکامل این وظایف مدیریت بوده است که مورد بحث ما در اینجا نیست. و در واقع همه آنها به نوعی زیر مجموعه این ۵ وظیفه اصلی مدیر می باشند.

نقش‌های مدیریت سازمان

مینتزبرگ در کتابی به نام «Mintzberg on Management» که در سال ۱۹۹۰ منتشر شده است،‌ ده نقش مدیریتی را بیان کرده است:

نقش‌های مدیران سازمان

نقش‌های مدیریت سازمان

نقش‌های ارتباطی (میان‌فردی)
۱. مقام تشریفاتی: شما به عنوان یک مدیر،‌ دارای مسئولیت‌های اجتماعی، تشریفاتی و قانونی هستید. از شما انتظار می‌رود که منبع الهام باشید.

۲. رهبر: شما در این نقش، رهبری تیم، واحد و یا شاید تمام سازمان را به دست می‌گیرید و‌ عملکرد و مسئولیت‌های همه‌ی افراد گروه را مدیریت می‌کنید.

۳. رابط: مدیران باید با افرادِ درون و بیرون سازمان در تماس باشند.

نقش‌های اطلاعاتی
۴. گیرنده اطلاعات: در این نقش،‌ شما بطور منظم به دنبال یافتن اطلاعاتی درباره‌ی سازمان و صنعت و تغییراتی در محیط کسب و کار خود هستید.

۵. نشردهنده اطلاعات: در این نقش،‌اطلاعات بالقوه و مفید را بین همکاران و اعضای تیم خود نشر می‌دهید.

۶. سخنگو: مدیران نماینده و سخنگوی سازمان خود هستند. باید اطلاعاتی درباره سازمان و اهداف آن را به دنیای بیرون از سازمان انتقال می‌دهید.

نقش‌های تصمیم‌گیری
۷. کارآفرین: شما به عنوان یک مدیر، مسئول ایجاد و کنترلِ تغییر در سازمان هستید.

۸. آشوب‌زدا: وقتی تیم یا سازمان با مانعی غیرمنتظره برخورد می‌کند، مدیر باید کنترل اوضاع را در دست بگیرد.

۹. تخصیص دهنده‌ی منابع: از جمله مواردی که به تصمیم شما بستگی دارد، بهترین محل برای استفاده از منابع سازمان است.

۱۰. مذاکره کننده: شاید لازم باشد تا در مذاکرات مهم درون تیم، واحد یا سازمان حضور پیدا کرده یا آنها را هدایت کنید.

سطوح مدیریت سازمان

مدیریت در سازمان‌های بزرگ معمولاً از سه سطح برخوردار است:

  • مدیریت عملیاتی (سرپرستی)
  • مدیریت میانی
  • مدیریت عالی
سطوح مدیران سازمان

سطوح مدیریت سازمان

مدیریت عملیاتی
برنامه عملیاتی نوعی برنامهٔ تفصیلی و کوتاه‌مدت است که موجب مراجعه کمتر زیردستان به مدیران جهت کسب تکلیف و همچنین کم کردن مراجعهٔ مدیران به کارکنان جهت نظارت بر عملکرد آنان می‌باشد. مدیران رده عملیاتی بیشتر وقتشان را با زیردستان، مقداری از آن را با همکاران و اندک زمانی را با مافوق‌ها یا خارج از سازمان می‌گذرانند.

مدیریت میانی
مدیران میانی به‌طور مستقیم به مدیران رده بالا گزارش می‌دهند. کارشان مدیریت بر سرپرستان است و نقش حلقه واسط را میان مدیریت عالی و مدیران عملیاتی به عهده دارند. بیشتر وقت مدیران میانی به تحلیل داده‌ها، آماده کردن اطلاعات برای تصمیم‌گیری، تبدیل تصمیم‌های مدیریت به پروژه‌های معین برای سرپرستان و جهت دادن به نتایج کار مدیران عملیاتی اختصاص می‌یابد. مدیران میانی برنامه‌ریزی‌های میان مدت نموده و برای اظهارنظر مدیریت عالی، برنامه‌های جامع و بلندمدت آماده می‌نمایند.

مدیریت عالی
استراتژی‌ها و خط مشی‌های سازمانی توسط رئیس سازمان، مدیر کل و معاونین تدوین می‌گردند. مدیری که در نقش‌های عملیاتی و میانی بوده می‌تواند به مدیریت عالی راه یابد. بخش اعظم کار مدیران عالی از نظر پویایی و مشغله نظیر کار مدیران عملیاتی می‌باشد. تصمیمات استراتژیک، جامع و بلندمدت در این سطح انجام می‌گیرد.

خلاصه و جمع‌بندی

مدیریت یعنی فعالیتی که دارای هدف باشد. تصور عمیق ما از آینده خوب و موفق و پیدا کردن راه چاره برای رسیدن به اهداف را مدیریت می نامند. مدیریت سازمان را می‌توان کلیدی‌ترین نقش در هر سازمان یا شرکت دانست. کسانی که به شغل‌های دیگری مشغول‌اند، پس از اتمام ساعات کاری و تحویل نتیجه کار، وظیفه دیگری ندارند؛ ولی مدیر کسی است که هیچ‌گاه کارش به پایان نمی‌رسد و در همه حال باید به دنبال برداشتن گام‌های مناسب در راستای رسیدن به اهداف شرکت باشد. بنابراین، می‌توان گفت که مدیریت خوب، از دو عنصر کارآمدی و بازدهی بالا تشکیل شده است؛ کارآمدی یعنی کار درست را انجام دهیم و بازدهی، یعنی کار را به درستی، با کمترین هزینه و پایین‌ترین اتلاف منابع به پایان برسانیم.

مدیر فاکتورهای تولید را نظم و ترتیب می‌دهد، منابع را گردآوری و سازمان‌دهی می‌کند و این منابع را به شکلی موثر با یکدیگر ترکیب می‌کند تا مسیر را برای رسیدن به هدف هموار کنند. در واقع کسی که نقش مدیریت را به عهده دارد، فعالیت‌های گروهی را در راستای رسیدن به اهداف معین، هدایت می‌کند. هدفی که در تمامی سازمان‌ها مشترک است، عبارت است از: جلوگیری از اتلاف زمان، پول و نیرو. مدیر موظف است که از تمامی نیروهای فیزیکی و انسانی در بهترین شکل ممکن خروجی بگیرد. شخصی که وظیفه مدیریت سازمان را به عهده دارد، باید از متخصصان، کارشناسان و سایر نیروهای کار به گونه‌ای استفاده کند که مهارت‌ها، دانش و تلاش‌های آن‌ها بیشترین سودآوری را داشته باشد و اتلاف به حداقل برسد.