ساختار و سازماندهی

ساختار سازمان و سازماندهی

ساختار سازمانی Organizational Structure شیوه ای را تعیین می کند که در آن نقش ها، قدرت، اختیار و مسئولیت ها، تعیین و مدیریت می شود و نحوه انتقال اطلاعات بین سطوح مختلف سلسله مراتب در یک سازمان را نشان می دهد. ساختار یک شرکت به میزان قابل توجهی به اهداف و استراتژی آن در دستیابی به این اهداف بستگی دارد. یک چارت سازمانی، نمایش بصری از ساختار سازمانی است. این ساختار باید به وضوح، روابط گزارش دهی و جریان اختیار را تعیین کند، زیرا این امر ارتباط خوبی برقرار خواهد کرد و موجب جریان کارآمد و موثردرکار می شود.

ساختار سازمانی و مباحث سازماندهی از مباحث سنتی و کلاسیک تئوریهای مدیریت است. از دیدگاه سنتی بعد از برنامه ریزی دومین وظیفه مدیریت سازماندهی می‌باشد. اگرچه امروزه این جمله سنتی مدیریت که ساختار از استراتژی پیروی می‌کند به چالش کشیده شده و زمینه ساز مباحثی نوین در عرصه ساختار و سازماندهی شده است با این وجود دیگر مجامع آکادمیک اقبال چندانی به بحث سازماندهی و ساختار نشان نمی‌دهند. سازماندهی و ساختار سازمانی ریشه در اصل کلاسیک تقسیم کار دارد. ساختار سازمانی به عنوان سیستمی تعریف می شود که با استفاده از آن، سلسله مراتب درون سازمان را تعیین می کنیم. این سیستم، هر شغل و سمَت، کارکرد آن و طرفی که باید به آن جواب پس بدهد را مشخص می کند. در نتیجه، ساختاری به وجود می آید که می تواند به تحقق اهداف سازمان کمک کند.

تعریف ساختار و سازماندهی

ساختار سازمانی شیوه‌ای است که به وسیله آن فعالیت‌های سازمانی تقسیم، سازماندهی و هماهنگ می‌شوند. سازمان‌ها، ساختارهایی را به وجود می‌آورند تا فعالیت‌های عوامل انجام کار را هماهنگ کرده و کارهای اعضاء را کنترل کنند. ساختار سازمانی تصریح می‌کند که وظایف، چگونه تخصیص داده شوند، چه شخصی به چه کسی گزارش دهد و سازوکارهای هماهنگی رسمی، همچنین الگوهای تعاملی سازمانی که باید رعایت شوند کدامند. ساختار سازمانی تعیین‌کننده روابط رسمی و نشان دهنده سطوحی است که در سلسله مراتب اداری وجود دارد و حیطه کنترل مدیران را مشخص می‌کند. همچنین ساختار سازمانی دربرگیرنده طرح سیستم‌هایی است که به وسیله آن‌ها همه واحدها یکپارچه می‌شوند و در نتیجه ارتباط در سازمان تضمین خواهد شد.

ساختار سازمانی تعیین‌کننده روابط رسمی و نشان دهنده سطوحی است که در سلسله مراتب اداری وجود دارد و حیطه کنترل مدیران را مشخص می‌کند. همچنین  دربرگیرنده طرح سیستم‌هایی است که به وسیله آن‌ها همه واحدها یکپارچه می‌شوند و در نتیجه ارتباط در سازمان تضمین خواهد شد.

ساختار سازمانی تحت تأثیر اهداف، استراتژی، محیط سازمان، فن آوری و اندازه سازمان قرار می‌گیرد. ساختار سازمانی، چارچوبی است که مدیران برای تقسیم و هماهنگی فعالیت‌های اعضای سازمان آن را ایجاد می‌کنند. ساختار سازمانی سازمان‌های مختلف با هم متفاوت‌اند زیر شرایط محیطی و راهبردها و اهدافی که سازمان‌ها دنبال می‌کنند، با هم تفاوت دارند. ساختار یک شرکت، الگوهای تعیین شده برای روابط میان اعضای یک سازمان است و نظامی رسمی بوده زیرا مدیران ارشد بطور رسمی آن را پدیدمی‌آورند.

انواع ساختار سازمانی

ساختار سازمانی انواع مختلفی دارد. از یک طرف ساختار باسابقه وظیفه ای را داریم، و در کنار آن، ساختار بخشی، ساختار ماتریسی و ساختار وظیفه ای-مسطح. هر یک از این ساختارهای سازمانی، نقاط قوت و ضعف خاص خودش را دارد و چه بسا فقط برای شرکت های خاص یا در دوره خاصی از فعالیت آنها کاربرد داشته باشد.

ساختار وظیفه ای

در این ساختار مدیریت در راس هرم است. سپس بخش مالی، بازاریابی، تولید، تحقیق و توسعه و … قرار می گیرند.

ساختار محصولی

این یکی دیگر از ساختار معمول است که در آن سازمانها با یک نوع خاص محصول، سازماندهی می شوند. هر دسته محصول به عنوان یک واحد جداگانه در نظر گرفته می شود. به عنوان مثال، در یک کسب و کار خرده فروشی، ساختار می تواند بر اساس خطوط تولید گروه بندی شود.

ساختار جغرافیایی

سازمان هایی که یک محدوده جغرافیایی را پوشش می دهند، ساختار شرکت با توجه به مناطق جغرافیایی که در آنها فعالیت می کنند، ایجاد می شود. این شرایط معمولا در سازمان هایی وجود دارد که فراتر از یک شهر یا یک کشور هستند و ممکن است مشتریانی داخلی یا جهانی داشته باشند.

ساختار بخشی

شرکت های بزرگتری که چندین هدف هم سطح دارند، گاهی به استفاده از ساختار سازمانی بخشی روی می آورند. مثلا شعبه یک، شعبه دو و …

ساختار ماتریسی

ساختار سازمانی ماتریسی یک ساختار ترکیبی است که از در هم آمیختن ساختار وظیفه ای با ساختار پروژه ای ایجاد می شود. ساختار پروژه ای یک ساختار موقتی است که افراد دارای کارکرد مورد نیاز برای انجام یک پروژه را گرد هم جمع می کند و پس از انجام پروژه منحل می شود. در ساختار ماتریسی، پرسنل علاوه بر حضور در ساختار پروژه ای، ساختار وظیفه ای خودشان را نیز ترک نمی کنند.

ابعاد ساختار سازمانی

بطور سنتی رسمیت، تمرکز و پیچیدگی سه رکن ساختار سازمانی هستند.

ابعاد ساختار سازمانی

ابعاد ساختار سازمانی

رسمیت: رسمیّت، به‌میزان یا حد استاندارد مشاغل سازمانی، اشاره می‌کند. در سازمان رسمی، روابط سازمانی به‌طور مکتوب و دقیق و طبق نمودار سازمانی برای کارکنان، تشریح می‌شود و در صورت لزوم، تغییرات بعدی نیز به‌طور رسمی توسط مدیر، ابلاغ می‌گردد؛ ولی در سازمان غیر رسمی، روابط سازمانی به‌طور شفاهی برای کارکنان بیان می‌شود و در صورت لزوم، به‌طور طبیعی تغییر می‌یابند.

پیچیدگی: مقصود از پیچیدگی، تعداد کارها یا سیستم‌های فرعی است که در درون یک سازمان انجام می‌شود یا وجود دارد. در بعد پیچیدگی، سازمان­ها دارای تقسیم کار، عناوین شغلی، تقسیمات و واحدها، سطوح سلسله مراتبی، مهارت­ ها و فرهنگ سازمانی هستند و درجه پیچیدگی ساختار سازمانی به وسیله معیارهایی مانند تفکیک افقی (تعداد واحدهای فردی سازمان)، تفکیک عمودی (سطوح سلسله مراتبی)، پراکندگی جغرافیایی (پراکندگی فعالیت­ ها و پرسنل از نظر جغرافیایی) و محیط (میزان پیچیدگی محیط) قابل سنجش است.

تمرکز: تمرکز در سلسله مراتب اختیارات، به آن سطح از اختیارات گفته می‌شود، که قدرت تصمیم‌گیری دارد. هنگامی که تصمیم در رده‌های بالای سازمانی گرفته شود، آن سازمان را متمرکز می‌نامند. هنگامی که تصمیم‌گیری‌ها به سطوح پایین‌تر سازمان واگذار گردد، سازمان را غیر متمرکز می‌گویند.

نمودار سازمانی

بر اساس نظر مینتزبرگ ساختار سازمانی عبارتست از مجموعه راهها و روشهایی که سازمان نیروی کار خود را به وظایف مختلفی تقسیم کرده و پس از آن بین آنها هماهنگی ایجاد میکند. یعنی این که سازمان با توجه به اهداف و ماموریتهای خود انجام چه وظایفی را در دستور کار خود قرار داده و اجرای آن را به چه کسانی سپرده و توزیع اختیارات و مسئولیت در سازمان چگونه است. ساختار سازمانی خود را در مجموعه ای از خطوط و اشکال تحت عنوان نمودار سازمانی (Organizational Chart) نشان میدهد. نمودار سازمانی در عین حال نشان دهنده دیدگاههای حاکم بر ذهن مدیران و طراحان نیز هست.

نمودار سازمانی

نمودار سازمانی

نمودار سازمانی یک نماد قابل روئیت از کل فعالیت‌ها و فرآیند‌های سازمانی است. ساختارهای سازمان در نمودار سازمانی نمایان می‌شود. با این وجود ایرادات زیادی به نمودار سازمانی وارد است و آنرا تعدادی نقطه و خط می‌دانند که تنها الگوی ارتباطات رسمی است و هدف آن تشویق و راهنمائی کارکنان به فعالیت‌های مختلف است. نمودار سازمانی ساختار را مشخص می‌کند اما کارکنان معرف رفتار سازمان هستند. تغییر شکل نمودار سازمانی مشکلی را حل نمی‌کند و این مدیریت سازمان است که باید ساختار را به مرحله کل در آورد و آن را اجرا کند.

نتیجه‌گیری

در سازماندهی، وظایف، اختیارات و مسئولیت‌های واحد‌ها و لیست‌ها مشخص و نحوه هماهنگی و ارتباط بین آن‌ها معین می‌شود. در اثر تغییراتی که در استراتژی شرکت‌های رقیب بوجود می‌آید و در تکنولوژی و محیط با آن روبرو است و خاص زمان تشکیل سازمان یا سازماندهی مجدد نمی‌شود، این وظیفه مدیر را، سازماندهی مجدد یا فرآیند انتخاب دائم گویند. ساختار سازمانی شیوه‌ای است که به وسیله آن فعالیت‌های سازمانی تقسیم، سازماندهی و هماهنگ می‌شوند. سازمان‌ها، ساختارهایی را به وجود می‌آورند تا فعالیت‌های عوامل انجام کار را هماهنگ کرده و کارهای اعضاء را کنترل کنند. ساختار سازمانی تصریح می‌کند که وظایف، چگونه تخصیص داده شوند، چه شخصی به چه کسی گزارش دهد و سازوکارهای هماهنگی رسمی، همچنین الگوهای تعاملی سازمانی که باید رعایت شوند کدامند.

ساختار سازمانی تحت تأثیر اهداف، استراتژی، محیط سازمان، فن آوری و اندازه سازمان قرار می‌گیرد. ساختار سازمانی، چارچوبی است که مدیران برای تقسیم و هماهنگی فعالیت‌های اعضای سازمان آن را ایجاد می‌کنند. ساختار سازمانی سازمان‌های مختلف با هم متفاوت‌اند زیر شرایط محیطی و راهبردها و اهدافی که سازمان‌ها دنبال می‌کنند، با هم تفاوت دارند. ساختار یک شرکت،انی الگوهای تعیین شده برای روابط میان اعضای یک سازمان است. این الگو نظامی رسمی بوده زیرا مدیران ارشد به‌طور رسمی آن را پدید می‌آورند.

منبع: ساختار سازمانی و سازماندهی کتاب تئوری سازمان دکتری مدیریت

پرسشنامه ساختار سازمانی

پرسشنامه ساختار سازمانی بررسی ابعاد یچیدگی، رسمیت، تمرکز ساختار سازمان دارای ۲۴ گویه با طیف لیکرت پنج درجه

پرسشنامه معماری سازمانی در هفت بعد و ۳۴ گویه با طیف لیکرت پنج درجه دارای روایی و پایایی و منبع معتبر