محیط سازمان (Organizational environment) مجموعهای از عوامل درونی و بیرونی است که بر ساختار، عملکرد، تصمیمگیری و تحقق اهداف یک سازمان اثر مستقیم یا غیرمستقیم میگذارد. شناخت و تحلیل محیط سازمانی در دنیای رقابتی امروز، برای افزایش بهرهوری، سازگاری با تغییرات و دستیابی به مزیت رقابتی امری ضروری به شمار میرود. نظر به اهمیت موضوع در این نوشتار، «محیط سازمان» مفهومسازی و تعریف خواهد شد.
تعریف محیط سازمان
محیط بهعنوان مجموعهای مرکب از نیروهایی تعریف شده که عملکرد سازمان را متأثر ساخته ولی سازمان نسبت به آن کنترل کمی داشته یا اصلاً هیچ کنترلی ندارد. بهعبارت دیگر، محیط عبارت است از: مجموعه عواملی که تغییر در ویژگیهای آنها در سازمان اثر گذاشته و همچنین تمام عواملی که ویژگیهایشان بر اثر رفتار سازمان تغییر نمایند.
محیط تمام عواملی که در خارج از مرز سازمان وجود دارند و بر سازمان اثرات بالقوه میگذارند و سازمان کنترل مستقیمی بر روی آنها ندارد. بخشهای مختلف محیط را میتوان به «محیط کاری» و «محیط عمومی» تقسیم کرد.
کتاب تئوری سازمان دکتری مدیریت
محیط سازمان به مجموعهای از عوامل، نیروها و نهادهای درونی و بیرونی گفته میشود که بر عملکرد، فعالیتها و منابع سازمان اثرگذار هستند. هیچ سازمانی بهصورت مستقل و در خلأ فعالیت نمیکند، بلکه همچون یک سیستم پویا در تعامل مستمر با محیط پیرامون خود قرار دارد.
سازمانها منابعی نظیر سرمایه، نیروی انسانی، دانش، فناوری و مواد اولیه را از محیط دریافت کرده و پس از تبدیل آنها به کالا یا خدمات، دوباره به محیط عرضه میکنند. این تعامل دوسویه در چارچوب قوانین، مقررات و شرایط محیطی شکل میگیرد و مبنای اصلی نظریه سیستمها در مدیریت را تشکیل میدهد.
محیط درونی و بیرونی
بهطور کلی، محیط سازمانی به دو بخش تقسیم میشود:
- محیط داخلی
- محیط خارجی
محیط داخلی شامل عواملی است که تحت کنترل مستقیم سازمان قرار دارند، در حالی که محیط بیرونی شامل متغیرها و شرایطی است که خارج از کنترل مستقیم سازمان بوده اما بر فعالیتهای آن تأثیر میگذارند. در ادبیات مدیریت و تئوریهای مدیریت، منظور از محیط سازمان عمدتاً همان محیط بیرونی و ابرسیستمی است که سازمان در بستر آن فعالیت میکند. این مفهوم سنگ بنای نظریه سیستمها در مدیریت است.
محیط عمومی و تخصصی
محیط خارجی سازمان نیز به دو بخش تقسیم میشود:
- محیط عمومی
- محیط تخصصی
در محیط عمومی مجموعه عوامل کلان بیرونی مانند شرایط اقتصادی، سیاسی، فرهنگی، اجتماعی و فناوری که بهصورت غیرمستقیم بر عملکرد سازمان اثر میگذارند. محیط تخصصی مجموعه عوامل و ذینفعان مرتبط مستقیم با فعالیت سازمان است. این بخش شامل مانند مشتریان، رقبا، تأمینکنندگان و نهادهای قانونی که بر عملیات و تصمیمات سازمان تأثیر مستقیم دارند.
نظریه عدم اطمینان محیطی دانکن
مسئله عدم اطمینان یکی از مهم ترین جنبههای مباحث محیطی است که توسط رابرت دانکن (Robert Duncan) مطرح شد. عدم اطمینان محیطی یعنی کمبود اطلاعات که تصمیمگیری را دچار چالش اساسی میسازد. دانکن چارچوبی برای ارزیابی محیط ارائه کرده است که محیط را بر ساس دو بعد سادگی و پیچیدگی و پایدار و ناپدار بودن به چهار دسته تقسیم میکند.
عدم اطمینان محیطی
پس از پی بردن به این که محیط از لحاظ پیچیدگی و پایداری چگونه است باید به این پرسش پاسخ داد که با محیط نامطمئن چگونه میتوان وفق یافت. در زمینه انطباق با محیط نامطمئن دیدگاههای متعددی مطرح شده است.
- سپر بلا و مرزگستری (تامپسون)
- مدیریت مکانیکی و ارگانیکی (بارنز و استاکر) ← دیدگاه اولیه مدرنسیم: تئوری اقتضایی
- تفکیک و یکپارچگی (لارنس و لورش)
- تقلید از سازمانهای موفق ← دیدگاه نهادی: نمادین-تفسیری
- برنامهریزی بلندمدت وکوتاهمدت
هچ در تئوری وضع واقعیت ایراد اساسی به این دیدگاه مدرنیستی وارد کرده است. وی معتقد است یک محیط از دیدگاه یک مدیر به صورت مطمئن و توسط مدیر دیگر نامطمئن تفسیر شود.
نظریه سپر بلا و مرزگستری تامپسون
جیمز تامپسون در کتاب سازمانها در عمل نظریهای پیرامون محیط سازمان مطرح کرد. بر اساس یک دیدگاه مرسوم هر سازمان یک هستی فنی دارد که وظیفه اصلی تولید را به عهده میگیرد. سایر دوایر میکوشند تا هسته فنی از هر گزندی مصون مانده و هموراه در حصار این دوایر و محیط قرار گیرد.
ضربهگیری (Buffernig) یعنی جذب پدیده عدم اطمینان محیطی. برای مثال کمبود نیروی انسانی ماهر باید دغدغه مدیریت منابع انسانی باشد نه هسته فنی. هسته فنی باید مانند یک سیستم بسته با حداکثر راندمان به فعالیت ادامه دهد.
مرزگستری (Boundary Spanning) وظیفه پایش محیط و اشاعه اطلاعات را بر عهده دارد. راه تازهای که سازمانها فراپیش نهادهاند این است که دوایر ضربهگیر را حذف کرده و هسته فنی را مستقیم با محیط نامطمئن مواجه کنند. در این دیدگاه مشتری محوری و رابطه نیکو با عرضهکنندگان مهمتر ازکارائی داخلی است.
- اشاعه اطلاعات محیط به سازمان
- ارائه اطلاعات سازمان به محیط
اگر سازمانها آغوش خود را بر روی محیط باز کننده، سریعتر از اطلاعات با خبر شده و سازشکاری و انعطاف بالاتری خواهند داشت. دایره یا کسی که وظیفه مرزگستری را بر عهده دارد بین سازمان و عوامل اصلی محصیط خارجی رابطه مرزون و هماهنگ ایجاد میکند. وظیفه مرز گستر تبدال اطلاعات است.
نظریه مدیریت مکانیکی و ارگانیکی بارنز و استاکر
تام برنز (Tom Burns) و جرج استاکر (George Stalker) رابطه ساختار و مدیریت با محیط سازمانی را مورد پایش قرار دادند. آنها دریافتند سازمانهایی که در شرایط پویا و متغیر فعالیت میکنند، به ساختاری متفاوت از سازمانهای فعال در شرایط باثبات نیاز دارند.
برنز و استاکر در کتاب The management of innovation دو نوع ساختار را معرفی کردند:
- ساختار ماشینی
- ساختار ارگانیک
ساختار ماشینی دارای ویژگیهایی مانند رسمیت بالا، تمرکزگرایی و تقسیم وظایف مشخص است. این نوع ساختار برای فعالیتهای تکراری و محیطهای باثبات مناسب بوده و بیشتر بر قوانین، دستورالعملها و سلسلهمراتب اداری تأکید دارد. با این حال، در برابر تغییرات ناگهانی انعطافپذیری کمی دارد و واکنش آن نسبت به شرایط پیشبینینشده کندتر است.
ساختار ارگانیک یا زیستی انعطافپذیرتر بوده و برای محیطهای متغیر و پویا مناسب است. در این ساختار، ارتباطات بیشتر بهصورت افقی انجام میشود و نقش مهارت، تخصص و تبادل اطلاعات از اختیارات رسمی مهمتر است. همچنین وظایف افراد به شکل انعطافپذیر تعریف میشود و همکاری و هماهنگی میان اعضا اهمیت بیشتری دارد.
مقایسه مدیریت مکانیکی و ارگانیکی
برنز و استاکر تأکید کردند که هیچیک از این دو ساختار بر دیگری برتری مطلق ندارد، بلکه اثربخشی هر ساختار به شرایط و ماهیت سازمان بستگی دارد. به همین دلیل، سازمانها معمولاً ترکیبی از این دو ساختار را به کار میگیرند و متناسب با شرایط خود به یکی از آنها نزدیکتر میشوند.
نظریه تفکیک و یکپارچگی لارنس و لورش
پل لارنس و جی لُورش دو استاد بازرگانی هاروارد، پژوهشهایی در زمینه رابطه تفاوتهای محیطی و ساختارهای سازمانی اثربخش انجام دادند. آنها نظریه برنز و استاکر پیرامون محیط سازمان را گسترش دادند.
لارنس و لورش برای انجام این پژوهش ده شرکت در سه صنعت مختلف (پلاستیک سازی «پویا» ؛ مواد غذایی «بینابین» ؛ مخزن سازی «باثبات») را انتخاب کردند. آنها بهطور عمد این سه صنعت را انتخاب کردند زیرا آن طور که آنها میخواستند این سه صنعت از تنوع زیادی بر حسب عدم اطمینان محیطی برخوردار بودند. لارنس و لورش درصدد برآمدند تا محیطهای داخلی این شرکتها را با محیطهای خارجی آنها تطبیق دهند. در این راستا اظهار داشتند که شرکتهای موفق نسبت به شرکت هایی که در هر صنعت از موفقیت کمتری برخوردار بودند، محیط داخلی و خارجی آنها با هم سازگاری بیشتری داشتند.
مقیاسی که این دو برای محیط خارجی مد نظر قرار داده بودند میزان عدم اطمینان محیطی بود. اما محیط داخلی سازمان مشتمل بر دو بعد جداگانه تفکیک و یکپارچگی بود. اصطلاح تفکیک که توسط آنان بکار رفته است معادل تعریف ما از تفکیک افقی میباشد. بنابراین میزان تفکیک نوعی معیار پیچیدگی است و پیچیدگی بیشتر و تغییرات سریعتر را نشان میدهد. ادغام عبارتست از کیفیت تشریک مساعی بین واحدهای وابسته و مرتبط به هم برای تحقق وحدت تلاش و کوشش جمعی واحدها یا دوائر.
لارنس و لورش دریافتند که سازمانی که با محیط متلاطم، پیچده و متنوع مواجه است، میزان تفکیک بین واحدهای فرعی اش بیشتر میشود. آنها استدلال میکنند اگر محیط خارجی سازمان بسیار متنوع بوده و محیط داخلی سازمان از تفکیک بسیار بالائی برخوردار باشد برای اینکه واحدهای درونی سازمان در جهتهای مختلف حرکت نکنند، یک مکانیزم ادغام داخلی دقیق ضرورت مییابد.
نظریه محیط سازمان امری و تریست
فِرد امری و اریک تریست با ارائه نظریهای بسیار پیچیده به همراه یک مدل بیان کردند که چهار نوع محیط وجود دارد که ممکن است یک سازمان با آنها مواجه شود. هر کدام از اینها به ترتیب نسبت به دیگری از پیچیدگی بیشتری برخوردارند.
فرد امری و اریک تریست
محیط ثابت با اجزای غیرمرتبط به هم: اگرچه نسبتاً بدون تغییر بوده ولی اندک تهدیدی برای سازمان دارد. خواستههای محیطی به صورت تصادفی توزیع شده و تغییرات در طی زمان به کندی رخ میدهند. موقعی که تغییرات رخ میدهند، غیرقابل پیش بینی هستند.
محیط ثابت با اجزای مرتبط به هم: این محیط نیز به کندی تغییر کرده ولی تهدیدات محیطی موجود بر علیه سازمان به جای اینکه تصادفی باشند به صورت خوشهای هستند، این بدان معنی است که نیروهای تهدید کننده درونی این نوع محیط، به جای اینکه پراکنده باشند به هم گره خورده اند. بنابراین برای سازمان هایی که با چنین محیطی مواجه اند مهم است که محیطشان را نسبت به موقعی که تهدیدات محیطی اتفاقی است، بهتر بشناسند.
محیط متغیر واکنشی: این محیط نسبت به دو محیط اول پیچیده تر است. در این نوع محیط تعداد زیادی از رقبا، هدف مشابهی را دنبال میکنند. در این محیط دو یا سه شرکت بزرگ در یک صنعت حرف اول را میزنند. سازمانها در این محیط با یک سلسله ابتکارات تاکتیکی نسبت به واکنشهای دیگر سازمانها واکنش و مقابله به مثل انجام میدهند.
محیط با عناصر کاملاً متغیر: از پویاترین نوع محیطها به شمار آمده و از بیشترین عدم اطمینان محیطی برخوردار است. تغییر در این نوع محیط همیشه و همه جا مداوماً در حال انجام بوده و عناصر محیطی ارتباط زیادی بهم دارند.
مقایسه نظریه «امری و تریست» و «بارنز و استاکر»
امری و تریست اظهار داشتند که هیچ نوع نظریه خاصی پیرامون اینکه چه ساختاری با چه محیطی تناسب بیشتری دارد، وجود ندارد. با این وجود طبقهبندی آنها از محیط با نظریه برنز و استاکر قابل انطباق است. محیطهای دوگانه اولیه امری و تریست به ساختارهایی که ماشینی هستند پاسخ خواهند داد و محیط هایی که پویا بوده مستلزم ساختاری است که مزیتهای ساختار ارگانیک را ایجاد نماید.
چهار نوع محیط ذکر شده با یافتههای پژوهشی مربوط به انواع فناوری تطابق دارند. یعنی فناوری که تکراری نیست، عدم اطمینان بیشتری به همراه داشته و ساختارهای ماشینی در خصوص این نوع فناوریها از اثربخشی زیادی برخوردار نیستند، لذا ضروری است که شکلهای ساختاری منعطف به خود بگیرند. فناوری تکراری با وضعیت باثبات سازگاری داشته و با ساختارهای ماشینی بهترین تناسب را داراست.
سخن پایانی
سازمانها برای بقا، رشد و دستیابی به اهداف خود ناگزیر از شناخت و تحلیل شرایط پیرامونی هستند، زیرا عوامل داخلی و خارجی میتوانند مسیر تصمیمگیری و عملکرد آنها را تحت تأثیر قرار دهند. توجه به تحولات اقتصادی، اجتماعی، فناورانه و رقابتی به مدیران کمک میکند تا فرصتها را شناسایی کرده و در برابر تهدیدها واکنش مناسب نشان دهند. درک صحیح از محیط سازمانی همچنین زمینهساز افزایش هماهنگی، بهرهوری و قدرت انطباق با تغییرات خواهد بود و نقش مهمی در موفقیت و پایداری بلندمدت سازمان ایفا میکند.
نگارنده: پشتیبانی پارسمدیر | 
