محیط سازمان

محیط سازمان (Organizational environment) مجموعه نیروها و نهادهایی است که سازمان را احاطه کرده و بر عملکرد، فعالیت‌ها و منابع آن اثر می‌گذارند. البته به صورت عمومی می‌توان بین محیط داخلی و محیط بیرونی تمایز قائل شد. اگر عوامل موثر بر سازمان تحت کنترل مستقیم باشند آن را محیط درونی می‌نامند. محیط بیرونی نیز شامل کلیه عواملی است که بر سازمان تاثیر داشته اما خارج از کنترل مستقیم سازمان می‌باشند. در این مقاله و به‌طور کلی در ادبیات و تئوری‌های مدیریت منظور از ابرسیستم محیط همان محیط بیرونی است. البته خط‌کشی و مرزبندی شفافی در مورد سازمان و محیط پیرامون آن وجود ندارد.

هیچ سازمان و بنگاه اقتصادی درخلأء فعالیت نمی‌کند. همه سازمان‌ها و بنگاه‌های اقتصادی همانند یک سیستم پویا و ارگانیک در داخل محیطی قرار دارند که با دیگر اجزاء محیط در تعامل متقابل هستند. بر همدیگر تأثیر گذاشته و از همدیگر تأثیر میپذیرند. سازمان‌ها مواد اولیه، نیروی انسانی، سرمایه،دانش، تسهیلات و تجهیزات را از محیط میگیرند، محصول یا خدمت تولید کرده و مجدداً به محیط عرضه می‌کنند. همه این داد و ستد‌ها در قالب قوانین و مقرراتی صورت میگیرد که محیط بر اساس آن به حیات خود ادامه می‌دهد. این مفهوم سنگ بنای نظریه سیستم‌ها در مدیریت است. در این مقاله کوشش شده است تا به نعریف و مفهوم محیط سازمان پرداخته شود.

تعریف محیط سازمان

محیط بعنوان مجموعه‌ای مرکب از نیرو هایی تعریف شده که عملکرد سازمان را متأثر ساخته ولی سازمان نسبت به آن کنترل کمی داشته یا اصلاً هیچ کنترلی ندارد. به‌عبارت دیگر، محیط عبارت است از: مجموعه عواملی که تغییر در ویژگی‌های آنها در سازمان اثر گذاشته و همچنین تمام عواملی که ویژگی‌هایشان بر اثر رفتار سازمان تغییر نمایند.

محیط تمام عواملی که در خارج از مرز سازمان وجود دارند و بر سازمان اثرات بالقوه می‌گذارند و سازمان کنترل مستقیمی بر روی آنها ندارد. بخش‌های مختلف محیط را می‌توان به «محیط کاری» و «محیط عمومی» تقسیم کرد.
کتاب تئوری سازمان دکتری مدیریت

در واقع محیط خارجی سازمان به دو محیط عمومی و تخصصی تقسیم می‌شود. محیط عمومی، شامل عواملی است که تاثیر آنها بر فعالیت‌های سازمان به صورت غیرمستقیم است. محیط تخصصی، شامل آن دسته از عوامل است که بطور مستقیم بر سازمان تاثیر می‌گذارند و خود نیز از آن تاثیر می‌پذیرند. این عوامل معمولاً برخاسته از گروه‌ها یا ذی‌نفعانی است که به طور مستقیم با سازمان ارتباط دارند. این گرو ه‌ها (ذی‌نفعان) عبارتند از دولت، تامین کنندگان، رقبا، خدمت گیرندگان. محیط تخصصی سازمان را می‌توان همان گستر‌های دانست که سازمان در آن فعالیت میکند.اجزای محیط خارجی سازمان را به شکل نمودار زیر می‌توان نمایان کرد.

نظریه عدم اطمینان محیطی دانکن

مساله عدم اطمینان یکی از مهم ترین جنبه‌های مباحث محیطی است که توسط رابرت دانکن (Robert Duncan) مطرح شد. عدم اطمینان محیطی یعنی کمبود اطلاعات که تصمیم‌گیری را دچار چالش اساسی می‌سازد. دانکن چارچوبی برای ارزیابی محیط ارائه کرده است که محیط را بر ساس دو بعد سادگی و پیچیدگی و پایدار و ناپدار بودن به چهار دسته تقسیم می‌کند.

عدم اطمینان محیطی

پس از پی بردن به این که محیط از لحاظ پیچیدگی و پایداری چگونه است باید به این پرسش پاسخ داد که با محیط نامطمئن چگونه می‌توان وفق یافت. در زمینه انطباق با محیط نامطمئن دیدگاه‌های متعددی مطرح شده است.

• سپر بلا و مرزگستری (تامپسون)
• مدیریت مکانیکی و ارگانیکی (بارنز و استاکر) ← دیدگاه اولیه مدرنسیم: تئوری اقتضایی
• تفکیک و یکپارچگی (لارنس و لورش)
• تقلید از سازمان‌های موفق ← دیدگاه نهادی: نمادین-تفسیری
• برنامه‌ریزی بلندمدت وکوتاه‌مدت

هچ در تئوری وضع واقعیت ایراد اساسی به این دیدگاه مدرنیستی وارد کرده است. وی معتقد است یک محیط از دیدگاه یک مدیر به صورت مطمئن و توسط مدیر دیگر نامطمئن تفسیر شود.

نظریه سپر بلا و مرزگستری تامپسون

جیمز تامپسون در کتاب سازمان‌ها در عمل نظریه‌ای پیرامون محیط سازمان مطرح کرد. بر اساس یک دیدگاه مرسوم هر سازمان یک هستی فنی دارد که وظیفه اصلی تولید را به عهده می‌گیرد. سایر دوایر می‌کوشند تا هسته فنی از هر گزندی مصون مانده و هموراه در حصار این دوایر و محیط قرار گیرد.

ضربه‌گیری (Buffernig) یعنی جذب پدیده عدم اطمینان محیطی. برای مثال کمبود نیروی انسانی ماهر باید دغدغه مدیریت منابع انسانی باشد نه هسته فنی. هسته فنی باید مانند یک سیستم بسته با حداکثر راندمان به فعالیت ادامه دهد. در حالیکه وظیفه مرزگستری (Boundary Spanning) پایش محیط و اشاعه اطلاعات است.

راه تازه‌ای که سازمان‌ها فراپیش نهاده‌اند این است که دوایر ضربه‌گیر را حذف کرده و هسته فنی را مستقیم با محیط نامطمئن مواجه کنند. در این دیدگاه مشتری محوری و رابطه نیکو با عرضه‌کنندگان مهمتر ازکارائی داخلی است.

اگر سازمان‌ها آغوش خود را بر روی محیط باز کننده، سریعتر از اطلاعات با خبر شده و سازشکاری و انعطاف بالاتری خواهند داشت. دایره یا کسی که وظیفه مرزگستری را بر عهده دارد بین سازمان و عوامل اصلی محصیط خارجی رابطه مرزون و هماهنگ ایجاد می‌کند. وظیفه مرز گستر تبدال اطلاعات است.

• اشاعه اطلاعات محیط به سازمان
• ارائه اطلاعات سازمان به محیط

نظریه مدیریت مکانیکی و ارگانیکی بارنز و استاکر

تام برنز (Tom Burns) و جرج استاکر (George Stalker) رابطه ساختار و مدیریت با محیط سازمانی را مورد پایش قرار دادند. آنچه آنها دریافتند نوعی ساختار بود که در محیط‌های دارای تغییرات پی‌درپی و پویا وجود داشته و نسبت به ساختاری که سازمان‌ها در یک محیط با ثبات انتخاب می‌کنند، کاملاً متفاوت بود.

برنز و استاکر در کتاب The management of innovation این دو نوع ساختار را به ترتیب تحت عنوان ساختارهای ارگانیک (زیستی) و ماشینی نام گذاری کردند. ساختارهای ماشینی به‌وسیله ویژگی‌هایی نظیر پیچیدگی و رسمیت زیاد و تمرکزگرایی شناخته می‌شدند. چنین ساختارهایی مناسب وظایف و فعالیت‌های تکراری بودند و تا حد زیادی به رفتارهای برنامه‌ریزی شده متکی بوده و در واکنش به رویدادهای پیش‌بینی نشده نسبتاً کند عمل می‌کردند.

ساختارهای زیستی یا ارگانیک سازگاری بیشتری داشتند و روابط افقی و موازی جایگزین رابطه عمودی بود. این سازمان‌ها تأکید بر روابط موازی به جای عمودی داشتند و نفوذ در آنها بر اساس مهارت و دانش صورت می‌گرفت به جای اینکه بر مبنای اختیارات ناشی از پست سازمانی باشد، و مسئولیت‌ها به جای اینکه صرفاً بر اساس شرح شغل باشد، به صورت انعطاف پذیر تعریف شده بودند و تأکید روی مبادله اطلاعات بود به جای اینکه بر صدور دستورات باشد.

مقایسه مدیریت مکانیکی و ارگانیکی

بنابراین ساختار اثربخش آن است که با الزامات محیطی سازگار باشد. ساختار ماشینی در یک محیط با ثبات و مطمئن و ساختار ارگانیک در یک محیط متلاطم و متغیر مناسب است. ساختارهای ماشینی و زیستی انواع ایده آل ساختارهای سازمانی بوده که در دو سر یک پیوستار قرار می‌گیرند. هیچ سازمانی دارای ساختار ماشینی یا ارگانیک محض نیست. بلکه به طور معمول هر سازمانی در جهت یکی از این دو ساختار حرکت می‌کند. همچنین برنز و استاکر تأکید کردند که هیچ کدام از این دو نسبت به هم برتری ندارند. ماهیت سازمان است که تعیین می‌کند چه ساختاری باید مورد استفاده قرار گیرد.

نظریه تفکیک و یکپارچگی لارنس و لورش

پل لارنس و جی لُورش دو استاد بازرگانی هاروارد، پژوهش‌هایی در زمینه رابطه تفاوت‌های محیطی و ساختارهای سازمانی اثربخش انجام دادند. آنها نظریه برنز و استاکر پیرامون محیط سازمان را گسترش دادند.

لارنس و لورش برای انجام این پژوهش ده شرکت در سه صنعت مختلف (پلاستیک سازی «پویا» ؛ مواد غذایی «بینابین» ؛ مخزن سازی «باثبات») را انتخاب کردند. آنها به‌طور عمد این سه صنعت را انتخاب کردند زیرا آن طور که آنها می‌خواستند این سه صنعت از تنوع زیادی بر حسب عدم اطمینان محیطی برخوردار بودند. لارنس و لورش درصدد برآمدند تا محیط‌های داخلی این شرکت‌ها را با محیط‌های خارجی آنها تطبیق دهند. در این راستا اظهار داشتند که شرکت‌های موفق نسبت به شرکت هایی که در هر صنعت از موفقیت کمتری برخوردار بودند، محیط داخلی و خارجی آنها با هم سازگاری بیشتری داشتند.

مقیاسی که این دو برای محیط خارجی مد نظر قرار داده بودند میزان عدم اطمینان محیطی بود. اما محیط داخلی سازمان مشتمل بر دو بعد جداگانه تفکیک و یکپارچگی بود. اصطلاح تفکیک که توسط آنان بکار رفته است معادل تعریف ما از تفکیک افقی می‌باشد. بنابراین میزان تفکیک نوعی معیار پیچیدگی است و پیچیدگی بیشتر و تغییرات سریعتر را نشان می‌دهد. ادغام عبارتست از کیفیت تشریک مساعی بین واحدهای وابسته و مرتبط به هم برای تحقق وحدت تلاش و کوشش جمعی واحدها یا دوائر.

لارنس و لورش دریافتند که سازمانی که با محیط متلاطم، پیچده و متنوع مواجه است، میزان تفکیک بین واحدهای فرعی اش بیشتر می‌شود. آنها استدلال می‌کنند اگر محیط خارجی سازمان بسیار متنوع بوده و محیط داخلی سازمان از تفکیک بسیار بالائی برخوردار باشد برای اینکه واحدهای درونی سازمان در جهت‌های مختلف حرکت نکنند، یک مکانیزم ادغام داخلی دقیق ضرورت می‌یابد.

نظریه محیط سازمان امری و تریست

فِرد امری و اریک تریست با ارائه نظریه‌ای بسیار پیچیده به همراه یک مدل بیان کردند که چهار نوع محیط وجود دارد که ممکن است یک سازمان با آنها مواجه شود. هر کدام از اینها به ترتیب نسبت به دیگری از پیچیدگی بیشتری برخوردارند.

فرد امری و اریک تریست

محیط ثابت با اجزای غیرمرتبط به هم: اگرچه نسبتاً بدون تغییر بوده ولی اندک تهدیدی برای سازمان دارد. خواسته‌های محیطی به صورت تصادفی توزیع شده و تغییرات در طی زمان به کندی رخ می‌دهند. موقعی که تغییرات رخ می‌دهند، غیرقابل پیش بینی هستند.

محیط ثابت با اجزای مرتبط به هم: این محیط نیز به کندی تغییر کرده ولی تهدیدات محیطی موجود بر علیه سازمان به جای اینکه تصادفی باشند به صورت خوشه‌ای هستند، این بدان معنی است که نیروهای تهدید کننده درونی این نوع محیط، به جای اینکه پراکنده باشند به هم گره خورده اند. بنابراین برای سازمان هایی که با چنین محیطی مواجه اند مهم است که محیطشان را نسبت به موقعی که تهدیدات محیطی اتفاقی است، بهتر بشناسند.

محیط متغیر واکنشی: این محیط نسبت به دو محیط اول پیچیده تر است. در این نوع محیط تعداد زیادی از رقبا، هدف مشابهی را دنبال می‌کنند. در این محیط دو یا سه شرکت بزرگ در یک صنعت حرف اول را می‌زنند. سازمان‌ها در این محیط با یک سلسله ابتکارات تاکتیکی نسبت به واکنش‌های دیگر سازمان‌ها واکنش و مقابله به مثل انجام می‌دهند.

محیط با عناصر کاملاً متغیر: از پویاترین نوع محیط‌ها به شمار آمده و از بیشترین عدم اطمینان محیطی برخوردار است. تغییر در این نوع محیط همیشه و همه جا مداوماً در حال انجام بوده و عناصر محیطی ارتباط زیادی بهم دارند.

مقایسه نظریه «امری و تریست» و «بارنز و استاکر»

اگر چه امری و تریست اظهار داشته اند که هیچ نوع نظریه خاصی در خصوص اینکه چه ساختاری با چه محیطی تناسب بیشتری دارد، تا کنون ارائه نشده، ولی با این حال طبقه بندی آن دو از محیط با اصطلاحات ارائه شده به وسیله برنز و استاکر قابل انطباق است. محیط‌های دوگانه اولیه امری و تریست به ساختارهایی که ماشینی هستند پاسخ خواهند داد و محیط هایی که پویا بوده مستلزم ساختاری است که مزیت‌های ساختار ارگانیک را ایجاد نماید.

چهار نوع محیط ذکر شده با یافته‌های پژوهشی مربوط به انواع فناوری تطابق دارند. یعنی فناوری که تکراری نیست، عدم اطمینان بیشتری به همراه داشته و ساختارهای ماشینی در خصوص این نوع فناوری‌ها از اثربخشی زیادی برخوردار نیستند، لذا ضروری است که شکل‌های ساختاری منعطف به خود بگیرند. فناوری تکراری با وضعیت باثبات سازگاری داشته و با ساختارهای ماشینی بهترین تناسب را داراست.

خلاصه و جمع‌بندی

همچنین محیط‌ها به دو طریق میتوانند تقاضاهایی بر سازمان تحمیل کنند: نخست آنکه محیطها ممکن است تقاضاهای فنی و اقتصادی ایجادکنند که سازمان‌هارا ملزم میسازد کالاها و خدماتی را تولید و در یک بازار مبادله کنند. دوم آنکه محیط‌ها ممکن است برخی تقاضاهای فرهنگی و اجتماعی مطرح کنند که سازمان‌ها را به ایفای نقش‌های خاص در جامعه و حفظ نوعی چارچوب ظاهری بیرونی وادار سازند. یعنی سازمان‌ها نه تنها با کشمکش‌های گروه‌های داخلی خود بلکه با ارزش‌های جامعه بیرونی نیز خود را سازگار یا منطبق می‌کنند.

در این دیدگاه محیط به عنوان بستری تصور می‌شود که دیدگاه کم و بیش مشترکی از آنچه سازمان‌ها باید به آن شباهت داشته باشند و چگونه باید رفتار کنند ارایه می‌دهد. برای سنجش این سازه می‌توان از پرسشنامه محیط سازمان استفاده کرد. یکی از نقش‌های اساسی و اصلی این دیدگاه افزودن مشروعیت اجتماعی به منابع ورودی در مدل سیستم‌های باز سازمان است. یعنی سازمان‌ها نه تنها به مواد اولیه، نیروی کار، دانش و سرمایه نیاز دارند بلکه به پذیرش جامعه نیز نیازمندند.

به‌طور کلی بعد از دوره کلاسیک که کارائی و مسائل داخلی دغدغه اصلی مدیریت بوده دو دوره در مطالعات محیط قابل شناسائی است. دوره اول در ده‌های ۵۰ و ۶۰ با نظریه سیستم‌ها که به مفهوم سازی وتوجیه چرایی اهمیت محیط پرداخته شد و دوره دوم از دهه ۷۰ تاکنون که فرض تاثیرگذاری محیط پذیرفته شده و تمرکز بر شیوه‌های تاثیر محیط است. یکی از دغدغه‌های فکری مهم هر مدیر شرایط تحمیلی محیط سازمانی است و چالش برانگیزترین شرایط محیطی به مقوله عدم اطمینان بالای محیطی مربوط می‌شود که این شرایط ممکن است برای همه سازمان‌ها رخ دهد.

منبع: کتاب تئوری سازمان دکتری مدیریت