محیط سازمان

محیط سازمان چیست؟

محیط سازمان Organizational environment مجموعه نیروها و نهادهایی است که سازمان را احاطه کرده و بر عملکرد، فعالیت‌ها و منابع آن اثر می‌گذارند. البته به صورت عمومی می‌توان بین محیط داخلی و محیط بیرونی تمایز قائل شد. اگر عوامل موثر بر سازمان تحت کنترل مستقیم باشند آن را محیط درونی می‌نامند. محیط بیرونی نیز شامل کلیه عواملی است که بر سازمان تاثیر داشته اما خارج از کنترل مستقیم سازمان می‌باشند.  در این مقاله و به‌طور کلی در ادبیات و تئوری‌های مدیریت منظور از ابرسیستم محیط همان محیط بیرونی است. البته خط‌کشی و مرزبندی شفافی در مورد سازمان و محیط پیرامون آن وجود ندارد.

هیچ سازمان و بنگاه اقتصادی درخلأء فعالیت نمی‌کند. همه سازمان‌ها و بنگاه‌های اقتصادی همانند یک سیستم پویا و ارگانیک در داخل محیطی قرار دارند که با دیگر اجزاء محیط در تعامل متقابل هستند. بر همدیگر تأثیر گذاشته و از همدیگر تأثیر میپذیرند. سازمان‌ها مواد اولیه، نیروی انسانی، سرمایه،دانش، تسهیلات و تجهیزات را از محیط میگیرند، محصول یا خدمت تولید کرده و مجدداً به محیط  عرضه می‌کنند. همه این داد و ستد ها در قالب قوانین و مقرراتی صورت میگیرد که محیط بر اساس آن به حیات خود ادامه می‌دهد. این مفهوم سنگ بنای نظریه سیستم‌ها در مدیریت است. در این مقاله کوشش شده است تا به نعریف و مفهوم محیط سازمان پرداخته شود.

تعریف محیط سازمان

محیط بعنوان  مجموعه ای مرکب از نیرو هایی تعریف شده که عملکرد سازمان را متأثر ساخته ولی سازمان نسبت به آن کنترل کمی داشته یا اصلاً هیچ کنترلی ندارد. به‌عبارت دیگر، محیط عبارت است از: مجموعه عواملی که تغییر در ویژگی‌های آنها در سازمان اثر گذاشته و همچنین تمام عواملی که ویژگی‌هایشان بر اثر رفتار سازمان تغییر نمایند.

محیط تمام عواملی که در خارج از مرز سازمان وجود دارند و بر سازمان اثرات بالقوه می‌گذارند و سازمان کنترل مستقیمی بر روی آنها ندارد. بخش‌های مختلف محیط را می‌توان به «محیط کاری» و «محیط عمومی» تقسیم کرد.
کتاب تئوری سازمان دکتری مدیریت

محیط خارجی سازمان به دو محیط عمومی و تخصصی تقسیم می شود. محیط عمومی، شامل عواملی است که تاثیر آنها بر فعالیت های سازمان به صورت غیرمستقیم است. محیط تخصصی، شامل آن دسته از عوامل است که بطور مستقیم بر سازمان تاثیر می گذارند و خود نیز از آن تاثیر می پذیرند. این عوامل معمولاً برخاسته از گروه ها یا ذینفعانی است که به طور مستقیم با سازمان ارتباط دارند. این گرو ه ها (ذینفعان) عبارتند از دولت، تامین کنندگان، رقبا، خدمت گیرندگان. محیط تخصصی سازمان را می توان همان گستر های دانست که سازمان در آن فعالیت میکند.اجزای محیط خارجی سازمان را به شکل نمودار زیر می توان نمایان کرد.

عدم اطمینان محیطی

عدم اطمینان یکی از مهم ترین جنبه‌های مباحث محیطی است که توسط رابرت دانکن Robert Duncan مطرح شد. عدم اطمینان محیطی یعنی کمبود اطلاعات که تصمیم‌گیری را دچار چالش اساسی می‌سازد. دانکن چارچوبی برای ارزیابی محیط ارائه کرده است که محیط را بر ساس دو بعد سادگی و پیچیدگی و پایدار و ناپدار بودن به چهار دسته تقسیم می‌کند.

عدم اطمینان محیطی

پس از پی بردن  به این که محیط از لحاظ پیچیدگی و پایداری چگونه است باید به این پرسش پاسخ داد که با محیط نامطمئن چگونه می‌توان وفق یافت. در زمینه انطباق با محیط نامطمئن دیدگاه‌های متعددی مطرح شده است.

• سپر بلا و مرزگستری (تامپسون)
• تفکیک و انسجام (لارنس و لورش)
• مدیریت مکانیکی و ارگانیکی (بارنز و استاکر) ← دیدگاه اولیه مدرنسیم: تئوری اقتضایی
• تقلید از سازمان‌های موفق ← دیدگاه نهادی: نمادین-تفسیری
• برنامه ریزی بلند مدت وکوتاه مدت

هچ در تئوری وضع واقعیت ایراد اساسی به این دیدگاه مدرنیستی وارد کرده است. وی معتقد است یک محیط از دیدگاه یک مدیر به صورت مطمئن و توسط مدیر دیگر نامطمئن تفسیر شود.

خلاصه و جمع‌بندی

همچنین محیط ها به دو طریق میتوانند تقاضاهایی بر سازمان تحمیل کنند: نخست آنکه محیطها ممکن است تقاضاهای فنی و اقتصادی ایجادکنند که سازمانهارا ملزم میسازد کالاها و خدماتی را تولید و در یک بازار مبادله کنند. دوم آنکه محیط ها ممکن است برخی تقاضاهای فرهنگی و اجتماعی مطرح کنند که سازمانها را به ایفای نقش های خاص در جامعه و حفظ نوعی چهارچوب ظاهری بیرونی وادار سازند. یعنی سازمان‌ها نه تنها با کشمکش های گروه‌های داخلی خود بلکه با ارزشهای جامعه بیرونی نیز خود را سازگار یا منطبق می‌کنند. در این دیدگاه محیط به عنوان بستری تصور میشود که دیدگاه کم و بیش مشترکی از آنچه سازمانها باید به آن شباهت داشته باشند و چگونه باید رفتار کنند ارایه میدهد. برای سنجش این سازه می‌توان از پرسشنامه محیط سازمان استفاده کرد.

یکی از نقش‌های اساسی و اصلی این دیدگاه افزودن مشروعیت اجتماعی به منابع ورودی در مدل سیستم‌های باز سازمان است. یعنی سازمان‌ها نه تنها به مواد اولیه، نیروی کار، دانش و سرمایه نیاز دارند بلکه به پذیرش جامعه نیز نیازمندند. به‌طور کلی بعد از دوره کلاسیک که کارائی و مسائل داخلی دغدغه اصلی مدیریت بوده دو دوره در مطالعات محیط قابل شناسائی است. دوره اول در ده‌های ۵۰ و ۶۰ با نظریه سیستم‌ها که به مفهوم سازی وتوجیه چرایی اهمیت محیط پرداخته شد و دوره دوم از دهه ۷۰ تاکنون که فرض تاثیرگذاری محیط پذیرفته شده و تمرکز بر شیوه‌های تاثیر محیط است. یکی از دغدغه های فکری مهم هر مدیر شرایط تحمیلی محیط سازمانی است و چالش برانگیزترین شرایط محیطی به مقوله عدم اطمینان بالای محیطی مربوط میشود که این شرایط ممکن است برای همه سازمان‌ها رخ دهد.

منبع: کتاب تئوری سازمان دکتری مدیریت