نیازسنجی آموزشی کارکنان

تحلیل نیازسنجی آموزشی کارکنان

منبع: تحلیل نیازسنجی آموزشی کارکنان نوشته اکبر عبدی و مهدی مبینی نشریه تدبیر

آموزش، مجموعه تلاشهای برنامه ریزی شده یک سازمان برای سهولت یادگیری کارکنان، در مورد شایستگی‌های شغلی آنها است. این شایستگی‌ها، دانش، مهارت و رفتارهایی را که برای عملکرد شغلی موفق، حیاتی‌‌اند، در بر می‌گیرد.

مقدمه ای بر نیازسنجی آموزشی کارکنان

در مدت نیم قرن گذشته، اوضاع اجتماعی ، فرهنگی ، سیاسی و اقتصادی جهان ، آنچنان دستخوش تغییر و دگرگونی بوده است که به زحمت می توان اندک شباهتی میان ساختار روابط افراد و سازمانها در زمان حال و گذشته یافت .

تغییر پرشتاب در همه ابعاد زندگی اجتماعی و سازمانی، نه تنها امکان هرگونه خام‌اندیشی را از افراد ، سازمانها و جوامع سلب کرده ، بلکه حیات و بقای آنان را نیزتحت الشعاع خود قرارداده است.

در چنین شرایطی به نظر می رسد یکی از مهمترین راهبردهای سازمانی در خصوص مقابله با چالشها و مسائل اخیر توسعه و آموزش کارکنان می باشد.

آموزش، مجموعه تلاشهای برنامه ریزی شده یک سازمان برای سهولت یادگیری کارکنان، درمورد شایستگی‌های شغلی آنها است. این شایستگی‌ها، دانش، مهارت و رفتارهایی را که برای عملکرد شغلی موفق، حیاتی‌‌اند، در بر می‌گیرد .
همچنین انجمن خدمات نیروی انسانی‌، آموزش را به صورت یک فرایند برنامه ریزی شده برای اصلاح دانش ، نگرش و مهارت افراد از راه تجربه‌های یادگیری برای رسیدن به عملکرد موثر در یک فعالیت، یا مجموعه ای از رفتارها در یک موقعیت کاری، در جهت توسعه توانایی های افراد با هدف رفع نیازهای جاری و آتی سازمان، تعریف می کند .
نتایج پژوهشها نشان می دهند که توجه به آموزش و بهسازی نیروی انسانی، افزایش بهره وری را به دنبال دارد .برای مثال: در سال ۲۰۰۴ پس از سنجش اثر بخشی دوره های آموزشی در شرکت موتورلا مشخص شد که هر یک دلار سرمایه گذاری در آموزش کارکنان ۳۳ دلار بازده به همراه داشته است .

بررسی دیگر درسال ۲۰۰۶ نشان از آن دارد که بسیاری از سازمانهای امریکایی افزایش هفت درصدی بودجه های آموزشی شان رانسبت به سال گذشته، گزارش کرده اند و اذعان داشتند که حدود ۲/۱ دلارصرف آموزش هر کارآموز می کنند.آنها مبلغی بالغ بر ۵۵٫۸ بیلیارد دلار در این سال صرف آموزش و بهسازی نیروهای انسانی خود کرده اند.
نبود اثربخشی لازم برنامه‌های آموزشی، نامشخص بودن تاثیر آموزش در سوددهی شرکت و مسائلی از این دست، مدیران را با نوعی تردید و دو دلی در مورد اثربخشی برنامه های آموزشی و نیز تمایل آنها برای افزایش سرمایه‌گذاری های آموزشی روبرو ساخته است.
به گونه‌ای که به نظر می‌رسد یکی از عوامل اصلی ناکارامدی این آموزشها، عدم اتخاذ رویکرد سیستماتیک و بی توجهی و یا کم توجهی نسبت به هریک از گامهای فرایند آموزش است.

در این مورد، روشن است که نیازسنجی آموزشی به دلیل نقش زیر بنایی و ساختاری خود نسبت به سایر اجزای فرایند آموزش کارکنان، از اهمیت و حساسیت بالایی برخوردار است که اگر به‌درستی انجام شود، مبنای عینی‌تری برای برنامه‌ریزی فراهم خواهد آورد.

مقصد نیازسنجی آموزشی دستیابی به اطلاعاتی درباره وظایف اصلی و عملی لازم برای ایفای نقش شغلی ، دانش ،مهارت ونگرشهای ضروری برای انجام آن وظایف است .
از این رو می توان گفت: نیازسنجی آموزشی عملا یک ابزار گردآوری اطلاعات است که اگر به درستی اعمال شود، سازمانها را از یک موضع انفعالی و ابهام آمیز در فعالیت‌های آموزشی خارج ساخته، در یک مــوضع شفاف و فراکنشی قرار می دهد و اطلاعاتی پیرامـون نیازهای صریح و ضمنی سازمانی را که با اجرای آموزش برآورده می شود، جمع آوری می‌کند.

در همین زمینه گفتنی است که در انجام یک نیازسنجی آموزشی، آنچه مهم است بازشناسی مفهوم نیاز آموزشی است . نیازهای آموزشی کمبود و نقص در توانایی‌ها ، دانشها و گرایشهای افراد تحت آموزش است.

نیاز آموزشی عبــارت است از: مهارت، دانش و توانایی که افراد واجد آن نیستند و برای آنکه کار خود را به صـورت موفقیت‌آمیزی انجام دهند، ضروری است.

انواع تحلیل های نیازسنجی آموزشی کارکنان

تحلیل در اصطلاح به معنی مطالعه موضوع از راه بازبینی و وارسی دقیق و موشکافانه اجزای آن و بیان نتایج (‌شناخت‌ها‌، تاویل‌ها و تفسیرهای‌) حاصل از فرایند یاد شده است.
برای شناسایی نیازهای آموزشی سه نوع تحلیل اصلی وجود دارند، که عبارت‌اند از: تحلیل سازمان‌، تحلیل فرد و تحلیل شغل دارد‌. در ادامه به بررسی و واکاوی هریک از تحلیل های یادشده می پردازیم .

تحلیل سازمان
بر اساس نظر بسیاری از متخصصان آموزش، رسیدن به هدفهای کسب و‌کار، باید حد نهایی مورد توجه در هر نوع تلاش مربوط به توسعه و آموزش سازمانی باشد . بنابراین اجرا و انجام تحلیل نیازهای سازمان باید نخستین گام در یک نیازسنجی اثربخش باشد. ( Schuler &Jackson , 1996:306 )
تحلیل سازمان یک بررسی گسترده ازاجزای سازمانی است که می تواند بر یک برنامه آموزش تاثیر بگذارد که در سطحی فراتر از آنچه در تحلیل شغل وفرد انجام می شود، صورت می‌گیرد‌.
تحلیل سازمان شامل: بررسی هدفها و منابع سازمانی‌، تغییر جو سازمانی برای آموزش‌، بررسی فشارها و محدودیت‌های داخلی و خارجی موجود در محیط است.( Goldstein, 1993 : 36)
به عبارت دیگر، تحلیل سازمان، شامل: تحلیل منابع انسانی‌، تحلیل شاخص‌های کارایی شامل: هزینه نیروی کار، کمیت برون دادها ( بهره وری‌)‌، کیفیت برون دادها، اتلاف، استفاده از تجهیزات، تعمیرات و یک ارزیابی از جو سازمانی است. ( Schuler &Jackson , 1996:306 ) که البته به کارگیری این تحلیل مستلزم رعایت پیش‌نیازهایی است که در (شکل شماره ۲‌) بدان اشاره شده است .

چگونگی و مراحل تحلیل سازمان
برای تحلیل سازمان به منظور تعیین نیازهای آموزشی کارکنان، به این شیوه عمل می کنیم :
با استفاده از شاخص ها و استانداردهای عینی ، تحقق هدفهای سازمان و روش‌های عینی اندازه گیری میزان تحقق آنها را معین می سازیم. در صورتی که تحقق هدفها پائین تر از حد انتظار باشد، تحلیل با مرحله بعد ادامه پیدا می کند.
با استفاده از شاخصها و معیارهای تشخیص ارتباط هدفها با اجزا و عوامل سازمان به ویژه منابع انسانی، به تعیین میزان تاثیر منابع انسانی در عدم تحقق هدفها می پردازیم.
اگر اشکال با سایر عوامل (غیر از منابع انسانی) مربوط باشد، راهکار آموزشی ندارد و از موضوع نیازسنجی آموزشی و از جریان این تحلیل خارج می شود و اگر مشکل به منابع انسانی ارتباط پیدا کند، می تواند آموزشی و یا انگیزشی باشد که در این صورت تحلیل سازمان ادامه پیدا خواهدکرد.
پیش از این اشاره شد که هدفهای سازمان، به اصلی و فرعی و یا طبق برنامه به هدفهای دوره ای یا مرحله‌ای تقسیم می‌شوند. به هر شکل، میان هدفهای سازمان یک ارتباط، از کل به جزء وجود دارد که در این مرحله از تحلیل، به تشخیص دقیق‌تر هدف یا هدف های کوچکتر سازمان که کمتر از حد انتظار تحقق یافته‌اند ، می پردازیم تا یک گام به تعیین دقیق نیازهای آموزشی کارکنان نزدیکتر شویم.
در این مرحله تا اندازه زیادی، بخشها و واحدهایی از سازمان که به هدف مورد نظر نزدیک تر هستند، مشخص می‌شوند و متخصصان آموزشی، حوزه معینی از سازمان و کارکنان را برای ادامه فرایند نیازسنجی خواهند شناخت. مراحل تحلیل سازمان به این شرح است‌:
تعیین هدفها؛
تعیین منابع انسانی، استاندارد و شرایط تحقق هدفها؛
تعیین میزان هدفهای تحقق یافته و هدفهای محقق نشده ؛
بررسی دلایل عدم تحقق هدفها با تاکید بر سهم و نقش نیروی انسانی در آن ؛
اگر نیروی انسانی عامل عدم تحقق هدفها باشد، تحلیل سازمان این گونه ادامه می یابد و در غیر این صورت پایان می پذیرد.
تعیین حوزه‌ سازمانی نیروی انسانی مورد نظر
تعیین آموزشی یا غیرآموزشی بودن دلایل ضعف و اختلاف عملکرد نیروی انسانی ؛ این مراحل در (شکل شماره ۳ ) نشان داده شده است .
تحلیل فرد
گاهی، برخی از مدیران تصور می کنند که آموزش نوشداروی تمامی مشکلات سازمانی بوده و از راه فرستادن کارمندان به دوره های آموزشی تلاش می کنند تا فواصل عملکردی آنان را کاهش دهند. این اقدام نتیجه ای جز ازبین رفتن اعتماد به فعالیتهای آموزشی و نیز صرف هزینه‌های کلان برای سازمانها ندارد .
بنابراین در تحلیلی که پیش از اقدام برای آموزش انجام می دهیم، باید مشخص کنیم که شکاف عملکردی کارکنان به چه عواملی بر می‌گردد . واقعیت این است که هرگاه ضعفی در عملکرد کارکنان مشاهده می‌شود، می‌توان این دلایل را برای آن بر‌شمرد :
کارکنان نمی توانند عملکرد مناسبی داشته باشند (ضعف در توانایی انجام کار).
کارکنان نمی خواهند عملکرد مناسبی داشته باشند (مشکلات انگیزشی ).
کارکنان نمی دانند که باید عملکرد خوبی داشته باشند .( ضعف دانشی ).
باوجود این ، تحلیل فرد، به متخصصان آموزشی کمک می کند تا مشخص کنند که کدام یک از کارکنان به آموزش نیاز دارند. درموقعیتی مانند معرفی یک فناوری یا خدمت جدید ، همه کارکنان ممکن است به آموزش نیاز داشته باشند. اما در سایر موقعیت ها این چنین نیست.
تحلیل فرد به عنوان بررسی شکاف بین شایستگی‌های فعلی یک شخص و شایستگی‌های ضروری یا مطلوب برای او تعریف می شود و شامل این مراحل زیر است :
تعیین اینکه نواقص عملکردی ناشی از نبود دانش ، مهارت و توانایی است ( یک موضوع آموزشی) و یا ناشی از مشکلات مربوط به طراحی شغل و یا مشکلات انگیزشی است ؟
تعیین اینکه چه کسانی به آموزش نیاز دارند؟
تعیین کارمندان آماده برای آموزش

تحلیل شغل

تحلیل شغل، به عنوان مبنای اصلی آموزشهای شغلی ، اساسی ترین گام در طراحی دوره ها و پودمان های آموزشی‌، نیازسنجی آموزشی، تدریس و ارزشیابی آموزشی است.
تا زمانی که تحلیل شغل انجام نشده باشد دست درکاران آموزش، از آنچه که می خواهند درباره آن برنامه‌ریزی و فعالیت کنند آگاهی کافی نخواهد داشت . تحلیل شغل، فرایند تشریح و ثبت اطلاعات درباره کارها و فعالیتهای مربوط به یک شغل است.
اطلاعاتی که در این فرایند تشریح وثبت می شوند، شامل هدفهای یک شغل ، مهم ترین وظایف یا فعالیتهای ضروری برای متصدی شغل و شرایطی است که شغل در آن انجام می‌شود.
فرایند تحلیل شغل از دو مرحله اساسی ، جمع آوری داده ها و فراهم کردن شرح شغل ، تعیین مشخصات و معیارهای مربوط به شغل ، تشکیل شده است. تحلیل شغل، اطلاعات پیرامون شغل و ویژگی‌های متصدی شغل را جمع آوری می کند، سپس از این اطلاعات برای تهیه شرح شغل ، مشخصات و معیارهای شرح شغل استفاده می شود.

در این فرایند با استفاده از رویه های مختلفی، مانند: مشاهده مستقیم‌، مصاحبه با سرپرستان و شاغلان شغل ، بررسی وسائل و مواد مورد استفاده در کار ، بررسی اسناد و مدارک و مطالعات پیشین ، انجام شغل توسط تحلیگر ، یادداشتهای شغلی روزانه و … به مراحل و اجزای کوچک تجزیه می شود.

این فرایند دارای کاربردهای مختلفی است که برخی از آنها در رابطه با نیازسنجی آموزشی به این قرار است:

تعیین استانداردها، معیارها، و هنجارهای انجام رضایت بخش وظایف ،
تعیین دانش و نگرش مورد نیاز کارکنان برای انجام موفقیت آمیز و رضایت بخش وظایف شغل بر مبنای استانداردها و معیارهای تعیین شده ،
تعیین فاصله‌کارکنان از میزان مهارت و تسلط مورد نیاز برای انجام موفقیت‌آمیز و رضایت بخش وظایف شغل و نیاز به آموزش و تمرین بیشتر بر مبنای استانداردهای تعیین شده ،
تعیین اولویت ها در نیازهای آموزشی تعیین شده‌ کارکنان بر مبنای ترتیب اولویت وظایف شغل و آموزش ،
در اختیار قراردادن اطلاعات پایه مربوط به شغل، وظایف و فعالیتهای شغل برای استفاده در فرایند نیاز سنجی.

نتیجه گیری بحث نیازسنجی آموزشی کارکنان

شناخت نیاز های آموزشی کارکنان ضرورت اساسی در طراحی دوره های آموزشی مختلف است . نیازهای آموزشی کارکنان تحت تاثیر سه عنصر اساسی است که عبارتند از: سازمان ، فرد و شغل . انجام این تحلیل ها مبتنی بر یک رویکرد کل به جز است که در آن فرایند تحلیل با تحلیل سازمان آغاز می شود. در گام بعد، تحلیل فرد صورت می گیرد.

هر فرد دارای ساختار شخصیتی منحصر به فرد خود است که از او، موجودی متمایز از دیگران را ساخته ، شناخت نیاز های هر فرد زمینه را برای ایجاد تطابق بیشتر فرد با شغل فراهم می سازد.

در نهایت در تحلیل شغل، فهرستی از نیاز های آموزش هر شغل تهیه می شود . انجام این سه تحلیل، به کارشناسان آموزش در سازمانها کمک می‌کند تا شناخت درست و دقیقی از نیاز‌های آموزشی کارکنان داشته باشند البته در اجرای این تحلیل باید به دو نکته اساسی توجه کامل شود.
نخستین نکته بهره گیری از ابزار های دقیق است که از روایی و پایایی مناسب برخوردار باشند، تا شناسایی به صورت درست و دقیق صورت گیرد . نکته دوم به تداوم این فرایند بر می گردد.

در صورتی که تغییر را به عنوان اصل اساسی در محیط سازمان و به تبع آن در سازمان، پذیرفته باشیم که شتاب آن در عصر کنونی به شدت افزایش یافته، به ضرورت نکته دوم بیش از پیش واقف خواهیم شد. در شرایط متغیر کنونی، این تحلیل ها زمانی سودمند خواهند بود که به صورت مداوم در سازمان، جریان داشته باشند.