برنامه‌ریزی منابع انسانی

برنامه‌ریزی منابع انسانی مشخص می‌کند برای نیل به اهداف سازمان به چه تعداد کارمند با چه تخصصی و در چه زمانی و در چه مشاغلی نیاز است. این مقوله یکی از فرآیندهای اصلی مدیریت منابع انسانی در سازمان پس از تجزیه و تحلیل شغل است. همچنین به عنوان پیش نیاز فرآیند کارمندیابی و گزینش نیروی انسانی اهمیت بسیاری دارد.

این برنامه‌ریزی مجموعه تلاش‌ها، تحلیل‌ها و تدابیری است که کمک می‌کند، تا بر اساس اطلاعاتی که از اهداف، برنامه‌ها، چالش‌ها و قوت و ضعف‌های سازمان شناسایی شود. فرایند برنامه‌ریزی منابع انسانی وقتی کامل می‌شود که علاوه بر تعداد نیروی انسانی مورد نیاز سازمان حاوی اطلاعات دقیقی در مورد دانش، مهارت‌ها و شایستگی‌های نیروی انسانی هم باشد. یعنی علاوه بر کمیت، کیفیت را نیز لحاظ نماید. و همچنین حاوی اطلاعات دقیقی درباره بازار کار هدف باشد.

برنامه‌ریزی نیروی انسانی مانند هر یک از انواع برنامه ریزی‌ها، وسیله ای برای دستیابی به هدف است. هدف عبارت از حصول اطمینان از تأمین نیروی انسانی که قادر باشند تمام فعالیت‌های مورد نیاز برای رسیدن به اهداف سازمان را به عهده گیرند، می‌باشد. نظر به نقش محوری این نوع برنامه‌ریزی در دستیابی به اهداف سازمان در این مقاله برنامه‌ریزی منابع انسانی به صورتی روشن تشریح شده است.

مراحل برنامه‌ریزی منابع انسانی

برنامه‌ریزی منابع انسانی Human Resource Planning (HRP) فرآیند پیش‌بینی نیاز به منابع انسانی در یک سازمان است. هدف این است که تعیین کنیم که منابع انسانی موجود در سازمان آیا مناسب آن شغل هستند یا خیر.

  • تعیین موجودی نیروی انسانی
  • بررسی اهداف آتی سازمان
  • برآورد تقاضای داخلی نیروی انسانی
  • برآورد عرضه نیروی انسانی
  • مقایسه عرضه و تقاضا

تعیین موجودی نیروی انسانی: بررسی جامع درون سازمان است که خود شامل سه فعالیت می‌شود. تهیه فهرست موجودی مهارت‌ها از طریق فرم‌هایی که کارکنان پر می‌کنند.

سیستم اطلاعاتی منابع انسانی که به روشی منظم و منطقی برای کسب اطلاعاتی که به تصمیم‌گیری منجر می‌شود، اطلاق می‌شود. که خود از طریق مطالعه سیستم فعلی، تعیین اولویت‌های اطلاعاتی، طراحی سیستم جدید، استفاده از کامپیوتر و حفظ کیفیت سیستم اطلاعاتی حاصل می‌شود.

طرح جانشینی که در آن سازمان با تهیه فهرستی از مهارت‌های مدیریتی و تعیین اینکه چه کسانی آماده جانشینی این افراد هستند این طرح را مشخص می‌کند.

بررسی اهداف آتی سازمان: اهداف کلی سازمان و درآمدهایی که انتظار می‌رود دستیابی به این اهداف به وجود آورند دو عامل اساسی در تعیین نیاز سازمان به نیروی انسانی است. سازمان باید تشخیص دهد که برای دسترسی به این اهداف به چه تخصص هایی نیازمند است.

برآورد تقاضای داخلی نیروی انسانی: ابتدا باید تقاضای تولیدات سازمان بررسی شود تا مشخص شود برای این حجم از تولید به چه تعداد شاغل نیاز است. عوامل دیگر تعیین کننده میزان خروجی نیروی انسانی، پیشرفت تکنولوژی، افزایش بودجه و… است. برای برآورد تقاضا از روش‌های روندیابی، نسبت یابی، همبستگی، رگرسیون و شبیه سازی استفاده می‌شود.

برآورد عرضه نیروی انسانی: عرضه منابع انسانی ممکن است از دو روش تامین از منابع داخلی یا منابع خارجی باشد.

مقایسه عرضه و تقاضا در برنامه‌ریزی منابع انسانی

همانطور که بیان شد عرضه منابع انسانی ممکن است از منابع داخلی یا منابع خارجی باشد . منابع داخلی خود عبارتند از:

  • تهیه فهرست مهارت‌های مدیریتی: با استفاده از فرمهایی که در آن اطلاعاتی مثل تحصیلات، تجربیات و علایق درج می‌شود اجرا می‌شود.
  • تهیه جدول جایگزینی: با استفاده از فهرست مهارت ها تعداد افراد لایق برای احراز پستهای بالاتر را مشخص می‌کند.
  • نظر سرپرست: سرپرست بهترین کسی که می‌تواند درباره تعداد افراد مورد نیاز برای مشاغل تحت سرپرستی خود نظر دهد.
  • روش دلفی: افراد یک گروه بدون اینکه یکدیگر را ببینند درباره موضوع از طریق پرسشنامه نظر می‌دهند.

منابع خارجی نیز از سه روش قابل پیش بینی است:

  • وضعیت عمومی اقتصاد از طریق شاخص هایی مثل نرخ بیکاری که دولت منتشر می‌کند.
  • بازار محلی نیروی کار که بررسی وضعیت عرضه نیروی کار در یک شهر و منطقه است.
  • بازارهای تخصصی کار که برای مشاغل تخصصی و خاص مطرح است.

در مقایسه عرضه و تقاضا در کل یک حالت برابری و دو حالت نابرابری متصور است. اگر تقاضا بیش از عرضه که در این حالت با استفاده از روش‌های کارمندیابی، استخدام، آموزش کارکنان، تربیت مدیر، اضافه کاری و استخدام پیمانی مشکل برطرف می‌شود. اگر عرضه بیش از تقاضا که در آن سازمان با اضافه نیرو مواجه است. سازمان با رکود مواجه است و در حالی که به جذب افراد خبره برای برون رفت از این مشکل نیازمند است برای استخدام انان رغبتی از خود نشان نمی دهد. تعدیل نیروی انسانی در این مرحله رخ می‌دهد.

برنامه‌ریزی استراتژیک منابع انسانی

عامل مهم برای وجود برنامه‌ریزی منابع انسانی، برنامه‌یزی جهت نیل به نیازهای مهارتی، آموزشی و درنهایت بهسازی نیروی انسانی است. موثرترین راه دستیابی به مزیت رقابتی در شرایط فعلی کارآمدتر کردن کارکنان سازمان‌ها از طریق بهبود و بهسازی آنان است. بهبود منابع انسانی تنها با آموزش‌های فنی و تخصصی حاصل نمی شود. بلکه ازطرق متعدد به توسعه کارکنان پرداخت. این مهم جزء با اعمال مدیریت استراتژیک درقلمرو مدیریت منابع انسانی امکان پذیر نخواهدبود.

باتوجه به اینکه منابع انسانی، منبع استراتژیک برای سازمان‌ها محسوب می شود، جزء مهم و لاینفک مباحث برنامه‌ریزی استراتژیک است. اکثر برنامه‌ریزی‌های سازمانی و منابع انسانی ماهیت راهبردی دارند. از عمده ترین عواملی که موجب نگرش جدید در مدیریت استراتژیک منابع انسانی شده است. روند تغییرات و دگرگونی‌های تکنولوژیک، اجتماعی و اقتصادی در محیط داخلی و خارجی سازمان‌ها است که همواره با آن مواجه اند. اگر سازمان‌ها می خواهند همسو با این تغییرات باشند بایستی نگرش جامع و راهبردی داشته و الزامات گوناگونی را مدنظر قرار دهند.

مزایای برنامه‌ریزی استراتژیک منابع انسانی عبارتند از:

  • تعریف واضح از اهداف سازمان درجهت سازگاری با ماموریت سازمان باتوجه به ظرفیت سازمان
  • ارتباط اهدافد سازمان با اجزاء و عناصر سازمانی
  • توسعه حس مشارکت نیروی انسانی در برنامه‌ها
    اطمینان از به کارگیری اثربخش تر منابع سازمان
  • تمرکز بر اولویت‌ها و منابع کلیدی
  • فراهم آوردن مبنایی برای پیشرفت کارکنان و سازوکارهایی جهت تغییر توجه بیشتر به کارایی و اثربخشی
  • پل ارتباطی بین کارکنان و هیئت مدیره و مدیران
  • تیم سازی قوی در هیئت مدیره و کارکنان
  • برقراری ارتباط بین اعضای هیئت مدیره
  • ایجاد رضایت بیشتر بین برنامه ریزان با یک چشم انداز مشترک
  • افزایش بهره وری ازطریق ارتقا کارایی و اثربخشی

خلاصه و جمع‌بندی

برنامه‌ریزی منابع انسانی یعنی سازمان ما در آینده به چه تعداد افراد با چه مهارت‌ها و قابلیت‌هایی نیاز دارد و این نیازها را از چه منابعی باید تامین کند؟ بنابراین می‌توان گفت برنامه‌ریزی نیروی انسانی عبارت است از فرآیند منظم و مستمر تحلیل نیازهای منابع انسانی سازمان در شرایط تغییر و متناسب با سیاست های بهبود سازمان که اثربخشی برنامه های بلند مدت سازمان را موجب می‌گردد.

منابع انسانی با ارزش ترین عامل تولید ومنبع اصلی زاینده مزیت رقابتی و ایجادکننده قابلیت‌های کلیدی هر سازمان است. عامل انسانی منبع راهبردی برای سازمان‌ها محسوب می‌شود. لذا برنامه ریزی منابع انسانی جزء برنامه‌ریزی استراتژیک است. سنگ زیربنای برنامه ریزی منابع انسانی شناخت مفروضاتی است که تصمیمات در آن اتخــاذ می شود. درصورت پیش بینی و قضاوت مناسب، اهداف موردانتظار تحقق می یابد.

شناخت از وضعیت موجود داخلی و خارجی موسسه به منظور مواجهه با آینده بسیار ضروری است. چرا که آن جنبه‌ای از برنامه‌ریزی موسسه است که به جای توجه به مسائل مالی یا دیگر منابع به نیروی انسانی توجه دارد. تجزیه وتحلیل قوت‌ها، ضعف‌ها، فرصت‌ها و تهدیدات باتوجه به عوامل داخلی و خارجی تاثیرگذار بر فعالیت‌های موسسه صورت می گیرد. همچنین با افزایش رقابت و کمیابی پرسنل ماهر با احتیاجات مناسب بازار، برنامه ریزی و مدیریت منابع، تلاش بسیاری را در راستای برنامه ریزی منابع انسانی می طلبد. از این رو، بررسی الگوها و مدل های مختلف برنامه ریزی منابع انسانی و استفاده بهینه از آنها در موسسات و سازمان‌ها جهت برنامه‌ریزی و بهسازی منابع انسانی مثمرثمر خواهد بود.

منبع: کتاب مدیریت منابع انسانی نوشته اسفندیار سعادت فصل چهارم.