تجزیه و تحلیل شغل

تجزیه و تحلیل شغل Job analysis فرایند شناخت ماهیت مشاغل براساس فعالیت‌های اجرایی لازم و شرایط تصدی آن می‌باشد. این فرایند مقدمه‌ای بر برنامه‌ریزی منابع انسانی در سازمان است و زمینه کارمندیابی، گزینش نیروی انسانی و اجتماعی کردن کارکنان را فراهم می‌کند. از این مقوله به عنوان یکی از ارکان و وظایف اولیه مدیریت منابع انسانی یاد می‌شود.

تجزیه و تحلیل شغل فرایندی است که از طریق آن ماهیت و ویژگی‌های شغل در سازمان بررسی می‌شود. اطلاعات کافی درباره هر یک از آنها جمع آوری و گزارش می‌شود. این فرایند به شکل چند مرحله و به صورتی نظام‌مند انجام می‌شود. تنظیم شرح شغل، شرایط احراز شغل و طراحی مشاغل اجزای اصلی این فرایند را تشکیل می‌دهند. چنانچه این مرحله به درستی انجام شود پیامدهای رفتاری مثبتی مانند انگیزش شغلی، تعهد شغلی و رضایت شغلی کارکنان قابل حصول خواهد بود.

در مدیریت منابع انسانی همواره بر اهمیت تحلیل صحیح مشاغل تاکید شده است. از طریق این تحلیل می‌توان به درستی فعالیت‌ها و وظایف شغلی را شناسایی کرد. اگر کاستی مشاهده شد از طریق توسعه شغلی و غنی‌سازی شغلی می‌توان مسائل را حل کرد. سپس باید شرایط احراز و تصدی شغل مشخص شود تا کارکنانی متناسب با مشاغل جذب شوند. در این صورت فلات شغلی و فرسودگی شغلی کاهش خواهد یافت و ترک خدمت کارکنان نیز کمتر خواهد شد. نظر به اهمیت موضوع در این مقاله به مساله تجزیه و تحلیل شغل در سازمان پرداخته شده است.

مراحل تجزیه و تحلیل شغل

به طور سنتی برای تحلیل مشاغل چهار مرحله در نظر گرفته می‌شود:

  • تجزیه و تحلیل شغل
  • تنظیم شرح شغل
  • تنظیم شرایط احراز
  • طراحی شغل
مراحل تجزیه و تحلیل شغل

مراحل تجزیه و تحلیل شغل

فرایند تجزیه و تحلیل شغل خود طی هفت مرحله انجام می شود.

۱) بررسی کلی سازمان و اهداف آن و هماهنگی آن با مشاغل سازمان

۲) تعیین طریقه استفاده اطلاعات بدست آمده از تجزیه و تحلیل شغل

۳) نمونه گیری تصادفی

۴) جمع آوری اطلاعات

۵) تنظیم شرح شغل

۶) تنظیم شرایط احراز شغل

۷) طراحی شغل

۸) انجام اصلاحات

منظور از طراحی شغل تنظیم وظایف و مسئولیت‌ها است به صورتی که حداکثر بازدهی به دست آید. همچنین باعث افزایش رضایت کارکنان و افزایش کیفیت زندگی کاری آنها شود.

روش‌های تجزیه و تحلیل شغل

۱-    مشاهده مستقیم: این روش به شکل مکمل در کنار سایر روش ها انجام میشود و به دلیل ماهیت تخصصی آن و عدم امکان استفاده برای مشاغل با دور کاری دراز مدت و پیچیده و با کار فکری بالا محدودیت هایی دارد.

۲-    مصاحبه: این روش به دو شکل باز یعنی بدون سوالات آماده از قبل و بسته یعنی به شکا برنامه ریزی شده و با سوالات آماده انجام میشود. بهترین شکل اجرای آن تلیقی از شکل باز و بسته است. این روش علی رغم متداول بودن دارای روایی و پایایی پایینی است.

۳-    پرسشنامه: با دو نوع سوال قضاوتی و عینی طراحی میشود. سوالات پرسشنامه ممکن است که کلی و عمومی یا جزئی باشد. توصیه میشود هر دو نوع سوال در پرسشنامه گنجانده شود. این روش به دلیل کم هزینه بودن مورد علاقه و به دلیل امکان عدم پاسخ به تمام سوالات نامطلوب است.

۴-    مصاحبه گروهی: که شکل گروهی همان مصاحبه است که علی رغم جمع آوری اطلاعات کامل و دقیق ممکن است تحت تاثیر هنجارهای گروهی با کاهش اثربخشی روبرو باشد.

۵-    نشست متخصصان: گروهی از خبرگان در زمینه مشاغل مورد بررسی نظرخواهی میشوند ولی ممکن است این روش منجر به نادیده گرفتن بخشی از قسمت های شود.

۶-    ثبت وقایع: که در آن متصدی وظایف روزانه خود را یادداشت میکند. علی رغم دست اول بودن اطلاعات، دشوار است.

۷-    پرسشنامه تجزیه و تحلیل سمت: فعالیت های شغل در شش طبقه اصلی طبقه بندی میشود که شامل منابع اطلاعاتی، فعالیت های فکری، فعالیت های جسمی، برقراری ارتباط، زمینه شغل و سایر فعالیت هاست.

شرح شغل و شرایط احراز شغل

مسئولیت ها و وظایف و شرایط کلی شغل شامل: شناسنامه شغل، خلاصه شغل، ارتباطات اداری، شرح وظایف و مسئولیت ها، اختیارات، معیار عملکرد، محیط و شرایط کار.

شرایط احراز شغلی نیز ویژگی‌ها و مهارت هایی است که فرد شاغل بر اساس شرح شغل باید دارا باشد. در این حالت شاغل به شغل مناسب تخصیص یافته است. برای استخدام کارمند ماهر بر اساس مهارت ها مشخصاتی برای شخص شاغل در نظر گرفته می شود. اما برای استخدام فرد مبتدی باید بر اساس توانایی های بالقوه وی توانایی های وی در شرایط احراز مشخص شود. این صفات می تواند به روش قضاوتی یا تحلیل آماری مشخص شود.

تجزیه و تحلیل شغل در مواردی مانند کارمندیابی، انتخاب و انتصاب، آموزش، ایمنی، ارزیابی عملکرد، حقوق دستمزد، طراحی شغل، روابط صنعتی، تحقیق و پژوهش و قوانین و مقررات استخدامی کاربرد دارد. در ضمن اداره امور پرسنل، اداره مهندسی صنایع سازمان یا تحلیلگران خارج سازمان می توانند این مسئولیت را به عهده داشته باشند.

تجزیه و تحلیل شغل هم چنین با مشکلاتی از جمله مقاومت کارکنان به دلیل توهماتی نظیر افزایش مسئولیت ها، محدود کردن انان و از دست دادن شغل یا کاستیهای های فرایند تجزیه و تحلیل مواجه شود.

طراحی شغل

طراحی شغل به روش‌های متعددی انجام می‌شود:

روش مدیریت علمی: تقسیم کار بر اساس تخصص. این روش برای مشاغل ساده و تکراری مناسب است هر چند که باعث افزایش فشارهای عصبی کارکنان میشود.

روش انگیزشی: توجه به طراحی مشاغل باری افزایش رضایتمندی کارکنان. بر اساس نظریه دو عاملی هرزبرگ (غنی سازی کار)، نظریه فعال سازی ( تنوع در کار)، نظریه ویژگی های شغل (اهمیت شغل و دریافت بازخور)

روش سیستمی: به جای توجه به تک تک مشاغل به سیستم کار و مکمل بودن آنها توجه می شود تا هم ضرورت های فنی و هم نیازهای اجتماعی انسان برآورده شود.در این روش توصیه میشود شغل باید نیاز به استفاده از توان فکری داشته باشد، مهم باشد، آزادی عمل داشته باشد و باعث رشد و پیشرفت کارمند شود.

روش مبتنی بر ویژگی‌های عامل انسانی: در روش اول آن، شغل بر اساس ویژگی های جسمی و زیستی طراحی می‌شود. به صورتی که از بروز عوارض فیزیولوژیک و شرایط طاقت فرسای کاری جلوگیری به عمل آید. در روش دوم که ادراکی-حرکتی نام دارد پیامدهای روانی تماس کارمند با ماشین الات مورد توجه است تا از فشار روانی ناشی از عواملی مانندحجم زیاد اطلاعات، گشتن به دنبال وسایل کاسته شود.

خلاصه و جمع‌بندی

تجزیه و تحلیل شغل زیرمجموعه‌ای از دانش مدیریت منابع انسانی است که معمولاً اهمیت آن کمتر از ارزش و جایگاه واقعی‌اش به چشم می‌آید. حتی اگر اهمیت تجزیه و تحلیل شغل را باور داشته باشید، هنوز هم ممکن است برخی از کاربردها و دستاوردهای تجزیه و تحلیل شغل از چشم‌تان پنهان مانده باشد. یعنی در برآورد اهمیت این موضوع، آن را کوچک‌تر و ساده‌تر از آن‌چه واقعاً هست، در نظر بگیرید. اما این مقوله نقشی کانونی در موفقیت شغلی افراد و در نهایت موفقیت سازمانی ایفا می‌کند.

با تحلیل شغل مشخص می شود که هر شغل چه وظایفی را در بر می گیرد. همچنین برای انجام شایسته آن چه مهارتها، قابلیت‌ها و توانایی هایی لازم است. تجزیه و تحلیل شغل به مدیران کمک می کند که بتوانند مهارت‌های مورد نیاز برای انجام موفقیت آمیز شغل توسط کارکنان و سطوح هر یک از این مهارت‌ها را تعیین کنند.

نیل به اهداف و تحقق راهبردهای سازمان از عهده یک فرد به تنهایی خارج است و با بین واحدها تقسیم شود. اهداف واحدها هم به صورت ریزتر در می آیند تا یک فرد بتواند آنها را انجام دهد. بنابراین، تحلیل مشاغل در سازمان، بخش مهمی از وظایف مدیریت منابع انسان محسوب شده و عبارت است از فرایندی که از طریق آن ماهیت و ویژگیهای هریک از مشاغل در سازمان بررسی و اطلاعات کافی درباره آنها جمع آوری و ارائه می‌شود.

منبع: کتاب مدیریت منابع انسانی نوشته اسفندیار سعادت فصل سوم.