برنامه‌ریزی تعداد کارکنان
برنامه‌ریزی تعداد کارکنان رویکردی استراتژیک برای اطمینان از این است که سازمان از اعضای کافی در یک بودجه مشخص برای دستیابی به اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت برخوردار است. فرآیند برنامه‌ریزی تعداد کارکنان تضمین می‌کند که یک شرکت تعداد مناسبی از افراد با مهارت‌های مرتبط را برای اجرای استراتژی خود دارد.
تعداد کارکنان در زبان انگلیسی Headcount گفته می‌شود و برنامه‌ریزی تعداد کارکنان برگردان Headcount Planning می‌باشد. اینکه تعداد مناسب اعضای سازمان چه میزان باشد، یک پرسش مهم در مدیریت منابع انسانی و مدیریت استراتژیک سازمان است. برای این منظور از دیدگاه سرپرستان، مدیران ارشد و مدیران منابع انسانی استفاده می‌شود. استفاده از تیمی متشکل از افرادی از سطوح سازمانی مختلف چشم‌انداز کامل‌تری ارائه می‌دهد.
در تدوین این برنامه باید وضعیت کنونی شرکت، هزینه‌های نیروی کار، بهره‌وری و تخصص منابع انسانی در نظر گرفته شود. گزارش نهایی برنامه‌ریزی تعداد کارکنان نشان می‌دهد آیا سازمان با مازاد نیرو مواجه است یا کمبود نیرو در سازمان وجود دارد. نشان می‌دهد اگر سازمان با مازاد نیرو مواجه است باید از تعدیل نیروی انسانی یا بازنشستگی زودرس استفاده کند. اگر هم کمبود نیروی انسانی وجود دارد باید جذب و استخدام در دستور کار قرار گیرد. نظر به اهمیت موضوع در این مقاله به تشریح برنامه‌ریزی تعداد کارکنان پرداخته می‌شود.
مزایای برنامه‌ریزی تعداد کارکنان
مزیت اصلی برنامه‌ریزی تعداد کارکنان، پشتیبانی از اهداف فعلی و آتی کسب‌وکار است. همچنین این برنامه‌ریزی، ثبات آینده سازمان را تضمین می‌کند، زیرا به رهبران کمک می‌کند تا برنامه‌های جانشین‌پروری را اجرا کنند. جنانچه شرکت‌ها به درستی به این برنامه‌ریزی دست بزنند از مزایای زیر برخودار خواهند شد:
توانایی پاسخگویی سریع در سطح نیروی کار به چالش‌های نوظهور در سراسر تجارت، صنعت و اقتصاد کلی.
نیروی کار کارآمدتر، مولدتر و مؤثرتر، زیرا کارکنان به احتمال زیاد دارای مهارت‌های مرتبط هستند و برای موقعیت‌های خود مناسب هستند.
روشی برای کنترل و تعیین کمیت هزینه‌ها با پیوند مستقیم مخارج استعدادها با اهداف تجاری.
نظارت مداوم بر خروج کارکنان و اطمینان از وجود افرادی برای پر کردن نقش‌های حیاتی.
درک بهتر مشخصات کارکنان یک سازمان به طوری که سیاست‌های منابع انسانی را می‌توان برای به حداکثر رساندن اهداف استعداد شکل داد.
مزایای متعدد دیگری نیز وجود دارد که این نوع از برنامه‌ریزی برای سازمان به همراه می‌آورد.
اعضای برنامه‌ریزی تعداد کارکنان سازمان
اگر چه به طور سنتی مدیریت منابع انسانی، وظیفه تعیین تعداد پرسنل را دارد اما این به تنهایی کافی نیست. برای نمونه نقش مدیران ارشد سازمان و همینطور ذی‌نفعان کلیدی مانند سهامداران را نمی‌توان نادیده گرفت. برای سهامداران بحث بودجه بویژه برای جذب نیروهای جدید اهمیت بسیاری دارد. در مجموع باید از دیدگاه ۵ گروه در این برنامه‌ریزی استفاده کرد:
- مدیران منابع انسانی
- مدیران ارشد سازمان
- سهامداران
- مدیران مالی
- سرپرست‌های دوایر
سرپرست‌های دوایر و مدیران صف به خوبی می‌توانند نیاز به نیروی کار جدید یا مازاد نیروهای موجود را اعلام کنند. مدیران منابع انسانی نیز از دانش تخصصی پیرامون تعداد نیروی انسانی مورد نیاز برخوردار هستند. مدیران ارشد بیشن کلی پیرامون شرکت داشته و می‌توانند نظرات تکمیلی را ارائه کنند. از سوی دیگر مدیران مالی قرار دارند که هزینه‌های مربوط به حذف و اضافه کارکنان را برآورد می‌کنند. در نهایت هیچ تصمیمی بدون دخالت سهامداران موفق نخواهد بود. چنانچه سهامداران خود در جلسه برنامه‌ریزی تعداد کارکنان شرکت کنند هر نتیجه‌ای حاصل شود از آن دفاع خواهند کرد.
گام‌های برنامه‌ریزی برنامه موفقیت آمیز تعداد نیروی انسانی
پنج مرحله به هر سازمانی کمک می‌کند تا یک برنامه‌ریزی موفقیت آمیز برای تعداد نیروی انسانی ارائه کنند:
گام‌های برنامه‌ریزی تعداد کارکنان
۱. شناسایی چالش‌های تجاری: از پیش‌بینی نیازهای مشتری، چشم‌انداز رقابتی، تغییرات نظارتی، فناوری جدید یا سایر نوآوری‌ها و رشد در بازارهای فعلی و جدید استفاده کنید. از این بینش‌ها برای اطلاع از روند برنامه‌ریزی تعداد کارکنان خود استفاده کنید.
۲. معیارها را ایجاد کنید: رهبران باهوش تصمیمات خود را براساس رویکرد «چه می‌شد اگر» انجام می‌دهند. معیارهای رایج نیروی کار که باید بر استراتژی تعداد نیروی کار شما تأثیر بگذارد عبارتند از:
- رتبه بندی عملکرد
- الزامات موقعیت
- مجموعه مهارت‌های کارمند، گواهینامه‌ها و مجوزها
- نرخ ترک خدمت، به طور کلی و بر اساس هر بخش
- سلسله‌مراتب سازمانی
- داده‌های واجد شرایط بودن بازنشستگی
- داده‌های حقوق و دستمزد در مقایسه با صنعت
۳. نیروی کار فعلی خود را ارزیابی کنید: پس از تعیین معیارها، نیروی کار فعلی خود را با آنها ارزیابی کنید. در بسیاری موارد ممکن است نیروی کار از انگیزه یا تخصص کافی برخوردار نباشد. بویژه در عصر تحول دیجیتال باید نیروی کاری متخصص و همراه با دانش روز در سازمان فعالیت نماید.
۴. برنامه‌ریزی تعداد کارکنان را چابک کنید: برنامه‌های سنجش تعداد نیروی انسانی باید ساده، کاربردی و اثربخش باشد و در عین حال مداوم بازنگری شود.
۵. پیش‌بینی هزینه‌ها: هنگامی که نیازهای شغلی و منابع فعلی موجود را درک کردید، بینش هایی را از منابع انسانی گردآوری کنید تا از واقعی بودن انتظارات حقوق اطمینان حاصل کنید.
خلاصه و جمع‌بندی
برنامه‌ریزی تعداد کارکنان یکی از اثربخش‌ترین راه‌ها برای اطمینان از موفقیت در سازمان است. این اساساً ارتباط مستقیمی بین استراتژی‌های بودجه استراتژیک، رشد و مدیریت استعداد است. داشتن یک برنامه روشن به همراه داده‌های زمان واقعی، تغییرات آرام یا تغییر در استراتژی را تضمین می‌کند.
سازمان‌ها به طور سنتی سالانه برنامه‌ریزی تعداد کارکنان را انجام می‌دهند. با این حال، زمانی که نیروهای خارجی یا نوسانات خاص صنعت به وجود می‌آیند، شرکت‌ها باید تمایل داشته باشند و بتوانند به روشی تکراری و چابک تر برنامه‌ریزی کنند. در حالت ایده‌آل، طرح تعداد کارمندان شما یک سند زنده است که رهبران به طور مرتب از آن بازدید می‌کنند تا بر اساس داده‌های زمان واقعی تنظیمات را انجام دهند. به این ترتیب، سازمان می‌واند به سرعت به عوامل داخلی و خارجی که می‌تواند عملیات تجاری را مختل کند، پاسخ دهد.
